Projeler Zamanında Nasıl Tamamlanır: 7 İpucu ve Püf Noktası

İçerik Tablosu

1. Katılımcılarla net proje hedefleri üzerinde anlaşın ve bunları yazılı hale getirin
2. Yol boyunca kontrol noktaları olan bir zaman çizelgesi planlayın
   
3. İletişim stratejinizi ve araçlarınızı en baştan belirleyin
   
4. Ekibinizi (ve müşterilerinizi!) sorumlu tutun
   
5. Yapabileceğiniz her yerde her şeyi otomatikleştirin
6. Acil durum planları düzenleyin
   
7. İlerlemenizi yansıtın ve değerlendirin
   

Projelerinizin hep geç kaldığını mı düşünüyorsunuz? 

Eh, yalnız değilsiniz. 

Projeleri zamanında tamamlamak için gereken bilgi birikimine ve deneyime sahip değilseniz, bunu yapamayacağınız oldukça tahmin edilebilir. 

Ancak Bitrix24'te, projeleri zamanında tutmak için 7 ipucu ve püf noktası ortaya çıkarmak için proje yönetimi teorisini inceledik. İşinizde hemen uygulayabileceğiniz hem stratejik hem de teknolojik çözümleri ele alacağız.

1. Katılımcılarla net proje hedefleri üzerinde anlaşın ve bunları yazılı hale getirin

Her projenin başında, projenin sonunun nasıl olacağını bilmeniz gerekir. Birincil hedefler ve onlarla birlikte gelen ikincil hedefler üzerinde anlaşmak için müşterilerinizle bir toplantı yapın. 

Tüm katılımcılar ana hedeflerin farkında olduğunda, bir projeyi zamanında tamamlamanın ilk adımı olan misyonunuza yön ve netlik verirsiniz. Sonraki adımların ne olması gerektiğini tahmin etmek yerine, görevlerinize güvenle başlayabilir ve bunların genel hedeflerle nasıl ilişkili olduğunu görebilirsiniz.

Bu hedefler gerçekçi olmalıdır. Bir proje yöneticisi olarak, kazançlı bir anlaşmanın cazibesine kapıldığınızda neler başarabileceğiniz konusunda abartılı sözler vermek kolaydır. Ancak bu taktik, siz ve ekibiniz üzerindeki baskıyı daha da artıracak ve projenizin sonunda işin çığ gibi büyüyerek karmakarışık bir senaryoya dönüşmesine neden olabilir. 

Şimdi işin önemli kısmı şu: Tüm bu hedefleri bir proje yönetim aracına kaydedin. 

Müşterilerinizi projelerinize gözlemci olarak ekleyebilirsiniz, böylece doğrudan müdahale edemeden tüm süreci anlayabilirler. Bu şekilde, atılan her adımın yazılı bir kaydına her zaman sahip olursunuz ve tam şeffaflık sunabilirsiniz. 

Kanban panoları gibi görselleştirmeler, dahili ekibinize de yardımcı olur. Ana hedeflerinizin sol tarafta açıkça görüntülenmesiyle herkes daha büyük resmi görebilir. Ancak iş tek bir görevi tamamlamaya geldiğinde, ekibiniz yalnızca ilgili görev kartına odaklanabilir ve tüm dikkatini ona verebilir. Bu görevi "tamamlandı" bölümüne kaydırmak, ekibiniz için harika bir motive edicidir ve Kanban görselleştirmesi ile bunun projenin genel başarısına nasıl katkıda bulunduğunu hemen görebilirler.

2. Yol boyunca kontrol noktaları olan bir zaman çizelgesi planlayın

Bir zaman çizelgesi planlamanın en önemli kısımlarından biri son tarihler belirlemektir. Geçmiş verileri kullanarak (bu makalenin ilerleyen bölümlerinde daha ayrıntılı olarak ele alacağız), her bir görevin ne kadar süreceğini tahmin edebilir ve tüm projeniz için bir yol haritası planlayabilirsiniz. Ancak bazı yöneticilerin unuttuğu şey, bir projeyi daha kısa vadeli sprintlere bölmenin önemidir. 

Örneğin bir pazarlama kampanyasını ele alalım. Daha büyük bir projenin küçük bir parçasını oluşturur ve görseller, damla e-posta oluşturma, ücretli reklam lansmanları ve çok daha fazlası gibi birçok bireysel görevden oluşur. Tüm bu görevleri net, ulaşılabilir bir Sprint'te toplayarak, çalışmanızı değerlendirip bir sonraki Sprint'e geçmeden önce tüm enerjinizi belirli bir son tarihe kadar tamamlamaya odaklayabilirsiniz. 

Sprintlerinize ve genel projeye esneklik eklediğinizden emin olun. Her görev için son tarihler belirlemede ve hatta inceleme ve düzeltme için zaman dahil etmede gayretli olabilirsiniz, ancak proje yönetimi dünyasında çalışmanızı geciktirebilecek milyonlarca dış faktör vardır.

Olgun yöneticiler, bir projeyi zamanında tamamlama olasılığını nasıl hesaplayacaklarını bilirler ve sprintlere her zaman biraz nefes alma alanı eklerler. Bu şekilde, işler ters giderse, son teslim tarihini kaçırmak ve projenizin gecikmesine izin vermek yerine sorunu özümseyebilir ve ilerlemeye devam edebilirsiniz. 

Projelerin zamanında nasıl tamamlanacağına dair son bir tavsiye, hemen başlamaktır. Psikoloji, başarısızlık korkusunun ertelemenin en büyük nedenlerinden biri olduğunu ve bunun farkında olmanın başarılı bir projede ilk adım olduğunu öne sürüyor. Bu, özellikle onları motive edecek iş arkadaşları lüksüne veya canlı bir ofis kültürüne sahip olmayan solo girişimciler için önemlidir. 

3. İletişim stratejinizi ve araçlarınızı baştan belirleyin

Evet, müşterinizden beklentilerinizi belirlediniz ve net bir plan yaptınız (biraz esneklik yerleşiktir), ancak bu, telefonu kapatıp son teslim tarihine kadar ortadan kaybolmanız gerektiği anlamına gelmez. 

Projeleri zamanında tamamlamak için iyi iletişim şarttır, ancak bu konuda akıllı olmanız gerekir. 

Modası geçmiş gibi anlık mesajları etrafa saçmak ve insanların e-posta gelen kutularını aklınıza gelen her düşünceyle doldurmak iyi bir iletişim değildir. Bunun yerine, hem müşterilerinizle konuşmak için hem de dahili ekibiniz için bir iletişim politikası belirleyin. Stratejiniz, karşılaşmayı beklediğiniz her türlü iletişimi içermeli ve neyin kabul edilebilir olduğuna ve bunun projeleri zamanında tamamlamanıza nasıl yardımcı olacağına dair birkaç ipucu sunmalıdır. Burada birkaç örnek sunacağız.

Görevle ilgili çalışma

Projenizin bulut tabanlı genel merkezi olarak, proje yönetimi aracınızdaki ilgili görev kartındaki tüm talimatları, güncellemeleri ve soruları dahil etmek mantıklıdır. Bu şekilde, bilgileri tahmin edilebileceği gibi elinizin altında tutarsınız, bu da bir yığın zamandan ve kafa karışıklığından tasarruf etmenizi sağlar. 

Şimdi, uzaktaki ekipler genellikle görevin ortasındayken biraz bilgiye hemen ihtiyaç duyacak, bu nedenle anlık mesajlaşma kullanışlı oluyor. Ancak, bu gerçekten kör bir silodur, bu nedenle herhangi bir önemli karar doğrudan görev kartınıza kopyalanmalıdır.

Genel duyurular

Aşırı kullanıldığında, e-posta gelen kutuları stres yaratan bir bilgi kara deliğine dönüşebilir, bu nedenle genel olarak onlardan kaçınmaya çalışmalısınız. Bununla birlikte, genel duyurular, bir e-postanın mantıklı olduğu bir alandır. Daha verimli hale getirmek için okundu bilgilerini açın, böylece herkesin onu açtığını ve anlamak için zaman harcadığını bilirsiniz ve insanları herhangi bir soruları varsa korkunç "tümünü yanıtla" ifadesinden kaçınmaya teşvik edin. 

Toplantılar

Yüz yüze veya görüntülü toplantılarınız için müsaitlik durumunu bire bir görüşmek yerine, müsaitlik durumu için takım takvimlerini kontrol edin. Bu, ekibinizin görevde kalmasını sağlar ve organizasyon sürecinde size çok zaman kazandırır. İlgili herkes, toplantıları kısa ve öz tutmanıza ve projeleri zamanında tamamlama olasılığınızı artırmanıza olanak tanıyan bir bildirim ve gündem almalıdır. 

Açıkçası, işe başlamadan önce tüm iletişim kanallarınızın çalışır durumda olduğundan emin olmanız gerekecek . Proje yönetimi ve görüntülü arama yazılımınızdan e-postalara, anında mesajlaşmaya ve etkinleştirilen bildirimlere kadar, iletişim politikanız için doğru araçlara sahip olmak sizin sorumluluğunuzdadır. 

4. Ekibinizi (ve müşterilerinizi!) Sorumlu Tutun

Projeleri zamanında tamamlamak için, neler olup bittiğini kontrol etmeniz gerekir. Ancak bu, her yönü yakından yönetmek ve ekibinizi (ve kendinizi) strese sokmak anlamına gelmez. 

Müşterilerinizi görevlerinize gözlemci olarak atayabileceğinizden daha önce bahsetmiştik. Ancak sorumluluk sadece gözlemlemekten daha fazlasıdır. Görevlerinizin her biri sorumlu bir kişiye, zamanında kaliteli bir görev aldığınızdan emin olmaktan sorumlu bir kişiye sahip olmalıdır. Bu, en temel haliyle, bir yönetici olarak projeye bir bütün olarak daha geniş bir bakış açısıyla bakmanıza yardımcı olan yetki devridir. 

Delegasyon, size her görev için yalnızca tek bir net irtibat noktası sağlamakla kalmaz, aynı zamanda hesap verebilirlik, sahiplenme ile el ele gider. Ekibiniz görevlerin sahipliğini üstlendiğinde yaptıkları işten gurur duyarlar, bu da projeleri zamanında tamamlamanıza yardımcı olan harika bir motivasyon kaynağıdır. 

Müşterilerinizi de sorumlu tutmakta sorun yok. İletişiminiz profesyonel ancak iddialı olduğu ve önemini açıkladığınız sürece, müşterilerinize kraliyet ailesi gibi davranmak zorunda değilsiniz. Onları dürtmeniz gerekiyorsa, bunu proje zaman çizelgeniz aracılığıyla açıklayın ve geciken çalışmalarının sonuçlarını gözden geçirin.

Projeleri zamanında tamamlamanız için ihtiyaç duyduğunuz tüm bilgi ve kaynakları size vermenin onların sorumluluğunda olduğunu açıkça belirtin. Eksik belgeler, yavaş yanıtlar veya son dakika değişiklikleri planlarınızı ciddi şekilde etkileyebilir ve gecikmelere neden olabilir.

Bitrix24 İle Hiçbir Görev Son Tarihini Kaçırmayın 

Sınırsız Kullanıcı İçin Ücretsiz

Bugün Kaydol

5. Yapabileceğiniz her şeyi otomatikleştirin

Projeleri zamanında tamamlamak için yönetim görevlerini devretmeniz gerektiği gibi, bir otomasyon ustası olarak ekiplerinizin işini de ciddi şekilde kolaylaştırabilirsiniz. Otomasyon seçeneklerinizin neler olduğunu ve bunları en iyi nasıl uygulayacağınızı bilmek, siz ve rakipleriniz arasında önemli bir fark yaratabilir ve programınızda daha fazla esneklik kazanmak için otomasyonları kullanabilirsiniz. 

İş akışı otomasyonları

Her görevi manuel olarak takip etmek ve bir sonrakini atamak zamanınızı alıyorsa, iş akışlarınızı otomatikleştirmeniz gerekiyor gibi görünüyor. E-postalara veya yerleşik sohbetlere güvenmek yerine görevlerinizdeki değişiklikler için bildirim alırsanız projeleri zamanında tutmak daha kolaydır. Bir görev tamamlandı olarak işaretlendiğinde ilgili herkes bir güncelleme alır. Bu, hızlı bir şekilde gözden geçirip onaylayabileceğiniz ve sonraki görevin otomatik olarak atanacağı anlamına gelir. 

Toplantı düzenleme

Baskı altındayken yapmak isteyeceğiniz son şey, önemli bir toplantıya sıkıştırmaktır. Projenizin başında yinelenen toplantılar ayarlayarak bu tuzaktan kaçının, böylece herkes kendi programlarına göre çalışabilir. Doğru takvim yazılımı, gündemi yüklediğinizde tüm hatırlatıcıları dikkate alır ve katılımcıları uyarır.

Otomasyonlar, bir projeyi zamanında teslim etmenize yardımcı olmak için sürecinizi kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda ekibinizdeki herkesin motive olmasına ve en iyi şekilde performans göstermesine yardımcı olan önemsiz görevleri de ortadan kaldırır. 

6. Acil durum planları düzenleyin

Ciddiye alınmak istiyorsanız, projeleri zamanında tamamlamadığınızda suçu dış etkenlere veya insanlara yükleyemezsiniz. Bu nedenle güvenilir proje yöneticileri, işler ters gittiğinde her zaman acil durum planları hazırlar. 

Pratik anlamda, bu bir risk yönetimi planının büyük bir parçasıdır. Geç teslimatlar, personelin hasta olması veya sektörünüzle ilgili daha spesifik riskler gibi potansiyel sorunları belirleyerek başlayın. Ardından ekibinizden (ve kendinizden) projenizi yolunda tutmak için nasıl esnek olunacağı ve nasıl tepki verileceği konusunda öneriler isteyin. 

Sadece genel bir fikir edinmemek önemlidir. Tıpkı A planı görevleriniz gibi, talimatlar, son tarihler ve maliyetler içeren iş akışı şablonları oluşturun ve ardından bunları herhangi bir anda kullanıma hazır şekilde kaydedin. 

Projeleri zamanında tutmak açısından, beklenmedik durumlarınızı önceden planlamak size zor koşullarla başa çıkma esnekliği sağlayacaktır. Hiçbir müşteri, projelerinizi neden teslim edemediğiniz konusunda bahaneler duymak istemez. Sorunlar yaşanmış olsa da, dalgayı sorunsuz bir şekilde sürebildiğinizi duymak istiyorlar.

7. İlerlemenizi yansıtın ve değerlendirin

Analitik yeteneklere sahip proje yönetimi yazılımı, bir projeyi zamanında tamamlama olasılığının nasıl hesaplanacağının belkemiğidir. Yaptığınız her görevi ölçmek için zaman izleyiciler ayarlayın, böylece görevlerin ne kadar sürdüğüne dair güvenilir bir tahminde bulunabilirsiniz. Görev tamamlandığında, zaman analiz için yazılımınıza kaydedilecektir. 

Her sprintin sonunda, verilerinizi bir rapor haline getirin ve nerede geride kaldığınızı belirleyin. O zaman temel nedeni bulmak için kendinize sorular sormalısınız. Talimatlar yeterince açık mıydı? Takımda moral sorunu mu var? Görevlerin ne kadar sürdüğünü hafife mi alıyorsunuz?

Projeniz bittiğinde, ekibinizin performansının daha derin bir analizini yapabilirsiniz. Yukarıdaki soruları yanıtlayarak, ekibinizde yapısal değişiklikler yapabilir, özel eğitimler sunabilir veya gelecekteki projelerinizi daha güvenilir hale getirmek için tahminlerinizi ayarlayabilirsiniz. 

Artık projeleri zamanında nasıl tamamlayacağınızı biliyorsunuz, geriye kalan tek şey planlama yapmak! Ve iyi haber şu ki, birkaç saniye içinde ileriye doğru dev bir adım atabilirsiniz. 

Bitrix24'e kaydolarak, güçlü proje yönetimi yazılımına ve profesyonel iletişim araçlarına, ayrıca takvimlere, ortak belgelere, bulut depolamaya ve başarılı bir projeye zemin hazırlamak için ihtiyaç duyduğunuz diğer her şeye anında erişim elde edersiniz. 

SSS

Projeleri zamanında nasıl tamamlarsınız?

Projeleri zamanında tamamlamak istiyorsanız, aşağıdaki hususları birleştirin:

• Müşterinizle hedefler üzerinde anlaşın.

• Görevler, sprintler ve proje için son tarihler belirleyin.

• Dahili ve harici iletişimi kolaylaştırın.

• Sorumluluğu ve sorumluluğu paylaşın.

• Acil durum planları yapın.

• Performansınızı analiz edin ve iyileştirin.

Projeleri zamanında tamamlamak için hangi araçlara ihtiyacınız var?

Projeleri zamanında tamamlamak için aşağıdaki araçlara yatırım yapmalısınız:

• Proje yönetimi yazılımı.

• Performans analitiği.

• Çoklu iletişim biçimleri.

• İş akışı yönetimi.