Onboarding için En İyi 10 Araç

Onboarding süreçleri, özellikle uzaktan çalışma modelinin yaygınlaştığı pandemi sonrası dönemde Türk KOBİ’leri için daha da önemli hale geldi. Geleneksel yöntemlerin yetersiz kaldığı bu süreçte dijital onboarding araçları İK ekiplerinin en güçlü yardımcılarından biri oldu. Bu anlamda yeni işe başlayanların ilk haftalardaki deneyimi, bağlılıklarını ve verimliliklerini doğrudan etkiliyor.

Peki, bu alanda öne çıkan araçlar hangileri?

Notion, Bitrix24, Personio ve Trello gibi platformlar Türkiye’deki birçok ekip tarafından aktif olarak kullanılıyor. Ancak pazarda çok sayıda seçenek mevcut. Bu içerikte, uzaktan onboarding sürecinde kullanılabilecek 30’dan fazla aracı inceleyerek en verimli bulunan 10 aracı seçtik. Her aracı aşağıdaki dört temel kritere göre inceledik:

İnsan kaynakları süreçlerinizi dijitalleştirmenin ve onboarding sürecini verimli bir hale getirmenin zamanı geldi. Bitrix24 ile ekip içi iş birliği ve çalışan yönetimini daha kolay bir hale getirebilirsiniz.

Onboarding Nedir?

Yeni işe başlayanların işe uyum sağlamasını kolaylaştıran her şeyi kapsayan süreç, “Onboarding nedir?” sorusunun yanıtını verir. Bu süreç, yeni çalışanın işe adapte olması için görev ve sorumluluklarını anlamasını, kurum kültürünü öğrenmesini ve ekip arkadaşlarıyla sağlıklı iletişim kurabilmesini sağlar. Aynı zamanda şirketin prosedürleri, araçları ve beklentileri hakkında kapsamlı bir rehberdir. Oryantasyon ve onboarding, İK süreçleri için önemlidir. Doğru şekilde tamamlandığında, işe alınan yeni çalışanların elde tutma oranlarına da faydası dokunacaktır.

Oryantasyon ve onboarding arasındaki farklar da bu bağlamda önemlidir. Çoğu zaman birbirine karıştırılsa da onboarding ve oryantasyon arasındaki fark oldukça belirgindir. Oryantasyon, yeni çalışan kişiler için işe başlanan ilk gün veya hafta içinde tamamlanan kısa bir tanıtım sürecidir; şirket vizyonu, temel kurallar ve ofis düzeni gibi genel bilgileri içerir. Onboarding ise daha uzun soluklu bir yolculuktur ve yeni çalışan kişilerin teknik eğitimlerden sosyal uyuma kadar birçok aşamayı geçmesini kapsar.

Yani, oryantasyon ve onboarding arasındaki fark; oryantasyonun, bir onboarding süreci içinde önemli bir parça olmasıdır.

Onboarding Süreçlerinin Önemi ve İşletmelere Katkıları

İşe alımdan sonra ilk temas noktası olan onboarding, çalışan bağlılığını artırmaktan operasyonel verimliliğe kadar pek çok alanda doğrudan etki yaratır.

Geleneksel yöntemlerle yürütülen bu süreç, dijital araçlarla desteklendiğinde işletmelere aşağıdaki faydaları sunabilir:

• Zaman ve iş gücü tasarrufu sağlar: Otomasyon destekli onboarding araçları sayesinde tekrarlayan işlemler (işe alım, evrak toplama, eğitim videoları paylaşma, kullanıcı hesapları açma gibi) manuel olarak yapılmak zorunda kalmaz. Bu da İK ekiplerinin daha stratejik işlere odaklanmasını sağlarken başarılı bir onboarding süreci sağlar.
• Tutarlı ve ölçeklenebilir bir süreç sağlar: Onboarding ve oryantasyon araçları yeni işe başlayan herkes için standart, doğru şekilde ve işletmeye uygun bir karşılama sürecinin korunmasını sağlar. Böylece küçük bir ekip dahi çok sayıda çalışan için aynı iyi kaliteyi sürdürebilir.
• Çalışan bağlılığını ve sadakatini artırır: Uzaktan çalışma modelinde ilk günlerden itibaren iyi kurgulanmış başarılı bir onboarding, çalışanların işe adapte olmasına, kurum kültürünü öğrenmesine, kendilerini değerli ve güvende hissetmesine yardımcı olur. Bu da erken dönem işten ayrılmaların önüne geçebilir.
• Öğrenme süresini kısaltır, performansı hızlandırır: Etkili bir süreçte kişiselleştirilmiş rehberler, eğitim modülleri ve yönlendirmeler sayesinde işe alım sonrasında yeni işe başlayanlar çok daha kısa sürede sürece adapte olur.
• Destek ekiplerinin yükünü hafifletir: Sıkça sorulan sorulara yönelik içerikler, interaktif yardım merkezleri ve adım adım rehberlerle çalışanlar ihtiyaç duydukları bilgiye kendi başlarına ulaşabilir. Bu da destek ekiplerinin üzerindeki baskıyı azaltmaya yardımcı olur.
• İzlenebilirlik ve sürekli iyileştirme sağlar: Başarılı bir onboarding için sürecin dijitalleştirilmesi, hangi adımda ne kadar vakit harcandığı ya da nerelerde tıkanıklık yaşandığı gibi verilerin izlenmesini sağlar.

Onboarding Araçlarında Hangi Özellikler Olmalı?

Bir çalışanı ya da müşteriyi dijital sistemlere entegre edebilmek için kullanılan onboarding otomasyon araçlarının kapsamlı ve işlevsel olması gerekir.

Aşağıdaki temel özellikler, böyle bir aracın gerçekten etkili olup olmadığını belirlemede önemli bir rol oynar:

Otomatik İş Akışları ve Entegrasyon

Belge gönderimi, eğitim atamaları, hatırlatmalar ve onay süreçleri gibi tekrar eden adımların otomatikleştirilmesi, insan hatasını azaltır ve onboarding sürenin doğru şekilde yütürülmesini sağlar; ayrıca süreci hızlandırır. Özellikle uzaktan çalışma modelinde kullanıcıların ihtiyaç duyduğu dokümanlara, rehber videolara ve sıkça sorulan sorulara tek yerden ulaşabilmesi için yerleşik bir yardım merkezi sunulmalıdır.

Etkileşimli Arayüz Bileşenleri ve Kişiselleştirme

Modallar, kontrol listeleri, tıklanabilir rehberler, açılır bilgilendirme kutuları gibi zengin arayüz elemanları, kullanıcı deneyimini geliştirir ve yönlendirmeleri daha iyi ve etkili bir hale getirir. Kullanıcı davranışlarına göre onboarding ve oryantasyon akışlarının tetiklenebilmesi, süreci ihtiyaca göre şekillendirmeyi sağlar.

Belge Yönetimi ve E-İmza Desteği

Sözleşmeler, politika belgeleri, eğitim formları gibi belgelerin dijital ortamda hazırlanıp imzalanması, onboarding süreçlerini hızlandırırken arşivlemeyi kolaylaştırır.

Eğitim ve Uyum Modülleri

Yasal zorunluluklar, gizlilik politikaları, şirket içi kurallar gibi konular için yapılandırılmış eğitim modülleri, yeni kullanıcıların kuralları anlamasını sağlar. Ayrıca farklı kullanıcı profillerine (yeni işe başlayan çalışanlar, yönetici, müşteri gibi) özel checklist ve görev akışları oluşturulabilmelidir. Bu yapı dinamik olmalı ve ilerlemeye göre değişebilmelidir.

Gelişmiş Entegrasyon Kabiliyetleri ve Mobil Uyum

HR sistemleri, CRM’ler, eğitim platformları gibi diğer iş araçlarıyla etkili bir şekilde entegre çalışabilmesi, tüm verilerin senkronize şekilde yönetilmesi açısından önemlidir. Tablet veya telefon üzerinden tüm onboarding sürecinin tamamlanabilmesi, özellikle uzaktan katılım gösteren kullanıcılar için kritik önemdedir.

Analitik ve Raporlama

Tamamlanma oranları, ilerleme durumu, kullanıcı geri bildirimleri gibi metriklerin izlenmesi, sürecin etkinliğini değerlendirmede ve iyileştirmede önemlidir.

2025’in En İyi 10 Onboarding Aracı

1. Bitrix24

Bitrix24, görev yönetimi, ekip içi iletişim, insan kaynakları, doküman paylaşımı, RPA ve CRM gibi birçok işlevi tek çatı altında sunarak özellikle insan kaynakları ekipleri için büyük kolaylık sağlıyor. Onboarding & Offboarding uygulaması sayesinde evrak takibi, eğitim içerikleri, toplantılar ve erişim izinleri gibi tüm onboarding adımları sistemli ve otomatik biçimde ilerliyor ve yeni çalışanların işe alım sürecinin verimli geçmesine yardımcı oluyor. Zoom, Google ve MS Teams gibi araçlarla entegre çalışabilse de, bu onboarding programı, kendi çözümleriyle ve örneğin Görevler & Projeler özelliğiyle çoğu ihtiyacı tek başına karşılayabiliyor. Türkçe arayüz, başarılı bir çeviri ve yerel destek ağıyla Türkiye'deki işletmelere uyum sağlama konusunda güçlü bir örnek.

Artılar:

• Onboarding süreci fazlasıyla sistemli ve özelleştirilebilir.
• Tümleşik yapısı sayesinde ayrı ayrı araçlara ihtiyaç yok.
• Yerelleştirme ve Türkçe destek açısından çok güçlü.

Eksiler:

• Başlangıçta biraz karışık gelebilir.

2. Personio

Personio, kullanıcı dostu arayüzü ve hızlı bir şekilde kurulumu sayesinde insan kaynakları süreçlerini dijitalleştirmek isteyen şirketlere yardımcı oluyor. HR onboarding tarafında yeni işe başlayan çalışanlar için otomatik olarak atanabilen görev listeleri oluşturmak mümkün; ancak iş akışlarında daha fazla özelleştirme seçeneği olması faydalı olurdu. Uzaktan çalışma modelini destekleyen onboarding aracının 200’ün üzerinde uygulamayla entegrasyon sunması, farklı sistemlerle çalışan ekipler için iyi bir avantaj. Avrupa’daki yasal uyumluluk gerekliliklerine uygun yapısı güçlü bir artı olsa da Türkiye’de yerelleştirme anlamında sınırlı kalabiliyor ve Türkçe destek bazı özel ihtiyaçlar için yetersiz olabiliyor.

Artılar:

• Kullanımı kolay ve kurulumu hızlı bir şekilde yapılıyor.
• İK süreçlerini kolaylaştıran otomasyon özellikleri.
• Avrupa’daki yasal uyumluluk ihtiyaçlarına uygun.

Eksiler:

• Onboarding iş akışlarında sınırlı özelleştirme.
• Bazı entegrasyonlarda uyumluluk sorunları yaşanabiliyor.
• Onboarding raporlaması derinlikten yoksun.

3. Notion

Notion, sürükle-bırak düzenleme sistemiyle öne çıkan, son derece esnek ve kişiselleştirilebilir bir dijital çalışma alanı sunuyor ve yeni çalışanları takip etmeye yardımcı oluyor. Onboarding sistemi olarak platformun sunduğu deneyim, kullanıcıların ilk girişte yanıtladığı sorularla şekilleniyor; bu da ihtiyaçlara göre özelleşmiş bir başlangıç demek. Slack, GitHub, Jira gibi popüler araçlarla entegre çalışabilmesi, onboarding platformu Notion’u ekipler için bilgi merkezi haline getiriyor. Ancak bazı entegrasyonlarda stabilite sorunları yaşanabiliyor. Uzaktan çalışma modeline uygun onboarding aracında Türkçe dil desteği mevcut olsa da yerelleştirme her noktada tutarlı değil ve yeni başlayanlar için platformu öğrenmek zaman alabiliyor.

Artılar:

• Kullanıcı dostu ve özelleştirilebilir arayüz.
• Kişiselleştirilmiş onboarding deneyimi.
• Geniş entegrasyon seçenekleri.

Eksiler:

• Başlangıçta öğrenmek zor olabilir.
• Bazı entegrasyonlarda uyumluluk sorunları yaşanabiliyor.
• Yerelleştirme konusunda küçük eksiklikler mevcut.

4. Trello

Trello, görsel ve sezgisel arayüzüyle özellikle teknik bilgisi sınırlı kullanıcılar için oldukça uygun bir araç. Panolar, kartlar ve listeler sayesinde onboarding insan kaynakları süreçleri de dahil olmak üzere iş akışları kolay bir şekilde yapılandırılabiliyor. Yeni işe başlayanlar için görevler tanımlanabiliyor, takvimlendirme yapılabiliyor ve takım içi iletişim yorumlar ya da eklenen belgelerle sürdürülebiliyor. Trello'nun entegrasyon gücü yüksek; Google Drive, Slack ve Jira gibi pek çok araçla uyumlu çalışıyor. Ancak otomasyon ve raporlama özellikleri sınırlı olduğundan daha karmaşık onboarding kurguları için yetersiz kalabilir. Türkçe desteği mevcut olsa da yerelleştirme bazı alanlarda eksik. Yine de, işe alım sürecini kolaylaştırmak isteyenlerin tercihi olabilir.

Artılar:

• Kullanıcı dostu ve görsel arayüz.
• Yüksek özelleştirilebilirlik.
• Güçlü entegrasyon seçenekleri.
• Kolay iş birliği ve takım iletişimi.

Eksiler:

• Gelişmiş proje yönetim özelliklerinin eksikliği.
• Derinlemesine raporlama ve otomasyon yetersizliği.
• Büyük projeler ve karmaşık iş akışları için sınırlamalar.
• Çevrim dışı kullanımda sınırlı erişim.

5. BambooHR

BambooHR, iş süreçlerini tek noktadan yönetmek isteyen işletmelere çok uygun bir platform. Kullanıcı dostu arayüzü ve mobil uyumluluğu, temel işlemleri hızlı bir şekilde yürütmeye yardımcı oluyor. Özellikle İK onboarding süreci sırasında, yeni işe başlayanlar için görev listelerinden e-imza desteği ve dijital evrak işlemlerine kadar farklı özelliklerle hem zaman tasarrufu sağlanıyor hem de profesyonel bir ilk izlenim sunuluyor. Uzaktan çalışma modeline uygun bu sistem, işe alım, bordro, zaman yönetimi ve çalışan bağlılığı gibi farklı alanları entegre biçimde yönetebildiği için küçük ve orta ölçekli işletmeler için iyi ve önemli bir araç. Öte yandan, büyük ölçekli ve karmaşık organizasyonlar için sınırlı ölçeklenebilirlik ve belirsiz fiyatlandırma, onboarding aracı olarak karar verme sürecinde dikkatle değerlendirilmeli.

Artılar:

• Tek platformda işe alım, onboarding süreci, bordro ve zaman takibi.
• Kullanımı kolay arayüz ve mobil uyum.
• E-imza desteği ve dijital belge yönetimi.

Eksiler:

• Fiyatlandırma şeffaf değil, küçük işletmeler için maliyetli olabilir.
• Büyük ölçekli yapılar için sınırlı esneklik.

6. Enboarder

Enboarder, UX onboarding süreci için işlevsel yaklaşımı ile klasik araçlardan ayrılıyor ve odak noktasını yalnızca yeni işe başlayanlara değil, yöneticilere ve ekip arkadaşlarına da yayıyor. Yöneticilerin yeni çalışanlar için geri bildirim vermesine de yardımcı oluyor. Görevler, hatırlatmalar ve etkileşimler görsel bir akış içinde yapılandırılabiliyor. Özellikle buddy/mentor sistemini benimseyen ekiplerde bu onboarding süreci aracı çok daha etkili. Sürükle-bırak mantığıyla çalışan arayüzü sezgisel olsa da ilk başta kapsamlı özelleştirme seçenekleri bazı kullanıcıları zorlayabilir. Yerelleştirme açısından eksikleri var ve Türkiye pazarı özelinde dil desteği veya yasal uyum sunmuyor. Ancak yaratıcı, etkileşimli ve kişiselleştirilebilir bir onboarding süreci yaşamak isteyen ekipler için güçlü ve hızlı bir araç. Entegrasyon konusunda temel araçlara bağlanabiliyor fakat tam teşekküllü bir belge arşivi veya merkezi kaynak sistemi bulunmuyor.

Artılar:

• Görsel ve sezgisel iş akışı tasarımı.
• Tüm paydaşları kapsayan bir onboarding süreci.
• Yüksek kişiselleştirme ve etkileşim olanakları.

Eksiler:

• İlk kullanımda öğrenme eğrisi yüksek olabilir.
• Yerelleştirme ve Türkçe destek bulunmuyor.
• Kaynak arşivi veya merkezi belge sistemi eksik.

7. Gusto

Gusto, onboarding uygulamaları arasında öne çıkan, özellikle küçük ve orta ölçekli işletmelere hitap eden entegre ve hızlı bir çözüm. Bordrodan işe alıma ve çalışma ve onboarding süreçlerine kadar işlemleri tek bir çatı altında birleştiriyor; bu da ek araçlara ihtiyaç duymadan işe alım sonrası süreci yönetmeyi mümkün kılıyor. Yeni çalışanlar için geri bildirim vermeyi kolaylaştırıyor. Hazır onboarding şablonları, e-imzalı evrak yönetimi ve yazılım erişim atamaları gibi özellikleri sayesinde yeni işe başlayanların işe başlaması oldukça pratik oluyor. Bununla birlikte, gelişmiş onboarding özellikleri yalnızca üst paketlerde sunuluyor ve yerelleştirme konusunda Türkiye pazarı için özel bir destek sağlamıyor. Entegrasyonlar açısından temel ihtiyaçlara cevap veriyor ama özellikle kaynak yönetimi veya detaylı eğitim akışları gibi alanlarda sınırlı kalabiliyor.

Artılar:

• Bordro, işe alım ve onboarding süreci tek platformda.
• Uzaktan ekipler ve kontratlı çalışanlar için ideal.
• Evrak yönetimi ve yazılım erişimi gibi pratik çözümler.

Eksiler:

• Gelişmiş özellikler sadece yüksek planlarda mevcut.
• Yerelleştirme ve Türkçe destek eksik.
• Kapsamlı İK modülleri sınırlı düzeyde.

8. Rippling

Rippling, onboarding süreci açısından kapsamlı bir çözüm sunan, özellikle teknoloji odaklı işletmeler için ideal ve hızlı bir süreç sunuyor. Hem İK hem de BT süreçlerini bir araya getirerek işe alım ve çalışan yönetimi üzerinde büyük kolaylık sağlıyor. Yeni işe başlayanların laptop ve yazılım gibi araçlara kolay bir şekilde erişebilmesi için IT entegrasyonları mevcut. Rippling’in güçlü yanlarından biri, tüm çalışan yaşam döngüsünü yönetmesi; işe alım, bordro, izin ve performans yönetimi gibi işlemleri merkezi bir sistemden takip etme imkânı sağlaması. Ancak altyapısı nedeniyle onboarding süreci platformu, teknik bilgisi yüksek kullanıcılara daha uygun olabilir. Kullanıcı dostu olmayan bir deneyim sunabilir ve başlangıçta karmaşık gelebilir.

Artılar:

• İK ve BT süreçlerini birleştiren güçlü çözüm.
• Çalışan yaşam döngüsünü kolay bir şekilde yönetebilme.
• Özelleştirilmiş IT kurulumları (laptop, yazılım).

Eksiler:

• Teknik olmayan kullanıcılar için onboarding aracı olarak karmaşık gelebilir.
• Küçük işletmeler için fazla kapsamlı olabilir.

9. Zoho People

Zoho People, onboarding uygulamaları açısından oldukça güçlü bir çözüm olarak yeni çalışanları takip etmeyi kolaylaştırıyor. Kullanıcı dostu arayüzü sayesinde hem aday hem de çalışanlar için özelleştirilebiliyor. Onboarding sürecini, ilk iş süreçlerine kolay bir şekilde entegre ediyor ve bu süreçler, her bir çalışanın ihtiyaçlarına göre kişiselleştirilebiliyor. Ayrıca yerelleştirme seçenekleriyle çok sayıda ülkenin yasal ve kültürel gereksinimlerine uyum sağlıyor; ancak Türkçe konusunda çalışılması gerek. Onboarding süreci aracı entegrasyonlar açısından çeşitli üçüncü parti platformlarla uyum içinde çalışıyor ve belgeleri e-imza ile onaylatma gibi önemli özelliklere sahip.

Artılar:

• Kolay kullanılabilir arayüz.
• Hem aday hem de çalışanlar için özelleştirilebilir onboarding akışları.
• Gelişmiş yerelleştirme ve entegrasyon seçenekleri.
• E-imza ile belgelerin kolay bir şekilde onaylanabilmesi.

Eksiler:

• Onboarding süreçlerinin özelleştirilmesi karmaşık olabilir.
• Bazı kullanıcılar için başlangıçta alışılması zor olabilir.

10. Workday

Workday, onboarding süreçleri konusunda büyük ölçekli işletmeler için oldukça etkili bir platform. Kullanıcı dostu arayüzüyle hem yeni işe başlayanlar hem de İK profesyonelleri için faydalı. AI destekli analizler ile tüm süreç boyunca çalışan performansını hızlı bir şekilde izlemek mümkün. Onboarding aracı entegrasyonlar konusunda güçlü; bordro, işe alım, faydalar yönetimi ve performans izleme gibi İK işlevlerini tek bir platformda birleştiriyor. Ayrıca küresel düzeydeki işletmeler için yasal uyumluluğa sahip. Yerelleştirme konusunda özellikle büyük şirketlerin farklı coğrafyalarda faaliyet gösteren ekipleri için güçlü bir destek. Ancak küçük işletmeler için bu onboarding süreci aracı yüksek maliyetli olabilir.

Artılar:

• AI destekli analizler ve raporlama araçları.
• Küresel uyumluluk ve çok uluslu şirketlere uygunluk.
• Güçlü entegrasyonlar ve kapsamlı bir onboarding süreci.

Eksiler:

• Küçük işletmeler için yüksek maliyet.
• Kullanıcıların tüm özellikleri anlaması zaman alabilir.

Sonuç

Bitrix24’ün onboarding aracı, en kapsamlı özelliklere sahip ve Türkiye'deki yerelleştirme desteğiyle dikkat çekiyor. Zoho People, Trello ve Workday ise büyük ölçekli işletmeler için güçlü, hızlı entegrasyon ve küresel uyumluluğa sahip. Diğer araçlar ise daha sınırlı özellikler ve yerelleştirme desteği sunarak kullanıcılar için yeterli ama daha az özelleştirilebilir deneyimler sağlıyor.

Bitrix24, tüm İK süreçlerinizi entegre bir şekilde yönetmenizi sağlar. Onboarding sürecini hızlandırmak ve daha verimli bir hale getirmek için Bitrix24’ü deneyin.