Siz iş yerinizden ayrılsanız bile iş e-postaları da sizinle gelir. Potansiyel müşteriler soru sormaya, mevcut müşterilerse yanıt vermeye devam eder. Yeni anlaşmalar, bu mesajlara ne kadar hızlı cevap verdiğinize bağlı olarak ilerler veya durur.
Sadece bu bile mobil gelen kutusu yönetimi konusunda doğru teknikleri kullanmanızın şart olduğunu gösterir ancak çoğu çalışan onları yalnızca toplantılar arasında gözden geçirilecek ve "bir ara" düzgün şekilde ele alınacak bir şey olarak görür. Bu yaklaşım zaman, gelir ve güven kaybı yaşamanıza neden olabilir.
Doğru e-posta yönetimi ile mobil kontrol merkezi
Telefonunuzdan yüksek hacimli iş e-postası yönetimi sadece başparmaklarınızla hızlı yanıt vermekle ilgili değildir. Mobil cihazınıza geçmeden önce doğru şekilde çalışan bir e-posta sistemi tasarlayarak işe başlamanız gerekir. Böyle bir sistem, işleri saatler değil dakikalar içinde önceliklendirmenize, ilerletmenize ve harekete geçmenize olanak tanır.
E-postalar, CRM'nize bağlı ve doğru şekilde yapılandırıldığında, telefonunuz bir stres kaynağı olmaktan çıkıp, satış, destek ve operasyonlar için bir kontrol merkezi hâline gelir. Burada, bunu nasıl yapabileceğinizden bahsedeceğiz. Her zamanki gibi, Bitrix24 çözümleriyle bunu hızlı bir şekilde yapmanız mümkündür. Mobil İletişim, Mobil İK ve CRM'de CoPilot gibi araçları bir araya getiren bir CRM platformu olan Bitrix24, hareket hâlindeyken de iletişim ve etkileşim kurmayı çok daha kolay kılar.
Asıl sorun mobil e-postalar değil, e-postaları yapılandırmamak
Gelen kutunuzda bir “aşırı yüklenme” sorunu yaşıyorsanız bunun nedeni sadece hacim, yani gelen mesajların sayısı değildir. Sorun, basitçe e-postaların yapılandırılmamış olmasıdır ve bu herhangi bir hizmet sağlayıcıda yaşanabilir. Yani ister kurumsal mail hesabınızı ister Microsoft Outlook veya Google Gmail gibi bir hizmeti kullanıyor olun, aşırı yüklenme sorununu yaşayabilirsiniz.
Tipik bir iş amaçlı e-posta kutusu, herhangi bir düzen barındırmayan bir karmaşayı andırır. Satış sorguları anlaşma teklifleriyle karışmış, müşteri sorunları diğer mesaj zincirlerinin altında kaybolmuştur. Neyin şimdi neyin daha sonra harekete geçilmesini gerektirdiğine dair net bir sinyal görmek mümkün değildir.
Çalışanlar masaüstü cihazlarda e-posta hesaplarını yönetmek için bazı temel araçlara sahiptir. Birden fazla sekme açabilir, klasörleri tarayabilir ve sık kullandıkları dosyalar ile gelen kutuları arasında bir bağ kurabilirler. Ancak mobil cihazlarda bu tür yardımcı araçlardan yararlanmak mümkün olmaz. Daha küçük ekranlar ve sınırlı dikkat süreleri, yapılandırılmamış e-posta kutularını son derece bunaltıcı hâle getirebilir.
Bu sorunun tek çözümü ise mobil cihazlarda önemli olanı bir bakışta gösteren bir e-posta kutusu tasarlamaktır. Gmail Outlook mobil e-posta yönetimi, ancak bu sayede masaüstünde olduğu kadar rahat, kolay ve verimli hâle gelebilir.
Mobil cihazlarda e-postanızı yönetmek neden farklı bir strateji gerektirir?
Bunun temel nedeni, mobil e-posta kullanımının kısa ve parçalı oturumlarda gerçekleşiyor olmasıdır. Yani bir kullanıcı toplantılar arasında, işe gidip gelirken, seyahat sırasında veya standart çalışma saatleri dışında gelen kutusuna göz atar. Her mesajı okumaya vakti yoktur, telefondan e-posta düzenleme ise masaüstünde olduğu kadar pratik olmadığından hızlıca karar vermesi gerekir.
Bu karar, basitçe gelen mesajın acil olup olmadığına, hemen yanıt verilmesi gerekip gerekmediğine ve daha sonraya, yani masaüstü bir cihaza geçene dek bekleyip bekleyemeyeceğine ilişkindir. İşin iyi yanıysa tüm bunlar için filtreler, otomasyon ve CRM kuralları belirlemenin mümkün olmasıdır.
Yani gelen kutunuzu açtığınızda mobil e-posta filtreleme hemen devreye girerek, vermeniz gereken bu kararı kolaylaştırabilir. Her mesaj için ayrı bir karar vermek yerine sadece gerçekten önemli olanları görebilirsiniz.
Hareket hâlindeyken temiz bir e-posta hesabı elde etmek için toplu işlemleri kullanın
En az kullanılan mobil e-posta özelliklerinden biri toplu işlemlerdir. Doğru kullanıldığında, örneğin toplu e-posta temizleme işlemini günlük bir angarya yerine 30 saniyelik bir işe dönüştürebilir ve hatta otomatik olarak yürütülmesini sağlayabilir. Toplu işlemleri kullanarak:
- Gereksiz e-postaları tek bir kaydırmayla arşivleyebilirsiniz.
- Birden fazla görüşmeyi çözülmüş olarak işaretleyebilirsiniz.
- Birden fazla e-postaya aynı anda etiket veya işaretleme uygulayabilirsiniz.
- E-postaları ekip üyelerine veya yöneticinize yönlendirebilirsiniz.
Bu özellik, mesajları tek tek açmak yerine toplu olarak karar vermenizi sağlar ve istediğiniz eylemleri tek bir dokunuşla yapabilme rahatlığı sunar. Bültenleri ve pazarlama e-postalarını temizleyebilir, tamamlanmış müşteri görüşmelerini arşivleyebilir, daha sonra incelenmek üzere takip veya geri aramaları etiketleyebilir, işlem gerektirmeyen yalnızca CC'li e-postaları gelen kutunuzdan kaldırabilirsiniz. Toplu işlemler seçeneğini nasıl kullanabileceğinize dair pratik bir örnek verelim.
Masaüstünde, gelen kutunuzda şu klasörleri oluşturarak başlayın:
|
Yöneticiye
|
Seçili mesajı okundu olarak işaretler ve yöneticinize yönlendirir.
|
|
Ekibe
|
Seçili mesajı okundu olarak işaretler ve tüm ekip üyelerine yönlendirir.
|
|
Tamamlandı
|
Seçili mesajı okundu olarak işaretler ve bu klasöre taşır.
|
Mobil e-posta uygulamanızda, gelen mesajı dokunarak seçin ve bir menü açılana kadar mesaj üzerine dokunmaya devam edin. Ardından açılan menüdeki seçenekler arasından “Taşı” seçeneğine dokunun. Bunu yaptığınızda, oluşturduğunuz bu klasörlerin bir listesini göreceksiniz ve mesajı ilgili klasöre taşıdığınızdaysa o klasörle bağlantılı eylem de otomatik olarak tamamlanacak.
Mobil e-posta uygulamaları birden fazla mesajı seçmeyi kolaylaştıran özelliklere de sahiptir. Örneğin Microsoft 365 bünyesindeki Outlook Mobil’de, bunu bir mesaja uzun süre dokunarak ve aşağı veya yukarı doğru kaydırarak yapabilirsiniz. Yani yukarıda bahsettiğimiz eylemleri çok sayıda mesaj için de otomatik olarak yapabilirsiniz. Sadece iki dokunuşla ve toplu işlemler sayesinde gelen kutunuzu çok daha düzenli hâle getirmek mümkün olur.
|
İpucu: CRM entegrasyonu ile toplu işlemleri daha da güçlendirin
|
E-postanızı CRM'nize bağlandığınızda, toplu işlemler daha da güçlü hâle gelir. Örneğin bir e-postayı belirli bir klasöre yönlendirdiğinizde, aynı anda ve otomatik olarak bir anlaşma durumunu güncelleyebilir, bir destek biletini kapatabilir, belirli bir kişi altında bir etkinlik kaydedebilir ve hatta bir sonraki otomasyon adımını tetikleyebilirsiniz. Bu sayede gelen kutusu temizliği can sıkıcı ve zaman alıcı olmaktan çıkıp, operasyonel hâle gelir.
|
Öncelikli gönderici ayarları için filtreler oluşturun
Mobil cihazınız üzerinden gelen her mesaj acil görünüyorsa aslında hiçbir şey acil değildir. Gerçekten aciliyeti olan mesajlar, diğerleri arasında kaybolup gider. Bunu engellemek üzere öncelikli göndericiler belirleyip onlar için filtreler oluşturabilirsiniz. Ancak bunu mobil cihazınızda değil masaüstü cihazınızda yapmalısınız. Mobil gelen kutunuz, masaüstü ile senkronize olacağı için aynı filtreleri kullanmaya devam edecektir.
Buradaki “öncelikli gönderici” terimi sadece kişilere dair değildir. Herhangi bir şeyi yüksek öncelikli olarak belirleyebilirsiniz. Bu her işletme için farklı olacaktır ancak çoğu durumda yeni gelen potansiyel müşteriler, aktif anlaşma görüşmeleri, yüksek değerli veya kurumsal müşteriler, yönetim, finans veya hukuktan gelen mesajlar öncelikli olarak belirlenebilir.
Öncelikli mesajlar hemen görünmelidir, bunu da onlar için görsel işaretleyiciler, rozetler veya bildirimler atayarak yapabilirsiniz. E-posta hesabınız için daha temiz bir gelen kutusu oluşturmak amacıyla haber bültenlerini, CC ağırlıklı dâhilî yazışmaları ve hatta düşük öncelikli müşteri segmentlerini “önemsiz” olarak da işaretleyebilirsiniz. Oluşturduğunuz filtreler, mobilde yalnızca hemen ilgilenmeniz gereken, yani gerçek bir aciliyeti olan mesajların görüntülenmesini sağlayacaktır.
Öncelikli filtreler belirlemek her e-posta uygulaması için farklıdır ancak örneğin Google Gmail hizmeti için kişisel veya kurumsal hesabınızda şu adımları takip edebilirsiniz:
- Gmail web arayüzünde Ayarlar – Filtreler menüsüne tıklayın.
- Belirli bir gönderici seçin.
- Bu göndericiden gelen mesajlar için bir görsel işaretleyici (mesela bir yıldız) belirleyin.
- Artık o göndericiden size gelen her mesaj, bir yıldız işaretiyle kolayca ayırt edilebilir olacaktır.
|
İpucu: CRM ile filtreleri daha akıllı hâle getirin
|
Geleneksel e-posta filtreleri yalnızca gönderene veya konu satırına dayanır. CRM bağlantılı filtreler ise anlaşma aşamasına göre filtreleme yapabilir, açık destek biletleri olan kişilerden gelen e-postaları önceliklendirebilir, aktif fırsatlarla bağlantılı mesajları gösterebilir, müşteri seviyesine veya SLA kurallarına göre e-postaları yönlendirebilir. Yani CRM entegrasyonu ile filtreleri de çok daha akıllı ve verimli hâle getirip yalnızca mesaj hacmini değil, iş önceliklerini yansıtan bir gelen kutusu elde edebilirsiniz.
|
Masaüstünden ayarlayın, mobilde senkronize edin
Düzgün ve temiz bir gelen kutusu için kurulum yaparken en sık tekrarlanan hata, her şeyi (örneğin tüm filtreleri) doğrudan telefondan ayarlamaya çalışmaktır. Oysa mobil hesap aslında masaüstü hesabına bağlıdır ve bir yapılandırma katmanı değil, uygulama katmanı olarak kullanılmalıdır. Diğer bir deyişle gerekli tüm ayarları ve filtreleri masaüstünden yapmalısınız. Telefon ve bilgisayar e-posta senkronizasyonu sayesinde ayarlarınız otomatik olarak mobile de taşınacaktır.
Mobil e-posta hesabınıza geçiş yapmadan önce masaüstünde aşağıdaki ayarların yapıldığından emin olun:
- Gelen kutusu filtreleri ve yönlendirme kuralları.
- İş akışlarıyla uyumlu klasör veya etiket yapısı.
- CRM e-posta senkronizasyonu ve kayıt kuralları.
- Atamalar ve takip işlemleri için otomasyon.
- Acil ve acil olmayan mesajlar için bildirim kuralları.
Masaüstü kurulumunu tamamladığınızda, ister iOS ister Android tabanlı bir mail uygulaması kullanıyor olun, e-postalar telefonunuza ulaştığında zaten kategorize edilmiş, önceliklendirilmiş ve doğru kayıtlara bağlanmış olacaktır. Yani oluşturduğunuz tüm kurallar ve filtreler, aslında masaüstü cihaz tarafından uygulanır ve mobil cihaza senkronize edilir. Bu sayede küçük ve dokunmatik bir ekranda dakikalar boyunca mesajlarınızı taşımak, kategorize etmek veya silmek zorunda kalmazsınız.
Mobil mail kutunuz şişmiş ve göz korkutucu görünmeye başlamışsa sorun telefonunuzda veya iş akışlarınızda değil, arkasındaki sistemdedir. Masaüstü ve CRM ayarları mobil ile uyumlu hâle gelip senkronize edildiğinde, mail kutunuz da hafifler ve daha yönetilebilir olur.
Telefonunuzu bir CRM komuta merkezine dönüştürün
Bir yardımcı araç kullanmıyorsanız, ister masaüstünden ister mobilden olsun, müşteri ilişkilerini yönetmek için sadece e-postalar yetersizdir. CRM bunu değiştirip size yardımcı olan bir araçtır ve özellikle de mobil cihazlar için sanılandan çok daha faydalı olabilir.
E-posta, CRM'nizle tamamen entegre olduğunda, telefonunuz sadece yanıt göndermekten daha fazlasını yapabilir. Böyle bir entegrasyon, doğru CRM seçildiğinde üst düzey güvenlik özelliklerinden taviz vermeden şu avantajları elde etmenizi sağlar:
- Kişiler, anlaşmalar ve destek biletleri gibi veri noktalarıyla e-postaları birbirine bağlayabilirsiniz
- Müşteri geçmişine ve bağlamına tek dokunuşla erişim elde edebilirsiniz
- Takip görevlerini veya hatırlatıcıları hızlı bir şekilde oluşturabilirsiniz
- Anlaşma aşamalarına ve sahipliğine ilişkin görünürlük elde edersiniz
- E-posta, CRM ve notlar arasında daha az uygulama geçişi yaparak örneğin arama yaparken daha az zaman kaybedersiniz
Yani artık “bu mesajı gönderen kimdi?” veya “bu anlaşmadaki son durum neydir?” diye sormanıza gerek kalmaz: Cevabı zaten biliyor olursunuz. Böyle bir sistem, her departman için pek çok avantaj sağlar. Mesela, satış ekipleri e-posta cevapları yazarken müşteri hakkında zaten bilgi sahibi olur, destek ekipleri tekrarlanan işleri azaltabilir, yöneticiler manuel raporlar gerekmeden görünürlük kazanır, SLA zamanlayıcıları ise mesai saatleri dışında bile daha kolay karşılanır. Mobil e-posta reaktif bir araç olmaktan çıkarak koordineli bir ekip çalışması hâline gelir.
Mobil cihazlarda odağınızı kaybetmeyin
Yüksek hacimli e-postalar sadece bir verimlilik sorunu değil, aynı zamanda bilişsel bir sorundur. Vermeniz gereken her gereksiz karar odaklanmanızı azaltır. İyi yapılandırılmış bir mobil gelen kutusu ise varsayılan olarak daha az e-posta gösterir, eylem gerektirenleri vurgular, gereksiz mesajları silmeden gizler ve kısa oturumlarda bile maksimum verimlilik elde etmenizi sağlar. Tüm bunlar tükenmişliği azaltır, odağın kaybolmasını engeller ve ekiplerin sürekli "aktif" olmalarına gerek kalmadan yanıt vermelerine yardımcı olur.
Pratik ve verimli bir mobil e-posta iş akışı için şunları yapabilirsiniz:
- Öncelikli gönderici filtreleri etkin olarak gelen kutusunu açın.
- Acil mesajları hemen ele alın (yanıtlayın, atayın, yöneticiye iletin).
- Acil olmayan gereksiz mesajları temizlemek için toplu işlemleri kullanın.
- CRM aracılığıyla işlemleri otomatik olarak kaydedin.
- Daha detaylı işleri masaüstü oturumlarına bırakın.
Buradaki amacınız gelen kutunuzu sıfırlamak değil kontrol etmektir. Bunun için de doğru işleyen bir sistem kurmanız gerekir. Böyle bir sistemde e-postalar henüz mobil cihazınıza gelmeden önce yapılandırılır, öncelikli mesajlar bir bakışta görülebilir, CRM ise bağlamı ve kayıtları yönetir. Masaüstü yapılandırması, filtreler, toplu işlemler ve CRM entegrasyonu hep birlikte çalıştığında, telefonunuz bir yük değil de mobil bir komuta merkezi hâline gelir. E-postanın sizi her yerde takip etmesini engelleyemezsiniz ancak sadece önemli olanların takip etmesini sağlayabilirsiniz.
Böyle bir sistemi hemen kurmak ve burada bahsettiğimiz iş e-postası verimlilik ipuçları ile daha düzenli bir gelen kutusu elde etmek istiyorsanız hemen bugün Bitrix24 araçlarına geçiş yapın. Mobil İletişim, Mobil İK ve CRM'de CoPilot gibi özellikleri tek bir platformda sunan Bitrix24, sınırsız sayıda kullanıcı için sonsuza dek ücretsiz olan bir sürüme de sahiptir ve mobil e-posta yönetimini çok daha kolaylaştırır.
Bitrix24 ile Mobil E-Postayı Yeniden Keşfedin
Bitrix24, office dışında da e-postalarınızı verimli bir şekilde yönetmenizi sağlar. Satış, destek ve operasyonları hızlandırın ve sürekliliği koruyun.
Hemen Başlayın
Sık Sorulan Sorular
Yüksek hacimli iş e-postaları gerçekten de telefondan yönetilebilir mi?
Evet, ancak bunun için filtreler, toplu işlemler ve CRM entegrasyonu doğru şekilde ve önce masaüstünde yapılandırılmış olmalıdır. Mobil e-posta, yapılandırma katmanı yerine uygulama katmanı olarak kullanılmalıdır.
Hangi e-postalar öncelikli olarak işaretlenmelidir?
Neyin daha öncelikli olduğuna her işletmenin ve çalışanın kendisinin karar vermesi gerekir. Bununla birlikte yeni potansiyel müşteriler, müşteri şikâyetleri, anlaşma güncellemeleri ve onay talepleri gibi zamana duyarlı mesajların öncelikli olarak işaretlenmesi genel anlamda iyi bir fikirdir.
E-posta filtreleri mobil cihazlarda mı yoksa masaüstü cihazlarda mı oluşturulmalıdır?
Masaüstü cihazlarda. Filtreler ve otomasyon kurallarını masaüstü cihazlarda daha kolay oluşturmak, test etmek ve optimize etmek mümkündür. Bu amaçla kullanılabilecek pek çok yardımcı araç ve uygulama da mevcuttur. Her şey masaüstünde ayarlandıktan sonra otomatik olarak mobil cihaza senkronize edilir.
Toplu işlemler mobil e-postayı nasıl daha verimli hâle getirir?
Toplu işlemler, kullanıcıların birden fazla e-postayı aynı anda arşivlemesine, etiketlemesine, atamasına veya kapatmasına olanak tanır. Bu da kısa mobil oturumlar sırasında gelen kutusu temizliğine harcanan zamanı azaltır. Tek bir dokunuşla düzinelerce e-posta mesajını kategorize edebilir veya taşıyabilirsiniz.
CRM entegrasyonu, mobil e-posta yönetimi için neden kritik öneme sahiptir?
CRM entegrasyonu müşteriler hakkında anlık bilgi verir, otomatik kayıt yapabilir ve iş akışı sürekliliği sağlar. Manuel takip işlemlerine olan ihtiyacı ortadan kaldırır ve her yerde daha hızlı ve daha bilinçli kararlar alınmasını mümkün kılar.
.png?1769015194081)
