Türkiye'de Uzaktan Çalışma Modeline Sorunsuz Geçiş İçin Stratejiler ve Araçlar

Uzaktan çalışma devrimi çoktan başladı. Upwork tarafından yürütülen bir araştırma, 2025 yılında sadece ABD’de 36,2 milyon kişinin uzaktan çalışmaya başlayacağını gösteriyor (1). Pandemi öncesiyle kıyaslarsak, bu neredeyse %87’lik bir artış anlamına geliyor. Uzaktan çalıştırma, Türkiye’deki firmaların da giderek artan sıklıkta kullanmaya başladığı bir uygulama. TİSK Başkanı Özgür Burak Akkol, geçtiğimiz sene çalışan nüfusunun %30’unun rahatlıkla uzaktan çalışabileceğini belirtmişti (2) ve beyaz yakalılar için bu oran %50’nin üzerine çıkıyor.

Kısacası, uzaktan çalışma Türkiye merkezli işletmeler tarafından da benimseniyor ve siz de bu modele geçiş yapmayı düşünüyor olabilirsiniz. Ancak hızlı, verimli ve sorunsuz bir geçiş için kullanmanız gereken belirli stratejiler ve işinizi kolaylaştıracak araçlar var. Bunlardan yararlanırsanız bu yeni çalışma modelinin faydalarını daha çabuk görebilir ve Türkiye'de uzaktan çalışma dönemine mümkün olduğunca sorunsuz bir geçiş yapabilirsiniz.

Burada her ikisinden de bahsedeceğiz. Ancak başlamadan önce Bitrix24 araçlarının evden çalışma verimliliği için her türden işletmeye son derece faydalı olacağını belirtelim. Uzaktan çalışma araçları bakımından zengin bir portföy sunan Bitrix24, proje iş birliği ve çevrimiçi çalışma alanı gibi özellikleriyle hem ofisten hem de uzaktan çalışan ekiplerin sürekli iletişimde kalmasını ve verimliliklerinin düşmemesini sağlar. Hemen şimdi hiçbir risk üstlenmeden deneyebilirsiniz. Bitrix24’ün sonsuza kadar ücretsiz ve sınırsız sayıda kullanıcı destekleyen bir sürümü de var.

Uzaktan çalışmanın tanımı

Uzaktan çalışma (veya remote çalışma) tanımı yaparak başlamak en doğrusu olacaktır çünkü bu iş modelinin tam olarak ne sunduğunu öğrenirseniz kullanmanız gereken stratejiler ve araçların ne olması gerektiği hakkında da genel bir fikir edinebilirsiniz. Uzaktan evden çalışma, temel olarak çalışanların ofise gelmeden uzakta yaptıkları her türlü işi ifade eder. Basitçe, ofisteyken yaptıkları işleri evlerinden, favori kafelerinden veya internete bağlanabildikleri herhangi bir yerden yaparlar.

Bu çalışma modeli, internete bağlanabilen bir cihaz (örneğin dizüstü bilgisayar ve akıllı telefon) kullanmayı gerektirir ancak bunun dışında çalışanların sahip olması gereken başka bir şey yoktur. Remote çalışmanın hem çalışanlar hem de işletmeler için pek çok faydası bulunur. İşveren genel giderleri azaltabilir, çalışanlar ise daha verimli olabilir.

Ancak bunları elde edebilmek için, yukarıda da belirttiğimiz gibi, uzaktan ekip yönetmek için doğru stratejileri kullanmak ve çalışanların doğru araçlara erişimi olduğundan emin olmak gerekir. İkisini de ayrı ayrı inceleyelim.

Uzaktan çalışan ekipler için doğru stratejiler

Hem işletme sahipleri hem ekip yöneticileri hem de çalışanlar tarafından benimsenmesi ve uygulanması gereken stratejiler arasında şunlar yer alır:

Uzaktan çalışmaya nasıl yaklaşacağınızı net bir şekilde belirleyin

Yapmanız gereken ilk şey, uzaktan çalışmanın işletmenize nasıl uyarlanabileceğini belirlemektir. Sanılanın aksine, bu çalışma modeli tüm çalışanları evlerine gönderip oradan çalışmaya teşvik etmekten ibaret değildir. Öncelikle uzaktan çalışmanın iş hedeflerinize, vizyonunuza ve kuruluş stratejinize uygun olduğundan ve remote çalışan bir iş gücüyle tüm bunlara hâlen ulaşabileceğinizden emin olun.

Bunu amaçla detaylı analizler yapmalısınız. Maliyetleri, yeni yetenekleri bu şekilde işletmenize çekip çekemeyeceğinizi, çalışan deneyiminin bu yeni modelle ne kadar uygun olduğunu ve uygun değilse eğitim sürecinin ne kadar zorlayıcı olacağını değerlendirin. Bazı işletmeler, bu analizlerin sonucunda Türkiye'de uzaktan çalışma modelinin kendileri için uygun olmadığını görebilir. Sonradan pişman olmaktansa hiç başlamamak daha iyidir.

Eğer uzaktan çalışma ve motivasyon konusunda sorun yaşamayacağınıza ikna olmuşsanız iş gücü profilinizi inceleyerek devam edin. Ne kadar esnek olursanız olun, bazı çalışanların remote çalışması mümkün olmayacak ve ofiste kalması gereken bir iş gücü daima olacaktır. Belki de bu çalışma modeli işletmenizin sadece belirli bir bölgedeki şubeleri için uygundur. Kısacası, devam etmeden önce iş gücünüzün ne kadarının uzaktan çalışmaya geçeceğini ne kadarının ise ofiste kalmaya devam edeceğini tespit edin.

Politika ve yönergeler içeren bir çalışma modeli oluşturun

Uzaktan çalışmaya dair genel yaklaşımınızın ne olacağını belirledikten sonra bu model için geçerli olacak politikalar ve yönergeler oluşturmalısınız. Bu şekilde hem ekip yöneticileriniz hem de çalışanlarınız yetkilerini, sorumluluklarını, nelere dikkat etmeleri gerektiğini ve ihtiyaç duyduklarında nasıl yardım alabileceklerini bilebilir. Politikanızı ve yönergelerinizi belirlerken şunların tüm şirket çalışanları tarafından bilinmesini sağlamak temel amacınız olmalıdır:

• Kimlerin uzaktan çalışıp kimlerin ofiste kalmaya devam edeceği,
• Uzaktan çalışanların kullanması gereken araçların ve uygulamaların neler olduğu,
• Uzaktan çalışan ekiplerin birbirleriyle gerçek zamanlı iletişim kurmak için neler yapması gerektiği,
• Onay ve denetleme süreçlerinin nasıl işleyeceği,
• Bir problem yaşandığında kimlerden veya hangi departmanlardan destek alınabileceği,
• Çalışma günlerinin ve saatlerinin kesin olarak ne olacağı,
• Performans analizinin nasıl yapılacağı.

Sadece bunları belirleyerek ve önceden bildirerek bile, uzaktan çalışan kişilerin yaşayabileceği sorunları büyük ölçüde önlemiş ve geçiş sürecini mümkün olduğunca sorunsuz hâle getirmiş olursunuz.

Ekip içi rolleri ve sorumlulukları belirleyin

Yukarıda bahsettiğimiz politika ve yönergelerin bir parçası olarak, her bir çalışanın rol ve sorumluluklarının ne olduğunu açık bir şekilde belirleyin. Kimsenin ofiste, yani yan yana olmayacağını unutmayın. Bir çalışanın yöneticisine sormasına gerek kalmadan ne yapıp ne yapamayacağını (yani görev tanımının ne olduğunu) kolayca anlayabilmesi gerekir.

Rollerin ve sorumlulukların atanması, ayrıca iletişim kurmaya gerek kalmadan herkesin kendi işine odaklanabilmesini de sağlar. Bunun birkaç paragraftan oluşan bir metin yazmak kadar basit bir şey olmayacağını da unutmayın. Rollerin ve sorumlulukların belirlenmesi, onay süreçlerinin nasıl ele alınacağından bordrolama gibi operasyonların nasıl yürütülmesi gerektiğine kadar detaylı talimatlar içermelidir. Buradaki amaç, herhangi bir roldeki herhangi bir çalışanın, üstlendiği işi tamamlayabilmek için neler yapmasının beklendiğini bir başkasına sormasına gerek kalmadan anlayabilmesini sağlamaktır.

Zaman yönetimi önemlidir

Uzaktan çalışmaya başlayanların en çok zorlanacağı şey, en azından başlangıçta, iş yaşam dengesini kurmak olacaktır. Evden çalışmak, gerekli hazırlıklar yapılmamışsa son derece dikkat dağıtıcı olabilir. Aynı nedenle, bu yeni çalışma modeline geçtiğinizde belirli bir süre boyunca performansta kabul edilebilir bir düşüş yaşanması şaşırtıcı olmayacaktır. Ancak bu sürecin mümkün olduğunca kısa sürmesi gerekir ve zaman yönetimi konusunda çalışanlarınıza yardımcı olarak bu süreyi daha da kısaltabilirsiniz.

Uzaktan motivasyon teknikleri arasında yer alan zaman yönetimi size bu konuda yardımcı olabilir. Bu teknik, çalışanların zamanlarını planlamalarını ve ofiste olmamalarına rağmen bir iş yerindeymiş gibi çalışmaya devam etmelerini sağlar. Çalışanlar, kendi özel koşullarını da göz önünde tutarak, her çalışma gününü önceden planlamalı, çalışma alanları oluşturmalı ve planlarına sadık kalmaya çalışmalıdır. Örneğin çalışma saatleri hâlen 08:30 – 18:30 arası kabul edilmeli ve bir çalışanın üstlendiği tüm işleri bu saatler arasında tamamlaması istenmelidir.

İyi bir zaman yönetimi planlanmazsa çalışanlar günün herhangi bir saatinde işleri tamamlamaya çalışır. Örneğin sabah 06:00'da çalışmaya başlayanlar olacağı gibi, gece 23:00’da bilgisayar başına geçecekler de olacaktır. Böyle bir düzen, tahmin edilebileceği gibi iş akışını zorlaştırır, iletişim kurmayı çok daha zorlayıcı hâle getirir ve genel olarak verimliliği düşürür. Çalışan motivasyon uygulamaları arasında önemli bir yeri olan zaman yönetimi konusunda net bir politika belirleyin ve gerekli olduğunu düşünüyorsanız çalışanlarınızın bu politikaya uyduklarından emin olmak için düzenli kontroller gerçekleştirin.

Sorunsuz bir iletişim kurulduğundan emin olun ancak sınırları aşmayın

Uzaktan çalışma pratik araçlar listesinin başında daima iletişim araçları gelir ve bunun nedeni bellidir. Yan yana olmayan çalışanların birbirleriyle gerçek zamanlı ve sorunsuz iletişim kurabilmesi gerekir. Hem metinle hem sesle hem de video yoluyla iletişim kurulmasını sağlayan uygulamalar, çalışma verimini arttırma için çok önemlidir.

Bu nedenle, her çalışanın iletişim kurmak için hangi araçları kullanacağını belirlemeniz ve bu araçların kurulumu ile kullanımı konusunda onlara yardımcı olmanız şarttır. Gerekli olduğunu düşünüyorsanız bu konuda ayrı bir eğitim verebilirsiniz. Aşağıda da belirteceğimiz gibi, Microsoft Teams, Slack, Google Meet, Bitrix24, hatta basit ve pratik bir seçenek olarak e-posta gibi kullanabileceğiniz pek çok farklı araç vardır ve ihtiyaçlarınıza en uygun olanı seçmelisiniz.

Ancak buradaki tek sorun doğru iletişim aracını seçmek değildir. Türkiye'de uzaktan çalışma modeline geçen işletmelerin en sık yaşadığı sorunlardan biri, bu araçların aşırı ve gereksiz kullanımıdır. Bu, özellikle görevleri ve sorumlulukları net bir şekilde belirlemediğiniz zaman ortaya çıkabilir. Örneğin bir ekip yöneticisi, mesai saatleri dışında satış ekibine bir mesaj göndererek kendisine derhal bir rapor gönderilmesini talep edebilir. Benzer şekilde, çalışanlar, yanıt alana kadar aynı mesajı tekrar tekrar göndermeye çalışabilir.

İletişim araçlarının bu şekilde kullanılması rahatsız edicidir ve verimliliğin düşmesine neden olur. Çalışanlarınızın bu araçları nasıl ve ne zaman kullanması gerektiği konusunda bilgi sahibi olduklarından emin olun. Belirlenen iletişim uygulamalarının aşırı veya gereğinden fazla kullanımı faydalı olmaz, tam aksine moralin düşmesine ve iş akışının yavaşlamasına neden olur.

Tüm bu stratejilere ek olarak, bu makalenin başında da bahsettiğimiz gibi, etkili bir sonuç elde etmek istiyorsanız uzaktan ekip yönetimi için doğru araçları seçmeniz ve kullanmanız gerekecektir. Önemi nedeniyle, bunlara ayrı bir bölümde değineceğiz.

Uzaktan çalışmada kullanılacak araçlar

Remote çalışma sistemleri, arzu edilen sonuçları verebilmeleri için belirli araçların kullanılmasını gerektirir. Çoğu durumda, bu araçların her biri tek bir amaç için geliştirilmiş olacaktır. Aşağıda, yaygınlıklarına ve sundukları özelliklere göre seçtiğimiz bazı uygulamalar paylaşacağız ancak Bitrix24’ün bu araçların sahip oldukları özelliklerin tümünü tek bir platformda sunduğunu unutmayın. Ayrıca paylaştığımız fiyat ve özellik bilgileri zaman içerisinde değişebilir. Lütfen her bir uygulamanın kendi resmî web sitesinden en güncel verileri kontrol edin.

Microsoft Teams

İletişimin uzaktan çalışma verimliliği için ne kadar önemli olduğundan yukarıda bahsetmiştik, Microsoft Teams de bu kategorideki en popüler uygulamalar arasında yer alıyor. Teams ile metin tabanlı veya sesli iletişim kurabileceğiniz gibi, video toplantıları da düzenleyebilirsiniz. Uygulama, dosya paylaşımını da destekliyor ve Microsoft 365 ekosisteminin bir parçası olarak sunuluyor.

Ancak sunduğu tüm özelliklerden yararlanabilmek için minimum “Başlangıç” paketine abone olmanız gerekiyor ve bu paket de kullanıcı başına aylık 4 USD ödeme yapmayı gerektiriyor.

Zoom

Pandemi döneminde popülerlik kazanan Zoom, Türkiye'de uzaktan çalışma kapsamında hâlen video çağrıları için kullanılmaya devam ediliyor ancak bunun büyük oranda alışkanlıktan kaynaklandığını söyleyebiliriz. Uygulamanın en sevilen özelliği, düşük bağlantı hızlarında bile tatmin edici bir video kalitesi sunabilmesi. Uzaktan çalışma ekip yönetimi için çok sayıda katılımcının yer aldığı sanal toplantılar düzenlendiğinde, bu özellik oldukça kullanışlı olabiliyor.

Uygulamanın ücretsiz bir sürümü var ancak 40 dakika ile sınırlı, ayrıca bir video çağrısına katılabilecek kişi sayısını da sınırlıyor. Diğer paketler, kullanıcı başına aylık minimum 12,49 EUR ödeme yapılmasını gerektiriyor.

Slack

Salesforce ekibi tarafından geliştirilen Slack, proje yönetimine ve iş birliğine odaklanan bir iletişim platformu olarak tasarlanmış. Her proje için farklı bir kanal açabiliyor, dosya paylaşımı yapabiliyor ve diğer pek çok uygulama ile entegre edebiliyorsunuz. Open AI desteği sayesinde bazı iş akışlarında otomasyondan yararlanmanız da mümkün.

Oldukça gelişmiş bir uygulama olsa da Türkçe desteği son derece sınırlı ve en ucuz paketi kullanıcı başına aylık 4,38 USD’den başlıyor. Aynı zamanda yapay zekâ gibi özelliklerden de yararlanmak isterseniz paketinizi minimum aylık 9 USD’ye yükseltmelisiniz.

Google Drive & Meet

Uzaktan çalışmayı mümkün olduğunca ucuz hâle getirmek isteyen işletmelerin tercih ettiği bu iki uygulamadan ilki dosya paylaşmayı ve o dosyalar üzerinde gerçek zamanlı değişiklikler yapmayı mümkün kılıyor. Diğeri ise bilindiği üzere yazılı ve sesli iletişim için kullanılıyor.

Temel düzeyde ihtiyaçlar için yeterli olabilirler ancak ücretsiz kullanılabilen sürümleri depolama alanı dâhil pek çok kısıtlamaya sahip. Bu kısıtlamaları aşmak isterseniz “Starter” paketine kullanıcı başına aylık 71,20 TL ödeyerek abone olmalısınız. Abonelik fiyatları, paket içeriğine göre aylık 350 TL kadar yüksek olabiliyor.

Bitrix24: Uzaktan çalışan ekiplerin ihtiyaç duyduğu her şey tek bir yerde

Her biri farklı bir amaç için geliştirilmiş uzaktan çalışma uygulamaları yerine, birlikte çalışmak için ihtiyaç duyduğunuz her şeye tek bir platformdan ulaşmaya ne dersiniz? Bitrix24, ofisten, uzaktan veya hibrit çalışan ekiplerin işlerini kolay, hızlı ve verimli hâle getirmek için tasarlanmıştır. Uzaktan çalışma verimliliği için son derece faydalı olacak özellikleri arasında şunlar yer alır:

Çevrimiçi çalışma alanı

Bu modül, ekip mesajlaşma ve sohbet uygulaması başta olmak üzere pek çok özellik sunar. Kullanıcılar birbirlerine dosya gönderebilir, bu dosyalar üzerinde çalışabilir ve yerleşik görüntülü arama özelliğinden yararlanabilir. Bire bir veya grup sohbetleri oluşturmak mümkündür. Dâhilî Kanban panosu ve Gantt grafiği gibi özellikler, görev ve kontrol listeleri yaratmayı kolaylaştırır. Herkesin erişebileceği video konferans ve takvim özellikleri, ekiplerin iletişim hâlinde kalmalarına ve senkronize çalışmalarına yardımcı olur.

CoPilot yapay zekâ asistanı ise bu modülün farklı kısımlarında kullanılabilir. CoPilot ile örneğin metin yazabilir, beyin fırtınası için başlangıç noktaları oluşturabilir, uzun metinleri veya görüşmeleri özetleyebilirsiniz. Ayrıca her kullanıcı kendi akış ekranına sahiptir ve bu ekrandan kendi görevlerini takip edip bırakılan yorumları görüntüleyebilir.

Proje ekibi iş birliği

Bu modüldeki dosya depolama alanı (Bitrix24 Drive), diğer bulut depolama hizmetleriyle (mesela Google Docs ve Office 365) entegre olabilir ve bir projedeki her türlü belgeye tek bir yerden ulaşılabilmesini sağlar. Bu depolama alanına masaüstü PC, dizüstü bilgisayar ve akıllı telefon gibi farklı cihazlardan ulaşılabilir. Çevrimiçi belgelerde yapılan değişiklikler veya bırakılan notlar, gerçek zamanlı olarak tüm katılımcılar tarafından görülebilir.

Ancak bir işletmenin bazen iş ortaklarıyla, örneğin müşterileriyle veya yüklenicileriyle birlikte çalışması da gerekir. Collab özelliği, bunun için geliştirilmiştir. Haricî kullanıcıların da bağlanabildiği ortak bir çalışma alanı olarak tasarlanan Collab, müşterilerinizle mesajlaşmanızı, dosya paylaşmanızı ve onların bıraktığı yorumları görebilmenizi sağlar. Bu modülden görev şablonları kullanılarak, her türden proje için kapsamlı bir plan ve kontrol listeleri oluşturmak mümkündür.

Dahası, bu ve diğer Bitrix24 çözümlerine tamamen ücretsiz şekilde ulaşıp onları risk almadan deneyebileceğiniz ücretsiz bir sürümümüz de var. Hemen şimdi kaydolup ofisten, uzaktan ve hibrit çalışan ekipleriniz için neler sunduğumuzu kendiniz görebilirsiniz. Türkiye'de uzaktan çalışma çağını yakalamak üzere daha fazla zaman kaybetmeyin ve üretkenlik ile verimliliğinizi Bitrix24 ile artırmaya başlayın!