"Oynatma Listesi" Yaklaşımı: Çalışan Takdiri Sağlayan Bir Performans Değerlendirmesi

İnsan kaynakları departmanları tarafından yürütülen yıllık performans değerlendirmeleri ne yazık ki uzun zamandır bir “vizyon” sorunu yaşıyor. Bir çalışanın kendisini geliştirmesine ve motive etmesine yardımcı olması gereken bu değerlendirmeler, bürokratik bir denetim ve sıkıcı bir evrak işi olmanın ötesine geçemiyor.

Yöneticiler sırf “yapmış olmak için” onları tamamlıyor, çalışanlar performanslarının gerçek anlamda ölçüldüğünü düşünmüyor ve İK çalışanları herkesi performans değerlendirmesi e-postalarıyla kovalıyor. Değerlendirme bittiğinde ise herkes sadece bitkin hissediyor, rahatlamış ve geri bildirim almış gibi değil.

Sorun, performansın değerlendirmesi değil, bu sürecin doğru şekilde yürütülememesi. Geleneksel performans değerlendirmesi hiçbir çalışanın takdir edilmiş gibi hissetmesini sağlamıyor. Tam olarak ne olduğu konusunda bile bir fikir birliği olduğu söylenemez. Bu, yılda bir kez yapılan bir hafıza testi mi? Muğlak sıfatlarla dolu devasa bir bürokratik form mu? Yoksa insanları on iki aylık çalışmalarını birkaç gün içinde özetlemeye zorlayan bir süreç mi?

Otomatik işleyen bir performans değerlendirme sistemi kurun

Peki ya performans değerlendirmesi tamamlanması zorunlu olan idari bir görev yerine, yıl boyunca yapılanların özetini gösteren bir “oynatma listesi” olsaydı? Bu listeden en iyi anlarınızın ve en övündüğünüz başarımlarınızın yer aldığı bir “remiks” oluşturabilseydiniz? Ya kullanılan performans yönetimi sistemi bu anları otomatik olarak toplasa ve süreci basit, hızlı ve her çalışanın takdir edildiğini hissettiği bir hâle getirseydi?

Doğru insan kaynakları yazılımı ile bunu yapmak mümkün ve burada böyle bir sistemin nasıl kurulabileceğinden bahsedeceğiz. Bitrix24 çözümleri ile bu sistemden hemen şimdi yararlanmaya başlayabilirsiniz. İK Otomasyon Araçları, Analitik ve Raporlama, Aktivite Akışında CoPilot gibi özelliklere sahip olan Bitrix24, çalışanın performans değerlendirmesi görevini her türden ve büyüklükten işletme için bir eğitim ve gelişim sürecine dönüştürür.

Oynatma listesi yaklaşımı nedir?

Oynatma listeleri, performans yönetim ve değerlendirme sistemlerine yeni bir yaklaşımdır. Şarkıların veya videoların yer aldığı gerçek oynatma listelerine benzer ve aşağı yukarı aynı şekilde çalışırlar. Örneğin her yılın başında, “bu yıl dinlemekten keyif aldığım her şarkıyı içeren bir oynatma listesi hazırlayacağım” diye düşünmezsiniz. Yıl boyunca şarkılar dinlerken en beğendiklerinizi o anda listenize ekler ve yıl sonu geldiğinde ise dinlemekten keyif alacağınız uzun bir oynatma listesi elde etmiş olursunuz.

Bir performans yönetim sistemi de bu şekilde çalışabilir. Sistem, her çalışanın yıl boyunca sergilediği performansı takip eder ve bir liste oluşturur ancak bu listede şarkılar yerime müşteri övgüleri, önlenen krizler, tamamlanan projeler, gerçek etkiyi gösteren analiz grafikleri ve ulaşılan hedefler yer alır.

Böylece yıl sonu değerlendirmesi zamanı geldiğinde, çalışanlar örneğin Mayıs ayında ne yaptıklarını hatırlamaya çalışmakla uğraşmazlar. Sistem her personel için zaten bir “oynatma listesi” oluşturduğundan ötürü bir bakışta hem çalışanlar hem de İK departmanı neler olup bittiğini görebilir.

Sadece bir performans raporu değil, yetkinlik özeti

Bu, performans yönetiminin sadece gerçek zamanlı bir takip sistemine dönüşmesinden ibaret değildir. Böyle bir sistem, çalışanların başarılarını ön plana çıkarabilecekleri bir liste elde etmelerini de sağlar ve takdir edildiklerini hissettirir. Geleneksel performans değerlendirme sistemleri ise tam aksine bir karneye benzer.

Çalışanların takdir edildiklerini hissetmeleri, daha fazla katılım göstermelerini ve daha yüksek performans sergilemelerini sağlar. Oynatma listeleri bir tür yetkinlik özetine benzer. Herhangi bir çalışan sadece performansını görmekle kalmaz, yıl boyunca ne kadar geliştiğini de görebilir. Bu yenilikçi modeli kullanan işletmeler, geleneksel yıllık değerlendirme modeline kıyasla 3 kat daha fazla tamamlanma oranı ve %50 daha az hazırlık zamanı elde edebilir.

İnsan kaynakları departmanları oynatma listesi modelini nasıl kullanabilir?

Böyle bir İK performans yönetimi sistemi manuel olarak kurulamaz veya yürütülemez. Yıl boyunca her çalışan için bir oynatma listesini otomatik olarak oluşturacak özel bir programa ihtiyaç vardır. Bu, standart bir İK yazılımı da olamaz çünkü bu yazılımlar çoğunlukla işe alım süreçlerini basitleştirmek ve takip etmek için hazırlanmıştır.

Oynatma listesi modeli için modern İK otomasyonu özelliklerine sahip bir program kullanmanız gerekir ve doğru seçim yaptığınız sürece bir CRM programı ihtiyacınız olan her şeye tek bir platformdan ulaşmanızı sağlar. Böyle bir program, çalışanlar normal iş akışlarında ilerlerken kullandıkları diğer tüm araçlardan otomatik olarak "performans anlarını" yakalar. Örneğin:

• Proje yönetimi: CRM programının bu modülü, tamamlanan görevleri, yapılan sunumları, çözülen sorunları takip eder ve kaydeder.
• Satış yönetimi: Bu modül, kapatılan anlaşmaları, yinelenen satışları ve müşteri etkileşimlerini takip edip kaydeder.
• Destek / hizmet: Müşteri talepleri, çözüm süreleri ve müşteri memnuniyeti bu modül tarafından takip edilip kaydedilir.
• Dâhilî iletişim: Ortak çalışma alanında veya sohbet özelliğinde paylaşılan gönderiler, mesajlar, yorumlar ve övgüler bu modül tarafından yakalanıp kayıt altına alınır.
• Analiz ve raporlama: Performans artışını, kampanya yatırım getirisini veya maliyet tasarruflarını gösteren grafikler bu modül tarafından sağlanır.

Bu şekilde, her çalışan için yıl boyunca 360 derece bir performans özeti elde etmek mümkün olur ve hiç kimsenin aylar önce ne başardığını manuel olarak aramasına veya hatırlamasına gerek kalmaz. CRM sistemi, ham performans verilerini gerçek zamanlı olarak toplar ve çalışanın “oynatma listesine” ekler. Bunu bir tür “dijital albüm” olarak da düşünebilirsiniz.

Yapay zekâ, performans anlarını gerçek anlatılara dönüştürür

İK analitiği yıl boyunca performans anlarını topladıktan sonra, yapay zekâ (örneğin Bitrix24’teki Aktivite Akışında CoPilot özelliği) bu anları tutarlı bir hikâyeye ve gerçek anlatılara dönüştürmek için devreye girer. Bu gerçek bir anlatıdır ve örneğin şuna benzer:

• "3. çeyrekte şu iki projeyi bir hafta erken teslim ettiniz, kampanya tamamlama süresini %35 azalttınız ve pazarlama ekipleri için 8 alt görevdeki tıkanıklığı giderdiniz."

Üstlenilen role ve pozisyona göre bu anlatı değişebilir, mesela:

• “Proaktif iletişiminiz sayesinde yüksek riskli bir kurumsal müşteri sürekli bir alıcıya dönüşerek şirketin 4. çeyrekte 1.200.000 ₺ gelir elde etmesini sağladı. Bu, o çeyrekteki en büyük satış oldu.”

Böyle anlatılar spesifiktir, gerçeklere dayanır, insanidir ve saniyeler içinde tamamlanır. Yöneticiler, anlatıların tonunu daha kişisel hâle getirebilir, bağlam ekleyebilir veya yapay zekânın görmediği hikayeleri katmanlar hâlinde ekleyebilirler. Bu, çalışanlar için de geçerlidir. Çevrimiçi çalışma alanına kendi notlarını ekleyerek “oynatma listelerini” daha da zenginleştirebilirler.

İK’da yapay zekâ kullanılmaya başlandığı zaman, çalışan performansı takibi zaman alan bir iş olmaktan çıkar ve performans değerlendirme süreçleri her katılımcıya bir şey kazandırmaya başlar. Çalışanlar yetkinliklerini görür, yöneticiler de normal şartlarda gözden kaçırabilecekleri başarıları.

Review’den Wrapped’a Şablonlar: Açılan Performans Özetleri

Kapsamlı ve adım adım kılavuzu almak için e-posta adresinizi girin.

Bitrix24 Gizlilik Politikasını okuduğunuzu ve kabul ettiğinizi onaylamış olursunuz

Çalışanlar pasif özneler olmaktan çıkar

Geleneksel performans değerlendirmeleri, insanların “başına gelen” bir şey gibi hissettirir. Oynatma listesi yaklaşımı ise bunu tersine çevirir. Çalışanlar, sistemin topladığı bilgi noktalarına ek olarak, geniş bir ölçekte kısa notlar, ekran görüntüleri, sesli notlar ve görevlere veya müşteri mesajlarına bağlantılar eklemeye teşvik edilir.

Diğer bir deyişle CRM sistemini kullanmaya gönüllü olurlar çünkü yıl sonunda sistemin eklenen her bilgi noktasını kullanarak gerçek performanslarının ve başarılarının bir özetini çıkaracağını bilirler. Bu, şirket içerisinde bir kültür değişimi yaşanmasına da yardımcı olur. İnsanlar takdir edilmeyi beklemeyi bırakır ve başarıyı yakalamaya başlar. Daha da önemlisi ise başarının yılda bir kez dikkat çeken bir şey olmaktan çıkarak ortak bir kutlamaya dönüşmesidir. Tüm bunlara ek olarak, performans değerlendirmesi ortaklaşa oluşturulduğu için çok daha adil, kapsayıcı ve etkili bir hâle gelir.

Sadece iki hafta içinde geçiş yapabileceğiniz kolay bir sistem

Performans değerlendirme için oynatma listesi modeline geçiş yapmak büyük bir dönüşüm gibi görünse de şaşırtıcı derecede hızlı bir şekilde hayata geçirilebilir. Çoğu durumda, bunu sadece iki hafta içerisinde yapabilirsiniz. Aşağıdaki örnek eylem planı, hızlı bir şekilde bu modele nasıl geçebileceğiniz hakkında size bir fikir verecektir:

İkinci haftanın sonunda, her çalışan kendi öne çıkan performans anlarını görmeye başlayabilecektir. Bu, sistemi kullanmaya devam etmeleri için önemli bir teşviktir ve bulut bazlı bir CRM sistemi kurarsanız saha ekipleri de ofise geri dönmeyi beklemeden bunu yapabilirler.

Ölçülebilir etki: daha az hazırlık, daha fazla katılım

Bu yöntem her türden ve büyüklükten işletmeye pek çok avantaj sunar ancak ölçülebilir etkisinin şu iki sonuçta net bir şekilde görülebileceğini söylemek mümkündür:

• 3 kat daha yüksek değerlendirme tamamlama oranı: Performans değerlendirme incelemeleri, bir angarya gibi hissettirmez. Çalışanlar, takdir edildiklerini hissettiklerinde, değerlendirmeleri hevesle ve daha hızlı tamamlar. Bu, değerlendirme tamamlama oranında 3 kata varan bir artış elde etmenizi sağlar.
• Yönetici hazırlık süresinde %50 azalma: Önemli performans anları otomatik toplanacağından ve yapay zekâ özet taslaklar hazırlayacağından ötürü yöneticiler normalde harcadıkları sürenin yarısını harcayarak daha etkili sonuçlar elde edebilir.

Ayrıca yöneticiler ve çalışanlar, performans değerlendirme sürecini ortak bağlam, gerçek örnekler ve olumlu bir temelle yürütebilirler. Diğer bir deyişle bir şeyin aslında nasıl gerçekleştiğine dair tartışmaya gerek kalmaz. Sistem her şeyi hatırlar ve çok büyük veri kümeleri arasında bile zorlanmadan net veriler sunar. Performans değerlendirme, olması gereken amacına odaklanabilir; yani büyümeye, olgunlaşmaya ve öğrenmeye.

Sonraki çeyrekte eyleme geçirilebilir geri bildirim

Geleneksel performans değerlendirme sisteminin en kötü yanı ise tamamlandıktan sonra eyleme geçirilebilir sonuçlar vermemesidir. Elbette her inceleme “çalışanın kendisini geliştirmesi gereken hususlardan” bahseder ve herkes belirlenen hedefler doğrultusunda hareket edeceğine söz verir. Ancak bu “hedef listesi”, e-posta dizileri arasında kaybolup gider. Bir sonraki değerlendirmeye kadar hiç kimse onları hatırlamaz.

Oynatma listesi modelinde ise bu tam tersidir. Performans değerlendirme sonuçları, bürokrasi içinde kaybolup gitmez; CRM sisteminin görev yönetimine aktarılır ve takip edilirler. Örneğin şöyle bir iş akışı belirlenir:

• Çalışanın güçlü yönlerine göre yeni bir görev atanır
• Çalışanın belirli bir beceride yetersiz olduğu ortaya çıkmışsa bir eğitim görevi eklenir

Bu sayede hedefler görünür hâle gelir, takip edilebilir, çalışanlar tarafından sahiplenilir ve en önemlisi de unutulmaz. Performans geri bildirimi, puan veren değil sonuçları eyleme dönüştüren bir sisteme dönüşerek çalışanları gerçekten de geliştirir. Her çalışan kendi yetkinliğini takip ederek ne kadar gelişim gösterdiğini görebilir ve buna değer veren bir şirkette çalıştığı için verimliliğini bir sonraki seviyeye çıkartabilir.

Başarımlara değer veren ve yöneticilerin işini kolaylaştıran bir performans yönetimi

Kısacası performans değerlendirme, çalışana takdir edildiğini hissettirmelidir. Yıl boyunca sergiledikleri performans hakkında sadece stresli bir toplantı sırasında bilgi edinebiliyorlarsa bir sorun var demektir. İlerlemeyi kutlayan, başarıları yakalayan ve gelişimlerini destekleyen bir performans değerlendirme sistemi ise hem onlara hem de yöneticilere gerçek anlamda yardımcı olur.

Böyle bir sistem, sadece yıl sonu toplantılarına değil yıl boyunca sergilenen performansa odaklanır, genel değerlendirmeleri kanıta dayalı anlatılarla değiştirir, yöneticilere netlik kazandırır, çalışanların takdir edilmiş hissetmesini sağlar ve şirketlere yetenekleri geliştirmenin daha iyi ve daha insani bir yolunu sunar. Oynatma listesi modeline geçiş yaparak, performans görüşmelerinin çalışanların dört gözle beklediği bir şeye dönüşmesini sağlayabilirsiniz.

Bitrix24 ile performans yönetiminin zirvesine çıkın

Bitrix24, oynatma listesi modeline hızlı ve sorunsuz bir geçiş yapmak isteyen işletmelerin ihtiyaçları olan her şeyi tek bir platformda elde etmelerini sağlar. Eksiksiz bir CRM platformu olarak tasarlanan Bitrix24, İK Otomasyon Araçları, Analitik ve Raporlama, Aktivite Akışında CoPilot gibi kullanışlı özelliklere ve modüllere sahiptir.

Bu modüller birbirleriyle iletişim kurarak kusursuz bir senkronizasyon elde etmenizi ve oynatma listesi modelinin yukarıda değindiğimiz tüm avantajlarından yararlanmanızı sağlar. Otomasyonun gücünden yararlanır ve şirket kültürünüzü değiştirmek için kullanabileceğiniz bir altyapıya kavuşursunuz. Sınırsız sayıda kullanıcı için sonsuza dek ücretsiz olan sürümüyle, Bitrix24 araçlarıyla hemen bugün tanışın. Oynatma listesi performans değerlendirme modeliyle, her çalışanın takdir edilmiş hissetmesini sağlayın ve yöneticilerin işini kolaylaştırın.

Sık Sorulan Sorular