Toplantıları Azalt, İvmeyi Artır: Eşzamansız Çalışma Rehberi

Herkesin bildiği ancak neredeyse hiç dile getirmediği gerçeklerden biri hemen hiçbir ekibin toplantı yapmayı sevmediğidir. Toplantılar bir projede ilerlemenin tek yolu olarak görüldükleri için yapılır, sevildikleri için değil. Diğer bir deyişle ekipler ve yöneticiler toplantı yapmadıkları sürece senkronize olarak projeyi ilerletebileceklerine inanmaz.

Aynı nedenle, durum toplantıları aslında tek bir soruya yanıt vermek için düzenlenir: “Bu projede gerçekten bir şeyler ilerliyor mu?”. Ne yazık ki toplantılar bu soruyu cevaplamak için en kötü seçeneklerden biridir. Genellikle tek yaptıkları zamanı boşa harcamaktır ve kalıcı hiçbir iz bırakmazlar. Durum toplantılarındaki kararlar sözlü alınır, aksiyonlar daima muğlak kalır ve en fazla bir hafta sonra aynı konular farklı kişilerle tekrar konuşulur.

Toplantıların alternatifini eşzamansız çalışmada bulabilirsiniz

Sorun şu ki toplantıları tamamen kaldırır ve yerlerine bir şey koymazsanız sadece bir “sessizlik” yaratmış olursunuz. Sessizlik, bir projedeki ivmeyi ortadan kaldırır çünkü ekip üyelerinin hâlen birbirleriyle etkileşim kurması şarttır. Dolayısıyla toplantılar için bir alternatif oluşturmanız gerekir ve eşzamansız çalışma ise bunu yapmanın en etkili yolu olabilir.

Peki bu ne anlama gelir? Daha önemlisi, bir projedeki ilerlemeyi görünür, alınan kararları ise takip edilebilir hâle getiren bir eşzamansız sistem nasıl kurulur? Bu makaleyi, bu soruları cevaplamak için hazırladık. Bitrix24 araçları her zaman olduğu gibi eşzamansız çalışmadan yararlanarak toplantı azaltma stratejileri kullanmak isteyen ekipler için en uygun seçimdir. Çevrimiçi Toplantılar, CRM’de CoPilot ve Görev Yönetimi gibi modüllere sahip olan Bitrix24, toplantı sayısını %50’ye kadar azaltıp %40’a kadar daha hızlı çalışan onboarding süreçleri elde etmenizi sağlayabilir.

Eşzamansız çalışma nedir?

Eşzamansız (asenkron) çalışma, bir şirketin çalışanlarının aynı anda çevrimiçi olmalarına veya işlerini eşzamanlı olarak tamamlamalarına gerek olmayan yeni bir çalışma modelidir. Bu model, farklı zaman dilimlerinde çalışan uzak veya hibrit ekiplerin esnek bir çalışma düzenine sahip olmalarını sağlar.

Eşzamansız modelde, ekipler birbirinden bağımsız olarak çalışabilir ve mesajlara anında cevap vermeleri veya belirli zamanlarda çevrimiçi olmaları gerekmez. Uzaktan çalışmanın artmasıyla birlikte, birçok şirket çalışanlarına daha fazla esneklik sağlamak ve şirketlerini global yetenek havuzuna açmak için bu yeni modele geçiş yapmaktadır. Geleneksel model ile arasındaki temel farklar şunlardır:

Bir şirket eşzamansız çalışıyorsa farklı zaman dilimlerinde yaşayan ve çalışan kişileri işe alabilir. Ancak herhangi bir organizasyonel yapı gibi, asenkron çalışma da ancak net olarak iletişim kurulabildiğinde ve doğru şekilde yapılandırıldığında faydalı olur.

Toplantılar neden “ilerleme” hissi verir?

Bir toplantı düzenledikten sonra, yukarıda bahsettiğimiz verimsiz sonuçlara rağmen, ekip üyeleri kendilerini “rahatlamış” hisseder ve projenin ilerlediğini düşünürler. Bunun nedeni psikolojiktir: Toplantılar güvenli ortamlardır, herkes oradadır, herkes konuşur ve herkes “aynı şeyleri düşünüyoruz” diyerek odadan çıkar.

Ancak alınan kararlar sadece geçici niteliktedir ve çalışanlar kendi masalarına dönmeden önce unutulup gider. Projenin durumu sadece çalışanların hafızasında saklanır, alınan kararlar toplantı sonrası sohbetlerde kaybolur, sorumluluklar ise net olarak belirtilmez. Aynı nedenle, birkaç gün sonra yeni bir toplantı daha yapılır ve bu döngü devam edip gider.

Senkronize çalışmak için zorunlu olduğu düşünülen toplantılar işte bu nedenle işe yaramaz. İlk bakışta bu tezin tam tersiymiş gibi duran eşzamansız düzen ise tam aksine daha fazla senkronizasyon sağlar, çünkü ekipler arası iş birliğini kendi bağımsız hafızası olan sistemlere taşır.

Durum toplantıları düzenlemek yerine eşzamansız çalışma yapmak

Geleneksel toplantıların düzenlenme amaçlarından biri de “kim çalışıyor, kim çalışmıyor?” sorusunu cevaplamaktır. Yani bir şirket çalışan performansını ölçmek için de onları kullanır. En verimli departmanların ve en “tembel” departmanların bu toplantılar sırasında açığa çıkacağını düşünürler.

Ancak pratikte açığa çıkan şey sadece kaostur. Hiçbir departman veya ekip beklenenden daha az çalıştığını kabullenmez. Herkes diğerlerinden daha fazla emek sarfettiğini düşünür ve herkes başkasını suçlar. Bir görev gecikmişse bunun nedeni daima başka bir çalışan veya ekiptir. Bir görev tamamlanmışsa bunun nedeni daima kişisel beceri ve yeteneklerdir, ekip çalışması değil.

Hiç kimsenin elinde verimlilik konusunda net veriler olmadığı için, kimin doğru bilgiler verdiğini anlamak da mümkün olmaz. Eşzamansız sistem öncelikle bu sorunu ortadan kaldırır. Bu çalışma sisteminin temelinde yer alan CRM yazılımının sağladığı çevrimiçi iş alanı her güncellemenin ve her gelişmenin kaydedildiği bir merkez yerine geçer.

Birbiriyle bağlantılı görevlerden oluşan bir takip sistemi

Her güncelleme veya tamamlanan her görev; bir müşteri, bir satış fırsatı veya projenin ilerlemesini sağlayan bir adım ile bağlantılıdır. Bu bağlantılı kayıtlar neyin ilerlediğini, neyin tıkanıp kaldığını ve kimden hangi eylemin veya kararın beklendiğini net bir şekilde gösterir. Dolayısıyla eşzamansız sistemlerle kimin gerçekten verimli şekilde çalıştığı ve sorunların nereden kaynaklandığı toplantı yapmaya gerek kalmadan anlaşılabilir.

Böyle bir sistem özellikle satış, pazarlama ve ürün geliştirme ekipleri için faydalıdır. Tek bir ekrandan tek bir bakışta ilgili hattın ilerleyip ilerlemediğini görebilirler. Yani kendi departmanları dâhil kimlerin gerçekten çalıştığını, kimlerin ise sadece “konuştuğunu” kolayca anlamaları mümkün olur. Eşzamansız sistem, toplantıları azalttıktan sonra sessizlik oluşmasına neden olmaz, tam aksine kalıcı görünürlük yaratır.

Eşzamansız çalışmanın temelinde güncellemeler yer alır

Eşzamansız çalışmada sağlıklı ve verimli bir yönetim sistemi kurulabilmesi için sürekli ve düzenli güncellemeler yapılması gerekir. Bu, kullanılan CRM yazılımının Görev Takibi modülüne ve ilgili diğer alanlarına bir proje hakkındaki her gelişme ve ilerlemenin kaydedilmesi anlamına gelir. Yani bir görev tamamlandığında, yeni bir müşteri kaydı yapıldığında veya bir sorumluluk atandığında bu sisteme de aktarılmalıdır.

Bu sayede bir görevin içeriğinin sürekli olarak tekrar edilmesine veya o görevle ilgili hatırlatma yapılmasına gerek kalmaz. Keza görevin ilerleme durumunu kontrol etmek için çalışandan rapor beklemeye de gerek yoktur. İlerleme, görülebilir hâle gelir ve hiç kimsenin “son durum nedir” konulu bir e-posta göndermesi gerekmez. Herkes ilerleme durumunu görsel olarak takip edebilir.

Asenkron Momentum Playbook’u: Toplantısız Teslim

Kapsamlı ve adım adım kılavuzu almak için e-posta adresinizi girin.

Bitrix24 Gizlilik Politikasını okuduğunuzu ve kabul ettiğinizi onaylamış olursunuz

SOP’ler olmadan eşzamansız çalışmak mümkün olmaz

Eşzamansız çalışan ekiplerin birbirlerini istedikleri anda göremeyeceği ve sorularına anında cevap alamayacağı dikkate alınacak olursa SOP’ler (yani süreç dokümantasyonu) bu çalışma sistemi için hayati öneme sahiptir. Süreçler SOP belgelerine dönüştürülmezse aynı soruların tekrar sorulması, aynı konular için yeniden toplantı yapılması gerekir ve bilgi ise belirli kişilere bağlı kalır.

SOP belgeleri, bilgiyi kolayca erişilebilir hâle getirir ve bunun için bir bilgi yönetim sistemi (knowledge base) içerisinde saklanmaları gerekir. Bilgi yönetim sistemleri; SOP belgelerini, onboarding rehberlerini ve karar çerçevelerini herkesin erişimine açar. Bu basit bir şekilde zaman kazandırır ve yeni toplantılara olan ihtiyacı azaltır çünkü yeni başlayan biri bile geçmiş kararlara ve süreçlere kolayca erişip destek alabiliyorsa toplantılara daha az ihtiyaç duyacaktır. Deneyimli ekip üyelerinin aynı şeyleri tekrar anlatmasına da gerek kalmaz.

Whiteboard kullanımı, karar almayı ve plan yapmayı kolaylaştırır

Uzaktan ekip verimliliği için en zararlı olan şeylerden biri de toplantılarda alınan kararların veya yapılan planların takip edilemiyor olmasıdır. Birçok toplantı, ekiplerin birlikte düşünmesi, karar alması veya plan yapması için düzenlenir. Ancak yukarıda da bahsettiğimiz gibi, toplantı sırasında bu amaçlara ulaşılabilse de sonrasında takip edilip edilmeyecekleri çalışanların “hafıza gücüne” göre belirlenir.

Whiteboard (beyaz tahta) kullanımı bu sorunu ortadan kaldırır. Birlikte düşünmek, karar almak veya plan yapmak için bu tahtaların kullanılması, toplantılardan çok daha iyi bir seçenektir çünkü tahtalarla fikirleri görselleştirmek, varsayımları açıklamak ve alternatifleri karşılaştırmak çok daha kolay olur.

Dahası bunlar kalıcı da olur. Tahtalar CRM sisteminin bir parçasıdır ve üzerlerine alınan notlar asla kaybolmaz. Buna ek olarak, onları kullanarak oluşturduğunuz bir plandan kolayca görev atamaları yapmanız da mümkündür. Bir tahta içinde yer alan notlarla görev zincirleri oluşturabilir, bir zincir içerisinde özel nitelikte alt veya üst görevler belirleyebilir ve onları belirli çalışanlara atayabilirsiniz.

Buradaki kritik nokta da zaten budur. Tahtalar, eyleme geçirilebilir kararları görselleştirmek için kullanılmalıdır. Bir eylemle sonuçlanmayan kararlar, aslında birer karar değil sadece birer sohbettir. Yani tahtaların eşzamansız çalışmaya katkıda bulunabilmesi için doğru şekilde kullanılmaları da şarttır.

Yapay zekâ ile karmaşayı ivmeye çevirin

Eşzamansız çalışan ekipler daha fazla metin ve belge üretir. Bu beklenmedik bir durum değildir çünkü her çalışan geleneksel sisteme kıyasla daha bağımsızdır. Bu, örneğin diğer ekip üyeleriyle daha fazla sohbet edecekleri anlamına gelir. Sadece bu sohbetlerde iletilen mesajlar bile binlerce kelime uzunluğunda metinler oluşturabilir.

Eşzamansız çalışmanın daha fazla metin/belge üretmesi bir problem değildir, bunları “hammadde” olarak görmek gerekir. Rastgele bir sohbette iletilen mesajlar bile bir projedeki belirli bir sorunun çözülmesi için son derece değerli öngörüler içerebilir. Bu nedenle sorun bilgi fazlalığı değil de bilgilerin işlenmemesidir.

Bitrix24’ün CoPilot’u gibi bir yapay zekâ asistanı işte bu noktada devreye girer. AI asistanları çok uzun yazışmaları bile 60 saniyelik özetlere çevirebilir, cevaplanmamış sorulara dikkat çekebilir ve metin içeriğini analiz ederek alınması gereken aksiyonları belirleyebilir.

Hiç kimsenin binlerce kelimeyi yeniden okuyarak belirli bir bilgiye veya görev tanımına ulaşmaya çalışması gerekmez. Yapay zekâ bunu saniyeler içerisinde ve otomatik olarak yapar. Bu nedenle AI asistanları, eşzamansız çalışmada kullanılacak CRM yazılımının temel özellikleri arasında yer almalıdır.

Çevrimiçi belgeler ve dosya depolama ile kaosu önleyin

Eşzamansız çalışmada ekipleri zorlayan şeylerden biri de belirli bir belgenin veya mesajın en son sürümüne ulaşabilmektir. Yukarıda da bahsettiğimiz gibi, bu sistem çok sayıda belge ürettiğinden, sürümlerin karışması sorunu sıklıkla yaşanır ve bir belgenin sahibinin kim olduğunun belirlenmesi oldukça zor olabilir.

CRM yazılımında sürüm geçmişi olan ve birbirlerine bağlantılar veren bir doküman yönetimi sistemi bulunması, bu nedenle büyük öneme sahiptir. Dosyalar tek bir yerde depolanır ve her ekip üyesi sahiplik konusunda kafası karışmadan aynı belge üzerinde çalışabilir. En son değişikliği kimin yaptığını kolayca görmek mümkündür ve herkes belirli bir belgenin en son sürümü üzerinde çalıştığından emin olabilir.

Hiç kimsenin bir belgenin en güncel hâlini bulmak için zaman kaybetmesi gerekmez. Çevrimiçi belgeler ve dosya depolama sayesinde herkesin doğrudan çalışmaya başlayabileceği bir netlik elde etmek mümkün olur. Böyle bir netlik de sadece verimliliği artırmakla kalmaz, aynı zamanda koordinasyon maliyetlerini de düşürür.

Eşzamansız çalışma Türkiye için neden daha uygun?

Eşzamansız çalışmanın Türkiye merkezli işletmeler için uygun bir seçenek olması, yerel çalışma kültürünün çok sayıda toplantı ve karmaşık onay zincirleri üzerine kurulu olmasından kaynaklanır. Haftalık hatta günlük toplantılar neredeyse zorunluluğa dönüşmüştür. Basit bir karar alınması için bile birden çok yöneticinin onay vermesi gerekebilir.

Eşzamansız sistem, bu sorunların her ikisini de ortadan kaldıracağından ötürü, Türkiye merkezli işletmeler için özellikle etkili sonuçlar verecektir. Bu çalışma sistemine geçiş yapan ekipler sadece ilk iki haftada %30–50 daha az toplantı düzenlemeye başlayıp %40 daha hızlı onboarding yapabilirler. Bunun için daha çok çalışmaları da gerekmez, doğru CRM yazılımını seçip onu doğru şekilde kullanmaları yeterlidir.

Çoğu yönetici, toplantı sayısı azaldıkça proje üzerindeki kontrollerinin de azalacağını düşünür ancak aslında bunun tam tersi gerçekleşir. Eşzamansız çalışmada, alınan her kararın izi sürülebilir, sorumluluklar yazılı olarak saklanır ve gecikmeler de net olarak görülebilir. Geleneksel çalışma sistemlerinin aksine hiçbir şey hafıza gücüne bağlı değildir. Her şey birbirine bağlanabilir, takip edilebilir ve ölçülebilir. Eşzamansız çalışmayla netlik yaratırsınız ve netlik de ivme üretir.

Bitrix24 çözümleri; Çevrimiçi Toplantılar, CRM’de CoPilot, Görev Yönetimi ve iş akışı otomasyonu gibi özellikleriyle, eşzamansız çalışmanın tüm avantajlarından kolayca yararlanabilmenizi sağlar. Sınırsız sayıda kullanıcı için sonsuza dek ücretsiz sürümüyle Bitrix24’ü hemen bugün deneyebilir ve işletmenize katacağı verimlilik artışına kendiniz tanıklık edebilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Eşzamansız çalışma Türkiye’de gerçekten işe yarar mı?

Evet, özellikle de personelinin büyük bir kısmı sahada çalışan hibrit işletmelerde işe yarayacaktır. Herkesin aynı anda müsait olmasını beklemek yerine ilerleme gün boyu devam eder. Kimsenin projeyi ilerletmesi veya ilerlemeyi kaydetmesi için bir toplantıya katılması ve hatta ofise dönmesi bile gerekmez.

Toplantı düzenlemeden ekibi kontrol etmek nasıl mümkün olabilir?

Kontrol toplantılarla değil görünürlükle sağlanır. Görev tanımları ve müşteri kayıtları CRM sisteminde güncel kaldığı sürece yöneticilerin soru sormasına da gerek kalmaz. Bu, toplantılara kıyasla çok daha etkili bir kontrol elde edilmesini sağlar.

Eşzamansız çalışmaya sadece WhatsApp ile geçiş yapabilir miyim?

Hayır. WhatsApp ile hızlı iletişim kurmak elbette mümkündür ancak bu bir IM (instant messaging – anlık mesajlaşma) uygulamasıdır, yani kurumsal hafızası yoktur. Kararlar ve eylemler sohbet akışında kaybolur. Eşzamansız çalışmaya uygun CRM sistemleri ise takip edilebilir kalıcı kayıtlar oluşturur.

Hiyerarşik ekipler için eşzamansız çalışmayı uygulamak zor olmaz mı?

Hayır. Tam aksine görev sahipleri, onay süreçleri ve sorumluluklar yazılı olarak belirlenip saklandığından ötürü belirsizlik azalır. Yani hiyerarşik çalışmada sık rastlanan bürokratik süreçlerin büyük bir kısmını CRM sistemi üstlenir.

Eşzamansız çalışmada hiç toplantı düzenlenmez mi?

Bu çalışma türünde de toplantılar düzenlenir ancak sayıları ve sıklıkları çok daha düşüktür. Durum toplantıları ve yineleme amaçlı toplantılar tamamen ortadan kalkar. Sadece gerçekten önemli konular için daha az sayıda ama daha kaliteli toplantılar düzenlenir.