Gelişmiş Takvim Yönetimi ve Randevu Yazılımları Kullanarak Verimliliğinizi Artırın

İster küçük ister orta ölçekli ister global düzeyde faaliyet gösteren bir işletme olun, randevularınızı yönetmek sizi en çok zorlayacak işlerden biri olabilir. Bu, manuel olarak yapıldığında son derece verimsiz olabilen bir iştir. Sadece müşterilerinize randevu vermek ve gününüzü planlamak için en az bir çalışan işe almanız gerekir ve bu çalışanın hata yapma olasılığı daima vardır.

Dahası bu çalışanın işletme takviminizi de yönetmesi ve örneğin ekiplerinizin toplantılarını planlayıp takip etmesi gerekecektir. Birbirleriyle çakışan toplantılar planlamak, aslında müsait olmayan ekip üyelerine yeni görevler atamak ve çok kısa bir zaman aralığına birden çok görüşme eklemek gibi hatalar, iş akışlarının neredeyse tamamen durmasına neden olabilir. Bu nedenle, takvim ve randevu yönetimi, işletmenizin büyümesini etkileyen en önemli faktörlerden biridir ve doğru şekilde yapıldığında maksimum düzeyde verimlilik elde etmenizi sağlar.

Hemen şimdi bir online randevu sistemi kurun

Paylaşılan takvim özelliklerine sahip gelişmiş randevu planlama yazılımı Türkiye merkezli her işletme için son derece önemlidir ve kendiniz için uygun seçimler yaparsanız randevu alma, randevu planlama, toplantı yönetimi ve görev atama gibi işleri çok daha kolay ve pratik hâle getirebilirsiniz. Yazımızda size bu konuda yardımcı olmaya çalışacağız.

Bitrix24 araçları ile her zaman olduğu gibi bunları da kolayca yapabileceğinizi unutmayın. Bitrix24; otomasyon, görev yönetimi ve randevu otomasyonu gibi özellikleriyle her büyüklükteki işletme için randevu oluşturma ve düzenleme işlerini kolay, hızlı ve sorunsuz hâle getirir. Ücretsiz olarak kullanmaya başlayabileceğiniz bir randevu planlama programı arıyor ve en iyi takvim uygulaması ile işlerinizi yönetmek istiyorsanız hemen şimdi Bitrix24’ü denemeye başlayın!

İşletmeler için randevu programı nedir?

Her zaman yaptığımız gibi temel tanımlar ile başlayalım. Bir randevu programı, müşterilerin çevrimiçi ulaşabildikleri bir arayüz üzerinden kolayca randevu almalarını sağlayan bir araçtır ve her şeyden önce rezervasyon yönetimi için kullanılır. Müşteriler bir randevu almak istediğinde çağrı merkezini aramalarına gerek kalmadan kullanıcı dostu bir arayüz üzerinden rezervasyon yaptırabilir, bu rezervasyonların tarihini ve saatini değiştirebilir veya tamamen iptal edebilirler.

Tüm bunları kendi kendilerine yapabildiklerinden, sadece randevu programı yapmak için bir personel istihdam edilmesine gerek kalmaz. Müşteri temsilcileri gerçekten ilgilenmeleri gereken sorunlara odaklanabilir ve her çalışan randevu takip sistemi programı ile günlerini nasıl planlamaları gerektiğini görebilir.

Bir online randevu programı çifte rezervasyon veya aşırı rezervasyon gibi sorunların yaşanmasını da engeller. Önceden planlanmış parametrelere göre çalıştıklarından ötürü kolayca özelleştirilebilen seçenekler sunarlar. Örneğin bir güzellik merkezinde belirli bir konuda uzmanlığı olan tek bir çalışan varsa ve bir haftalık izne çıkmış ise geri dönene kadar o uzmandan randevu alınamamasını sağlayabilirsiniz.

Neden bir randevu programı kullanmalısınız?

Randevu yönetiminin manuel olarak yapılması hem zaman kaybına hem de gereksiz sorunların yaşanmasına neden olur. Bir rezervasyon personeli herhangi bir anda herhangi bir hata yapabilir veya müsaitlik durumunu yanlış değerlendirdiğinden ötürü aşırı iş yükü oluşmasına neden olabilir. Bu hatalar profesyonel imajınızın ve marka mesajınızın zarar görmesine dahi sebep olabilecektir. Oysa randevu yönetimi çözümleri kullandığınızda şu avantajları elde edersiniz:

Zamanınızı ve kaynaklarınızı optimize edin

Otomatik randevu sistemi kullanmazsanız tek bir randevuyu planlamak için bile çok uzun e-posta zincirleri oluşturmanız ve pek çok kişiyi sürece dâhil etmeniz gerekebilir. Oysa her çalışanın veya departmanın müsaitlik durumuna göre otomatik olarak rezervasyon yapan bir program, 7/24 ara vermeden çalışarak hem müşteri ilişkilerini geliştirme konusunda faydalı olur hem de hiç kimsenin aşırı iş yükü altında boğulmamasını sağlar.

Üstelik çalışanlarınız ve müşterileriniz bu sisteme bir web tarayıcısına sahip herhangi bir cihazdan (mobil veya masaüstü) ulaşabilir, yani rezervasyon yaptırmak veya randevularını görmek için iş yerinde (veya evde) olmaları gerekmez.

Randevuları kolayca yönetin, gelmeyen müşteri sayısını azaltın

Randevularına gelmeyen müşteriler nedeniyle boşa harcadığınız zamanı azaltmak ister misiniz? Çoğu müşterinin randevusunu kaçırmasının nedeni onu unutmasıdır. Müşteri, başka bir işi çıktığı için de gelmemiş ve başka bir tarihe randevu planlamamış olabilir.

Bir müşteri randevu takip programı bu sorunların hepsini çözer. Böyle bir program hatırlatıcı mesajları SMS ve e-posta yoluyla müşterilere gönderebilir ve onları rahatsız etmeden yaklaşan randevularını unutmamalarını sağlayabilir. Aynı şekilde, randevusuna gelmemiş bir müşteriye yenisini planlamasını da hatırlatabilir.

Bu basit bir özellik gibi görünebilir ancak büyük bir fark yaratır. Çalışanlarınız zamanını boşa harcamamış olur ve iptal edilen rezervasyonların sayısı azalır. Hatırlatma ve yeniden planlama özellikleri sayesinde verimliliğiniz daha da artar.

Daha iyi bir müşteri deneyimi oluşturun

Bir müşteri olduğunuzu ve mesai saatleri içerisinde randevu almak için bir çağrı merkezini arayacak zamanınızın olmadığını düşünün. Belki de kısıtlı bir zamanınız var ama çağrı merkezinin sıra kuyruğunda dakikalar boyunca beklemek istemiyorsunuz. Sadece sırada çok fazla kişi olduğundan veya mesai saatleri dışında çağrı merkeziniz çalışmadığından ötürü pek çok randevu fırsatını kaçırabilirsiniz.

Müşteriler kendilerine en uygun zamanda ve hiç sıra beklemeden rezervasyon yaptırmak ister. Bir müşteri randevu programı bunu elde etmelerini sağlar. Herhangi bir günün herhangi bir saatinde diledikleri yerden rezervasyon yaptırmak için tek yapmaları gereken bir web sitesini ziyaret etmektir. Bu, müşteri memnuniyetinin artmasını sağlar ve sadık müşteriler elde etmenizi kolaylaştırır.

Paylaşın, ekleyin ve daha iyi bir takvim yönetimi elde edin

İşletmenizde birden fazla departman varsa her biri kendi takvimini kullanıyor demektir. Biri randevu aldığında, bunun tüm bu takvimlere manuel olarak işlenmesi çok zordur ve zaman alır. Oysa iyi bir randevu takip programı aynı zamanda bir çalışma takvimi uygulaması olarak da kullanılabilir.

Bu, alınan randevuların tüm takvimlere otomatik olarak işlenmesi ve bilmesi gereken herkesin rezervasyonlardan anında haberdar olması anlamına gelir. Randevular birbirleriyle çakışmaz ve daha önemlisi ise her müşteri doğru ekip üyesi ile eşleştirilebilir. Zira bu uygulamalar aynı zamanda gelişmiş ajanda programı olarak çalışarak otomatik görev ataması da yapabilir.

Bir randevu alma programında hangi özellikler olmalı?

Artık bir müşteri randevu sistemi kullanarak neler elde edebileceğinizi biliyorsunuz, yani sıra sizin için doğru programı seçmeye geldi. Piyasada neredeyse sınırsız sayıda uygulama bulmanız mümkün ancak hepsi de kullanışlı özelliklere sahip değildir ve işletmeniz için doğru seçim olmayacaktır. En iyi randevu programı ile tüm bu avantajları elde etmek istiyorsanız seçeceğiniz uygulamada şu özelliklerin desteklendiğinden emin olmanız gerekir:

Takvim senkronizasyonu destekleyen uygulamalar seçin

Eğer işletme takviminiz için Google gibi üçüncü taraflara ait hizmetlerden yararlanıyorsanız seçeceğiniz uygulamanın onunla entegre olabildiğinden emin olun. Bu sayede, uygulama üzerinden alınan randevular, kullandığınız tüm takvimlere anında ve otomatik olarak yansıtılır.

Otomatik bildirimler alın ve gönderin

Bu hem müşterileriniz hem de çalışanlarınız için sunuluyor olmalıdır. En iyi randevu uygulaması her iki tarafa da özelleştirilebilir e-posta mesajları, hatırlatma bildirimleri ve yeniden planlama seçenekleri gönderen uygulamadır. Müşterilere gönderilen mesajların marka kimliğinizi yansıtacak şekilde özelleştirilebildiğinden ve kişiselleştirilebildiğinden emin olun.

Müsaitlik durumu için özel koşullar oluşturun

Bunun iyi bir örneği Türkiye randevu sistemi içerisinde görülebilir. Seçeceğiniz uygulama; çalışma saatleri, öğle tatilleri, molalar ve izinleri dikkate alarak çalışanların müsaitlik durumunu değerlendirebiliyor olmalıdır. Bu bağlamda özel koşulların tanımlanabilmesi de önemlidir. Örneğin belirli bir çalışan veya departmanın bir hafta boyunca randevulara kapalı olmasını istiyorsanız bunu ön tanımlı bir ayar olarak ekleyebilmelisiniz.

Farklı saat dilimlerine destek verin

Bu, farklı ülkeler veya saat dilimlerinde olan müşterileriniz için önemlidir. Randevu programı, müşterinin konumunu otomatik olarak algılamalı ve müsait zaman aralıklarını görüntülerken onun yerel saatini dikkate almalıdır.

Ödeme alabildiğinizden emin olun

Rezervasyonları etkili bir şekilde yönetebilmenin sırrı, müşterilerin randevu alır almaz ödeme yapmalarını da sağlamaktır. Ödemesi zaten yapılan randevular daha az iptal edilir ve muhasebe süreci de büyük ölçüde otomatikleşir. Birden fazla ödeme yöntemini destekleyen uygulamalar seçin ve hangi sanal POS’un kullanıldığını muhakkak kontrol edin.

Ekip yönetimini özelleştirebilen uygulamalara öncelik verin

İyi bir online randevu sistemi sadece rezervasyonları ekip üyelerine atamakla kalmaz, bunun nasıl yapılacağını özelleştirebilmenizi de sağlar. Bu bağlamda farklı modları destekliyor olması gerekir. Örneğin çok sıkışık günlerde “optimizasyon” modunda çalışarak randevular arasındaki mola sürelerini azaltabilmeli, daha rahat günlerde ise “denge” modunda çalışarak daha adil bir görev dağıtımı yapabilmelidir.

Mola süreleri sizin için önemliyse bunları özelleştirebildiğiniz bir uygulama tercih etmeniz de önem taşır. Güzellik merkezi gibi işletmeler, randevular arasında temizlik ve hazırlık yapmak için uzun bir süreye ihtiyaç duyabilir. Randevu planlama programı buna uyacak şekilde özelleştirilebiliyor olmalıdır.

Randevu planlama özelliğinden daha fazlasını destekleyen uygulamalar seçin

İyi bir randevu programı, toplantı verimliliği bakımından da faydalı olur çünkü birden fazla katılımcıyla toplantı düzenlemek ve onları takip etmek için ek araçlara sahiptir. Örneğin takvime eklenen bir toplantıyı otomatik olarak herkesin müsait olduğu bir zaman aralığına atayabilmeli ve bu aralık boyunca rezervasyon yaptırılmasına izin vermemelidir. Toplantıda verimlilik, tüm katılımcıların müsait olmasını gerektirir ve böyle bir program bunu otomatik olarak takip edebilmelidir.

Yapay zekâ desteği dâhil gelişmiş özelliklere sahip uygulamalar tercih edin

Örneğin müşteriye randevu vermeden önce ondan temel düzeyde bilgiler toplayan ve bu bilgileri belirli takip süreçlerini tetiklemek için kullanan uygulamaları tercih edin. Uygulama, yeni müşteri ile geri dönen müşteri arasındaki farkı anlayabiliyor ve buna göre doğru yönlendirmeleri yapabiliyor olmalıdır.

Bu, örneğin VIP müşterilerin çalışanlara değil departman yöneticilerine atanmasını da içermelidir. Yapay zekâ destekli bir online randevu programı tüm bunları ve daha fazlasını kolayca yapabilir. Hatta basit görev atamalarının ötesine geçip karmaşık eylem dizileri içeren iş akışı otomasyonları dahi oluşturabilir. Kullanacağınız uygulama bu konuda ne kadar başarılıysa işletmenize de o kadar faydalı olacaktır

Tek bir yerden herhangi bir konuda rapor alın ve performans takibi yapın

İyi bir online randevu sistemi, gelişmiş analiz ve raporlama özelliklerine de sahip olmalıdır. Departman yöneticileri, uygulamanın raporlama özelliği sayesinde çalışanların performansını takip edebilir ve işletme hakkında son derece değerli veriler elde edebilir. Mesela rezervasyon kalıpları, en meşgul zaman dilimleri ve iptal oranları gibi. Bu veriler her işletme için önem taşıyan içgörülerdir ve hem planlama hem de iş geliştirme süreçlerinin optimize edilmesine yardımcı olurlar.

Müşterilerin kolayca randevu almasını sağlayacak programlar

Aşağıda, popülerliklerine ve sundukları özelliklere göre seçtiğimiz online randevu planlama programlarından bazılarını bulabilirsiniz. Lütfen bu programlardan hiçbirini özellikle tavsiye etmediğimizi ve/veya onlar için herhangi bir garanti vermediğimizi unutmayın. Fiyat ve özellik bilgileri bu programların resmî web sitelerinden alınmıştır ve zaman içerisinde değişebilir. En güncel bilgiler için kendi sitelerini ziyaret etmenizi öneririz.

Bitrix24 ile randevu planlamaya doğru bir şekilde başlayın

Harika bir online randevu programı bulmak kolay değildir. Yukarıda listelediğimiz seçenekler, ihtiyacınız olan her şeye tek bir yerden ulaşmanızı sağlamak konusunda yetersiz kalabilir. Diğer bir seçeneğe göz atmaya ve Bitrix24 kullanmaya ne dersiniz? Bitrix24, işletmenizin ardındaki destekçi olmak için tasarlanmıştır ve sahip olduğu özellikler arasında paylaşılan takvimler, randevu planlama, görev yönetimi ve otomasyon da vardır.

Randevu yönetimi

Bu özellik, randevu için kullanılacak herhangi bir ilgili kaynağın (çalışan, tesis veya ekipman) eklenebilmesini, müşterilere özelleştirilmiş hatırlatma mesajları gönderilmesini ve renk kodlarıyla rezervasyon takibi yapılabilmesini sağlar. Örneğin yeşil renk kodu müşterinin onayladığı randevular içindir, turuncu renk kodu ise müşterinin geç kaldığı randevular içindir. Kullanılacak kaynakların müsaitlik durumu platform üzerinden gerçek zamanlı olarak takip edilebilir ve farklı istatistikler görüntülenebilir.

Paylaşılan takvimler

Bitrix24 takvimleri farklı grupların aynı kaynaktan tüm randevular ile toplantıları takip edebilmesini sağlar. CRM modülüyle entegre kullanılabilen bu takvimler, randevu planlama ekranından bilgi alarak otomatik olarak güncellenebilir. Kullanıcılar kendi kişisel takvimlerini de oluşturabilir ve örneğin izinli oldukları dönemleri ekleyebilir. Yaptıkları kayıtlar, grup takviminde de görüntülenir. Paylaşılan takvimler, toplantılar, brifingler ve etkinlikler planlamak için de kullanılabilir.

Görev yönetimi

Scrum, Kanban panosu ve Gantt şeması gibi farklı araçları destekleyen görev yönetimi özelliği, randevulardan ve takvimlerden işlenen görevlerin belirli çalışanlara veya departmanlara atanabilmesini sağlar. Ancak daha önemlisi, bunların kolayca takip edilebilmesini de sağla.: Proje yöneticileri, bir bakışta hangi görevi kimin üstlendiğini ve ne durumda olduğunu görebilir. Bitrix24’ün yapay zekâ asistanı olan CoPilot ise bu süreci büyük ölçüde otomatikleştirip kontrol listeleri hazırlanmasını bile sağlayabilir.

Otomasyon

Otomasyon özelliği, randevu yönetimi dâhil rutin iş akışlarının otomatikleştirilmesini ve verimliliğin artmasını sağlar. CoPilot destekli ortak çalışma alanı sayesinde iş akışı ve çalışan yönetimi çok daha kolay hâle gelir. RPA ve SPA desteği sayesinde ise farklı kurallar ve tetikleyiciler belirlenerek rezervasyon yönetimi neredeyse tamamen otomatik hâle getirilebilir.

En iyisi de bunlar dâhil tüm Bitrix24 çözümlerinden tamamen ücretsiz yararlanmanızı sağlayan bir sürümün bulunmasıdır. Randevularınızı ve takviminizi yönetmek için sadece kaydolmanız yeterlidir. Hemen şimdi indirin ve Bitrix24 ile tüm randevularınızı yönetmeye başlayın!