Etkili Zaman Yönetimi: Takvim Öncelikli Üretkenlik, Sıkışık Trafiği Yener

Yapılacaklar listeleri aslında dünyanın en basit üretkenlik sistemi gibidir. Yapacağınız görevleri yazar, tamamlar ve kendinizi üretken hissedersiniz. Ne yazık ki bu basit zaman yönetimi sistemi, her toplantının 30 dakika uzadığı, Avrupa yakasından Anadolu yakasına geçmenin saatler süren bir “maceraya” dönüştüğü ve bir müşteriden gelen beklenmedik bir WhatsApp mesajıyla tüm planların değişebildiği günlerde pek de işe yarıyor gibi görünmez.

Bu türden kaotik çalışma günlerinde, klasik yapılacaklar listeleri yalnızca başarısız olmakla kalmaz, tamamen çöker. Bu, dağınık veya disiplinsiz olduğunuzdan değil, klasik liste bazlı zaman bloklama (time blocking) sistemleri istikrar üzerine kurulu olduğu için gerçekleşir. İstanbul gibi, her çalışma gününün kaos dolu bir maceraya dönüşebildiği şehirlerde ise istikrar kural değil istisnadır.

Etkili zaman yönetimi sistemleri, ölçülebilir sonuçlar sağlar

Bu nedenle giderek daha fazla ekip, CRM bağlantılı görev yönetimi, paylaşılan takvimler, çevrimiçi çalışma alanları, mobil uygulamalar ve sohbette CoPilot gibi yapay zekâ araçlarıyla desteklenen takvim öncelikli üretkenlik sistemlerine geçiş yapıyor. İrade gücüne güvenmek yerine esnek zaman blokları, otomatik yeniden planlama ve görevler ile bağlamın gerçek zamanlı görünürlüğü etrafında iş akışlarını oluşturuyorlar.

Böyle bir zaman bloklama tekniği tutarlı ve ölçülebilir sonuçlar sağlıyor. Ekiplerin sadece 14 gün içinde haftada yaklaşık 6 saati geri kazanması ve gecikmiş görevlerin sayısında yaklaşık %30 oranında bir azalma görmesi mümkün oluyor. Aynı nedenle iş birliği sorunları azalıyor, müşteriler daha hızlı geri dönüş alıyor ve yöneticiler daha net tahminler elde edebiliyor.

Bu tür bir sistemin en iyi yanı da bir “üretkenlik sihirbazı” olmanızı gerektirmemesi. Sadece Türk çalışma kültürünün gerçeklerine uyum sağlayan bir zaman ve görev yönetimi sistemi kullanmanız yeterli. Burada, bunu nasıl yapabileceğinizden bahsedeceğiz. Proje İş Birliği, Otomasyon ve Entegrasyon, Online Doküman Yönetimi ve Dosya Depolama gibi araçlar içeren Bitrix24 çözümleri, size bu konuda da yardımcı olabilir. Bitrix24’e geçiş yaparak çok daha etkili bir zaman yönetimi elde edebilirsiniz.

Yapılacaklar listeleri neden başarısız oluyor?

Bir yapılacaklar listesi, çoğu çalışan için günlük bir programdan ibarettir ve başından sonuna kadar tüm günü planlar. Ancak bu listeler gününüzün değişmeyeceği, görev sayısının artmayacağı, kimsenin sizi ek işlerle rahatsız etmeyeceği ve toplantıların zamanında başlayıp tamamlanacağı varsayımları üzerine kuruludur.

Bu varsayımların hiçbiri sıkışık trafiğe takılıp kalacağınızı veya gününüzün planladığınızdan çok daha farklı geçeceği ihtimalini dikkate almaz. Örneğin öğle yemeğinden önce dört görevi tamamlayacağınızı düşünerek listenizi buna göre oluşturursunuz. Ancak gününüze başlar başlamaz büyük bir müşterinin 12 alt görevin tamamlanmasını gerektiren 2 dakikalık bir sesli not gönderdiğini görürsünüz.

Köprü trafiği sıkışır ve 10:00'daki toplantınız 10:40'a sarkar. Siz bunlarla uğraşırken, bir ekip arkadaşınız belirli bir konuda ne düşündüğünüzü öğrenmek için yanıp tutuşuyordur. Gelen kutunuz, temizleyebileceğinizden daha hızlı dolar ve planladığınız asıl görevleri bile yapacak zaman bulmakta zorlanırsınız.

Sadece birkaç saat içinde, “öğlene kadar yapılacaklar” listeniz gerçeği yansıtmaz hâle gelir ve bir istikrar oluşturmak için hazırlanan bu liste, netlik yerine kaygı yaratmaya başlar. Sorun, sizden veya gününüzden kaynaklanmıyor; sorunun kaynağı kullandığınız model.

Takvim öncelikli üretkenlik nedir?

Klasik zaman yönetimi araçları “görev öncelikli” bir model kullanır ve yukarıda bahsettiğimiz nedenlerden dolayı bu modelin verimli bir şekilde kullanılması mümkün değildir. Takvim öncelikli üretkenlik ise “zaman öncelikli” bir model üzerine kuruludur.

Yani “şu saatte hangi görevi yapmam gerekiyor” yerine, “bunu hangi zamanda yapabilirim” sorusunu sorar. Bu basit bir değişikliktir fakat takviminizi bir liste olmaktan çıkarıp, görevlerinizi esnek zaman blokları içerisine yerleştirir. Bu sistem, gerçek dünya koşullarına uygun bir şekilde zamanınızı görevlerinize göre değil, görevlerinizi zamanınıza göre ayarlamanızı sağlar.

Bu sayede, hayat öyle olmasa bile gününüz daha tahmin edilebilir hâle gelir. Takvim öncelikli üretkenlik sistemi, bunu elde etmenize yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Gelin, bu sistemin nasıl işlediğine ve neden geleneksel bir takvimli çalışma programı yerine onu kullanmanız gerektiğine daha yakından göz atalım.

Doğru görev yönetimi ile üretkenliğinizi artırın

Takvim öncelikli üretkenlik yöntemi, ayrı bir program gerektirmeden CRM sisteminin bir parçası olarak kullanılır. CRM destekli bir ortamda, takvim odaklı üretkenlik sayesinde iş akışı otomasyonu gibi özelliklerden de yararlanmak mümkün olacağından ötürü daha da güçlü sonuçlar elde edilir. Bu sistem pratikte şöyle çalışır:

1. Görevler CRM içinde planlanır

CRM'niz, tüm iş akışının merkezi hâline gelir. Takip hatırlatıcıları, satış hattı görevleri, anlaşma güncellemeleri, müşteri talepleri, dâhilî onaylar, kampanya görevleri ve diğer tüm iş akışları sistem içerisinde planlanır. Bu sayede hiçbir şeyi not defterlerine veya haricî programlara kaydetmek zorunda kalmazsınız. Dahası bu sistem tüm ekip üyelerine açık olduğundan, herkesin bir diğer üyenin takvimini ve programını görmesi mümkün olur.

2. Her görevin gerçek bir süresi vardır

Her görev için gerçek ama esnek bir zaman aralığı atanır. Örneğin bir teklif hazırlamak 20 ila 45 dakika arasında sürebilir. Bir müşteri sunumu hazırlamak içinse en fazla 90 dakikalık bir blok atanır. CRM sistemi, tek bir yerden tüm çalışanların programlarına ulaşabildiğinden, bu süreleri yapay zekâ desteğiyle kendisi de belirleyebilir.

3. Zaman bloklarından oluşan bir takvim

CRM sistemi, görevleri zaman bloklarına böler, blokların aralığını odak süresine göre belirler ve her odaklanma anının tatmin edici bir sonuç getirmesini sağlar. Bu manuel olarak da yapılabilir. Bir yöneticinin, odaklanma zamanı çerçevelerini dikkate alarak, görevleri uygun zaman aralıklarına sürüklemesi yeterlidir.

4. Gruplandırılan görevler

Görev verimlilik artırma tekniklerinden biri de üstlenilen görevleri içeriklerine göre gruplandırmaktır. CRM sistemi bunu da kolayca yapabilir. Örneğin takip edilmesi gereken işler için bir grup, onay gerektiren işler için ayrı bir grup oluşturabilir.

Benzer şekilde satış hattı grubu, raporlama grubu, yönetici grubu gibi kategoriler de oluşturabilir. Bir gruptaki görevler, tamamlandıklarında diğer grubu da aktif hâle getirebilir ve bir karmaşa oluşmadan organize bir şekilde çalışmak mümkün olur. Sadece bu bile her gün 90 dakikaya yakın zaman kazanmanızı sağlayabilir.

5. Takvim kaosa karşı otomatik olarak ayarlanır

Bir toplantı beklenmedik şekilde uzarsa CRM sistemi otomatik olarak zaman bloklarını ileri kaydırır, yeni saatler önerir ve ekip arkadaşlarını uyarır. Manuel olarak hiçbir görevi yeniden düzenlemek gerekmez. Bu sayede her görev kendi bloğu içerisinde hâlen tamamlanabilir.

Sohbette CoPilot, kaosu düzenli bir çalışmaya dönüştürür

Günlük görevlerin uzamasının veya olması gerekenden daha karmaşık hâle gelmesinin nedenlerinden biri de Türk iş kültüründeki iletişim alışkanlıklarıdır. Çalışanlar kendi aralarında ve müşterilerle iletişim kurmak için uzun grup sohbetleri, bitmek bilmeyen WhatsApp sesli notları, çok sayıda e-posta döngüleri, Türkçe/İngilizce kısaltmalar içeren mesajlar ve ekran görüntüleri kullanır.

CRM sisteminin bir parçası olan Sohbet özelliği ve bu özellikte de aktif olan CoPilot (yapay zekâ), bu karmaşayı bir düzene kavuşturur. CoPilot ile şunları yapmak mümkündür:

• Tüm dağınık ileti dizilerini temizleyip görev listelerine dönüştürmek: CoPilot, en karmaşık ve uzun metin dizilerini bile özetler, madde işaretleri ekler, eklenen veya çıkarılan görevlerin hangileri olduğunu anlar, buna göre tahmini süreleri ve bağımlılıkları belirler, son teslim tarihleri önerir.
• Görevleri CRM'ye veya görev yöneticisine aktarmak: Sohbet dizilerini yeniden yazmak, manuel olarak ayrıştırmak veya tahmin yürütmek gerekmez. CoPilot, metin dizilerini analiz ederek belirlediği görevleri otomatik olarak CRM sistemine ekler veya görev yöneticisine aktarır.
• Görevleri takvim bloklarına eklemek: CoPilot, görevleri CRM sistemine eklerken yine otomatik olarak gerekli zaman bloklarını da oluşturabilir. Bunu yaparken o görevin karmaşıklığını, en uygun adayın kim olacağını ve mevcut adayların iş yükünü de dikkate alır.

Sohbette CoPilot sayesinde, ekip üyelerinin kendi aralarındaki sohbetlerde atıfta bulundukları görevler dahi, kendiliğinden takvim öncelikli üretkenlik sisteminin bir parçası olur. Kaotik bir WhatsApp mesajlaşma dizisi bile bir dakikadan kısa sürede net bir proje planına dönüştürülebilir.

Paylaşılan takvimler ile her çalışanın programı takip edilebilir

Paylaşılan takvimler, ekip üyelerinin (ve yöneticilerin) birbirlerinin takvimlerini (dolayısıyla iş yüklerini) görebilmelerini sağlar. Bu sayede kimse yeni bir görevi “zaten çok yoğunum” diyerek reddetmek zorunda kalmaz, herkesin gerçekte ne kadar yoğun olduğu kolayca görülebilir.

Bu takvimlere herkesin görebileceği notlar ve açıklamalar da eklenebilir. Örneğin bir ekip arkadaşınızın belirli bir zaman bloğunu “gizli – müşteri hazırlığı” veya “raporlama – analiz” olarak işaretlediğini görürseniz onu rahatsız etmemeniz gerektiğini anlarsınız. Tüm ekip üyelerinin başka bir plan yapmaması gereken önemli zaman blokları da takvime eklenebilir, mesela “hafta sonu toplantısı – başka bir görev atamayın” gibi.

Paylaşılan takvimler otomatik olarak ekip üyelerinin birbirine saygı gösterdiği sınırlar oluşturur, iş akışlarında daha az kesinti yaşanmasını sağlar ve son dakikada yapılmak zorunda kalınan yeniden planlamaları azaltır.

Ayrıca CRM sistemi, örneğin geç başlayan bir müşteri toplantısı nedeniyle öğleden sonranız dolduğunda, sizin bloklarınızı otomatik olarak yeniden planlar ve ekip arkadaşlarınız bu değişiklikleri anında görür. Böyle bir sistem, ek iletişim kurulmasını gerektirmeden iş birliğini daha sorunsuz hâle getirir.

Mobil görev yönetimi, zamanınızı her yerden yönetebilmenizi sağlar

Takvim öncelikli üretkenlik sistemi sadece “masa başında” kullanılması için tasarlanmamıştır ve geleneksel yapılacaklar listelerine kıyasla en önemli avantajlarından biri de budur. Türk iş kültüründe mobil teknolojilerin kullanımı zaten çok yaygındır, özellikle de satış ekipleri, saha ekipleri, yöneticiler ve her gün iki kıta arasında geçiş yapan herkes için.

Mobil öncelikli bir CRM görev yöneticisi sayesinde, işe gidip gelirken bile zaman bloklarını yeniden ayarlayabilir, otobüsteyken dahi mevcut görevlerinizi inceleyebilir, sesli notlar aracılılığıyla otomatik görevler kaydedebilir ve yeniden planlanan her görevi gerçek zamanlı olarak görebilirsiniz.

Bu sistemin önemli bir avantajı da tüm paylaşılan belgelere anında ve herhangi bir yerden erişebilecek olmanızdır. Yani hareket hâlindeyken bile görevleri, toplantıları ve fırsatları güncelleyebilirsiniz. Trafik ister akıyor ister tıkanmış olsun, CRM sisteminiz hiç durmaz ve ona dilediğiniz zaman ulaşmanız mümkün olur. Takvim öncelikli üretkenlik sistemi, karmaşanın kural, dinginliğin ise istisna olduğu İstanbul gibi şehirler için tasarlanmış gibidir.

Çevrimiçi çalışma alanları “sekme avcılığını” ortadan kaldırır

Sekme avcılığı üretkenliğin sessiz katilidir. Takviminize baktığınızı ve o zaman bloğunda bir teklif yazmanız gerektiğini gördüğünüzü düşünelim. Bu, normal şartlarda yarım saat içinde tamamlayabileceğiniz bir iştir.

Ancak bu teklifi yazabilmek için aynı anda düzinelerce sekme açıyor ve aralarında “avlanmak” zorunda kalıyorsanız bu süre kolayca birkaç saat uzayabilir. Bir sekmede Google dokümanı, diğerinde müşteri brifingi, başka bir sekmede geçen ayın sunumu, en güncel fiyat listesinin yer aldığı bir sekme daha…

Bunlar arasında geçiş yapıp durmak sadece zaman kaybettirmekle kalmaz, odağınızı da ortadan kaldırır. CRM sisteminin çevrimiçi çalışma alanı ise bu sorunu her şeyi birbirine bağlayarak daha başlamadan çözer. Bu ortak çalışma alanında her görev ilgili belgelerle açılır ve her zaman bloğunun kendi çalışma alanı vardır. Dosyalar birbirine bağlı kalır ve hiçbir şeyi aramakla uğraşmazsınız.

Aynı nedenle, bağlam kaybı da yaşanmaz. Zaman bloğunu açar açmaz çalışmaya da başlayabilirsiniz. Bu çalışma alanı ortak olduğu için, yüklediğiniz dosyalar veya mevcut belgelerde yaptığınız değişiklikler, ayrıca e-posta ile bildirmeye gerek kalmadan herkes için güncellenir. Böylece ekip arkadaşlarınız da sizin bıraktığınız yerden devam edebilir.

İki haftada 6 saat kazanın ve gecikmiş görevleri %30’a kadar azaltın

CRM sisteminizde takvim öncelikli üretkenlik modelini kullanmaya başladığınızda, her gün kayda değer bir zaman kazanırsınız ve iki hafta sonunda toplamda 6 saate kadar tasarruf edebilirsiniz. Gecikmiş görevlerin sayısında da %30’a varan bir azalma yaşanır çünkü esnek zaman blokları hiçbir şeyin aksamamasını sağlar ve yapay zekâ otomatik olarak gerekli ayarlamaları yapabilir.

İş günleri, daha az iş olduğu için değil, daha az kaos yaşandığı için daha sakin geçmeye başlar. CRM sisteminiz, zamanınızı çok daha verimli kullanmanızı ve üretkenliğinizi gerçek anlamda artırmanızı sağlayan bir yöneticiye dönüşür. Üstelik bu yönetici, esneklik, otomasyon, net sınırlar, mobil süreklilik ve gerçek zamanlı uyarlanabilirlik sunduğundan ötürü size ayak uydurur. En karmaşık iş günlerinde bile zamanınızı daha iyi kullanabilmeye başlarsınız.

Bitrix24 ile etkili zaman yönetimi

Bitrix24 araçları, takvim öncelikli üretkenlik sistemine geçiş yapmanızı kolaylaştırır çünkü yukarıda bahsettiğimiz avantajların tümünü ve daha fazlasını elde etmenizi sağlayan araçları tek bir platform üzerinden sunar. Proje İş Birliği, Otomasyon ve Entegrasyon, Online Doküman Yönetimi ve Dosya Depolama gibi özelliklere sahip olan Bitrix24, daha etkili zaman yönetimi elde etmek isteyen tüm işletmeler için en iyi tercihtir. Hemen bugün sınırsız sayıda kullanıcı için sonsuza dek ücretsiz olan sürümü kullanmaya ve zamanınızı daha verimli yönetmeye başlayın!

Sık Sorulan Sorular

Takvim öncelikli üretkenlik sistemi disiplinsizlik yaratmaz mı?

Kesinlikle hayır. Takvim öncelikli üretkenlik sistemi, disiplinsizlik üzerine değil, esneklik üzerine kuruludur. Toplantılar geciktiğinde veya yeni görevler ortaya çıktığında, CRM otomatik olarak zaman bloklarını kaydırır ve yenilerini önerir. Bu sistem çok daha verimli çalışılmasını sağlar.

Yapılacaklar listeleri gerçekten de kullanışsız mı?

İstanbul gibi, karmaşanın kural, istikrarın ise istisna olduğu şehirlerde yaşıyorsanız evet. Bu listeler her şeyin planlandığı gibi gideceği varsayımı üzerine kuruludur ve günlük programlarda meydana gelen ani değişimlere uyum sağlayamazlar.

Çok reaktif bir rolde (satış, destek, operasyon) çalışıyorsam bu sistemi kullanabilir miyim?

Takvim öncelikli üretkenlik sistemi, reaktif rollerde daha da etkilidir. Örneğin siz çok meşgulken CRM sistemin öngörülemeyen işler için otomatik olarak yeni zaman blokları oluşturmasını, hatta bu blokları daha müsait bir başka çalışana aktarmasını sağlayabilirsiniz.

İş arkadaşlarım zaman bloklarıma saygı gösterir mi?

Paylaşılan takvimler, ekip üyelerinin birbirlerinin zaman bloklarına saygı göstermesini kolaylaştırır. İnsanlar açıkça etiketlenmiş zaman bloklarını kapsayan planlar yapmaktan kaçınırlar. Bu sizin için de geçerlidir. Siz de ekip arkadaşlarınızın takvimini görebilir ve kendi planlamanızı bunlara uygun şekilde yapabilirsiniz.

Takvim öncelikli üretkenlik sistemi için özel araçlar gerekli mi?

Hayır. Böyle bir sistem için özel bir program veya araç kullanmanız gerekmez. Tüm bu özellikleri sunabilen bir CRM sistemi kullanmanız yeterlidir. Bu sistemi bulmakta zorlanıyorsanız Bitrix24’e göz atmanızı tavsiye ederiz. Bitrix24, takvim öncelikli üretkenlik için gereken tüm araçları tek bir platform üzerinden sunar.