Esnek Proje Yönetimi Nedir? Başarılı Olmanın 7 Anahtarı
İçerik Tablosu
Esnek Proje Yönetiminin 7 Anahtarı:- Esnek çalışma için doğru ekibi seçin
- Güçlü iş birliği için araçlar seçin
- İş akışlarınıza esneklik planlayın
- Risk yönetimini stratejinizin bir parçası haline getirin
- Müşterinizle güçlü bir ilişki kurun
- Ekibinizle düzenli olarak kontrol edin
- İşiniz buna bağlıymış gibi her projeyi analiz edin
Son Düşünceler
SSS
Projelerinizi dakikasına kadar hazırlarken ve her işe mal olurken bile, beklenmedik bir şey ortaya çıkar ve tüylerinizi diken diken eder. Bu nedenle, proje yönetimi için bir esneklik matrisi ile başlamak, herhangi bir iş girişiminin ayrılmaz bir parçası olan aksaklıklar ve kesintiler dalgasını aşmak için çok önemlidir.
Esnek proje yönetimi, başarılı olmak için yedi anahtarımızda ele alacağımız birkaç alanda çaba gerektirir. Bir çerçeve işlevi gören yapısal stratejilere bakacağız ve ekiplerin görevlerinde esnekliği benimsemelerine olanak tanıyan kültürel değişimler hakkında ayrıntılara gireceğiz.
1. Esnek çalışma için doğru ekibi seçin
Ekibiniz katıysa ve bunun kendini gösterdiği pek çok yol varsa esnek olamazsınız.
Rollerin esnekliği
Buradaki ilk bağlantı noktası, ekibinizin yetenekleridir. Hayalinizdeki ekip muhtemelen her alanda uzmanlardan oluşacak olsa da çoğu ekibin aslında buna ihtiyacı yoktur. Elbette, sektörünüzde uzmanlık göstermeniz gerekir, ancak yardımcı rollerde daha genel olabilirsiniz.
Pek çok farklı özelliğe sahip personeli işe almak, planlamanızda size özgürlük verdiği için esnek proje yönetiminin temel bir unsurudur. Aynı işi yapabilen birden çok kişiyle, her şeyi bir kişinin uygunluğuna göre şekillendirmek zorunda değilsiniz. Siz de daha hızlı tepki verebilirsiniz. Çoğu beklenmedik sorunlar için, kriz odasında olmasını istediğiniz kişiler uzmanlarınız değil, büyük resimdeki ekip üyelerinizdir.
Bu nedenle, ekibinizi oluştururken, o efsanevi sosyal medya stratejistini dahil etmenin kesinlikle gerekli olup olmadığını veya çok yönlü bir pazarlama profilinin birçok temeli tatmin edici bir seviyeye getirip getiremeyeceğini düşünün.
Sorumluluk ve hesap verebilirlik
Zor becerilerden uzakta, sorumluluk ve hesap verebilirlik gibi güçlü nitelikler, bir yönetici olarak görevleri başkalarına bırakmanıza ve dikkatinizi başka bir yere odaklamanıza olanak tanır. Delegasyon, çevik proje yönetiminin önemli bir parçasıdır ve ekip üyelerinizin çağrıldığında liderlik modunu açabilmesini istersiniz.
Güçlü bir ekip bağı
Bazı insanlar doğal takım oyuncularıdır, ancak takım oluşturma etkinlikleriyle güçlü bağlantılar geliştirmek için aktif bir çaba da gösterebilirsiniz. Her birey ekibe bir bütün olarak yatırım yaptığında, birbirlerini destekledikleri ve projenizi yolunda tutmak için ekstra çaba sarf ettikleri konusunda güvenebilirsiniz.
2. Güçlü iş birliği için araçlar seçin
Ekibinizi bir kez bir araya getirdiğinizde, esnek proje yönetiminin herkesi birbirine bağlayacak doğru yazılıma ihtiyacı vardır. Müşteri taleplerine yaklaşımınızı değiştirmenize, birden fazla konumdan çalışmanıza ve beklenmedik zorluklara hızlı bir şekilde yanıt vermenize olanak tanır.
Bulut tabanlı genel merkeziniz , planlarınızı oluşturduğunuz ve kayıtlarınızı ekip çapında bir Kanban panosunda veya Gantt şemasında tuttuğunuz güçlü proje yönetimi yazılımı olacaktır. Her görev künyesinde, sözlü bir taslağın üstesinden gelemeyeceği bazı ciddi ayrıntılar elde edebilirsiniz. Bir grup e-posta dizisine basit talimatlar vermek yerine, görevin her adımını ilgili herkesin bir bakışta görebileceği tek bir yerde son tarihler ve kaynaklarla detaylandırabilirsiniz. Bu, yanlış duyulmuş talimatların veya silolanmış çalışmanın tüm karmaşasını gidermeye yardımcı olur.
Bu katı yaklaşım katı ve tavizsiz gibi görünse de, görevleriniz konusunda metodik olmak, boşa harcanan zamanı ortadan kaldıran ve ekibinizin kafa boşluğunu boşaltan sağlam, öngörülebilir bir temel oluşturduğu için esnek proje yönetimi için mükemmel bir tekniktir. Ancak modern proje yönetimi araçlarını cephaneliğinizdeki gizli bir silah yapan şey, her güncelleme için tüm ilgili taraflara bir bildirim gönderen görev tabanlı konuşma akışıdır. Artık bir toplantıyı aramanıza veya toplu bir e-posta göndermenize gerek yok; hızlı bir şekilde yön değiştirebilir ve ekibinizin yeni talimatları net bir şekilde anladığına dair anında onay alabilirsiniz.
Platformunuz olarak proje yönetimi yazılımıyla, paylaşılan ortak belgeler, bir proje intraneti ve bir dizi iletişim kanalı gibi birbirine bağlı diğer araçlarla işinizin kalitesini artırabilirsiniz. Bir iletişim politikası üzerinde anlaşmaya varmak verimlilik için ideal olsa da, anında tepki verme ve uyum sağlama seçeneğine sahip olmak, proje yönetiminde gerçek bir esneklik lüksüdür. Örneğin, müşteriniz için acil bir güncellemeniz varsa ancak telefonlarına cevap vermiyorsa, onlara bir bakışta hızlıca okuyabilecekleri bir anlık mesaj gönderin. Ve o toplantıyı şahsen yapamıyorsanız, akıllı telefonunuzdan görüntülü arama ile katılın .
3. İş akışlarınızda esnekliği planlayın
Kendinizi araçlarla donatmak bir şeydir, ancak savaşın sadece yarısıdır. Proje planlamasına stratejik bir yaklaşım olmadan, sorunlarla karşılaştığınız anda büyük olasılıkla çökersiniz. Teslim tarihine ulaşan ancak zamanlamaları konusunda fazla söz verdiklerini fark eden herkes, esnek proje yönetiminin öneminin fazlasıyla farkında olacaktır.
Nasıl ki havaalanında kendinize biraz fazladan zaman ayırıyorsanız (tehlikeli yaşamayı sevmiyorsanız) projelerinizin alacağı zamanı da abartmalısınız. Fazladan birkaç ay ekleyip bir daha asla sözleşme yapmamayı kastetmiyoruz. Her şey, gerçekte neleri teslim edebileceğinizi vaat etmek ve müşterilerinizi uzayıp giden son teslim tarihlerinden kurtarmakla ilgilidir.
Pratikte bu, ekip iş akışlarınızı dakika dakika doldurmamak anlamına gelir. Soruları yanıtlamak, talimatları netleştirmek, hastalıklarla başa çıkmak ve çatışmaları çözmek için her zaman fazladan zamana ihtiyacınız olacak, bu nedenle ortaya çıkan sorunları projenizi tehlikeye atmadan özümsemek için her hafta biraz boş zaman bırakın. Ve hey, eğer her şey planlanacaksa, bu boş zamanı müşterileriniz için küçük bir katma değer üzerinde çalışmak için kullanabilirsiniz.
4. Risk yönetimini stratejinizin bir parçası haline getirin
Paradoksal olarak, proje yönetimi için herhangi bir esneklik matrisinin belirli alanlarda katı olması gerekir. Bu hiçbir yerde risk yönetiminde olduğu kadar doğru değildir.
Risk yönetiminize metodik, ukala bir yaklaşım benimseyerek, çok fazla stres yaşamadan yumrukları savuşturabilirsiniz. Ters gidebilecek potansiyel sorunları keşfetmek için ekibiniz ve müşterinizle bir araya gelerek başlayın ve bunları aşağıdaki risk yönetimi yanıtlarında kategorilere ayırın:
Kaçınmak
Kaderi kışkırtmayın: bazı görevleri dışarıda bırakmak daha iyidir. Yüksek risk ve düşük ödül olduğunda, onu iş akışınızdan çıkarın.
Hafifletmek
Yüksek riskli bir görevden kaçamıyorsanız, tehlikeyi azaltmanın yollarını bulun. Bu, daha güvenilir sağlayıcılar tedarik etmek veya bir düğmeyi tıklatarak başlatmak için acil durum iş akışları oluşturmak olabilir.
Aktar
Büyük projelerde her konuda uzman olamazsınız. Bu durumlarda, sorumluluğu başarıyı garanti edebilecek harici bir ortak çalışana devretmek en iyisidir.
Kabul etmek
Kaçınmanız gereken unsurların aksine, kabul edebileceğiniz riskler vardır çünkü bu riski azaltmak için kaynak ayırmaya değmez.
Esnek Proje Yönetimi İçin En İyi Bulut Yazılımı
Esnek planlama ve performans analitiği için çevik proje yönetimi araçları. Ekibinizin motive kalmasına yardımcı olacak 35'in üzerinde çevrimiçi araçla verimli uzaktan ekip yönetimi.
ŞİMDİ DENE
5. Müşterinizle güçlü bir ilişki kurun
İletişim bozulduğunda projeler başarısız olur. Bu nedenle, esnek proje yönetiminin önemli bir kısmı, müşterinizle şeffaflık ve güvene dayalı bir ilişki oluşturmaktır. Beklentilerini ve hedeflerini derinlemesine anlamak için her projenin başlangıcında zaman ayırın ve projeniz ilerledikçe açık, iki yönlü bir iletişim ortamı yaratın.
Pratikte bu, projenizin başlangıcında bir iletişim planı hazırlamak anlamına gelir. Müşterilerinize güncellemeler ve öneriler için bir dizi görüntülü toplantının yanı sıra acil durumlar için bir telefon numarası veya anlık mesajlaşma seçeneği sunun. Bu tür bir iletişim, sorunların yönetilemez hale gelene kadar büyümesine izin vermek yerine, herhangi bir sorunu erken ele almanıza ve çözmenize olanak tanır.
Geleceğe bakıldığında, proje yönetiminde bu tür bir esneklik, uzun süreli profesyonel ilişkiler yaratır. Sonuç olarak, tekrarlanan işlere sahip olma ve işinizde esneklik konusunda itibar kazanma olasılığınız daha yüksektir.
6. Ekibinizle birlikle düzenli olarak kontrol edin
Doğru yazılıma sahip olduğunuz için, çalışma yapınız ne olursa olsun, düzenli ekip toplantılarını esnek proje yönetimi stratejinizin bir parçası haline getirebilirsiniz. Ofiste olmak zorunda kalmadan, dahil olan herkes önceden bildirim alabilir ve hatta ofis dışındayken görüntülü görüşmeye katılabilir.
Stand-up toplantıları, çevik proje yönetiminin merkezinde yer alır ve edinilmesi gereken harika bir alışkanlıktır. Konsept basit: her ekip üyesinin kendi ilerlemesiyle ilgili hızlı bir güncelleme yaptığı ve herhangi bir barikata dikkat çektiği, on dakikadan fazla olmayan günlük bir toplantı. Bir yönetici olarak, bu size projenizin nasıl gittiğine dair gerçek zamanlı bir anlayış sağlar ve zorluklara nasıl tepki vereceğiniz konusunda çevik olmanızı sağlar.
Daha güçlü fikirli liderler için kilometre taşlarını veya "sprintleri" işaretlemek için daha uzun, daha derinlemesine toplantılarla esnek proje yönetimini geliştirebilirsiniz. Bir dizi görevi bir sprint'te derleyerek, tüm enerjinizi elinizdeki görevlere odaklayabilir, ardından onları kapatıp bir sonraki sprint'e geçebilirsiniz. Bu toplantıları, projenizin başlangıcında yinelenen bir şekilde ekip takviminize sabitleyin, böylece tüm paydaşlarınızın rutinlerine dahil edebileceği aklınızdan bir şey çıkmasın.
Kısa vadede bu küçük çaba, projenizin tüm parçalarını yeniden yaparak zaman ve kaynakları boşa harcamaktan kaçınmanız anlamına gelir. Aynı zamanda harika bir motivasyon kaynağıdır. Her sprinti kontrol etmek, takımınızın moralini yükseltmek için mini bir kutlama için harika bir bahane.
7. İşiniz buna bağlıymış gibi her projeyi analiz edin
Projeleriniz bir boşlukta var olmaz ve kuruluşunuzda ilerlemeyi görmek için projelerinizi değerlendirmeniz ve üzerinde düşünmeniz gerekir. Doğru proje yönetimi yazılımı ile ekip ve bireysel performansı değerlendirebilirsiniz. Bu, çok az çaba gerektirir, tüm verileriniz otomatik olarak kaydedilir ve proje sonrası analiz için özelleştirilebilir raporlar oluşturabilirsiniz.
Analizin temel unsurlarından biri zaman yönetimidir. Her görev için ulaşılabilir son tarihler belirleyerek ve bunlara ulaşılıp ulaşılmadığına bakarak, görevler için beklenen süreyi ayarlayabilir veya verimsizliklerin altında yatan sorunları çözebilirsiniz. Sürekli iyileştirmeye odaklanarak, her proje daha öngörülebilir, daha verimli ve daha esnek hale gelmelidir.
Ancak analitik, yalnızca projenizin sonu için bir görev değildir. Stand-up toplantıları, iş akışlarınızdaki sorunları belirlemek ve ilerledikçe ayarlamalar yapmak için harika bir fırsattır. Projenizin sonunda büyük miktarda çalışmaya katkıda bulunan kapsamlı bir liste oluşturmak yerine, doğrudan proje şablonlarınızda değişiklik yapmanızı öneririz. Bu sayede konular zihninizde taze kalır ve gelecekteki iş akışlarınız bir sonraki projeniz için hazır ve bekler.
Son düşünceler
Gördüğünüz gibi, esnek proje yönetimi, çalışma uygulamalarınızı optimize etmek için mükemmel liderliği, çevik stratejileri ve teknik çözümleri birleştirdiğinde en iyisidir.
Ne yazık ki, size birinci sınıf bir proje yöneticisi olmanızı sağlayacak becerileri bir gecede veremiyoruz, ancak ihtiyaç duyacağınız tüm araçları tek bir platformda size sağlayabiliriz.
Bitrix24, iletişim kanallarına, bulut depolamaya ve belgelere, personel organizasyonuna ve çok daha fazlasına yönelik yerel entegrasyonlara sahip bir proje yönetimi ana gemisi aracılığıyla size tam esneklik sağlar.
Bunun gerçek olamayacak kadar iyi gelebileceğini biliyoruz, bu yüzden ücretsiz kaydolun ve ne hakkında olduğunu görün.
SSS
Esnek proje yönetimi nedir?
Proje yönetiminde esneklik, stratejilerini ilerledikçe planlama ve yeniden ayarlama özgürlüğüdür. Başlangıçta daha ayrıntılı planlama gerektirir, ancak ekiplerin engellere tepki vermesine ve nihayetinde hedeflerine daha fazla tutarlılık ve daha az stresle ulaşmasına olanak tanır.
Hangi proje yönetimi metodolojisi esnektir?
Go-to çevik proje yönetimi metodolojisi scrum'dur. Projeler iki ila dört haftalık sprintlere ayrılır ve ekip engelleyicileri kaldırmak, stratejileri yinelemek ve projenin her bir öğesini yansıtmak ve iyileştirmek için çalışır.
Proje yönetiminde esneklik matrisi nedir?
Bir proje yönetimi esneklik matrisi, zaman, maliyet ve kaliteden oluşan üç unsuru göz önünde bulundurur. Yöneticiler ve ekipler, görevleri ne kadar esnek olduklarına göre sıralamak için matrisi kullanır ve böylece kaynakların daha az esnek görevlere yönlendirilmesine olanak tanır.
Esnek proje yönetimi için en iyi araçlar nelerdir?
Esnek proje yönetimi için en iyi araçlar şunlardır:
- Proje ve görev yönetimi yazılımı
- Gantt şemaları ve Kanban panoları
- Çoklu iletişim hatları
- Proje ve görev analitiği
- Ortak belgeler
