Türk İşletmelerin Otomasyon İhtiyaçları için Hangisi Daha İyi, RPA mı Üretken Yapay Zekâ mı?

Otomasyon, türü ve büyüklüğü ne olursa olsun her işletme için faydalı olacak bir özelliktir. İş akışlarınızı ve rutin görevleri otomatik hâle getirerek hem zaman kazanır hem maliyet tasarrufu yapar hem de manuel veri girişi sırasında gerçekleşen hataları ortadan kaldırırsınız. Ancak otomasyonu elde etmenin farklı yolları vardır ve her biri kendi avantajları ve dezavantajlarıyla gider.

Bu bağlamda, üretken yapay zekâ ve RPA, otomasyon için son zamanlarda en çok tercih edilen teknolojiler arasında yer alır. Türkiye’de iş yerinde otomasyon elde etmek isteyen şirketler çoğunlukla bunlardan birini seçer. Peki hangisi daha iyi bir seçim olur? Otomasyon için en verimli ve sorunsuz teknoloji hangisidir? Daha basit soracak olursak, RPA mı üretken yapay zekâ mı, hangisini tercih etmelisiniz?

Burada, bu akıllı otomasyon çözümleri hakkında detaylı bilgiler paylaşarak bu soruları cevaplamaya çalışacak ve işletmenize en uygun teknolojiyi seçmenize yardımcı olacağız. Her zaman olduğu gibi, Bitrix24 kullanarak her iki dünyanın da en iyisini elde edebileceğinizi unutmayın. Otomasyon, API ve entegrasyon ve görev yönetimi gibi araçlar sunan Bitrix24 çözümleri, her türden iş ihtiyaçları için ideal bir seçimdir ve hem kolay hem de sorunsuz bir şekilde otomatik yürütülen süreçlerden yararlanabilmenizi sağlar.

Üretken yapay zekâ nedir?

Üretken yapay zekâ (generative AI), yapay zekâ teknolojisinin bir alt dalıdır ve resim, video, metin gibi insana özgü bilişsel üretimleri taklit eden veriler oluşturmak için özel modeller kullanır. Daha basit bir ifadeyle, üretken yapay zekâ; tıpkı bir insan gibi resim çizebilir, şiir yazabilir, müzik bestelebilir veya bir roman kurgulayabilir. En bilinen örneği ChatGPT’dir. Bitrix24’ün CoPilot asistanında da kullanılan bu model, sizin için şarkı sözleri oluşturabilir, hatta bir hikâye bile yazabilir.

Üretken yapay zekâ modelleri, doğal dil işleme (NLP) ve makine öğrenimi (ML) teknolojilerinden yararlanarak kendilerini eğitir. Yani aslında diğer yapay zekâlar gibi çok büyük miktarlarda verileri analiz etmek, bu analizlerden kalıplar çıkartmak ve bu kalıpları kullanarak kendisini eğitmek için tasarlanmıştır. Ancak topladığı veriler ağırlıklı olarak insanlar tarafından üretilmiş bilişsel içeriklerdir, yani yukarıda da belirttiğimiz gibi şiirler, romanlar, müzikler ve resimler.

Doğal dil işleme ve makine öğrenimi ile iyileştirilen müşteri deneyimi

Böyle bir teknolojinin işletmeler için nasıl faydalı olabileceğini ve hatta nasıl bir otomasyon yaratabileceğini merak ediyor olabilirsiniz. Üretken yapay zekâ modelleri, en çok sohbet robotlarında ve müşteri hizmetleri sunmak amacıyla kullanılır. Örneğin ChatGPT kullanarak işletmenizin web sitesine 7/24 çalışan bir müşteri temsilcisi ekleyebilirsiniz. Bu sohbet robotları üretken olduğundan, yani gerçek bir insan gibi yanıt vermeyi ve sorguları da yine gerçek bir insan gibi algılamayı öğrendiklerinden, çoğu müşteriniz aslında bir AI ile konuştuğunun farkına bile varmayacaktır.

Böyle bir robot, müşteri hizmetleri departmanını neredeyse tamamen otomatik olarak yönetebilir, bu departmandan topladığı bilgileri satış ve pazarlama departmanlarındaki bazı görevleri de otomatik olarak yürütmek için kullanabilir. Örneğin bir ürünün fiyatını sorgulayan bir müşteriye o ürün hakkındaki pazarlama materyallerinin anında gönderilebilmesi gibi. Dahası, yapay zekâ bunun değerli bir müşteri olduğu kanaatine varmışsa bir satış temsilcisine birebir görüşme için bir görev dahi atayabilir.

Üretken yapay zekâ, tüm bunlara dâhil olmak üzere uzun sohbet kayıtlarını da (mesela toplantı notlarını) okuyup özetleyebilir, bu notları kullanarak görev tanımları oluşturabilir, atadığı bu görevleri takip edebilir, farklı dillerde çeviri yapabilir ve teklif almak isteyen müşterilere insan müdahalesi gerekmeden otomatik olarak yanıt gönderebilir.

Robotik süreç otomasyonu (RPA) nedir?

Robotik süreç otomasyonu, yapay zekâdan çok daha eski bir teknolojidir ve aynı nedenle çok daha basit prensipler üzerine kuruludur. RPA, isminden de tahmin edilebileceği gibi yazılım robotları (botlar) kullanarak çalışır. Bu botlar, normalde bir insanın yaptığı basit ancak rutin, zaman alan ve karmaşık işleri yapmak, yani insan davranışlarını taklit etmek için tasarlanmıştır.

Mesela form doldurma, kopyalama-yapıştırma, hesaplama yapma, dosya aktarımı ve API'lere bağlanma gibi yüksek hacimli ve tekrarlayan iş süreçlerinde kusursuz bir otomasyon sağlayabilirler. Hem kullanıcı arayüzleri hem de API'ler aracılığıyla çalışmaları mümkündür. Eski kurumsal sistemler de dâhil olmak üzere farklı uygulamalar arasında geçiş yapabilirler, yani çoğu durumda entegrasyonu dert etmeniz gerekmez.

Kullanımları kolay ancak karar alma becerileri yok

Ayrıca çok basit kullanıcı arayüzlerine sahip olduklarından, RPA uygulamaları için genellikle bir eğitim alınmasına da gerek yoktur. Yazılım geliştirme veya kodlama becerisine sahip olmasanız bile birkaç düğmeye tıklayarak bir RPA otomasyonu oluşturmanız mümkündür.

Bununla birlikte RPA uygulamaları bilişsel yeteneklere sahip değildir, kendilerini eğitemez ve bir insan gibi düşünmek için tasarlanmamıştır. Böyle bir uygulama sadece yapması istenen şeyi yapar ve bundan fazlasını sunamaz. Yani bilgi toplayıp bu bilgilere dayalı analizler yapmaları, kalıplar belirlemeleri ve kendilerini eğiterek daha fazla verimlilik sunmaları mümkün olmaz.

Üretken yapay zekâ ile RPA arasındaki fark nedir?

RPA “karar verme” özelliğine sahip değildir. Bir iş süreci onunla otomatik ve daha verimli hâle getirilebilir ancak RPA sadece kendisine verilen görevleri yerine getirir ve bundan fazlasını yapamaz. Örneğin kodunda bir belgenin neresini tarayacağı, elde ettiği sonucu nasıl işleyeceği ve hangi veri tabanına kaydedeceği yer alır. Bir yazılım robotu, kendisine atanmış bu görevi mükemmel bir hassasiyetle yerine getirebilir. Ancak yapabileceği sadece budur Koduna eklenmemişse taradığı belgede yer alan bir veriyi satış fırsatı oluşturabileceğini düşünerek pazarlama departmanına göndermeyi “akıl edemez”. Karmaşık süreçleri doğru ve hassas bir şekilde yürütebilir ve özellikle rutin süreçleri hızlandırmak bakımından çok başarılıdır fakat “düşünmesi” ve kendi başına stratejik kararlar alması mümkün değildir.

RPA sistemleri size bir "robot" gibi yardımcı olur, üretken yapay zekâ ise bağımsız düşünebilir

Üretken yapay zekâ ise bunun tam tersidir. En az RPA kadar hızlı çalışır ve farklı türlerdeki iş süreçlerini otomatik hâle getirebilir ancak temel otomasyonun çok ötesine geçip verileri gerçek bir insan gibi analiz de edebilir. Bu, bir bakıma gerçek bir insan gibi düşündüğü ve karar alabildiği anlamına gelir. Bu durum genellikle şöyle ifade edilir: RPA, bir insanı taklit etmeye çalışan bir yazılım robotudur, üretken yapay zekâ ise bir insan gibi davranan bir teknolojidir.

Yani çok daha gelişmiş özelliklere sahiptir ve veri analizi bakımından neredeyse rakipsizdir. Bu, teknik olarak daha fazla otomasyon sunabileceği anlamına gelse de her durumda en iyi seçenek olacağını ve tüm iş süreçlerine entegre edilebileceğini düşünmek hatalı olur. Bazen daha eski ve basit bir teknoloji olan RPA daha iyi bir seçenek olabilir. Her ikisinin de avantaj ve dezavantajlarına göz atarak bunu daha detaylı izah etmeye çalışalım.

Otomasyon için üretken yapay zekâ kullanmanın avantaj ve dezavantajları

İş yerinde dijital dönüşüm Türkiye sürecinde otomasyon elde etmek için üretken yapay zekâ kullanmanın avantajları şunlar olacaktır:

• Yönetim ve finans süreçlerinde zaman tasarrufu: Üretken yapay zekâ ile iş süreçleri neredeyse tamamen otonom hâle getirilebilir. Bunlara veri girişi, fatura işleme ve bordro yönetimi gibi tekrarlayan görevler dâhildir. Böyle bir otomasyon manuel veri girişlerine harcanan zamanı azaltır ve çalışanların yaratıcı problem çözmeye odaklanmalarını sağlar.
• 7/24 müşteri hizmetleri: Yukarıda da değindiğimiz gibi, yapay zekâ destekli sohbet robotları ve sanal asistanlar, müşterilere 7/24 destek sağlayarak rutin soruları yanıtlar ve yanıt sürelerini iyileştirir. Böylece müşteriler daima karşılarında bir muhatap bulur ve sonuç olarak müşteri memnuniyeti ve sadakati artar.
• Gerçek zamanlı içgörüler: Yapay zekâ sistemleri, otomasyon öncesi ve sırasında büyük veri kümelerini anında analiz ederek eyleme geçirilebilir içgörüler de sunacaktır. Bu içgörüler, yöneticilerin hızlı ve bilinçli kararlar almasını sağlayarak işletmelerin daha hızlı büyümesine yardımcı olur.
• Optimize edilmiş operasyonlar ve tedarik zinciri verimliliği: Yapay zekâ destekli analizler; talebi tahmin eder, tedarik programlarını ayarlar ve envanteri verimli bir şekilde yönetir. Diğer bir deyişle arz/talep dengesinin yönetimi ve envanter yönetimi de otomatik hâle getirilebilir. Bu, en çok talep gören ürünlerin işletmelerin envanterlerinde daima yer almasını sağlar, israfı azaltır ve tedarik zinciri operasyonlarını optimize eder.
• Maliyet artışları olmadan ölçeklenebilirlik: Üretken yapay zekâ, iş süreçlerini otomatikleştirerek işletmelerin maliyetlerde artış olmadan operasyonlarını ölçeklendirmelerine de yardımcı olur. Yani bir işletme, iş gücünü veya altyapısını genişletmeden artan iş yükünü hâlen yönetebilir.

Bununla birlikte üretken yapay zekânın otomasyon amaçlı kullanılması şu dezavantajları da beraberinde getirecektir:

• Yapay zekâya aşırı güvenmek iş akışlarında boşluklara yol açabilir: Yapay zekâ gelişmiş bir teknoloji olsa da kusursuz değildir. Başarısız olur veya bir sorunla karşılaşırsa iş akışları kesintiye uğrayabilir. Yani ona tamamen güvenmek hiç beklenmedik bir anda işletmenin geleceğini tehlikeye sokacak önemde bir problemin ortaya çıkmasına neden olabilir. İnsan çalışanlara olan ihtiyacı tamamen ortadan kaldıramazsınız.
• Eğitim verisindeki hatalar, otomasyon hatalarına da neden olabilir: Üretken yapay zekâ, onu eğitmek için kullanılan verinin kalitesi kadar başarılı olur. Eğitim verilerinin kalitesi yeterli değilse veya hatalar/önyargılar içeriyorsa yapay zekâ da hatalı çıktılar üretecektir. Bu da otomasyon süreçlerinde hatalara yol açabilir.
• Çalışan direnci ve değişim yorgunluğu: Üretken yapay zekânın kullanılmaya başlanması, işlerini kaybedeceklerinden korkan veya yeni iş akışlarına uyum sağlamakta zorlanan çalışanlarda bir dirence neden olabilir. İş süreçlerindeki değişiklikler de yorgunluğa neden olarak insan çalışanların moralini ve üretkenliğini olumsuz yönde etkileyebilir.

Otomasyon için RPA kullanmanın avantaj ve dezavantajları

Otomasyon elde etmek için RPA kullanmanın avantajları şöyle özetlenebilir:

• İnsan hatasının ortadan kalkması sayesinde artan doğruluk: İnsan çalışanları duygularından izole etmek imkânsızdır. Yorgun, dikkati dağınık veya sinirli bir çalışan herhangi bir iş akışının herhangi bir noktasında hata yapabilir. RPA botları ise sinirlenmez, yorulmaz veya mesai saatinin tamamlanmasını dört gözle beklemez. Aynı nedenlerle mola vermez ve hata da yapmaz. RPA verimliliği, insan çalışanlara kıyasla çok daha yüksek ve hatasızdır.
• Yüksek yatırım geri dönüş oranları: RPA botlarının ilk maliyetleri yüksek olabilir ancak uzun vadede yatırımın geri dönüş oranları da aynı seviyede yüksek olacaktır. Bu botları kullanmanın maliyeti, aynı görevleri tekrar tekrar yapmak için yeni çalışanları işe alıp eğitmekten çok daha düşüktür. Üstelik sürekli değil, tek seferlik bir yatırım gerektirirler.
• Kolay ölçeklenebilirlik: İşletmenizin otomasyon ihtiyaçlarındaki artış veya azalmaya göre, RPA botlarının sayısını artırabilir veya azaltabilirsiniz. Üretken yapay zekâya kıyasla ölçeklenebilirliği daha yüksektir ve daha düşük maliyetlidir.
• Daha az eğitim ve çalışan direnci: RPA botlarını kullanmaya başlamak, çoğu zaman çalışanların ayrı bir eğitim almasını gerektirmez. Ayrıca çalışanların bu botların işlerini ellerinden alacağına yönelik endişesi de üretken yapay zekâya kıyasla daha az olacaktır, yani çalışan direncinin hemen hiç olmayacağını söylemek mümkündür.

Bununla birlikte, RPA otomasyonunun şu dezavantajlara sahip olacağını da unutmamak gerekir:

• RPA eksik veya elektronik olmayan verileri analiz edemez: Kâğıt bir fatura aldığınızı ve üzerindeki el yazısının neredeyse okunamaz hâlde olduğunu düşünün. RPA, böyle bir fatura için kullanılamaz zira dijital formatlardaki süreçleri otomatikleştirmek için tasarlanmıştır. Bir OCR yazılımı ile birlikte kullanılsa dahi etkinliği sınırlı olacaktır.
• RPA sezgilere dayalı kararlar alamaz ve istisnai durumları kabul edemez: Tedarikçinizin hesaplama hatası içeren bir faturayı e-posta ile gönderdiğini ancak hemen ardından düzeltilmiş faturayı WhatsApp gibi bir IM uygulaması üzerinden gönderdiğini düşünün. RPA botu, bu ikisinin birbiriyle bağlantılı olduğunu ve ilkini silip ikincisini kullanması gerektiğini anlayamaz.
• Otomasyonda değişiklik yapmak, RPA botunu yeniden yapılandırmayı gerektirir: Örneğin bir faturayı analiz edip muhasebe departmanına göndermesi için botu yapılandırdıysanız sadece bunu yapar. Buna ek olarak satış departmanına da bilgi göndermesini istiyorsanız botu neredeyse sıfırdan kodlamanız gerekecektir.

Verimliliği artırmak için her ikisini de kullanın

Bu teknolojiler birbirinden farklı olsa da yalnızca birini seçmek zorunda değilsiniz. RPA ve üretken yapay zekâ, birbirini tamamlayarak birlikte kullanılabilir. Örneğin; evrak işleri ve bürokratik süreçler RPA tarafından otomatikleştirilirken, müşteri hizmetleri, satış ve pazarlama departmanları üretken yapay zekânın otomasyon gücünden yararlanabilir. İster üretim yapan ister perakende satışla ilgilenen bir işletme olun, bu iki teknolojiyi entegre ederek verimliliğinizi kolayca artırabilirsiniz. “Intelligent automation Türkiye” ifadesiyle kastedilen de tam olarak budur: Farklı amaçlara hizmet eden teknolojileri bir arada kullanarak operasyonel verimliliği maksimize etmek.

Bunu yapmaya hemen şimdi Bitrix24 ile başlayabilirsiniz. Bitrix24 araçları hem RPA hem de üretken yapay zekâ teknolojilerinden aynı anda yararlanmanızı sağlar. Görev yöneticisi, otomasyon, API ve entegrasyon gibi modüller, CoPilot AI asistanı tarafından desteklenerek sunulur ve çok farklı iş akışlarını bile neredeyse tamamen otomatik hâle getirmek mümkün olur. “Üretken yapay zekâ vs RPA” tartışmasıyla zaman kaybetmek yerine, Bitrix24’e hemen bugün kaydolarak her iki dünyanın da en iyi yönlerinden yararlanmaya başlayın.

Sık Sorulan Sorular