Takvim Entegrasyonu ile Otomatik Randevu Sistemi Kullanmak

İster serbest çalışan bir profesyonel ister bir KOBİ olun, hem özel hem de kişisel hayatınızda birden çok takvim kullanmanız gerekiyor. Bu takvimlerden bazıları kişisel hayatınızı düzenlerken bazıları da müşterilerinizin sizden kolayca randevu almasını sağlıyor. Peki tüm bu takvimleri entegre ederek işleri kolaylaştırmaya ve internet üzerinden otomatik olarak randevularınızı yönetmeye ne dersiniz? Takvim entegrasyonu sayesinde müşteri randevu yönetimi çözümleri elde edebilir ve çok daha verimli çalışabilirsiniz.

Burada, bunu nasıl yapabileceğinizden bahsedecek ve nasıl kolayca bir Türkçe online randevu sistemi kurabileceğinizi izah edeceğiz. Doğru kararlar alır ve kendinize en uygun uygulamaları tercih ederseniz hem bir iş takvimi programı hem de bir randevu yönetimi yazılımı kullanmaya başlayabilirsiniz.

Her zaman olduğu gibi, Bitrix24 araçları bunu da kolayca elde etmenizi sağlar. API, otomasyon, entegrasyon ve paylaşılan takvimler özelliklerimiz, işletmeler için takvim entegrasyonu sürecini kolaylaştırır ve çok daha verimli hâle getirir. Hemen bugün ücretsiz olarak kaydolup bir iş takvimi uygulaması elde edebilirsiniz!

Takvim Entegrasyonu Nedir?

Takvim entegrasyonu, birden çok takvim hizmetinin API'ler veya üçüncü taraflara ait hizmetler aracılığıyla birbirine bağlanması anlamına gelir. Örneğin kişisel hayatınız için kullandığınız Google takvimi ile profesyonel randevuları takip etmek için kullandığınız Outlook takviminin birbirine bağlanıp entegre şekilde çalışmasını sağlar.

Buradaki entegrasyon, bu takvimlerden birine yeni bir etkinlik eklendiğinde (veya mevcut bir etkinlik değiştirildiğinde) tüm bağlı takvimlerin anında güncellenmesi anlamına gelir. Dolayısıyla tek bir kaynaktan hem özel hem de profesyonel hayatınızı yönetebilirsiniz.

İşletmeler için böyle bir entegrasyon daha fazla avantaj sağlayacaktır. Mesela işletmeler entegre takvimler kullanarak randevuları planlayabilir, uzaktan çalışan ekiplerin birbirlerinin programını görmesini sağlayabilir ve yöneticilerin personel görevlerini daha rahat yönetmesine yardımcı olabilir. Entegre takvimlerin, bir müşteri randevu sistemi veya bir randevu planlama programı olarak işletmelerde kullanılması da mümkündür.

İhtiyacınız Olan Tüm Bilgilere Tek Bir Yerden Ulaşın

Onları birbirlerine entegre etmeden birden çok takvim kullanıyorsanız hepsini birden aynı verimlilikte takip etmeniz mümkün olmayacaktır. Takvimler arasında sürekli geçiş yapmak, eninde sonunda hata yapmanıza, birbirini tekrar eden randevu kayıtlarına ve kaçırılan toplantılara (veya randevulara) neden olur. Entegrasyon, her şeyden önce tüm kayıtlarınızı gerçek zamanlı olarak senkronize ederek ihtiyacınız olan her bilgiye tek bir yerden ulaşabilmenizi sağlar. Otomatik hatırlatıcılar ayarlayabilir, birbiriyle çakışmayan randevular kaydedebilirsiniz. Böylece bir bakışta o gün, hafta, hatta ay boyunca müsaitlik durumunuzun ne olduğunu görmeniz mümkün olur.

Bir online randevu programı olarak kullanın

İşletmeler için tüm bu faydalara ek olarak, bir “müşteri randevu programı” elde etmek de mümkün olacaktır. Bir işletme, rezervasyon arayüzünü doğrudan entegre takvime bağlayarak müşterilerin müsaitlik kontrolü yapmasını sağlayabilir. Bu şekilde çifte rezervasyonların önüne geçmek mümkün olur ve müşteri temsilcilerinin üzerindeki iş yükü azaltılabilir. Zira müşteriler hangi tarihlerin uygun olduğunu görmek veya bir rezervasyon yaptırmak için çağrı merkezini aramak zorunda kalmaz. İnternet randevu sistemi üzerinden her ikisini de son derece basit bir şekilde kendileri yapabilir. Bazı uygulama örnekleri verecek olursak:

• Bir avukat, böyle bir takvimi bir randevu verme programı olarak kullanıp, müşterilerin ne zaman ofiste ne zaman ofis dışında olduğunu görebilir.
• Oteller, entegre takvimlerini bir online randevu takip programı olarak kullanıp, konukların rezervasyon yapabilecekleri tarihleri kontrol edebilir.
• Bir güzellik merkezi, rezervasyon sayfası üzerine böyle bir takvim ekleyerek, randevularını yönetebilir ve müşterilerin kendilerine en uygun saatleri seçmesini sağlayabilir.

Elbette müşterilerin randevuları için bir hatırlatıcı eklemek de mümkün olacaktır. Yani yukarıdaki örneklerde avukat, otel yöneticisi veya güzellik merkezi sahibi, ayrı bir takvimli iş programı kullanmaya gerek duymadan randevularını takip edebilecek ve gününü kolayca planlayabilecektir. Üstelik bunun için takvimi açmalarına bile gerek kalmaz. Böyle bir sistem, yeni kayıtları SMS ve e-posta ile otomatik olarak takvim sahibine bildirebilir.

Randevu Planlama En İyi Uygulamalar Kontrol Listesi: Kaçırılan Randevuları Azaltma ve Verimliliği Artırma

Kapsamlı ve adım adım kılavuzu almak için e-posta adresinizi girin.

Bitrix24 Gizlilik Politikasını okuduğunuzu ve kabul ettiğinizi onaylamış olursunuz

Bir randevu planlama programından daha fazlasını elde edin

Bu sistemi yalnızca bir “randevu takvim programı” olarak görmek hatalı olur. Zira herhangi büyüklükteki bir işletme, entegre takvimleri gerçek zamanlı iletişim ve çalışan yönetimi için de kullanabilir. Her çalışanın kendi kişisel takvimini kullanması yerine, entegre ve paylaşılan bir takvim kullanmak, şu avantajları sunacaktır:

• Uzaktan çalışan ekipler, farklı saat dilimlerinde bile harika bir şekilde senkronize kalmaya devam edebilir. Kullanıcı hangi saat diliminde olursa olsun, takvim onu otomatik olarak uygun dilime çevirecektir.
• Yinelenen veya art arda verilen randevular azalacağı için, çalışanlar günlerini daha rahat planlayabilir ve verimliliklerini artırabilir. Bazı takvimlerin sahip olduğu özellikler, önceden tanımlanmış kurallara göre her randevunun en uygun çalışana aktarılmasını bile sağlayabilir.
• Yöneticiler, bir bakışta her çalışanın ne kadar müsait olduğunu veya ne kadar çok görevi tamamladığını görerek darboğazları belirleyebilir, performans analizi yapabilir ve görevleri daha verimli bir şekilde dağıtabilir. Diğer bir deyişle, iş akışını optimize edebilirler.

Böyle bir sistem hem küçük hem de büyük ölçeklerde çalışabilir, yani ölçeklendirilmesi oldukça kolaydır. Mesela her Türk vatandaşının kullanabildiği Türkiye randevu sistemi de benzer prensiplerle çalışır ve aynı faydaları sağlar.

Sorunsuz bir Entegrasyon için Bunlara Dikkat Edin

İş yeri için takvim kullanmaktan daha fazlasını yapmak ve yukarıda değindiğimiz avantajlardan yararlanmak istiyorsanız takviminizi ayarlarken bazı şeylere dikkat etmelisiniz. Aşağıda paylaştığımız tavsiye ve ipuçları, size bu konuda yardımcı olacaktır.

Çift yönlü senkronizasyonu seçin

Bu, cihazınızda yaptığınız değişiklerin takvime, takvimde yaptığınız değişikliklerin ise cihaza aktarılmasını sağlayacaktır. Çoğu kullanıcı bu özelliği etkinleştirmeyi unutur ve tek taraflı senkronizasyon kullanır. İlgili seçeneği, kullandığınız takvimin ayarlar menüsünde bulabilirsiniz.

Ara verme süreleri ve limitler oluşturun

Bir randevudan diğerine geçerken biraz mola vermek iyi bir fikir olabilir. Ayrıca gününüz sınırsız değil ve verimliliğinizi düşürmemek için günlük randevu sayısını sınırlamak isteyebilirsiniz. Tüm bu ayarları kolayca yapabilirsiniz. Örneğin sabah saat 09:00’daki randevunuzun saat 10:00’da biteceğini düşünüyor ve yarım saatlik bir mola vermek istiyorsanız bir sonraki müsait randevunun 10:30’dan önce alınamamasını sağlayabilirsiniz. Benzer şekilde, çalışma saatleri içerisinde alınabilecek randevu sayısını da kısıtlayabilirsiniz.

Akıllı planlama özellikleri ekleyin

Bu, özellikle uzaktan çalışan ekipler için faydalı olacak bir uygulama. Modern takvim programlarının sunduğu çözümler, ekip takvimlerine belirli bir sıraya göre görevler atayabilir, farklı saat dilimlerini farklı renklerde görüntüleyebilir ve kural tabanlı otomasyon için görev kategorizasyonu kullanabilir. Bu özellikleri tümünden yararlanın, böylece paylaşılan bir takvim ve randevu programından daha fazlasını elde edersiniz.

E-posta bildirimleriyle rezervasyonları doğru şekilde yönetin

Bir müşteri, entegre takviminizi kullanarak bir rezervasyon yaptırdığında, ödeme ekranına da yönlendirilmesini sağlayın. Bunu yapmak için üçüncü taraf uygulamalar kullanmanız gerekebilir ancak ödemelerin bu şekilde tahsil edilmesi hem iş akışlarını kolaylaştıracak hem de iptal edilen randevu sayısını azaltacaktır. Ayrıca takvime girilen her yeni kayıt için bir hatırlatıcı olarak kullanmak amacıyla size SMS veya e-posta gönderilmesini sağlayın.

Entegrasyon hatalarını takip edin

Takviminiz bir hata veriyorsa neyin ters gittiğini anlayabilmek için hata günlüklerine (error logs) göz atın. Bunlara takvim arayüzü üzerinden ulaşabilirsiniz ve çoğu durumda sorunun ne olduğunu görüp ayrıca destek almanıza gerek kalmadan kolayca çözebilirsiniz.

Gelecekte Bizi Ne Bekliyor?

Yapay zekâ, blok zinciri teknolojisi ve IoT cihazların yaygınlaşması gibi gelişmeler nedeniyle hem yakın hem de uzak gelecekte paylaşımlı entegre takvimler çok daha ileri düzey özellikler sunabilecek. Uzmanların tahminleri arasında şunlar yer alıyor:

Yapay Zekâ Destekli Tahminsel Planlama

Makine öğrenimi modelleri ve yapay zekâ, gündelik, haftalık ve aylık programınızı analiz ederek sizin yerinize planlama yapabilir. Örneğin her hafta pazar günü, geçmiş kayıtları ve alışkanlıklarınızı bir veri noktası olarak kullanıp analiz ederek, o hafta boyunca tüm randevularınızı sizin yerinize belirleyebilir. Bu, manuel takvim planlamayı minimal düzeye indirecektir.

Ses Aktivasyonu ile Rezervasyon

Web sitenize eklediğiniz ve müşterilerin rezervasyon yapmak için kullandığı takvimler, ses komutlarıyla da kullanılabilir. Bu, sınırlı bir ölçekte şu anda da mümkündür. Örneğin mobil cihazlardaki sanal asistanları kullanarak uçak bileti gibi rezervasyonlarınızı yaptırabiliyorsunuz. Yakın gelecekte ise her türden rezervasyonu paylaşılan takvimler aracılığıyla ve ses komutlarıyla yapmak mümkün olacaktır.

Blok Zinciri Üzerinde Depolanan Takvimler

Bu, özellikle sağlık ve hukuk çalışanları için kullanışlı olacaktır. Takvimler blok zincirleri üzerinden paylaşıldığında, vaka takibi ve denetim gibi farklı amaçlar için de kullanılabilir hâle gelir. Bunun nedeni, blok zinciri kayıtlarının değiştirilemez olmasıdır. Yani takvim sahibi bile bir kayıt ekledikten sonra değiştiremez veya silemez. Bu tür takvimlerin çalışması için geleneksel anlamda bir sunucu gerekmediğinden ötürü daha erişilebilir olma özelliğine de sahiplerdir.

Daha Gelişmiş IoT Entegrasyonu

IoT (Nesnelerin İnterneti) kategorisine giren cihazlar, yapay zekâ ve makine öğreniminden yararlanarak takvim ve randevu yönetimini çok daha kolay ve neredeyse tamamen otomatik hâle getirebilir. Örneğin bir oda sensörü, toplantı bittiğinde odanın boşaltıldığını algılayabilir ve bu bilgi doğrultusunda tüm kullanıcıların takvimlerini güncelleyebilir. Benzer şekilde, bir toplantının başladığını da algılayıp gerekli güncellemeleri yapabilir.

Hemen Kullanmaya Başlayabileceğiniz Araçlar ve Temel Özellikleri

Popülerliklerine, sundukları özelliklere ve entegrasyon becerilerine göre entegre takvimler oluşturmak, onları paylaşmak ve randevu planlamak için kullanabileceğiniz 5 araç belirledik ve onları 20’den fazla seçenek arasından seçtik. Aşağıda sundukları temel özellikler hakkında daha fazla bilgi bulabilirsiniz. Ancak lütfen fiyat ve özellik bilgilerinin zaman içerisinde değişebileceğini unutmayın. Güncel ve geçerli bilgiler için her birinin resmî web sitesini ziyaret etmenizi tavsiye ederiz.

Google Takvim ile Randevu Planlama

Bir çevrimiçi takvim kullanarak temel düzeyde randevu planlamak istiyorsanız karşınıza çıkacak ilk araçlardan biri muhtemelen Google Takvim olacaktır. Bu araç ile randevularınızı nasıl planlayabileceğinizi aşağıda izah edeceğiz ancak başlamadan önce önemli bir hatırlatma yapalım.

Google Takvim, ücretsiz olarak kullanılabilen seçeneğinde sadece tek bir randevu sayfası oluşturmanıza izin veriyor ve e-posta ile hatırlatma yapma, ödeme alma ve gelişmiş randevu yönetimi gibi özellikleri kullanamıyorsunuz. Bunlardan yararlanabilmek için bir Google Workspace aboneliği satın almanız gerekiyor. Bunun fiyatı (ve içerdiği özellikler) zaman içerisinde değişebileceğinden, güncel bilgileri resmî Google Takvim sayfası üzerinden kontrol etmenizi öneririz.

1. Bir bilgisayar kullanarak Google Takvim sayfasını açın. Ne yazık ki mobil cihazlar kullanamazsınız: Bu işlem sadece masaüstü ve dizüstü bilgisayarlardan yapılabiliyor.
2. Henüz yapmadıysanız Google hesabınıza giriş yapın.
3. Sol üstteki “Oluştur” düğmesine tıklayın ve açılan menüden “Randevu programı” yazan seçeneğe tıklayın.
4. Gerekli bilgileri girin. Randevunuzun tarihini, saatini, ne kadar süreceğini ve yerini girebilirsiniz.
5. “Kaydet” düğmesine tıkladıktan sonra ana takvim görünümüne geri dönün. Ekranda bir “Paylaş” düğmesinin olduğunu göreceksiniz. Bu düğmeye tıklayarak takviminizi diğer herhangi bir kullanıcı ile paylaşabilirsiniz.

Fakat bundan daha fazlasını yapmak istiyorsanız okumaya devam edin. Bitrix24, daha düşük bir maliyetle çok daha fazla özelliğe erişmenizi sağlayabilir.

Bitrix24 ile Takvim Oluşturun ve Paylaşın

Bitrix24, Microsoft, Google ve Apple takvimleriyle entegre olabilir ve çift yönlü senkronizasyonu destekler. iPhone ve Android takvimlerine ek olarak, "CalDAV" formatını kullanan tüm takvimleri de Bitrix24 ile kullanabilirsiniz. Bunu yapabilmek için:

1. Bitrix24’ü başlatın, Takvimler sekmesine gidin ve Senkronizasyon seçeneğine tıklayın.
2. Diğer takvimlere bağlan seçeneğine tıklayın.
3. Haricî takvim seçeneğini seçin.
4. Açılan menüden, Google Takvim, iCloud Takvim veya Office365 seçeneklerinden birini seçin. Bir "CalDAV" takvimine bağlanacaksanız, bu ekranın altındaki “Diğer takvimlere bağlan” seçeneğini seçmelisiniz.
5. Gerekli bilgileri girin. "CalDAV" seçeneğinde, takvimin sunucu adresini, kullanıcı adınızı ve şifrenizi de girmeniz gerekecektir.

Bağlan düğmesine tıklayın. Senkronizasyon tamamlandığında, takviminize eklediğiniz her kayıt, Bitrix24’te de görüntülenecektir. Aynı şekilde, Bitrix24 takviminize eklediğiniz kayıtlar da takviminize senkronize edilir. Böylece sorunsuz bir çift yönlü senkronizasyon elde etmiş olursunuz.

Bitrix24’te daha fazlası da var

Takvim entegrasyonuyla randevu yönetiminden daha fazlasını elde edin. Bitrix24, ücretsiz olarak kullanabileceğiniz paylaşımlı takvimlerle bir işletmedeki tüm çalışanların kolayca iş birliği yapabilmesini sağlar. Toplantı planlayın, bir etkinlik düzenleyin, bunlara kullanıcı davet edin ve randevularınızı ayarlayın. Bir etkinlik kaydını anında bir çevrimiçi toplantıya dönüştürebilir ve herhangi bir etkinliği dilediğiniz kadar yineleyebilirsiniz. Farklı saat dilimlerinde çalışan ekipleriniz mi var? Bitrix24, her kullanıcının içinde bulunduğu saat dilimini takip eder ve gerekliyse size uyarılar gösterir. Üstelik tüm bunları hem web hem de mobil sürümden yapabilirsiniz.

Ekip arkadaşlarınıza e-posta gönderip ne zaman müsait olduklarını sormak zorunda değilsiniz. Paylaşımlı takvim, her çalışanın müsaitlik durumunu gerçek zamanlı takip edebilmenizi sağlar. Bu sayede grup toplantıları düzenlerken herkesten tek tek onay almak zorunda kalmazsınız. Dilerseniz takvim bağlantılarını e-posta veya SMS ile de gönderebilirsiniz. Planladığınız bir etkinlik veya toplantı kaydını ".ics" formatında indirebilir ve diğer takvimlerle daha verimli çalışabilirsiniz. Bitrix24; kişisel, şirket ve grup takvimleri olmak üzere farklı seçenekler sunar, bu sayede hem kişisel hem de profesyonel programınızı kolayca yönetebilirsiniz.

Entegre takvimler aracılığıyla kullanabileceğiniz randevu otomasyonu Türkiye merkezli her işletmeye faydalı olacak ve çok daha verimli çalışmasını sağlayacaktır. Sadece kişisel randevularınızı planlayıp paylaşmakla yetinmeyin, Bitrix24’ü ücretsiz olarak kullanmaya başlayarak çok daha fazlasını elde edin. Platformumuz hakkında daha fazla bilgi edinmek için sunduğumuz planlara göz atın!