Proje Yöneticilerinin Proje Analizi Oturumunda Sorması Gereken 10 Soru

İçerik Tablosu

1. Projenin nihai amacı nedir?
2. Projeyi tamamlamamanın sonucu nedir?
3. Temel performans göstergeleri (KPI'lar) nelerdir?
4. Kilit paydaşlar kimlerdir?
5. Hangi kilit kararları almamız gerekiyor?
6. Sorunsuz bir şekilde iş birliği yapmak için hangi araçlara ihtiyacımız var?
7. Neyi sadeleştirebiliriz?
8. Geçmişte buna benzer bir proje üstlendik mi?
9. Kilometre taşlarımız ve son teslim tarihlerimiz nelerdir?
10. Projede yer alan risk faktörleri nelerdir?

İster dünyada kendi yollarını bulmaya çalışan çocuklar olsun, ister evrenin yanıtlarını arayan yüksek zekalı Sokratik öğretim olsun, sorular bir resmi çizmeye yardımcı olacak bilgileri edinmenin temelidir.

Öyleyse neden bu kadar çok proje ekibin yarısının onlardan gerçekte ne beklendiğini merak etmesiyle başlıyor?

Sahtekarlık sendromu, aptal görünmek istemeyenleri durdurabilir. İlgisizlik, bazılarının daha derine inmesini engeller. Sıkışık bir program, biraz zaman kazanmak için diğerlerinin soruları atlamasını sağlar.

Ama sonuç hep aynı. Başta birkaç basit soruyla kendinizi tüm bu dertten kurtarabilirken, kontrolsüzce çıkartılan sorunlar projenizi raydan çıkarabilir. Bu nedenle, başarıya zemin hazırlayan proje yöneticileri için bazı sağduyulu soruları cevaplamak buradayız.  

Yeni bir projeye katılırken sorulacak temel soruları ele alacağız ve çabalarınızı daha da iyileştirebilecek ipuçlarını ve püf noktalarını derinlemesine inceleyeceğiz. Projelerinizi bir profesyonel gibi planlamanın bir yolunu arıyorsanız, okumaya devam edin!

1. Projenin nihai amacı nedir?

Bu sorunun genellikle bir proje tahmini tarafından ele alındığı listenin başında olduğunu düşünseniz de, insanların yaptıklarının asıl amacını unutmaları düşündüğünüzden daha yaygındır. Proje yöneticileri için soru listenizde ilk sırada makro amacın ne olduğu ve basit bir cevabı olmalıdır. Artan gelir, yeni pazarlar, daha fazla takipçi, azalan genel giderler ve artan müşteri memnuniyeti, genel hedeflerin mükemmel örnekleridir.

Bu sorunun bu kadar önemli olmasının nedeni, gerçekten ne yapmanız gerektiğine dair bir ikileme sürüklenmenin kolay olmasından kaynaklanır. Cevap “Rakiplerimiz yaptığı için” ise, aynısını yapmanız mı yoksa ustaca bir hareketsizlikle gözlemlemeniz mi gerektiğini daha fazla araştırmanız gerekir.

2. Projeyi gerçekleştirmemenin sonucu nedir?

Ustaca hareketsizlik konusunda, proje yöneticilerine yönelik sorularınız, projeyle birlikte çalışmazsanız ne olacağını her zaman düşünmelidir. Bir şeyler yapıyormuş gibi hissetmek için bir dizi görevle hızla ilerleme tuzağına düşmek kolaydır, ancak nihayetinde, çabalarınız başka bir yerde daha iyi harcanabilirse, daha pratik seçeneği kullanın. Projeden tamamen kaçınarak, ekibinizi daha üretken faaliyetlere yerleştirebilir veya son olarak arka planda olan işleri tamamlayabilirsiniz.

Elbette, genellikle proje analizinizde ele alınması gereken sonuçlar vardır. Sakat bir itibar kadar sert veya rakiplerinize yeni bir demografi kaybetmek kadar basit olabilirler. Sonuçları analiz ederek, genellikle projenizin birincil ve ikincil hedeflerini tamamlayabilirsiniz.

3. Temel performans göstergeleri (KPI'lar) nelerdir?

Bir kez duyduysanız, milyonlarca kez duydunuz - ölçemezseniz, iyileştiremezsiniz. 

Nereye gittiğine dair net bir fikri olmayan bir projeye çılgınca başlamak yerine, proje yöneticileri için en temel sorulardan biri KPI'larınızın ne olacağıdır. KPI'lar, başarıyı ölçmenize izin veren kriterlerdir ve projeye bağlı olarak çılgınca değişebilir. 

Proje KPI'larının klasik örnekleri şunları içerir:

• Artan müşteri veritabanı

• Bir sürecin geliştirilmiş verimliliği

• Azaltılmış genel giderler

• Artan satışlar

Analitiklerinizi projenin başında doğru bir şekilde kurduğunuz sürece, tüm bu örneklerin takibi çok kolaydır. Projenizi yolunda tutmak için gözünüz her zaman KPI'larda olmalıdır. Çevik ekipler genellikle , her KPI'nın bir sütuna sabitlendiği ve herkesin bir bakışta görebileceği  Kanban panolarını kullanır.

4. Kilit paydaşlar kimlerdir?

Kilit paydaşlarınızı gözden kaçırdıysanız, en iyi hazırlanmış planlar parçalara ayrılabilir. Tüzel kişiler, ekibinizdeki karar vericiler veya harici tedarikçiler olsun, projenizin ilk gününden itibaren herkesin gemide ve bilgilendirilmesine ihtiyacınız var.

Bu en yaygın proje yöneticisi sorularından biri olmasına rağmen, proje analiziniz sırasında yine de kapsamlı bir revizyona ihtiyaç duyar. Tipik paydaşlar şunları içerir:

• Ekip üyeleri

• Harici ortak çalışanlar

• Çalışmanız sonucunda zarar görebilecek olanlar

• Sponsorlar

• Karar etkileyenler

• Engeller

Her paydaşın kendi dikkatine ihtiyacı vardır. Örneğin, şirketinizde sürekli bir engeliniz varsa, bir finans yöneticisi fonları serbest bırakmak konusunda isteksizse, belki de proje stratejiniz sorunların üstesinden gelmenin yollarını içermelidir. Benzer şekilde, planlama içerisindeysiniz, yerel sakinleri planlarınıza yeşil ışık yakmaya ikna etmek için bir Halkla İlişkiler stratejisi bulmanız gerekecektir. 

Paydaşlarınızın kim olduğunu ve onlarla nasıl başa çıkmanız gerektiğini belirleyememek, hiç de hoş karşılanmadığında her türlü beklenmedik aksamalara kapı açar.

Bitrix24 En İyi Proje Yönetim Yazılımını Sunar 

Sınırsız Kullanıcı Ücretsiz

BUGÜN KAYIT OL

5. Hangi kilit kararları almamız gerekiyor?

Nerede olmak istediğinizi ve kimin dahil olduğunu net bir şekilde anladıktan sonra, proje yönetimi için sonraki sorular, vermeniz gereken önemli kararlar etrafında dönmelidir. Atılacak en önemli adımları ve bu kararların önüne nelerin geçebileceğini belirlemek için proje analizinizi kullanın. 

Bazı önemli kararlarınız, paydaşlarınızdan onay almanıza bağlı olacaktır. Örneğin, projenizi hayata geçirmek için olağanüstü bir bütçeye ihtiyacınız varsa, kilit karar vericilere sunmak için olağanüstü bir teklife ihtiyacınız olacaktır. 

Elbette, bir proje yöneticisinin kendi başına alma yetkisine sahip olduğu bazı kararlar vardır. Bunlar hala oyunun başlarında sorulması gereken en önemli proje soruları arasındadır. Pek çok kararın yanlış yorumlanma veya bazı paydaşlarınızı dezavantajlı duruma getirme potansiyeli vardır. Bu nedenle, başlamadan önce önemli kararlarınızı haklı çıkarmaya hazır olmanız gerekir. 

6. Sorunsuz bir şekilde iş birliği yapmak için hangi araçlara ihtiyacımız var?

Yüksek bir baskı durumunda olduğunuzda, istediğiniz son şey idari süreçler tarafından engellenmektir. Bu nedenle, hepinizi aynı noktada buluşturan ve aynı fikirde olan bir sistem seçmek, proje yöneticileri için başlamadan önce en önemli sorulardan biridir. Bir sistemden diğerine transferleri, 20 farklı oturum açmayı ve her şeyi bir araya getiren karmaşık entegrasyonları unutun. En başından aynı sisteme geçin ve ileride her türlü zorluğu ortadan kaldıracaksınız.

Başlamak için ilk yer proje yönetimi yazılımınızdır. Tüm ilgili taraflar için görünürlük ve platformun kendi içindeki açık, özlü iletişim sayesinde, veri aktarımları sırasında bilgi kaybını önlersiniz. İş birlikçi belgeler başka bir harika ektir. E-posta yoluyla yeni sürümlerin akışını göndermek yerine, hepiniz aynı dosya üzerinde aynı anda çalışabilir ve önceki taslaklara bakmanız gerektiğinde kullanışlı bir geçmiş tutabilirsiniz.

7. Neleri düzene sokabiliriz?

En iyi takımlar, hiç yerinde durmuyormuş gibi görünenlerdir. Her zaman iyileştirmenin yollarını ararlar ve perde arkasındaki tüm bu sıkı çalışma, projelerin kendilerine görünüşte zahmetsiz bir yaklaşım olarak kendini gösterir. 

Düzene sokmaktan bahsettiğimizde, ekibin yarısını gereksiz kılmak ve kalan talihsiz ruhlar üzerinde iki kat daha fazla çalışmaktan bahsetmiyoruz. Bunun yerine, süreçlerinizi kolaylaştırmanın en akıllı yollarından biri görev otomasyonudur. 

Genel bir kural olarak, bir görev sıkıcı, tekrarlayan ve yetersiz görünüyorsa, otomasyon için en iyi adaydır. Görev atamasından, belge incelemelerinden, yinelenen etkinliklerden ve neredeyse gecikmiş hatırlatıcılardan bahsediyoruz. Her görevin ilerlemesini her saat başı kontrol etmeyi unutun ve çalışmanızın bir kısmını algoritmalara yaptırın. 

8. Geçmişte buna benzer bir proje üstlendik mi?

Cevaplar için geçmişe bakarak ciddi miktarda boşa harcanan zaman ve çabayı kesebilirsiniz. Öğrenilen dersleri uygulamaktan daha iyi bir his yoktur, bu nedenle yeni bir projeye katılırken soracağınız sorulara geçmiş bilgileri de dahil ettiğinizden emin olun. 

Her projede analitik için veri toplamanız gerekir. Çok karmaşık olmasına bile gerek yok, zaman yönetimi araçları başlamak için harika bir yer çünkü engelleyicilerin nerede olduğunu veya ekibinizin brifing'i anlamadığı yerleri belirleyebiliyorlar.

Ama bakabileceğiniz sadece geçmiş hatalar değil. Başarılarınızdan da yararlanabilirsiniz. Hemen başlamak için kopyalayıp yapıştırabileceğiniz iş akışı şablonları oluşturarak proje planlamanızdan büyük miktarda stres atın. Daha da fazla verimlilik için, proje sonrası yansımanızda, neyin doğru neyin yanlış gittiğine göre şablonunuzu uyarlayabilir ve ihtiyaç duyduğunuz güncellemeleri henüz hafızada tazeyken yapabilirsiniz.

9. Kilometre taşlarımız ve son teslim tarihlerimiz nelerdir?

Genel bir kural olarak, bir projeye aciliyet getiren şey teslim tarihleridir. Zaman kısıtlaması olmadan, görevlerin kıvrılması kolaydır, projenizin şekillenmesini ve hayal kırıklığına yol açmasını önler. Bu nedenle proje yöneticileri için en önemli sorulardan biri projenin zamanlamasıdır.

Genel son tarih nedir ve tüm görevlerinizi o tarihe ulaşmanıza olanak tanıyan bir programa nasıl sığdırabilirsiniz? Son teslim tarihlerinizi ve zaman çizelgelerinizi yapılandırmanın kolay bir yolu, herhangi bir boş zaman aralığını belirleyerek yapı taşları olarak görevler ekleyebileceğiniz bir takvim görselleştirmesi olan Gantt şemasıdır.

Her görev kümesi, bir video görüşmesi ile ekip olarak analiz edebileceğiniz bir dönüm noktası oluşturabilir. Bu toplantılar, performansınızı geri yansıtabileceğiniz ve ileriye dönük stratejik kararlar alabileceğiniz yerlerdir. Çevik ekipler, projelerini bir veya iki haftalık “sprintlere” bölme eğilimindedir. Herhangi bir acil zorlukla başa çıkmak için günlük bir stand-up toplantısı ve her sprintten sonra daha uzun bir toplantı ile projenizi kapsam dahilinde ve bütçenin altında tutma şansınızı artırırsınız. 

10. Projede yer alan risk faktörleri nelerdir?

Proje yöneticileri için soruların arkasındaki tüm amaç, yaklaşan bir proje için tam olarak hazırlanmak olduğundan, oturup beklenen riskleri değerlendirmek için daha iyi bir zaman olabilir mi? 

Listenin sonuna bırakmış olsak da, risk yönetimi her proje analizi oturumuna dahil edilmelidir. Kötü sürprizlere karşı nihai korumadır ve bir kez başladığınızda, düşündüğünüz kadar zor değildir. 

Kilit paydaşların bir açık hava partisine, yasal lisanslama sorunlarına ve hatta rakiplerin kasıtlı saldırılarını proje yağmuruna tutabilecek potansiyel riskleri tartıştığı bir toplantı düzenleyin. Ardından risklerinizi, tamamen kaçınabileceğiniz, kurum içi çabalarla azaltabileceğiniz, üçüncü bir tarafa aktarabileceğiniz veya kaçınılmaz bir sorun olarak kabul edebileceğiniz riskler olarak sınıflandırabilirsiniz. 

Proje yöneticilerine yönelik sorularınıza risk yönetimini dahil ederek, orijinal programınıza biraz boşluk eklemeniz gerekebilir. Bununla birlikte, en başından itibaren tüm üslerinizi kapsadığınız bilgisine güvenerek, kaderin önünüze çıkardığı her şeye hazır olacaksınız. 

Listemizdeki proje yöneticileri için on soru ile, projelerinize başlarken sorunlarla karşılaşmaya çok daha hazırlıklı olmalısınız. Hedeflerinizi, zamanlamalarınızı ve kaynak tahsisinizi - genellikle bir proje tahmini tarafından hangi sorunun ele alınacağını düşünürken akla gelen klasik alanlar - yönlendirmenize yardımcı olurlar. 

Artık stratejiniz var, sorulacak son proje sorularından biri onu nasıl uygulayacağınızdır. Bitrix24 ile, güçlü bir proje yönetimi platformunun yanı sıra stresi ve varsayımları ortadan kaldıran çok sayıda başka araç elde edersiniz.

Başlamak ücretsizdir, bu nedenle bugün Bitrix24'e kaydolun ve projelerinizin her öğesini nasıl düzene sokabileceğinizi görün.

SSS

Bir projeyi yönetirken hangi soruları cevaplarsınız?

• Proje yöneticileri için en sık sorulan sorulardan bazıları şunlardır:
• Projeyi neden yapıyoruz?
• Ne zaman müsaitiz?
• Hangi finansal ve insan kaynakları mevcut?
• Hangi kilit kararları vermem gerekiyor?
• Risk faktörleri nelerdir?

Bir proje tahmini tarafından tipik olarak hangi sorular ele alınır?

1. Kapsam nedir ve nasıl ölçebiliriz?
2. Projenin nihai amacı nedir?
3. Hangi kaynakların mevcut olduğunu varsayabiliriz?
4. Hangi faktörler çabalarımızı önemli ölçüde rayından çıkarabilir?
5. Hangi belirsizlikleri ve riskleri hesaba katmalıyız?