Proje Yönetimi için Kaynak Planlaması: Daha Çok İş Daha Az Sorun

Şimdiye dek birden çok ekibin görev aldığı bir projeyi yönetmişseniz “kapasite” sorununu mutlaka yaşamışsınızdır. Mesela gelen kutunuza acil bir müşteri talebi daha düşer, ekibiniz "kapasite sınırındayız" diye itiraz etmeye başlar ve üst düzey yöneticiler projenin neden geciktiğini sorar. Durumu izah ettiğinizde, daha fazla personele ihtiyacınız olduğuna ikna olurlar ancak gerçeğin ne olduğunu bilirsiniz. İhtiyacınız olsa bile ek personel alamazsınız, herkes elinizdekilerle yetinip “mucizeler” yaratmanızı bekler.

Ancak sorun belki de personel sayısı değil şeffaflık eksikliğidir. Hiç kimse ekibinizin gerçek kapasitesinden haberdar değilse yapabileceğiniz tek şey çıkan yangınları söndürmeye çalışmak olur. Sizden daha çok proje teslim edebilen ekipler aslında daha büyük değiller, sadece daha şeffaflar ve kapasite planlaması (capacity planning) konusunda daha iyiler. Hatta kapasiteyi bir tahmin oyunundan bir sisteme dönüştürmeyi başarmış durumdalar ve bunu doğru proje yönetimi teknikleriyle yapıyorlar.

Gelin, bunu nasıl yaptıklarına birlikte göz atalım. Her zaman olduğu gibi, Bitrix24 araçlarının size bu konuda da yardımcı olabileceğini unutmayın. Doğru iş gücü yönetimi, doğru CRM platformunun kullanılmasını gerektirir ve İletişim Merkezi, Sohbette CoPilot, Analitik ve Raporlama gibi modüllere sahip olan Bitrix24, her türden işletme için ideal CRM yazılımıdır. Bitrix24 ile kaynaklarınızı verimli bir şekilde yönetmeye hemen bugün başlayın.

Görünürlük, verimliliğin artmasına yardımcı olur

Çoğu ekibin en çok şikâyet ettiği şey "aşırı yüklenmiş" olmaktır. Diğer bir deyişle iş yüklerinin çok ağır olduğundan ve mevcut personel sayısı veya kaynak miktarıyla verimli bir şekilde çalışamadıklarından yakınırlar.

Ancak bu ekiplerden çok azı tasarımcılarının, arka uç geliştiricilerinin, QA uzmanlarının ve proje yöneticilerinin önümüzdeki hafta ne kadar iş yapabileceğini kesin sayılarla gösterebilir. Yani iş yükünün ağır olduğu konusunda herkes hemfikirdir fakat bu ağırlığın “miktarı” konusunda kimsenin net bir fikri yoktur. Herkes sadece kendisinin çok çalıştığını düşünür.

Bu durum hemen her zaman kıdemli çalışanların sessizce aşırı iş yükü altına girmesi, yeni çalışanların yeterince kullanılmaması ve serbest çalışanların ise yanlış görevlendirilmesiyle sonuçlanır. Hiç kimsenin ne yaptığı ve bir sonraki hafta ne yapacağı konusunda net bir görünürlük olmadığından ötürü iş yükünü azaltmak veya doğru bir şekilde dağıtmak amacıyla planlama yapmak mümkün olmaz.

CRM ile görünürlüğü ve verimliliği doğru bir şekilde artırın

Dolayısıyla verimliliği artırmak ve elinizdeki kaynakları etkili şekilde kullanmak istiyorsanız ekibinizdeki her çalışanın gerçek kapasitesini görerek işe başlamanız gerekir. Aksi takdirde her sprint bir kumara dönüşür, yani ne kadar başarılı olacağı belirli çalışanların kişisel performanslarına göre değişir. Oysa amacınız, doğru kaynak planlaması ile her sprint’te tatmin edici sonuçlar elde etmek olmalıdır.

Bunu yapmak için CRM uygulamaları kullanmanız ve onlardan doğru bir şekilde yararlanmayı öğrenmeniz gereklidir. Bu araçlar, verimlilik artışı elde etmeniz ve kaynak ile kapasite planlamayı çok daha kolay hâle getirmeniz için size yardımcı olur. Fakat bunun için belirli özelliklere sahip olmaları ve amaca uygun şekilde yapılandırılmaları şarttır.

Kapasiteyi rol bazında haritalandırarak başlayın

Buna “iş yükü görselleştirme” de diyebiliriz. Ancak geleneksel metotlardan farklı olarak, bu kez isimlere değil de üstlenilmesi gereken rollere odaklanmalısınız. CRM'nizin Proje Yönetimi modülündeki kaynak planlama ekranında, kapasiteyi rol bazında haritalandırarak başlayın. Örneğin bir yazılım geliştirme projesi için kapasite haritası şuna benzemelidir:

• "Bu sprint'te 12 saat boyunca arka uç geliştirme üzerinde çalışmamız gerekli."
• "Ayrıca en az 6 saatlik QA testine ihtiyacımız var."
• "Kullanıcı arayüzü düzeltme çalışmaları için de 3 saat ayırmamız gerekiyor."

Bunu yaparak sprint planlama konusunda önemli bir adım atmış oldunuz. Artık bu sprint için hangi rollerin gerekli olduğunu (arka uç uzmanları, QA testçileri, ön uç uzmanları) ve kaç saat çalışmaları gerektiğini biliyorsunuz. Bu verilerle, her rol için kaç çalışan kullanmanız gerektiğini kolayca hesaplayabilirsiniz.

Burada dikkat etmeniz gereken en önemli şey, tam zamanlı bir çalışanın günde 8 saatlik, haftada da 40 saatlik müsaitliğe sahip olacağını varsaymaktan kaçınmaktır. Bu “teorik” sayı, pratikte hiçbir anlam ifade etmez.

Örneğin katılmaları gereken toplantılar, ters gidebilecek işler ve diğer beklenmedik durumlar dikkate alınırsa çalışan başına 18-20 saatlik gerçek haftalık çalışma saatinin olacağını kabullenmek, çalışan sayısını hesaplarken daha gerçekçi davranmanızı ve zamanı daha verimli kullanmanızı sağlayacaktır.

Rol tabanlı kapasite haritaları, her çalışanın bir sonraki sprint’e gerçekte ne katkıda bulunabileceğini gösterir. Ardından görevleri buna göre atamaya başlar ve elinizdeki kaynakların daha etkili bir şekilde kullanılmasını sağlarsınız.

İş yükü ısı haritaları ile plan yapın

Kapasiteleri haritalandıktan sonra iş yükü ısı haritaları üzerinde çalışmaya başlayabilirsiniz. Bu haritalar, basitçe kimin gerekli olandan daha fazla iş üstlendiğini, hangi rolün yetersiz kaldığını, hangi yeni çalışanların yeterince kullanılmadığını ve örneğin hangi görevlerin belirli bir günde ciddi bir sorun oluşmasına neden olabileceğini gösterir.

Diğer bir deyişle iş yükü ısı haritalarının amacı da görünürlük elde edebilmektir. Böyle bir görünürlük, ekip davranışlarını ve yönetici yorumlarını hızla değiştirir. Çünkü örneğin hiç kimse artık aynı kıdemli çalışana sadece "hızlı olduğu için" beş arka uç görevi birden atamak istemez. Isı haritası, onun zaten %120 iş yükünde olduğunu gösterir.

Birden fazla projeyi aynı anda yürütüyorsanız kıdemli çalışanların tükenmesine neden olan ve yeni çalışanların asla gelmeyen görevleri beklemesine yol açan kör noktaları da ısı haritalarının kullanımı sayesinde ortadan kaldırabilirsiniz. İyimserliğe göre planlama yapmayı bırakır, iş yüküne göre plan yapmaya başlarsınız. Bu, verimlilik optimizasyonu için temel bir adımdır ve kritik rollerdeki çalışanların aşırı iş yükü altında ezilmemesine, daha deneyimsiz çalışanların da daha fazla tecrübe edinmesine olanak tanır.

Paylaşılan takvimleri sprint yönetiminin kaynağı hâline getirin

Paylaşılan takvimler, kaynak planlama konusundaki kritik önemlerine rağmen, Türkiye'de en az değer verilen proje aracıdır. Çoğu ekip bunları “toplantı depolama alanı” gibi kullanır ve başka amaçlarla da kullanılabilecekleri akıllarına bile gelmez. Oysa proje yönetimine entegre edildiklerinde, paylaşılan takvimler sprint yönetimiyle ilgili en önemli kaynaklardan biri hâline gelirler.

Bunun nedeni, zaman takibi konusunda mükemmel araçlar olmalarıdır. Her toplantıyı, her müşteri görüşmesini, her izin süresini, her yarım gün çalışmayı bu takvimlere kaydederseniz herhangi bir anda gerçek kapasitenizi görebilmek için bu verilerin tümünü kullanabilirsiniz. Takvimler ile kaynak planlaması otomatik olarak senkronize edildiğinde, gerçek müsaitlik durumunu görebilir, daha az sürprizle karşılaşır ve “ben onun izinde olduğunu unuttum” bahanesini daha az duyarsınız.

Müşteri toplantılarının öngörülemeyen bir şekilde üst üste gelebildiği senaryolarda da son derece kullanışlıdırlar. Paylaşılan takvim bağlantılı planlama, acil durumlarda bile istikrarlı bir teslimat elde edebilmenize ve her sprint’i belirlenen hedeflere ulaşarak tamamlayabilmenize yardımcı olur. Bir proje yöneticisi olarak sizin görebildiğiniz müsaitlik durumunu tüm ekip de herhangi bir anda kontrol edebilir. Paylaşılan takvimler herkesin daha fazla görünürlük elde etmesini sağlar.

Zaman takibini gözetim için değil, tahmin yapmak için kullanın

İşin aslı şu ki kimse takip edilmekten hoşlanmaz. Bir iş üzerinde çalışırken arka planda sessizce ve hatta neredeyse gizlice sizi sürekli takip eden dijital bir “bekçi” olduğunu bilmek, motivasyonu tamamen ortadan kaldırabilir. Buna rağmen çoğu proje yöneticisi zaman takip araçlarını tam olarak bu amaçla kullanır ve çalışanlara “ben burada olmasam bile benim yerime sizi daima gözetleyen biri var” mesajını vermeye çalışır.

Zaman takibi değerli bir araç olsa da sadece doğru şekilde kullanıldığında verimliliği artırır. Bir işletmenin takım performans ölçümü için bu araçtan yararlanması da elbette mümkündür fakat zaman takibini bu makalede sürekli vurguladığımız “görünürlük” için kullanmak çok daha iyi bir tercih olacaktır.

Doğru bir zaman takibi sayesinde daha gerçekçi tahminler

Bununla kastettiğimiz şey, zaman takibini kullanarak hem üst düzey yöneticilere ve hem de ekiplere görevlerin sanıldığından daha uzun sürdüğünü, içeriklerini değiştirmenin zaman yönünden çok büyük bir maliyet getirdiğini, belirli rollerin sistematik olarak hafife alındığını ve hataların çok nadiren “hızlıca” düzeltilebildiğini göstermektir.

Yani zaman takibi kayıtları tahmin modelleri oluşturmak ve hem işi yapanlara hem de onları yönetenlere gerçek hızlarının ne olduğunu, yeni bir talebin gerçekte ne kadar zamana mal olduğunu, beklenmedik bir eklemenin kaç saat tükettiğini ve hangi görevlerin sürekli olarak tıkanıklığa yol açtığını göstermek için kullanılmalıdır.

Bu sayede kapasite hesaplamaları daha tutarlı hâle gelir ve olası sorunların henüz ortaya çıkmadan önce çözülebilmelerini sağlar. Zaman takibi, her çalışanın ne kadar çalıştığını belirleme amacıyla değil, zaman ve kapasite tahminlerini gerçekçi hâle getirmek için kullanılmalıdır.

Yapay zekâ ile bir sonraki sprint’i tahmin edin

Bitrix24’teki CoPilot gibi bir yapay zekâ; zaman kayıtlarınızı, geçmiş sprint'lerinizi, rol kapasitenizi ve iş yükü geçmişinizi analiz ederek; tüm bunları bir sonraki sprint için tutarlı tahminlere dönüştürebilir. Örneğin bir proje yöneticisi olarak şu soruları soruyor olabilirsiniz:

• “Bir sonraki sprint'te kaç saatlik QA desteği alabiliriz?”
• “Bu son dakika müşteri talebine evet diyecek üretim kapasitesine sahip miyiz?”
• “Kıdemli geliştiricimiz izne ayrılırsa ürün teslimatı ne olacak?”
• “Malzeme temini bakımından nerede darboğaz yaşayabiliriz?”

Yapay zekâ, geçmiş verileri inceleyip tüm bu sorulara ve daha fazlasına yanıt vermek için onları kullanabilir. Elbette bunlar “%100 kesinlik” sunan cevaplar değildir ancak artık içgüdülerinize güvenmeniz gerekmez. Bunun yerine verilere dayalı tutarlı tahminler elde edersiniz.

Dahası vaatlere ümitle sarılmanıza da gerek kalmaz. Bir çalışanın veya ekibin aşırı vaatlerle dolu iddialarının verilerle ne kadar uyumlu olduğunu görerek daha net bir resim elde edebilirsiniz. Yani daha isabetli bir görünürlük elde edersiniz. Yapay zekâ sayesinde birçok farklı senaryo için sonuçların ne olacağını önceden görüp çok daha verimli bir şekilde (ve acil durumlar için hazırlıklı olarak) planlama yapabilirsiniz.

Entegrasyonların sizin yerinize kayıt tutmasını sağlayın

Tüm bu tavsiyeleri uygulayarak CRM yazılımınızda mükemmel bir kaynak ve kapasite planlaması yapmış olsanız bile bu planı güncel tutmak için “insanlara” güveniyorsanız yine de bir şeyler ters gidebilir. Sadece çalışanlar değil yöneticiler de hata yapabilir veya bazı şeyleri unutabilir. Bu, insan olmanın bir parçasıdır.

Ancak sırf bu nedenle olası riskleri kabullenmeniz de gerekmez. CRM’nizi çeşitli hata takip sistemlerine ve kod depolarına entegre ederek hataları en aza indirebilir, mümkün olan en temiz verileri kullanabilirsiniz. Örneğin bir yazılım projesinde bir commit, pull request veya hata güncellemesi gerçekleştiği anda bu çaba otomatik olarak kaydedilir. Ekstra iş çıkmaz, saat kaybı yaşanmaz ve haftanın son günü mesai bitiş saatinden hemen önce yarım kalan işler olmaz.

Otomatik çaba kaydı (automatic effort capture) sayesinde daha iyi tahminler, daha hızlı döngüler ve daha doğru kaynak tahsisi elde edebilirsiniz. Üstelik tüm bunlar ekibiniz için ek bir iş yükü oluşturmadan gerçekleşir.

Ölçülebilir sonuçlar elde edin

Zaman, kaynak ve kapasite planlama için bir CRM platformu aracılığıyla buradaki önerileri uygulayan İstanbul merkezli ekipler, ilk iki sprint’ten sonra %10-20 daha yüksek faturalandırılabilir kullanım ve %30'a kadar daha hızlı yeniden tahmin elde edebildiler. Üstelik kıdemli çalışanlarını yormalarına veya genç çalışanlarına aşırı yüklenmelerine gerek kalmadı.

Projeler arasında daha iyi bir rol dengelemesi sağlayıp daha az acil durum yaşadılar, tükenmişlik oranlarında hiçbir artış gerçekleşmedi ve aynı ekiple daha fazla proje tamamlayabildiler. Rekabetçi bir dünyada, yani müşterilerin aynı gün yanıt beklediği ve zaman çizelgelerinin her çeyrekte giderek daraldığı bir ortamda, ekipler sadece daha çok çalışarak başarılı olamaz. Başarıyı sürdürmek için daha öngörülebilir olmaları gerekir.

Yüksek riskli projeleri doğru araçlarla yönetin

Doğru kaynak ve kapasite planlamasıyla, öngörülemezliği sorunsuz bir iş akışına dönüştürebilirsiniz. Yapay zekâ ile veri tabanlı tahminler elde edip, entegrasyonlar ile kayıt otomasyonu oluşturabilirsiniz. Isı haritaları ve rol bazlı haritalar ise iş yükünü dengeli bir şekilde dağıtmanız için size yardımcı olur.

Unutmayın, bir yangını söndürmenin en hızlı yolu daha fazla itfaiyeci kullanmak değil, yangın henüz başlamadan önce onu engellemektir. CRM’nizi kaynak ve kapasite planlaması için kullanmaya başladığınızda da tam olarak bunu elde eder, daha fazla projeyi daha az sorunla tamamlamaya başlarsınız.

Bitrix24 çözümleriyle bunu yapmaya hızlı bir şekilde başlayabilirsiniz. Dünya çapında milyonlarca işletmenin tercihi olan Bitrix24; İletişim Merkezi, Sohbette CoPilot, Analitik ve Raporlama gibi modüller ile kaynak ve kapasite planlamayı çok daha kolay hâle getirir. Sınırsız sayıda kullanıcı için sonsuza dek ücretsiz sürümüyle Bitrix24 kullanmaya hemen bugün başlayın!

Sık Sorulan Sorular