Bir işletmede herkesin yapmaktan çekindiği bir iş akışı varsa o da bordro düzenlemektir. Bu, pek çok beklenmedik şey nedeniyle sürecin son derece karmaşık olabilmesinden kaynaklanır. Bu beklenmedik şeylerden biri gerçekleşirse bordro düzenlemek tüm hafta sonunu meşgul edip düzinelerce e-posta gönderilmesini gerektirebilir.
Ancak bu süreçteki çoğu sorun hesaplama hatalarından veya kötü niyetten kaynaklanmaz. Sorunun temelinde manuel koordinasyondan kaynaklanan gecikmeler vardır. Fazla mesai ve gece ücretleri hesaplayıp sağlıklı bir zaman ve devam takibi yapabilmek, düzinelerce farklı kaydın incelenmesini gerektirir. Eksik zaman çizelgeleri, belirsiz onaylar, güncel olmayan vardiya kuralları ve bitmek bilmeyen "teyit amaçlı" e-postalar tüm süreci gereksiz yere uzatır, zorlaştırır ve eksik bordro bildirimleri gibi hatalarla sonuçlanır.
Her şeyi doğru ve hızlı bir şekilde birbirine bağlayan kesintisiz bir akış
Bu nedenle modern bordro düzenlemeleri aslında bordroların kendisi ile ilgili değildir; zamanı, insanları, onayları ve muhasebeyi kesintisiz bir akışla birbirine bağlamakla ilgilidir. Böylece bordronun hatırlatıcılara, takip işlemlerine veya manuel doldurulan elektronik tablolara ihtiyacı kalmaz. Diğer bir deyişle ihtiyacınız olan asıl şey bordro otomasyonudur.
Burada, bunu nasıl yapabileceğinizden bahsedeceğiz. Her zaman olduğu gibi, Bitrix24 çözümleri size bu konuda da yardımcı olup çalışanların bordro hesaplamaları için gelişmiş otomasyondan yararlanmanızı sağlayabilir. İnsan Kaynakları Yönetimi, İnsan Kaynakları Otomasyon Araçları ve Mobil İnsan Kaynakları (İK) gibi araçlar sunan Bitrix24, bordro süreçlerinizi de hızlı, verimli ve sorunsuz hâle getirebilir.
Manuel bordro işlemlerinin gerçek maliyeti hatalar değil, görünmez iş yüküdür
Birçok KOBİ için, bordroya hazırlık yapmak her ay tekrarlanan ve günler alabilen bir süreçtir. Yöneticiler fazla mesai bilgilerini doğrulamak için e-postaları inceler, insan kaynakları departmanı eksik saatlerin peşine düşer, finans departmanı elektronik tabloları tekrar gözden geçirmeye karar verir, onay süreçleri iş gruplarında zaman kaybına neden olacak yeni idari görevlerin ortaya çıkmasına neden olur.
Bunların hiçbiri bir maliyet kalemi olarak ele alınmaz ancak neden oldukları görünmez iş yükü nedeniyle aslında ciddi maliyetleri vardır. Tekrarlanan düzeltmeler, gecikmeli kapanışlar, araçlar arasında geçiş yaparken kaybedilen zaman, verileri manuel olarak girerken veya aktarırken yapılan hatalar… En önemlisi de tüm bunlar nedeniyle ödemeler gecikirse çalışanlarda oluşan güvensizlik duygusu. Yani bordroları manuel olarak hazırlamanın maliyeti sandığınızdan çok daha yüksek olabilir.
En kötüsü şu ki bu sorunlar hemen hemen daima son dakikalarda ve herkes baskı altındayken ortaya çıkar. Bordrolar zaman açısından hassas iş süreçleridir ve tek bir sorun dahi geç saatlere kadar çalışmaya, son anda yapılan düzeltmelere ve eksik verilerle alınan kararlara neden olabilir.
Bordroları manuel olarak düzenliyorsanız bunun yarattığı sorunları bir anda görmezsiniz. Manuel bordrolar aylar boyunca yavaş yavaş ve sessiz bir şekilde “başarısız olmaya” devam eder. En nihayetinde bir soruna yol açtıklarında da işletmenizin geleceğini etkileyebilecek kadar ciddi olabilirler.
Sıfır E-Posta Bordro Kiti: Puantajdan Net Ücrete
Kapsamlı ve adım adım kılavuzu almak için e-posta adresinizi girin.
Bordro bir zincirdir ve genellikle başlangıçta kopar
Bordro hesaplama sanılandan daha kırılgan iş akışlarından oluşur ve tek bir tanesinde yaşanan bir problem bile tüm zincirin paramparça olmasıyla sonuçlanabilir. Bunun nedenini anlamak için bu sürecin manuel ve geleneksel iş akışının nasıl gerçekleştiğine göz atmamız gerekir:
- Her çalışan, çalışma saatlerini elektronik tablolarda takip eder veya e-posta ile gönderir
- İzinler, tatiller ve örneğin hafta sonu çalışma süreleri başka bir yerde kaydedilir
- Fazla mesai ve gece çalışması manuel olarak hesaplanır
- Onaylar gelen kutularında veya mesajlaşma uygulamalarında verilir
- Muhasebe (veya insan kaynakları), nihai maaş veya ücret rakamlarını başka bir sisteme yeniden girer
Bu zincirdeki her adım, bir öncekinin doğru ve zamanında tamamlanmasına bağlıdır. Eksik bir zaman çizelgesi, hatalı bir onay veya yanlış uygulanan bir fazla mesai kuralı, zincirleme bir reaksiyona neden olur. Türkiye'de bu karmaşıklık daha da artar çünkü:
- Resmî tatillerin doğru uygulanması gerekir
- Gece çalışması ve fazla mesai ücretleri vardiyaya göre farklılık gösterebilir
- SGK mevzuatındaki yasal değişikliklerin sürekli takip edilmesi gereklidir
- Mavi yaka çalışanların zaman ve devam takibi, amirlerinin ne kadar tutarlı kayıtlar tuttuğuna bağlıdır
Bordro muhasebeye veya insan kaynakları departmanına ulaştığında hatalar zaten yapılmış olur. Çoğu durumda içerdiği hataları fark etmek de mümkün olmaz. Finans departmanı ise ödeme yapmak amacıyla bordroyu devraldığında onu düzeltmekle ilgilenmez, sadece ödemeleri zamanında yapmaya çalışır. Yani daha ilk halkasında kırılan bir zincir, geri kalan tüm halkaların birbirine hatalı şekilde bağlanmasına neden olur.
İnsan kaynakları için sıfır e-postalı bordro modeli: tek akış, tek kaynak
Modern bordro modeli bu geleneksel süreçten tamamen farklıdır. Geleneksel süreç “devir teslimler” üzerine kuruludur, yani farklı departmanlar farklı kaynaklarından gelen farklı verilere belirli bir sırada ulaşır, onlarla işleri bitince de bir sonraki departmana gönderirler. Modern modelde ise devir teslimlere ve farklı iş akışlarına yer yoktur. Bu model basitçe şöyle çalışır:
- Zaman ve devam takibi, mobil İK aracılığıyla yapılır
- Saatler, vardiyalar ve izinler otomatik olarak İK bilgi sistemine aktarılır
- Bordro modülleri brüt ve net ücretleri hesaplar
- Onaylar gelen kutularında değil, çalışma grupları içinde verilir
- Muhasebe çıktıları doğrudan e-Arşiv / e-Fatura sistemlerine aktarılır
Böyle bir modelde herhangi bir elektronik tablo kullanılmaz veya e-posta zincirleri yaratılmaz. Bunlara gerek de yoktur. Bordro sürecindeki her adım birbiriyle bağlantılı ve zaman damgalıdır. Herhangi bir anda yetkili kişiler tarafından görüntülenebilir. Bu sistem bordro hatalarını azaltma faydasının yanı sıra tutarlı raporlama, şeffaf süreç takibi ve artırılmış güvenlik avantajları sağlayacaktır.
Zaman ve devam takibi: bordroların ne kadar doğru olacağını belirleyen temel sorun
Bir bordronun doğru olabilmesi için yukarıda bahsettiğimiz zincirin ilk halkasında doğru işlemeye başlaması gerekir. Bu da zaman ve devam takibini bordro doğruluğu için en önemli unsurlardan biri hâline getirir. Manuel ve geleneksel modelde bunu yapmak son derece zordur.
Ek izin günleri, servis gecikmelerinden kaynaklanan geç giriş saatleri ve özel olarak talep edildiği için farklı bir yerde çalışıp bunu bildirmeyen çalışanlar gibi sorunlar, zaman ve devam takibini bir kâbusa dönüştürebilir.
Ancak modern ve mobil İK sistemi ile, çalışanların işe giriş ve çıkış saatleri anında kaydedilir, vardiyalar önceden tanımlanır (örneğin gündüz, gece, hafta sonu), fazla mesai kuralları otomatik olarak uygulanır ve Türkiye’deki resmî tatiller ile izin günleri hesaplama yapılırken kendiliğinden dikkate alınır. Yani, “istisnalar” sonradan hesaplanmak yerine gerçek zamanlı yakalanıp sisteme kaydedilir. Çalışma saatleri bordroya dönüştüğündeyse zaten yapılandırılmış, doğrulanmış ve uyumlu hâle getirilmiş olacaktır.
Bu otomasyon sistemi, maaş hesaplaması ile “maaş düzeltmesi” arasındaki farktır. Bu basit bir farkmış gibi görünse de sadece maaş hesaplama otomasyonu ile kazanacağınız zaman ve kaçınacağınız hatalar bile her ay saatlerinizi, hatta günlerinizi alan bordro süreçlerini çok daha kolay, hızlı ve verimli bir şekilde yürütebilmenizi sağlayacaktır.
İK otomasyonu: hatırlatma yapmaya gerek kalmadan bordroları kolayca yönetin
Manuel ve geleneksel sistemlerde, insan kaynakları departmanı bazen birkaç gün boyunca “hatırlatma” e-postaları göndermek dışında bir şey yapmaz. Çalışanlara zaman çizelgelerini göndermelerini, yöneticilere bunları onaylamalarını, finans departmanına ise değişen şeylerin neler olduğunu sürekli ve düzenli olarak hatırlatırlar. Bu, yönetim perspektifinden bakıldığında inanılmaz bir zaman ve verimlilik kaybıdır.
Modern İK otomasyonunda ise hatırlatmalara gerek yoktur çünkü onlar yerine kurallar kullanılır. Diğer bir deyişle sistem belirli durumlar hakkında belirli kurallar oluşturur ve bunların büyük oranda otomatik uygulanmasını sağlar.
Örneğin zaman çizelgeleri eksik veya tutarsız olduğunda, sistem gerekli kontrolü yaptıktan sonra çalışanı otomatik olarak bilgilendirir. Çalışanlar eksik bilgileri girmeden çizelgeleri sisteme kaydedilmez ve İK departmanı da onlarla zaman kaybetmez. Buna "çalışan self-servis bordro" demek bile mümkündür.
Bu otomasyon ayrıca son teslim tarihlerinin de tutarlı bir şekilde uygulanmasını ve kişisel takip gerekmeden sorunların çözülmesini sağlayacaktır. Kimseden “ricada bulunmaya” gerek kalmayacağı gibi, son dakikada yaşanan sürprizler de ortadan kalkacaktır.
Bu, insan kaynakları departmanının fonksiyonunu değiştirecek kadar önemli bir değişikliktir. Otomasyon sayesinde, İK, “her ay bir sürü e-posta gönderen” departman olmaktan çıkıp stratejik bir departmana dönüşebilir ve bordro sürecinin bütünlüğünü sağlama görevini üstlenebilir.
Onaylar e-posta dizilerinde değil, çalışma gruplarında alınır
Onaylar için e-postaları kullanmak iyi veya uygun bir seçenek değildir. Toplu e-posta mesajları ile alınan onaylar, yukarıda bahsettiğimiz bordro zinciri kadar kırılgan olabilir. Bunun nedeniyse e-posta mesajlarının kendilerine özgü sorunlarıdır. Mesaj dizileri kaybolabilir, kararların zaman damgası yoktur ve onlarla tek bir doğru veri kaynağı oluşturmak mümkün değildir.
Onayların çalışma gruplarında alınması, tasarımı gereği bu sorunların tümünü çözer. Entegre çalışma gruplarında erişim sorunu yaşanmaz, herkes yalnızca sorumlu oldukları şeyleri görür, onaylar eksiksiz denetim izleriyle kaydedilir ve İK ile finans departmanları gerçek zamanlı görünürlük elde edebilir.
Yani hiç kimsenin “onaylıyor musunuz” veya “bunu onayladınız mı” e-postalarını göndermesine gerek kalmaz. Neyin onaylanıp onaylanmadığı zaten bellidir ve genel durumu herkes tek bir bakışta görebilir. Dolayısıyla onaylar ile zaman kaybetmez ve günü çok daha hızlı tamamlayabilirsiniz. Bordrolar tüm hafta sonunuzu meşgul etmek yerine en fazla birkaç saat içinde tamamlanabilir hâle gelir.
Türk mevzuatına uygun, otomatik çalışan bir bordro sistemi
Böyle bir sistemde dikkat etmeniz gereken önemli bir nokta daha ise mevzuat uyumluluğu. Bordro yazılımı (veya HR yazılımı) yukarıda bahsettiğimiz tüm avantajları sunuyor olsa bile Türk mevzuatına ve yasal gerekliliklerine uygun değilse size faydalı olamayacaktır. Yasal düzenlemelere uygun bir bordro yazılımı; gece çalışması primleri, fazla mesai eşikleri, Türk resmî tatilleri ve SGK kurallarına uygun bordro yapıları hakkında da bilgi sahibi olmalıdır.
Burada bahsettiğimiz, aşağıda daha detaylı değineceğimiz e-Fatura veya e-Arşiv entegrasyon yetenekleri değildir. Yasal uyumluluk, örneğin saat 03:00 – 05:00 arası çalışanlar ile 05:00 – 07:00 arası çalışanlara farklı primlerin uygulanacağını bilmektir. Tercih ettiğiniz platform, Türk mevzuatına uygun bu gibi nüanslara mutlaka uygun olmalıdır, aksi taksirde eksiksiz bir otomasyon elde etseniz bile sonuçlar daima hatalı olacak ve işletmeniz için pek çok yasal sorunun ortaya çıkmasına neden olabilecektir.
Muhasebe entegrasyonu sunuluyor olmasına dikkat edin
Geleneksel bordro işlemlerini uzatan ve karmaşık hâle getiren en önemli şeylerden biri de “yeniden giriş” işlemleridir. Örneğin maaş veya ücret rakamları kesinleştirilir ancak finansa aktarılmak üzereyken bir hata veya eksiklik tespit edilir. Bu durum yeniden giriş yapmayı gerektirir, ki o süreç de daima gecikmeler veya tutarsızlıklarla sonuçlanır.
Muhasebeye doğrudan entegre olan modern bir sistemde ise yeniden giriş sorununu yaşamazsınız. Bordro çıktıları doğrudan muhasebeye gider, e-Arşiv ve e-Fatura süreçleri otomatik olarak tetiklenir, mutabakat süreci ise bir “soruşturma” olmaktan çıkıp rutin bir kapanış hâline gelir.
Muhasebe entegrasyonu sadece e-Arşiv / e-Fatura uyumluluğu ile ilgili değildir. Tüm iş akışlarını birbirine bağlayan bu sistemin sonlandığı noktadır ve sorunsuz işlemesi, çok daha tatmin edici bir verimlilik elde edilmesini sağlayacaktır.
Bordro otomasyonuyla ne elde edersiniz?
İnsan kaynakları, bordro ve muhasebeyi birbirine bağlayıp bir otomasyon sistemi kurduğunuzda ölçülebilir sonuçlar elde etmeye başlamanız uzun sürmez. Çoğu KOBİ, bordro hazırlık sürecinin 5 günden 8 saatin altına düştüğünü görecektir. Bordroya itiraz oranlarının ise sadece bir ay içinde %1’in altına düşmesini bekleyebilirsiniz.
Ancak asıl önemli olan, insan kaynakları ve finans departmanına kazandıracağınız günlerdir. Üzerlerindeki görünmez iş yükünü azaltarak daha önemli işlere ve stratejik konulara odaklanabilmelerini sağlamış olursunuz. Dahası çalışanlar nasıl hesaplandığını görebildikleri için maaşları hakkında artık kuşku duymaz. Bu şekilde kazandığınız güvenilirlik bile tek başına böyle bir otomasyon sistemine yapacağınız yatırıma değecektir.
Fazla mesai tartışmalarına ve bordro hatalarına son verin
Elde edebileceğiniz en büyük değişim ise hız değil, öngörülebilirlik olacaktır. Bordrolar, çalışanların hafıza gücüne bağlı olduğunda eninde sonunda ciddi bir sorun yaratır. Bu sorunlardan kaçınmak için hafıza gücünden ziyade kural bazlı sistemlere ihtiyacınız vardır.
Bordro otomasyonu, böyle bir sistem sunmanın yanı sıra gereksiz devir teslim süreçlerini ve departmanlar arası sürtüşmeleri de ortadan kaldırır. Bordro hesaplaması için gereken veriler insan kaynaklarına ve muhasebeye sorunsuz şekilde aktığında kimsenin zaman kaybetmesine veya tartışmasına gerek kalmaz çünkü bordrolar kendi kendilerini kapatır.
Bitrix24 araçları ile, böyle bir otomasyonu hemen bugün elde edebilirsiniz. Tatil ve hafta sonu bordro yönetimi dâhil pek çok süreci otomatik olarak yürütebilen Bitrix24, her türde ve büyüklükte işletme için ideal tercihtir. İK Yönetimi, İK Otomasyon Araçları ve Mobil İnsan Kaynakları gibi araçlara yer veren Bitrix24, uygun fiyatlarla kusursuz bir otomasyon elde etmenize yardımcı olur. Sınırsız sayıda kullanıcı için sonsuza dek ücretsiz olan sürümünü deneyerek, sizin işletmenize de katabileceklerini hemen şimdi görebilirsiniz.
Bitrix24 ile İK Süreçlerinizi Otomatikleştirin
Bitrix24 ile maaş ve bordro otomasyonunu kolaylıkla gerçekleştirin; zamandan tasarruf edin ve hata riskini minimize edin.
Hemen Başlayın
Sık Sorulan Sorular
Bordro otomasyonu gerçekten fazla mesai ve gece çalışmalarını doğru bir şekilde işleyebilir mi?
Evet. Gece çalışması primleri, tatil ve hafta sonu ücretleri sistemde tanımlandıktan sonra, fazla mesai kuralları otomatik olarak onaylanmış zaman girişlerine uygulanır. Sistem, vardiya kalıplarını, çalışma saatlerini ve mevzuata uygun prim oranlarını dikkate alarak her döngüde tutarlı, hata-free hesaplamalar yapar. Bu, manuel ayarlamalara olan ihtiyacı ortadan kaldırır ve maaş hesaplamalarında tutarlılık sağlar.
Bir çalışan zaman çizelgesini göndermeyi unutursa ne olur?
Sistem, eksik zaman girişlerini otomatik olarak algılar ve önceden tanımlanmış kurallara göre hatırlatıcıları tetikler — e-posta, SMS veya CRM içindeki bildirimler aracılığıyla. Çalışanın son teslim tarihini kaçırması durumunda, İK veya finans ekibinin manuel olarak müdahale etmesine gerek kalmadan, sistem varsayılan kurallara (örneğin: standart vardiya saatleri) göre işlemi tamamlar veya bir onay talebi oluşturur. Bu, bordro süreçlerinde gecikmeleri önler.
Otomasyon, bordro anlaşmazlıklarını nasıl azaltır?
Otomasyon, anlaşmazlıkları azaltır çünkü tüm veriler doğrudan zaman takip sistemlerinden (GPS, biyometrik, mobil uygulama) toplanır, kurallar her durumda tutarlı bir şekilde uygulanır ve her işlem dijital olarak izlenebilir. Çalışanlar, kendi maaş detaylarını, fazla mesai saatlerini ve primlerini gerçek zamanlı olarak görebilir. Bu şeffaflık, güveni artırır ve “neden bu kadar?” sorularını önler — her hesaplama, kaynak veriye dayalı ve açık bir şekilde açıklanabilir.
Otomasyon, Türkiye'nin bordro ve e-belge gerekliliklerine uygun mudur?
Evet. Bitrix24 gibi Türkiye mevzuatına uygun olarak tasarlanmış bir sistem kullanıldığında, bordro çıktıları e-Arşiv ve e-Fatura standartlarına tamamen uyumlu hale getirilebilir. Sistem, SGK raporları, vergi kesintileri, prim hesaplamaları ve maaş özetleri gibi tüm zorunlu alanları otomatik olarak doldurur. Ayrıca, muhasebe sistemleriyle doğrudan entegre olabilir — böylece veri tekrarı olmadan, manuel mutabakat gerektirmeden, tam uyumluluk sağlanır.
Bordro otomasyonu sadece büyük işletmelere mi fayda sağlar?
Hayır. Sanılanın aksine, KOBİ’ler otomasyondan en çok fayda sağlayan işletme türüdür. Küçük ekiplerde bordro işlemleri genellikle tek bir kişinin sorumluluğunda olur — bu da kritik bir risk oluşturur. Otomasyon, bu bağımlılığı ortadan kaldırır, maaş hesaplamalarını saatlerden dakikalara indirir ve hata oranlarını %90’a varan oranda düşürür. Ayrıca, karmaşık kurallar bile sistemde tanımlandığında, operasyonel riskleri azaltır ve İK iş yükünü önemli ölçüde hafifletir.
.png?1769015194081)
.png?1769015194081)
