Finans Sürecini Atlatan ve Zamanında Tamamlanan Yol Haritaları

İyi bir proje yönetimi yol haritası oluşturmak için haftalarınızı harcadıktan sonra bir finans incelemesinde tüm emeklerinizin sessizce yok oluşunu izlediyseniz yalnız değilsiniz. Bu, türünden ve büyüklüğünden bağımsız olarak hemen her işletmede yaşanan en evrensel (ve üzüntü verici) deneyimlerden biridir.

Yeni bir oryantasyon akışı veya yapay zekâ destekli arama güncellemesi için heyecanla hazırladığınız yol haritasının sunumuna başlar ve hiçbir fikrinizin onaylanmadığını görerek bitirirsiniz çünkü CFO'nun "daha güvenilir analiz ve raporlama verilerine ihtiyacı vardır." Ne yazık ki, harika fikirler çoğunlukla CFO'nun gözünden kaçar ve sadece güvenilir tahminler onay alır. İkisi arasındaki fark yaratıcılık, uyum veya öngörü eksikliği değildir; tek fark “modelleme” bakımındandır.

Verilere dayalı bir proje yönetimi yol haritası

Diğer bir deyişle finans sürecini atlatan ve ekiplerin bir işi zamanında teslim etmesini sağlayan yol haritaları, içeriklerini finansın anlayacağı bir dilde sunanlardır. Yani kesinlik, risk ve getiriye dayanırlar. Burada, bunu nasıl yapabileceğinizden ve bir yol haritası hazırlarken verilere dayalı karar verme (data driven decision making) sürecini işin içine nasıl dâhil edebileceğinizden bahsedeceğiz.

Bitrix24 araçları her zaman olduğu gibi bu konuda da size yardımcı olabilir. Satış Yönetimi, Analitik ve Raporlama, CRM için CoPilot gibi özelliklere sahip olan Bitrix24, türü ve büyüklüğü ne olursa olsun her işletmenin verilere dayalı kararlar almasına, bu verileri kullanarak yol haritaları oluşturmasına ve finansal öngörüler elde etmesine yardımcı olur.

Yol haritaları neden başarısız olur?

Yol haritalarının neden finans departmanından çoğunlukla geri döndüğünü ve başarısız olduğunu açıklamak için şöyle bir sahne hayal edelim: Bir ürün yöneticisi olarak destek taleplerini azaltıp müşteri dönüşümünü artıracak yapay zekâ destekli bir arama özelliği tasarladınız. Departman yöneticiniz bu fikri çok sevdi, satış ekibi ise kelimenin tam anlamıyla bayıldı. Üstelik bu, müşterilerin de talep ettiği bir şey.

Ancak bu fikirle finans departmanına gittiğinizde size soracakları ilk şey şu olacaktır: “Bu özellik sayesinde elde etmeyi beklediğimiz gelir nedir, gelir tahmini için sapma oranı ne düzeydedir ve bu tahmin yanlışsa ne olur?”

Aniden oda çok sessizleşir çünkü büyük ihtimalle bunları hiç düşünmemişsinizdir. Satış ekipleri bu tür “detayları” umursamaz. Hatta böyle bir soru sormak finans departmanı dışında kimsenin aklına gelmez. Ancak bu sorunun sorulması şarttır çünkü cevabı şirket kaynaklarını bu yeni proje için kullanmaya değip değmeyeceğini gösterir.

Umut değil, model odaklı yol haritası yönetimi

Çoğu yol haritası herhangi bir finansal öngörü içermez ve veri odaklı karar alma üzerine kurulmaz. Bunun yerine iyimser zaman çizelgeleri ile muğlak ifadeler içerir, yıllık planlama döngüleri ve geçmiş projelerdeki teslimat kalıpları üzerine kurulmuş varsayımlar barındırırlar.

Finans departmanı ise risk ağırlıklı tahminler, varyans modelleri, tahmini gelir, sapma oranları ve güvenilir zaman çizelgeleri görmek ister. Yani yol haritaları, fikirlerin kötü olmasından değil, finans departmanının o fikirlerin nasıl öngörülebilir sonuçlara dönüştüğünü görememesinden dolayı başarısız olur.

Bu sorunun çözümü, umut odaklı değil, model odaklı bir yol haritası oluşturmak ve finans departmanına görmek istediklerini net bir şekilde sunabilmektir. Yol haritası yönetimi için de veri odaklı karar verme teknikleri kullanılırsa her projenin zamanında teslim edilmesi mümkün olur.

Model odaklı yol haritalarına nasıl geçiş yapılır?

Umut odaklı bir yol haritası, bir tür “dilek listesi” gibidir. İyimserlik, heyecan, heves ve pembe renkli bir kalemle beyaz tahta üzerine not alınmış iyi senaryolarla doludur. Model odaklı bir yol haritası ise daha çok bir gösterge panosuna benzer. Bu panonun içeriğinde şunlar yer alır:

• Girişim puanları: Proje boyunca yürütülecek olan girişim; uygulanma maliyeti, bağımlılık, pazar payı gibi kriterlere göre puanlanır.
• Risk niceliksel olarak belirlenir: Riziko analiz ve raporlama ile projenin finansal ve lojistik riskleri tespit edilir.
• Şeffaf gelir tahmini senaryoları: Finansal analiz ve raporlama, projeden elde edilecek gelir konusunda şeffaf ve net tahminler sunar.
• Zaman aralıkları ​​olasılık olarak ifade edilir: Teslim tarihleri gibi zaman aralıkları konusunda esnek davranılır ve en kötü senaryolara da yer verilir.
• Kapsam, satış talebine göre gerçek zamanlı olarak ayarlanır: Projenin kapsamı (mesela çalışacak kişi sayısı) sabit bir rakam olarak değil, satış talebine göre gerçek zamanlı değişebilecek bir değer olarak belirlenir.
• Finans her değişkeni sorgulayabilir: Finans departmanı, karar verme analizi sırasında haritada gördüğü her değişken için detaylı bir sorgulama yapabilir.

Bu tür bir model odaklı yol haritası, her tür finans incelemesinden tam not alabilir. Hatta bununla kalmaz, böyle bir incelemeden daha da güçlenerek çıkabilir. Bunun nedeniyse finans departmanının aklındaki en önemli soruyu yanıtlayabiliyor olmasıdır: "Bunu şimdi finanse edersek üç çeyrek sonra ne elde etmiş oluruz?"

Peki böyle bir yol haritası nasıl hazırlanır ve bu haritaya uygun bir proje yönetimi nasıl gerçekleştirilir? Bunu adım adım izah edelim.

1. Adım: Girişimi analiz ve raporlama kullanarak puanlayın

Girişimi puanlamak, her şeyi daha ölçülebilir hâle getirir ve duygusal veya politik olmaktan çıkarır. Her girişim, belirli kriterlere göre puanlanmalı ve bunu yapmak için de analiz ve raporlama kullanılmalıdır. Çoğu proje için iyi bir seçenek olacak kriterler arasında şunlar yer alır:

Yol haritanıza girişim puanlaması eklediğinizde tartışmalar veri odaklı hâle gelir, yüksek riskli girişimler erkenden tespit edilebilir ve finans departmanı varsayımlarınızı net bir şekilde görebilir. Daha önemlisiyse yol haritanız “ümit dolu” görünmeyi bırakır ve bir portföy gibi görünmeye başlar. Finans departmanının önüne bir dizi dağınık öğeyle çıkmak yerine, sıralanmış bir liste sunarsınız. Bu, olası sürtüşmeleri büyük oranda azaltır. Örnek bir girişim puanlama tablosunu aşağıda görebilirsiniz: Bu tabloda, 1 yüksek, 3 orta, 5 ise düşük puan olarak kullanılmıştır.

2. Adım: Finansın güvenebileceği zaman çizelgeleri oluşturmak için yapay zekâ kullanın

Yeni bir ürün veya hizmet için yol haritasına eklenen zaman çizelgeleri genellikle tek ve sabit bir tarih olarak ifade edilir. Bu, örneğin pazarlama departmanı için daha pratiktir çünkü herhangi bir tarihi “tamamlandı” diye işaretleyerek projenin ilerlemesini takip edebilirler.

Ancak finans departmanı bununla ilgilenmez ve gerçek teslimat tarihlerinin planlananlardan epey farklı olabildiğini bilir. Gerçek hayatta bazı görevler daha uzun sürer, bağımlılıklar değişir, kalite güvencesi sorunları ortaya çıkar ve öncelikler sapma gösterir.

Bu nedenle finans departmanı sabit tarihler yerine güvenli zaman aralıkları görmeyi tercih eder. Örneğin “25/12/2025” gibi kesin bir tarih yerine, “Aralığın son iki haftası” onlar için çok daha güvenli görünen bir aralıktır. Bu zaman aralıklarını tespit etmek için yapay zekâ kullanmak, çok daha tutarlı ve tatmin edici sonuçlar elde etmenizi sağlayacaktır.

Yapay zekâ ile çok daha tutarlı teslimat tarihleri elde edin

Yapay zekâ, zaman aralıklarını geçmiş performans verilerine göre belirler ve olası tamamlanma hızının ne olacağını gösterebilir. Dahası sapma modellerini tespit edebilir, projenin farklı aşamaları için ayrı ayrı risk tespiti yapabilir, bağımlılıkları tahmin edebilir, daha ortaya çıkmalarından önce darboğazları belirleyebilir ve tüm tahminlerini ekip değişikliklerine göre ayarlayabilir.

Zaman çizelgeleri oluşturmak için yapay zekâ kullanırsanız yol haritanızda kesin teslim tarihleri yerine şunlar yer alır:

• %50 olasılıkla Eylül ortası teslimat
• %70 olasılıkla Ekim sonu teslimat
• %90 olasılıkla Kasım başı teslimat

Bu tarihler finansın konuştuğu dildir. Ancak aynı zamanda gerçekçiliğin dilidir ve CFO'nuz onlara iyimser tahminlerden çok daha fazla güvenecektir.

3. Adım: Görev yönetimini yapay zekâ ile planlayın

Bir yol haritasını hiç durmadan işlemesi gereken bir motora benzetirsek; görevlerin, teslimatların, iş akışlarının ve bağımlılıkların da bu motorun hiç durmaması gereken parçaları olduğunu söyleyebiliriz. Bu parçalardan birinin bile diğerlerinden daha yavaş işlemesi, finans departmanının hiç sevmediği “sürprizler” oluşturur.

Yapay zekâ ile (örneğin Bitrix24’ün Görev ve Projelerde CoPilot özelliğiyle), tüm bu görevleri sadece yönetmekle kalmaz, sürprizleri ortadan kaldıracak şekilde olası sapmalara karşı önlem de almış olursunuz. Örneğin:

• Arka uç görevleri ortalama döngü süresini %20 aştığında, yol haritası otomatik olarak yeniden hesaplanır.
• Bir QA bağımlılığı geciktiğinde, yapay zekâ bunun etkilerinin ne olacağını hesaplayıp uyarılar gösterebilir veya yeni görevler atayabilir.
• Belirli bir görev 48 saat boyunca kimseye atanmazsa, yapay zekâ olası sapmanın ne olacağını hemen tahmin eder ve görev atamasını tamamlayabilir.
• Projeye yapılan ekler için yeni olasılık eğrileri hesaplayabilir.

Tüm bu senaryolarda, yapay zekâ proje yönetimi ile sapmalara tepki vermekle kalmak yerine, onları öngörmüş ve gerekli tedbirleri almış olursunuz. Bu, finans departmanın en hoşuna gidecek şeylerden biridir çünkü sürprizlerin neden olduğu tahmin sapmalarını neredeyse tamamen ortadan kaldırır. Siz de yol haritanızı ümitlerle değil verilerle savunabilirsiniz.

4. Adım: CRM hattınızı yol haritası önceliklerine bağlayın

Çoğu şirket için yol haritaları “yıllık raporlar” gibidir, yani içeriklerinin uzun bir süre boyunca değişmeyeceği varsayılır. Oysa alıcı talepleri haftalık olarak değişir ve aynı nedenle yol haritanız da bu taleplere uygun aralıklarla güncellenebilmelidir.

CRM’nizin satış hattını, yani satış analiz ve raporlama özelliğini yol haritanıza bağlayarak bunu yapabilirsiniz. Böyle bir entegrasyon, CRM verilerini yol haritası puanlamanıza bağlar ve içeriği ile önceliklerinin gerçek gelir sinyallerine göre dinamik olarak değişmesini sağlar. Örneğin:

• Mevcut anlaşmaların %20'si artık CE sertifikası zorunluluğu talep ediyorsa yol haritasında bu önceliğin puanı yükselir.
• Müşteri hizmetleri ekibi entegrasyonlara dair destek taleplerinde %40'lık bir artış kaydederse destek maliyetleri otomatik olarak artar.
• Büyük bir kurumsal potansiyel müşteri önce finansal kayıtlarınızı görmek istiyorsa bu kayıtlar gelecek yılın planlama dosyası yerine bu çeyreğin sprint dosyasına eklenir.

Bu sayede yol haritanız duyarlı, dinamik ve gelir odaklı bir canlı organizmaya dönüşür. Ayrıca geçen çeyrekte planlanan şeyler yerine, müşterilerin o anda istediklerine odaklanmanızı sağlar. Finans departmanı için bu durum yatırımın gelire dönüşmesi demektir ve bunu görmek için yıl sonunu beklemeleri de gerekmez.

5. Adım: Çeyrek başına %15 artış

Puanlamayı, esnek zaman aralıklarını, tüketim projeksiyonlarını, CRM bağlantılı önceliklendirmeyi ve finansal uyumu bir araya getiren bir yol haritası oluşturduğunuzda, ölçülebilir bir performans artışı da elde edersiniz.

Bu performans artışı, çeyrek başına %15 daha fazla sevk edilen ürün ile sonuçlanacak kadar etkili olabilir ve çok daha az son aşama değişikliği gerektirir. Bütçeler daha hızlı onaylanır, ekipler arasında daha iyi bir uyum sağlanır ve nelerin gözden kaçırıldığına dair daha az toplantı düzenlemeniz gerekir.

Performans artışının nedeni ise gözden kaçabilecek olası sorunları ortadan kaldırıyor olmanızdır. Yanlış yapılandırılmış öncelikler, yanlış anlaşılan bağımlılıklar, yavaş onay süreci ve risklerin geç tespit edilmesi gibi problemler, bu model sayesinde engellenebilir. Böyle bir modelin pratikte nasıl çalışacağına dair bir iş akışı örneği paylaşalım:

Böyle bir yol haritası, bir slayt gösterisinden çok daha fazlasıdır çünkü herkesin istediği şeyi elde etmesini sağlar. Ürününüz, savunulabilir ve esnek bir plana kavuşur. Mühendislik, gerçekçi zaman çizelgeleri elde eder. Satış departmanı, görüşmeleriyle eşleşen bir yol haritasından yararlanmaya başlar. Finans departmanı da gerçek sonuçları öngören bir model elde eder. Nihayetinde daha fazla ürün, zamanında ve daha az sürprizle sevk edilebilir.

Bitrix24 ile akıllı yol haritaları ve yapay zekâ destekli proje yönetimi elde edin

Satış Yönetimi, Analitik ve Raporlama, CRM için CoPilot gibi özellikler sunan Bitrix24 çözümleri, dinamik bir yol haritası hazırlayıp yapay zekânın gücüyle proje yönetimi elde edebilmeniz için gereken her şeye tek bir platformdan ulaşmanızı sağlar. Yukarıda paylaştığımız örneklerdeki sorunsuz iş akışlarını ve finans departmanının onaylamaktan çekinmeyeceği yol haritalarını Bitrix24 ile kolayca elde edebilirsiniz. Sınırsız sayıda kullanıcı için sonsuza dek ücretsiz olan sürümümüzü hemen bugün deneyin ve daha fazla ürünü daha az sürprizle sevk etmeye başlayın.

Sık Sorulan Sorular

Yol haritalarının finans incelemesi sırasında başarısız olmasının en büyük nedeni nedir?

Bunun en büyük nedeni, modellere değil varsayımlara dayanıyor olmalarıdır. Finans ekiplerinin iyimser görüşlerden ziyade esnek zaman çizelgelerine, risk ağırlıklı tahminlere ve net gelir senaryolarına ihtiyacı vardır.

Esnek zaman çizelgeleri proje yönetimine nasıl faydalı olur?

Sabit tarihlerden oluşan kırılgan teslim tarihleri yerine, olasılık aralıkları (Ekim başında %50, Kasım sonunda %70 vb.) elde etmiş olursunuz. Bu, finans departmanı ile CFO’ya risk ve varyans konusunda gerçekçi bir çerçeve çizilmesini sağlar ve mühendislik departmanı üzerindeki baskıyı azaltır.

Neden CRM satış hattını yol haritasına bağlamalıyım?

Çünkü müşteri talepleri haftalık olarak değişir. Yol haritası önceliklerini gerçek zamanlı CRM satış hattına bağladığınızda, geliri gerçekte neyin yönlendirdiğini görebilirsiniz ve geçen çeyreğin varsayımlarını kullanmak zorunda kalmazsınız.

Yapay zekâ, yol haritası tahminlerinde güvenilir sonuçlar verir mi?

Yapay zekâ, tahmin yürütmenin ağır yükünü (döngü süreleri, sapma kalıpları, risk hesaplaması vb.) üstlenir ancak vardığı sonuçlar hâlen yöneticiler tarafından kontrol edilmelidir. Büyük oranda güvenilir sonuçlar elde edecek olsanız da bunların proje yöneticisi tarafından denetlenmesi şarttır.

Model bazlı yol haritaları, çeyrek başına sevk edilen ürün sayısını nasıl artırır?

Model bazlı yol haritaları; tekrarlanan işleri azaltarak, sapmaları erken tespit ederek, finansman hızını iyileştirerek ve ürünü hem gelir hem de finans gerçekleriyle uyumlu hâle getirerek sevk edilen ürün sayısını artırır. Daha az kaos, daha fazla teslimat ile sonuçlanır.