Tek Bir Platformdan E-Posta, Görev ve Takvim Senkronizasyonu

Hangi sektör olursa olsun, günümüzde çalışanların işlerini yürütmek ve kolaylaştırmak için kullanabilecekleri pek çok araç seti vardır. Ancak bunların çoğu istenen verimlilikte çalışmaz. Bunun nedeni ise kullanılan araçların birbirleriyle iletişim kuramamasıdır, diğer bir deyişle senkronize şekilde çalışamıyor olmasıdır.

E-postalarınız bir sekmede, takviminiz başka bir yerde, görevler ise başka bir uygulamada veya bir elektronik tabloda takip ediliyorsa işinizi olması gerektiğinden daha zor hâle getiriyorsunuz demektir. Bu setteki her bir araç aslında tek başına sorunsuz çalışır. Ancak birlikte çalışmaları gerektiğinde bunu yapamazlar ve kaçırılan takip mesajları, çifte rezervasyonlu toplantılar ve kime ait olduğu belirsiz sorumluluklar gibi problemler yaratırlar.

Otomatik olarak işleyen bir çalışma merkezi

Görev ve e-posta takvim entegrasyonu sayesinde tüm bu araçları tek bir platformda senkronize etmek sadece kolaylık sağlamaz. Konuşmaların taahhütlere, taahhütlerin de eyleme dönüştüğü, manuel aktarımların olmadığı tek bir operasyonel sistem oluşturmanızı sağlar. Bunu yapmanın yolu da bir CRM platformu kullanmaktır. Doğru seçimler yapıldığında, CRM yalnızca bir “satış veri tabanı” olmaktan çıkar ve günlük çalışmanın merkezi hâline gelir.

Burada, bunu nasıl yapabileceğinizden bahsedecek ve iş akışı yönetimi konusunda ipuçları vereceğiz. Bitrix24 araçları ile görevlerinizi, takvimlerinizi ve e-postalarınızı kolayca senkronize edebileceğinizi ve hepsine tek bir platformdan ulaşabileceğinizi unutmayın. Tek platformda iş yönetimi yapabilmeniz için tasarlanan Bitrix24; Görev Yönetimi, Paylaşımlı Takvimler, İletişim Merkezi gibi pek çok farklı özelliğe sahiptir ve tüm senkronizasyon ihtiyaçlarınız konusunda size yardımcı olabilir.

Parçalanmış araç setlerinin gizli maliyeti

Buradaki “parçalanmış” terimi, bir arada çalışamayan, yani birbirlerinin verilerini kullanamayan uygulamaların yer aldığı araç setleri anlamındadır. Böyle bir ortamda takvim, görev ve e-postalar gerçekten de “paramparça” olmuştur. Her birinin ayrı takip edilmesi ve manuel olarak yönetilmesi gerekir. İlk bakışta bu ciddi bir sorun gibi görünmez. Fakat bir şeyler ters gitmeye başladığında, parçalanmış bir araç setinin gizli maliyetini de fark etmeye başlarsınız.

Örneğin bir toplantı planlanır ancak ardından bir görev atanmaz. Yahut bir görev atanır ancak neye dair olduğu bir e-posta dizisinde saklı kalır. Bir yönetici, hiç kaydedilmemiş, dolayısıyla hiç gönderilmemiş bir takip mesajının yanıtını beklemeye devam eder.

Bu sorunlar “tembellikten” ziyade iletişimi, zamanı ve eylemi ayrı ayrı ele alan araçlardan kaynaklanır. Parçalanmış araç setleri temel olarak üç tekrar eden soruna yol açar:

• İçerik kaybı: Belirli bir görevle ilgili önemli bilgiler, bir e-posta ileti dizisinde yer alır ve setteki diğer araçlara senkronize edilmediğinden, manuel olarak aranıp bulunması gerekir. Bu da kaçırılmış anlaşma fırsatları gibi pek çok soruna neden olur.
• Manuel iş yükü: Senkronize çalışmayan bir araç setinde, kullanıcıların zaman, tarih ve isim gibi bilgileri sistemler arasında manuel olarak kopyalaması gerekir. Bu, hata yapma ihtimalinin çok yüksek olduğu bir süreçtir.
• Sorumluluk boşlukları: Bir şeyin görüşülüp görüşülmediği, planlanıp planlanmadığı veya gerçekten atanıp atanmadığı belirsizdir.

Ancak takvim, görev ve e-posta entegrasyonu bir CRM içinde senkronize şekilde çalışmaya başladığında bu sorunlar da kendiliğinden ortadan kalkar. Bir CRM sistemi içeriğin, zamanın ve sorumlulukların tek bir yerden takip edip yönetilmesini sağlar.

CRM veya ücretsiz hizmetler: hangisi daha iyi?

Microsoft ve Google gibi üçüncü taraflarca sağlanan ve temel özelliklerine ücretsiz olarak ulaşılabilen uygulamalar da belirli bir senkronizasyon elde etmenizi sağlar. Aşağıdaki örneklere göz atalım:

• Google Gmail’de, herhangi bir e-postayı açıp üst kısmındaki “Görevlere Ekle” bağlantısına tıklayarak o e-posta için bir görev oluşturabilirsiniz.
• Google Takvim’de, sol alt taraftaki “Takvimlerim” sekmesinde yer alan “Görevler” seçeneğine tıkladığınızda, takviminizde size özel görevlerin de görüntülenmesini sağlayabilirsiniz.
• Microsoft To Do uygulamasında kaydettiğiniz görevlerin, Microsoft Outlook takviminize senkronize edilmesini sağlayabilirsiniz. Bunun için Outlook uygulamasının “Bağlantılı Uygulamalar” seçeneğinden To Do takvimini eklemeniz yeterlidir.
• Outlook ekranından herhangi bir e-posta mesajını farenizle tutup sürükleyerek To Do listeniz üzerine bırakırsanız, o e-postanın konu satırı ile kaydedilmiş bir görev oluşturabilirsiniz.

Bu tür ücretsiz hizmetler yaygın bir şekilde kullanılır ve çok temel düzeyde bir senkronizasyon sunarlar. Ancak verdiğimiz örneklerden de anlaşıldığı üzere, bu tür kullanımlar gerçek anlamda otomatik işleyen bir senkronizasyon olmadığı gibi, hâlen manuel takip ve kontrol işlemleri gerektirir.

Bu nedenle, ücretsiz uygulamaların sunduğu genel senkronizasyon özellikleri, çoğu senaryoda yetersiz kalacaktır. Daha fazlasını sunan bir entegrasyon ve tek bir merkezden sorunsuz işleyen senkronizasyon elde etmek istiyorsanız bir CRM uygulaması kullanmak çok daha iyi bir seçenektir.

Tek bir ekosistem neden daha önemlidir?

Kullandığınız sete daha fazla araç eklemek, yönetim ve iş akışı sorunlarını çözmek için yeterli değildir. Çözüm, basitçe uyumdur ve uyumu elde etmenin en kolay yolu da bir ekosistem kurmaktır. Tek bir ekosistem, her etkileşim ve iş akışının (bir e-posta, bir toplantı, bir görev vb.) aynı kayıt sistemini beslemesini sağlar. Hiçbir kullanıcı “bu bilgiyi nerede bulabilirim?” sorusunu sormak zorunda kalmaz. Herkes tam olarak nereye bakması gerektiğini bilir.

Birleşik bir CRM ekosisteminde ise e-postalar otomatik olarak kişiler, şirketler, anlaşmalar veya projelerle ilişkilendirilir. Takvim etkinlikleri, gerçek kayıtlara bağlı gerçek taahhütleri yansıtır. Görevler, manuel ayarlama gerektirmeden içeriği, son teslim tarihlerini ve sahipliği gösterir. Yöneticiler de yürütülen etkinlikleri birçok farklı aracı kontrol etmelerine gerek kalmadan kolayca görebilir.

Bir CRM ekosistemi, yönetim süreçlerinin ve iş akışlarının nasıl gerçekleştiğini veriye dayalı şekilde gösterir. Onu besleyen tüm veriler arasında bağlantı kurarak, eklenen her yeni bilginin diğerlerini beslemeye devam etmesini sağlar ve gerçek bir iş araçları entegrasyonu sunar.

E-postayı bir eylem katmanına dönüştürmek

E-posta, iş amaçlı iletişimin temel unsurlarından biridir. Anlaşmalar orada başlar, talepler oraya gelir ve kararlar orada onaylanır. Ancak e-postalar tek başlarına eyleme dönüşemez. Bunun için görevler ve takvimlerle senkronize edilmeleri gerekir. Bu gerçekleştiğinde pasif bir gelen kutusu olmaktan çıkıp bir eylem katmanı hâline gelirler.

Böyle bir eylem katmanı, kullanıcıların bir e-postayı okuyup daha sonra ne yapacaklarına karar vermek yerine, şu avantajları elde etmelerini sağlar:

• Herhangi bir e-posta, son tarihi ve sorumlusu olan bir göreve dönüştürebilir.
• E-posta içeriğindeki bir tarih/saat veya bağlantı temel alınarak doğrudan bir toplantı planlanabilir.
• E-posta içeriği, ileride kullanılmak üzere bir CRM kaydına eklenebilir.
• Mesaj içeriğinde yer alan bilgiler (mesela son teslim tarihi) için ayrıca bir yere kopyalanmalarına gerek kalmadan hatırlatıcılar ayarlanabilir.

Yönetim ve iş akışlarındaki aksaklıkların çoğu net olmayan mesajlardan değil de net mesajların yapılandırılmış eylemlere dönüşememesinden kaynaklanır. E-postaları kendi ekosistemine entegre eden bir CRM ise hiçbir şeyin "sadece bir e-posta" olarak kalmamasını sağlar.

E-posta bağlantıları oluşturun ve takvimleri yönetin

Takvim çakışması, modern çalışma hayatındaki en büyük verimlilik kayıplarından biridir. Örneğin bir toplantı planlaması için karşılıklı e-postalar gönderilmesine rağmen, kaçırılan onaylar ve takvim çakışmaları nedeniyle, katılımcıların herkes için uygun bir planlama yapması mümkün olmaz. Bu sorun bağlantısız sistemlerden kaynaklanır.

Ancak bir CRM ekosistemi içinde e-posta ile takvimler senkronize edildiğinde; toplantı davetleri ilgili kayıtlarda otomatik olarak görünür, zaman taahhütleri verilmeden önce müsaitlik kontrolü yapılabilir, yeniden planlanan toplantılar için görevler ve zaman çizelgeleri otomatik olarak güncellenir ve toplantı sonuçlarına göre takip işlemleri tetiklenebilir.

E-posta bağlantıları (örneğin toplantı URL'leri, paylaşılan belgeler veya onay istekleri), gözden kaçırılmaya müsait sinyaller olarak kalmak yerine yapılandırılmış mesajlar hâline gelir. CRM yalnızca bir toplantının var olduğunu değil, neden var olduğunu ve daha sonra ne olması gerektiğini de anlar. Sadece bu özellik bile hem ekipler hem de müşteriler için işleri çok daha kolaylaştırır ve takvim yönetimi amacıyla ayrı bir uygulama kullanma gereksinimini ortadan kaldırır.

Görevlerin nihayet anlam kazandığı yer

Görev takibi ve görev yönetimi hakkında yapılabilecek ilk tespit, izole edildiklerinde, yani kullanılan araç setinin içinde diğerlerinden bağımsız bir uygulama tarafından yönetildiklerinde başarısız olduklarıdır. Görevleri bağlamlarından, yani onların amacını ve nedenini açıklayan içerikten ayırırsanız yapılacak işler listesi artık sadece bir listedir ve çoğunlukla göz ardı edilir.

Bir CRM uygulaması ise görevleri e-posta ve takvim verileriyle senkronize ederek onlara anlam kazandırır. Görevler örneğin çalışanların yürüttükleri sohbetler üzerinden oluşturulabilir, son teslim tarihleri ​​toplantılar ve taahhütlerle uyumlu hâle gelir ve en önemlisi de sorumluluk açık ve görünür olur. Görevler yalnızca onay kutularına değil de sonuçlara bağlı olarak ilerlemeye başlar.

Ayrı bir “yapılacaklar” uygulaması kullanmak yerine; görevler, iş akışlarının bir parçası hâline getirilebilir. Bir takip görevi, onu tetikleyen e-postaya bağlanabilir. Bir hazırlık görevini yaklaşan bir toplantıya bağlamak da mümkün olur. Yani hiçbir şey bir diğerinden bağımsız olarak hareket etmez ve tüm iş akışları tek bir merkezden yönetilen bir zincirin halkaları hâline gelir.

Bu uyum, görev yönetimini kişisel organizasyon çabalarının ötesine taşıyarak bir ekip çalışmasına dönüştürür. Görevler hakkında bilgi paylaşımı kolaylaşır, onlar arasında hızlıca geçiş yapabilmek mümkün olur ve hesap verebilirlik elde edilir çünkü hangi göreve kimin sahip olduğunu görmek kolaydır.

Yönetici asistanları için iş akışlarını kolaylaştırma

Yönetici asistanları, yukarıda bahsettiğimiz parçalanma etkisini çoğu rolden daha yoğun bir şekilde hissederler. Bunun nedeni, aynı anda birden çok gelen kutusunu, takvimi ve görev listelerini yönetmek zorunda kalmalarıdır.

Senkronize edilmiş bir CRM uygulaması, mevcut avantajlarının yanı sıra yönetici asistanları için özellikle faydalı olur ve onlara bir "komuta merkezi" sunar. Bu merkezden yönetici takvimlerine, e-postalarına ve görevlerine erişmek mümkün olacağı gibi, birden fazla taraf arasında daha hızlı toplantı koordinasyonu da elde edilebilir.

E-postaları anında hazırlık görevlerine, hatırlatıcılara veya takip işlemlerine dönüştürebilirler; bekleyen, onaylanan veya tamamlanan işleri farklı departmanlardan geri dönüş beklemek zorunda kalmadan net bir şekilde takip edebilirler.

Dolayısıyla araçlar arasında dağılıp parçalanmış bilgilere tepki vermek yerine ihtiyaçları önceden tahmin edebilirler. Sadece planlananları görmekle kalmaz, hâlen işlem gerektirenleri de görürler. Tüm bunlar daha az son dakika sürprizi ve daha iyi zaman yönetimi anlamına gelir.

Daha fazla toplantı olmadan daha iyi iş birliği

E-posta, takvim ve görevler bir CRM platformu üzerinde bir araya geldiğinde, çalışanlara ek bir iş yükü çıkmadan iş birliği gelişir. Ekipler, gerçek aktiviteleri yansıtan ve paylaşılan zaman çizelgelerine erişim elde edip, kimin neyden ve ne zamana kadar sorumlu olduğunu görebilirler.

Görevlerdeki ilerleme zaten kaydedildiği için daha az durum toplantısı gerekir ve bu da departmanlar arasında daha temiz devir teslim yapılması demektir. Bu, yöneticiler için mikro yönetim gerekmeden içgörü sağlar, görevleri yürütenler içinse sürekli güncelleme zorunluluğunu ortadan kaldırır.

Mobil senkronizasyon, çalışmayı her yerde tutarlı hâle getirir

Üstelik bu avantajlar ofisle sınırlı değildir zira çalışma ofiste bitmez. Toplantılar hareket hâlindeyken yeniden planlanır, e-postalar randevu tarihlerini değiştirir, görevler ise işe gidip gelirken kontrol edilir ve hatta tamamlanır. Dolayısıyla böyle bir senkronize CRM platformunun masaüstünden olduğu kadar mobilden de sorunsuz çalışması gerekir.

Bu sayede mobilde yapılan değişiklikler her yerde anında yansır, mobil e-postalardan oluşturulan görevler kaybolmaz ve takvim güncellemeleri cihazlar arasında tutarlı kalır. Buradaki en önemli şey de zaten tutarlılıktır. Aksi hâlde mobil çalışma, sonradan ortaya çıkan ve tepki vermek için genellikle çok geç olan problemler yaratır.

Güvenlik, izinler ve erişim kontrolü

E-posta, görevler ve takvimleri tek bir platformda senkronize etmek, kontrolü kaybetmek anlamına gelmez ve çoğu işletmenin endişe ettiği gibi güvenlik problemleri yaratmaz. Tam tersine çok daha güvenli bir sistem sunduğunu söylemek bile mümkündür.

Modern bir CRM platformu; e-postalara, takvimlere ve görevlere rol tabanlı erişim, paylaşılan gelen kutuları için izin kontrolleri, değişiklikler ve etkinlikler için denetim kayıtları ve merkezi uyumluluk politikaları özelliklerine sahiptir. Yani hassas veriler parçalanmış (ve her biri kendi güvenlik özelliklerine sahip) araçlar arasında değil, tek bir çerçeve altında yönetilir.

Araç setinden çalışma merkezine geçiş yapın

E-posta, takvim ve görevleri senkronize etmenin faydalarından biri de güvenilirliktir. Böyle bir sistemde işler öngörülebilir hâle gelir, takip işlemleri hafızaya bağlı kalmaz, toplantılar sonuçsuz kalmaz ve görevler bağlamdan yoksun olmaz.

Tüm bunları bir arada sunabilen bir CRM, bir kayıt sisteminden daha fazlası olur ve gerçek bir çalışma merkezine dönüşür. Ekipler artık farklı araçları yönetmeyi bırakıp sonuçları yönetmeye başlayabilir. Dahası böyle bir merkezi elde etmek sandığınızdan çok daha kolay olabilir.

Bitrix24 ile mükemmel senkronizasyon

Bitrix24 çözümleri, Outlook Gmail entegrasyonu özelliğinin yanı sıra Görev Yönetimi, Paylaşımlı Takvimler ve İletişim Merkezi gibi araçları da tek bir platformda bir araya getirir. Takvimleriniz, e-postalarınız ve görevleriniz için tek bir merkez elde eder ve işletmenizin büyüklüğü ne olursa olsun yukarıda bahsettiğimiz avantajların tümünden yararlanabilirsiniz. İster bir ürün ister bir hizmet sunuyor olun, Bitrix24’e hemen bugün geçiş yaparak tek bir platformdan senkronize çalışmaya başlayın.

Sık Sorulan Sorular

E-posta, takvim ve görevler neden aynı platformda yer almalıdır?

Çünkü yönetim ve iş akışları bu üçü arasında kesintisiz bir şekilde devam eder. Bunları senkronize etmek, manuel adımlar gerekmeden ve içerik kaybı yaşanmadan konuşmaların taahhütlere, taahhütlerin de eyleme dönüşmesini sağlar.

E-postalardan doğrudan görev veya toplantı oluşturabilir miyim?

Evet. Çoğu CRM platformu e-postaların tek tıklamayla görevlere veya takvim etkinliklerine dönüştürülmesine ve ilgili kayıtlara otomatik olarak bağlanmasına olanak tanır. Bitrix24 ise bunlara ek olarak daha fazlasını da yapabilmenizi sağlar.

Senkronizasyon, yönetici asistanlarına nasıl yardımcı olur?

Senkronizasyon; gelen kutuları, takvimler ve görev listeleri için merkezi bir görünürlük sağlayarak koordinasyonu hızlandırır ve son dakika sorunlarını azaltır. Yönetici asistanları, farklı uygulamalar arasında geçiş yapmak zorunda kalmadan tek bir yerden ihtiyaçları olan her şeye ulaşabilir.

Senkronizasyon, mevcut e-posta veya takvim araçlarımı değiştirmemi gerektirir mi?

Hayır. Doğru CRM programını seçerseniz onu zaten kullandığınız takvim ve e-posta araçlarına entegre edebilir ve herhangi bir değişiklik yapmadan senkronizasyon elde edebilirsiniz. Örneğin Bitrix24; Gmail, Google Calendar, MS Outlook ve Office 365 ile entegre olabilir.

Senkronizasyon veri güvenliği bakımından sorun yaratır mı?

Hayır. Tam aksine daha gelişmiş bir güvenlik elde etmenizi sağlar çünkü CRM platformları e-postalara, etkinliklere ve görevlere yalnızca yetkili kullanıcıların erişmesini sağlamak için şifreleme, izinler ve denetim günlükleri kullanır.