Sıkıcı İşleri AI İş Otomasyonu Yapsın, Siz Sadece Sonuçları Kontrol Edin

Daha önce şirketinizde yapay zekâ kullanmış ancak sonuçlardan memnun kalmamışsanız bu teknolojiyi gerektiği gibi yapılandırmamış olabilirsiniz. Çalışanlar yapay zekâyı bir sistem bileşeni yerine “akıllı” bir sohbet robotu gibi kullandığında sonuçlar tutarsız, riskli ve güvenilmez olabilir.

Doğru kullanıldığında yapay zekâ insan çalışanların yerini almaz ve onlarla sohbet etmekten çok daha fazlasını yapabilir. Bu teknolojinin şirketlere sunduğu temel avantaj, tekrarlayan ve düşük önemde işleri otomasyon ile kendisi hallederken, sorumluluğu tam olarak olması gereken yerde, yani insan çalışanlarda tutmasıdır. Daha da basit ifade edecek olursak sıkıcı işleri yapay zekâya bırakabilir ve sadece AI çıktı denetimi yapmakla yetinebilirsiniz.

Yapay zekâ, CRM kullanımı için özellikle faydalıdır

Bu yaklaşım, işlerin zaten süreç odaklı bir şekilde tasarlandığı CRM yazılımlarında özellikle etkili sonuçlar elde etmenizi sağlar. Yapay zekâ, CRM bünyesindeki görevlere, projelere, sohbete ve müşterilerin etkileşime girdiği web sitelerine entegre edildiğinde öngörülebilir, ölçülebilir ve yönetilebilir hâle gelir.

Bitrix24’ün sunduğu CoPilot entegrasyonu ile bunu yapmaya hemen başlayabilirsiniz. Otomasyon, Proje Yönetimi, Görevler ve Projelerde CoPilot gibi özelliklere yer veren Bitrix24 çözümleri, yapay zekânın gücünden küçük ve orta ölçekli şirketlerin bile sorunsuz bir şekilde faydalanmalarını sağlar. İster bir proje yönetimi yazılımı ister bir CRM ve görev yönetimi programı arıyor olun, Bitrix24 ile her ikisini ve çok daha fazlasını elde edebilirsiniz.

Copilot İş Yükü Kiti: Sıkıcı İşler Otomatik Sonuçlar Denetimli

Kapsamlı ve adım adım kılavuzu almak için e-posta adresinizi girin.

Bitrix24 Gizlilik Politikasını okuduğunuzu ve kabul ettiğinizi onaylamış olursunuz

Yapay zekâ, CRM’ye entegre edildiğinde kaos yaratmak yerine size yardımcı olur

Yapay zekâ konusundaki kaygıların büyük bir kısmı aldığı kararlar konusundaki belirsizlikten kaynaklanır. Örneğin yöneticiler yanlış e-postaların gönderilmesinden, yanıltıcı özetlerin kararlarını etkilemesinden veya hassas bilgilerin yanlış ellere geçmesinden endişe duyarlar.

Bu riskler gerçekten de vardır ancak sadece yapay zekâ tanımlanmış iş akışlarının dışında çalıştığında, yani kendi başına karar alması istendiğinde ortaya çıkarlar. Bu teknolojiyi CRM platformunuzun dışında ve ondan bağımsız olarak, diğer hiçbir şeye entegre olmamış haricî bir araç gibi kullanmaya çalışırsanız, istediğiniz sonuçları alamayacağınız gibi, yukarıda örneklerini verdiğimiz endişelerin gerçeğe dönüştüğüne de tanıklık edebilirsiniz.

Sınırları doğru bir şekilde çizilen yapay zekâ

Modern bir CRM yazılımına entegre edilen yapay zekâda ise bu sorunlar yaşanmaz. Bunun nedeni, CRM yazılımlarının kuralları ve kapsamları zaten tanımlanmış iş süreçleri ve iş akışları üzerine kurulu olmasıdır. Bir CRM’de, her anlaşma belirli aşamalardan geçerek tamamlanır, projelerin zaman çizelgeleri ve bağımlılıkları vardır, müşteriler ile yapılan destek görüşmeleri ise kaydedilir ve kategorize edilir.

Yapay zekâyı bu iş akışlarına entegre etmek, bu teknolojiden doğru şekilde yararlanmanıza olanak tanır. Yapay zekâ artık bağımsız bir araç olarak “karar vermek” zorunda kalmaz. Bunun yerine CRM yazılımı tarafından çizilen sınırlar dâhilinde çalışanlara yardımcı olmaya başlar. Yürüttüğü her iş kontrol edilir, çıktılar kaydedilir ve sonuçlar incelenebilir. Yapay zekâ ne yapacağı belli olmayan bir sürpriz olmaktan çıkıp, CRM yazılımınıza eklenen bir verimlilik katmanı hâline gelir.

AI iş otomasyonu, CRM içinde nasıl çalışır?

Yapay zekâdan faydalı ve verimli bir şekilde yararlanmak isteyen kullanıcılar, ondan “düşünmesini” istemezler. Bunun yerine otomatik olarak belirli işleri yapmasını isterler. Bir CRM programında bu süreç şöyle çalışır:

Satış ve pazarlama süreçleri

Yapay zekâ, CRM kayıtlarının içindeki anlaşmaların içeriğini, bir müşteri ile yapılan önceki görüşmeleri ve aşama geçmişini kullanarak takip e-postaları için taslaklar hazırlayabilir. Satış temsilcileri, boş bir ekrana bakıp ne yazmaları gerektiğini düşünmek yerine oluşturulan e-posta taslağını gözden geçirir, gerekliyse değiştirir ve müşteriye gönderir. Takip mesajları çok daha hızlı hazırlanmış ve unutulmamış olur ancak hâlen bir insan çalışan tarafından kontrol edildikten sonra gönderilirler.

Yapay zekâ araçları ayrıca uzun anlaşma metinlerini analiz ederek onları toplantılardan önce kısa özetlere dönüştürebilir. Bu özetler, satış temsilcilerinin ve yöneticilerin görüşmelere hızlı bir şekilde başlamalarını sağlar. Rol tabanlı erişim yönetimi ile, belirli bir anlaşma özetine kimlerin erişebileceği de ayarlanabilir.

Görevler ve projeler

Toplantılar sırasında alınan bir not, genellikle unutulup gider. Bir yapay zekâ aracı, toplantı özetleme otomasyonu özelliği ile, bunları yapılandırılmış görev listelerine dönüştürebilir. Böyle bir listede görevlerin sorumluları, son teslim tarihleri ve bağımlılıkları da yer alabilir. Görev kontrol listesi oluşturma özelliği sayesindeyse her projede daha hızlı devir teslim yapmak mümkün olur ve gözden kaçan işlemlerin sayısı azalır.

Görevleri bu kadar verimli bir şekilde takip edebilmek yöneticiler için özellikle faydalıdır. Tek bir bakışta hangi görevin kimde olduğunu, diğer hangi görevleri beklediğini ve ne kadarının tamamlandığını görebilirsiniz. Bu kapsamlı bakış açısı sayesinde olası sorunları henüz ortaya çıkmadan önce tespit etmek de mümkün olur.

Sohbet ve dâhilî iş birliği

Çalışanların CRM üzerinden yürüttükleri sohbetler oldukça karmaşık olabilir çünkü farklı projeler aynı sohbet üzerinden görüşülür ve araya konuyla ilgisi olmayan mesajlar da mutlaka girer. Bu, alınan kararların kaybolup gitmesine neden olur.

Yapay zekâ destekli araçlar bu sorunun çözülmesine de yardımcı olur. Herhangi bir sohbeti detaylı bir şekilde analiz ederek uzun mesajlaşma dizilerini özetleyebilir, onlardan sonuçlar çıkartabilir ve atılacak adımları belirleyebilirler. Çalışanlar, düzinelerce mesajı tekrar okumadan veya kritik önemdeki detayları kaçırmadan neyin önemli olduğunu kolayca görebilir.

Web siteleri ve müşteri desteği

Yapay zekâ, müşteri hizmetlerindeki iş akışlarında da kullanılabilir. Önceden onaylanmış bilgi tabanı içeriğini kullanarak sağladığı destek mesajları otomasyonu ile, müşterilere verilecek ilk yanıtları kendisi gönderebilir. Altından kalkamayacağı kadar karmaşık veya bilgi tabanında bulunmayan yeni bir sorguyu ise doğrudan insan temsilcilere aktarabilir.

Bu sayede insan temsilciler hâlen kontrolü ellerinde tutar ancak yanıt süreleri önemli ölçüde azalır. Üstelik yanıtlar hafızaya veya tahmine değil, standartlaştırılmış bilgilere dayandığı için hizmet kalitesi de artar.

Komut standartları ile performansı artırmaya başlayın

Yapay zekâ teknolojisi, her kullanıcı için kişiselleştirilmiş bir deneyim sağlamak üzerine kuruludur ancak bir şirketteki iş akışlarının kişisel değil de standart olması gerekir. Bu, her çalışanın kendi istemlerini yazmasının iyi bir fikir olmadığı anlamına gelir. Yapay zekâya gönderilecek sorgular da belirli bir standarda bağlanmalı, hatta bu sorgular bir SOP (*) gibi ele alınmalıdır.

Herkes kendi istemlerini yazdığında çıktı kalitesi tutarsız olur. Ancak istemler rol ve iş akışına göre standartlaştırıldığında yapay zekâ çok daha tutarlı sonuçlar vermeye başlar. Örneğin şu istemler için SOP standartlarının ne olacağı mutlaka belirlenmelidir:

• Satış ekibinin takip işlemleri ve özetler için talep ettiği istemler
• İletişim tonu, kuralları ve içeriği için destek ekibinden gelen istemler
• Bir projedeki görev belirleme ve risk tanımlama istemleri (riskli iş ve proje takibi için özellikle önemlidir)

Bu istemlerin her biri belirli bir standarda bağlanmalı ve bu standart da zaman içerisinde gözden geçirilip sürekli olarak iyileştirilmelidir. Zamanla yapay zekâ performansı da bu standartlara uygun şekilde artacaktır. İstemler için SOP standartları belirlenmezse yapay zekâ örneğin her takip e-postasını istem içeriğine göre farklı bir şekilde yazacak ve müşteriler ile kurulan iletişim tutarlı olmayacaktır. Standartlara uygun şekilde gönderilen sorgular ve istemler, tutarlı sonuçlar ve daha verimli bir kullanım sağlar.

Burada kastedilen şey "şablon" değildir. Yapay zekâ, örneğin takip mesajlarında hep aynı şablonu kullanarak daima aynı mesajı oluşturmaz. Mesaj içeriği hâlen müşteriye göre özel ve kişisel olabilir fakat sorguların standartlaştırılması sayesinde tonu ve içeriği konusunda da bir standart elde etmek mümkün olacaktır.

Her şeyi kaydedin ancak sadece bazılarını denetleyin

Yapay zekâyı denetlemeniz şarttır ancak bu mikro yönetim yapmanız gerektiği anlamına gelmez. Diğer bir deyişle yapay zekâ tarafından üretilen veya tamamlanan her şeyi denetleyemezsiniz. Bu, çok yüksek hacimde çıktılar yapabileceği de dikkate alındığında, inanılmaz bir zaman ve iş gücü kaybına neden olabilir.

Yapay zekâ denetimini, “akıllı örnekleme” metoduyla yapmanız gerekir. Bu teknolojinin sahip olduğu özellikler arasında, her çıktısının kaydediliyor olması yer alır. Yani ne ürettiğini, nerede kullandığını ve hatta nasıl ürettiğini dilediğiniz anda görebilirsiniz. Ancak yöneticilerin yapay zekâ tarafından üretilen her e-postayı veya özeti incelemesine gerek yoktur. Bunun yerine, haftalık olarak seçtikleri örnekleri incelemekle yetinebilirler.

Akıllı örnekleme ile zaman kaybetmeden kalite sorunlarını erkenden tespit edebilir ve çıktıları düzenli olarak iyileştirebilirsiniz. Çalışanlarınız da bunu kendi performanslarının değerlendirildiği bir denetim gibi hissetmez çünkü yaptığınız şey kullanılan teknoloji için bir dizi test yürütmekten ibarettir.

Denetim, yapay zekâyı içinde ne olduğu bilinmeyen bir kara kutudan şeffaf bir asistana dönüştürür ve gerçek anlamda size faydalı olabilmesini sağlar. Ancak bir kez daha belirtmek gerekirse AI çıktı denetimi bu teknolojinin ürettiği her şeyi denetlemek anlamına gelmez. Akıllı örnekleme, sonuçların doğruluğunu ve tutarlığını kontrol etmek için yeterlidir.

Yardımdan içgörüye: riski tespit eden yapay zekâ analitiği

Yapay zekâ, bir CRM içerisinde kullanıldığında toplantı özetlemek veya e-posta mesajları oluşturmak ile sınırlı kalmayan avantajlar da sunar. Böyle bir CRM yazılımıyla, AI destekli analitikler de elde eder ve onları bir “erken uyarı sistemi” olarak kullanabilirsiniz.

Analitikler, insan çalışanlarınızın gözden kaçırdığı veya görmelerinin mümkün olmadığı kalıpları görünür hâle getirir. Örneğin şunları artık rahatça görebilirsiniz:

• Ortalama döngüden daha uzun süren yeni anlaşmalar
• Birbirini takip eden görev gecikmeleri nedeniyle son teslim tarihleri geciken projeler
• Bir ürün hakkında daha fazla bilgi talep edilen destek görüşmelerinin sayısında artış (o ürünün pratik bir kullanıma sahip olmadığı anlamına gelebilir)
• Belirli bir çalışana düzenli olarak atanan çok fazla iş yükü

Bu içgörüler sadece CRM gösterge panolarında kalan şeyler değildir. Onlarla farklı eylemleri tetikleyebilir, hatta bunu da bir otomasyona dönüştürerek ilgili eylemlerin yapay zekâ tarafından tetiklenmesini sağlayabilirsiniz. Benzer şekilde, yapay zekâ, belirli bir metrik belirli bir eşiği aştığında (mesela yeni bir ürün hakkındaki şikâyet sayısı yükseldiğinde) yöneticileri otomatik olarak da bilgilendirebilir. Böylece, riskleri ve sorunları henüz ortaya çıkmadan önce tespit edilebilir veya daha fazla büyümelerine izin vermeden onları çözebilirsiniz.

Yapay zekâyı başarılı kılan çalışma prensibi

İşletmelerde kullanılan yapay zekânın özgürlüğe veya yaratıcılığa ihtiyacı yoktur. Sistemlere, standartlara ve kurallara ihtiyaç duyar. Yapay zekâyı CRM iş akışlarına entegre edip standartlaştırılmış komutlarla yönettiğinizde ve çıktılarını denetlendiğinizde, kaos yaratan bir teknoloji yerine tahmin edilebilir ve güvenilir bir ekip arkadaşı hâline gelir.

Sıkıcı ve rutin işleri yapay zekâya bırakın, siz sadece sonuçları denetleyin. Risk almaksızın yapay zekâdan maksimum fayda elde etmenin yolu budur. Bu şekilde kullanılan bir yapay zekâ, Türkiye’deki şirketler için özellikle faydalı olabilir. Bunun nedeniyse çoğu şirketin yüksek iş yükü baskısı, hızlı satış döngüleri ve az sayıda personelle çalışıyor olmasıdır. Bu, yapay zekâ desteğiyle rutin işleri yürütmenin çok daha tatmin edici bir verimlilik artışı sunabileceği anlamına gelir.

İki hafta içinde %40'a varan zaman tasarrufu

Satış, destek ve proje ekipleri genelinde, tekrarlayan görevlerde %20-40 oranında zaman tasarrufunu sadece ilk 14 gün içerisinde elde edebilirsiniz. Bunun temel nedeni otomasyondur. Yapay zekâ, yaratıcılığın gerekli olduğu yerlerde değil, sürecin zaten var olduğu iş akışlarında uygulanarak onları hızlandırır. Yöneticiler de rol tabanlı erişim, onay kuralları ve denetim kayıtları aracılığıyla kontrolü elinde tutabilir.

Yapay zekâ ile boğuşmak yerine onunla birlikte verimli bir şekilde çalışmaya Bitrix24 araçları ile başlayabilirsiniz. Otomasyon, Proje Yönetimi, Görevler ve Projelerde CoPilot gibi modülleri bir arada sunan bir CRM platformu olan Bitrix24, yukarıda bahsettiğimiz avantajların tümünü ve daha fazlasını bütçenizi zorlamadan elde edebilmenizi sağlar. Sınırsız sayıda kullanıcı için sonsuza dek ücretsiz olan sürümüyle, AI otomasyonundan hemen bugün faydalanmaya başlayabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular