İletişimin Eyleme Dönüştüğü Bir Proje Yönetimi Nasıl Kurulur?

• Bu rehber kime yönelik? 5-150 çalışanı olan, birden fazla iletişim kanalı kullanan ancak projeleri planlanan tarihte teslim etmekte zorlanan KOBİ’ler ile hibrit ve uzaktan çalışan ekipleri yöneten proje liderleri.
• Bu rehber ile ne öğreneceksiniz? Bu rehber ile iletişim, karar ve eylem arasındaki yapısal kopukluğu tespit etmeyi; konuşmaları somut görevlere, net sahipliklere ve son teslim tarihlerine dönüştürmeyi ve ekibinizin büyüklüğü ile çalışma modeline uygun iş birliği platformunu seçmeyi öğreneceksiniz.

Yönetici Özeti: Ekip üyelerinin iletişim kurmakta zorlanmadığı bir projedeki gecikmelerin asıl nedeni, iletişimin eyleme dönüştürülememesidir. Örneğin mesajlar okunur ve onaylanır ancak onlar için görev oluşturulmaz veya bir karar alınır ama kimin sorumlu olduğu belirlenmez. Bu kopukluğu gidermenin yolu ekip iletişim araçları ile hibrit ekip yönetimi platformlarını entegre şekilde kullanmak ve her kararı yazılı, son teslim tarihli, sahipli bir göreve dönüştürmektir.

Bununla birlikte ekibiniz tek bir projede yüz yüze çalışıyor ve tüm kararlar aynı odada alınıyorsa bu makaledeki araçları veya platformları kullanmanız gerekmeyebilir. Aynı şekilde gecikmelerin temel nedeni iletişim sorunlarından doğuyor değil de kaynak eksikliği veya teknik yetersizlikten ileri geliyorsa proje yönetim araçları kullanmak tek başına sorunu çözmez.

Sizin için ideal çözüm olacağını düşünüyorsanız en iyi ekip yönetim araçları arasında yer alan Bitrix24 çözümlerine göz atmanızı öneririz. Şirket İçi İletişim, Çalışma Grupları ve Paylaşımlı Takvimler gibi özellikleri bir araya getiren bir CRM platformu olan Bitrix24, gerçek zamanlı iş birliği yapmak isteyen ekiplerin ihtiyacı olan her şeyi tek bir yerde sunar.

Terimler sözlüğü

Bu makalede kullandığımız teknik ve sektörel terimlerin anlamlarını aşağıdaki tabloda bulabilirsiniz:

Konuşmak ile eyleme dönüştürmek arasındaki boşluk

Sanılanın aksine bir projedeki gecikmeler çoğunlukla iletişim eksikliğinden kaynaklanmaz, konuşmaların sisteme girilmemesinden ve aynı nedenle eyleme dönüştürülmemesinden kaynaklanır. Mesela gönderilen bir mesaj okunur ancak ona dair bir görev oluşturulmaz.

Benzer şekilde bir karar sözlü olarak alınır ancak sahibinin yani sorumlusunun kim olduğu belirlenmez. “Bunu bugün halledelim” sözünü duymanıza rağmen ertesi gün olduğunda hâlen hiçbir şey yapılmamışsa siz de bu sorunu yaşıyorsunuz demektir.

Bir McKinsey araştırmasına göre çalışanlar iş günlerinin ortalama %28’ini e-posta okuyup yanıtlamakla harcıyor (McKinsey Global Institute, 2012). Buna rağmen Project Management Institute raporlarına göre proje yöneticilerinin %56'sı iletişim kopukluğunu proje başarısızlığının başlıca nedeni olarak gösteriyor (PMI, 2015). Yani daha fazla iletişim kurmak, projelerin daha kolay tamamlanacağı anlamına gelmiyor.

Bu durum, bir konuda konuşmanın o konu hakkında bir karar alınmasını sağlamak için yeterli olmamasından kaynaklanıyor. Aklınızdaki parlak fikri yöneticinize söyleyip “Çok güzel, bunu yapalım” cevabını almış olabilirsiniz fakat bu cevap bir plan yerine geçmiyor ve bir platforma girilip sistem kaydı hâline gelmeden de operasyonel bir gerçekliğe dönüşemiyor.

İletişim ve eylem arasında kopukluk olduğunu gösteren üç belirti

• Sahipliğin belirsiz olması: Örneğin bir toplantıda yapılacak şeyler konuşuluyor ancak onları kimin yapacağı sorusu yanıtsız kalıyorsa.
• Kararların tarihsiz olması: Görev ve hedefler için “kısa süre içinde halledelim” söylemi dışında net bir teslim/bitiş tarihi atanmıyorsa.
• Bağlamın zaman içinde kaybolması: Bir mesaj zincirinde konuşulan bir konu, sistem kaydı hâline getirilmediği için birkaç gün içinde herkes tarafından unutuluyorsa.

İletişim ve eylem kopukluğu sorunu ne zaman yaşanmaz?

Eğer ekibiniz yüz yüze tek bir projede çalışıyor ve alınan kararlar aynı anda herkes tarafından öğreniliyorsa burada bahsettiğimiz kopukluk ya hiç yaşanmaz ya da minimal düzeyde kalır. Bu sorun özellikle asenkron iletişimin yoğun olduğu, çok sayıda projenin yönetildiği ve ekip üyelerinin farklı konumlarda bulunduğu ortamlarda yaşanır.

Toplantıyı Eyleme Çeviren Şablon: Karar, Sorumlu, Tarih

Kapsamlı ve adım adım kılavuzu almak için e-posta adresinizi girin.

You acknowledge that you have read and understood Bitrix24 Privacy Policy

Görev yönetimi yazılımı olmadan çalışmanın gerçek maliyeti

Görev veya takım iş birliği yazılımı kullanmayan ekiplerde proje bilgisi farklı uygulamalar arasında dağılır. Örneğin uzaktan çalışan ekip üyeleri Microsoft Teams ile video konferans yapar, dosya paylaşımı için Google Drive kullanılır, yapılacaklar listeleri ise Microsoft 365 ile oluşturulur. Bunlar kullanımı kolay ve kullanıcı dostu uygulamalar olsa da bu tür bir parçalanma iletişimin eyleme dönüştürülemiyor olmasının başlıca nedenleri arasında yer alır.

Proje yönetimi için birbirinden bağımsız olarak çalışan uygulamalar kullanmanın ölçülebilir maliyetleri olur. Örneğin:

• Yeniden çalışma: Bağlam kaybolduğu için aynı iş birden fazla yapılır, bu da kaynak israfına yol açar.
• Teslim tarihi kaymaları: Öncelikler belirsiz olduğunda her şey acil hâle gelir ve öncelik sıralaması çöker.
• Ekip tükenmişliği: Özellikle büyük ölçekli projelerde belirsizlik içinde çalışan ekipler, somut ilerleme göremedikleri için motivasyonlarını hızla yitirir.

Örnek vaka: İstanbul merkezli bir dijital ajans

20 çalışana sahip olan bu ajans, müşteri onaylarını e-posta zinciri üzerinden yönetiyordu. Ortalama onay süresi 4 iş günüydü, önceki kararlar sık sık unutuluyordu ve aynı sorular tekrar soruluyordu. Bir görev yönetimi platformuna geçiş yaptıktan sonra onay sürecini bir görev olarak oluşturmaya, bu göreve bir sahip atamaya ve bir son teslim tarihi belirlemeye başladı. Sekiz hafta içinde onay süresi 1,5 güne indi ve müşteri şikâyetleri ise %60 oranında azaldı.

Görev ve proje yönetimi araçları tek başına yeterli değildir

Bu etkileyici bir örnek vaka olsa da yalnızca ekip verimliliği artırma amacıyla geliştirilen araçları doğrudan kullanmaya başlayıp bir mucize elde etmeyi beklememelisiniz. Bir ekibin yapısal sorunları varsa bu araçlar onları çözemez. Yani ekip içi roller net değilse yazılım kullanmak onları netleştirmez, sadece belirsizliği görünür hâle getirir.

Bu nedenle iş akışı yönetimi araçları kullanmaya başlamadan önce temel soruları (örneğin kimin neye karar verme yetkisine sahip olduğu ve hangi kararların sisteme aktarılacağı) yanıtlamanız ve araçları da buna uygun şekilde yapılandırmanız gerekir. Tatmin edici sonuçlar elde etmek istiyorsanız bu temel sorular dâhil olmak üzere ihtiyaçlarınızı belirleyerek başlamalısınız.

İş akışı yönetimi kurarak boşluğu doldurun

İş akışı yönetimi her kararı bir göreve, her görevi bir sorumluya ve son teslim tarihine bağlayan yapısal bir süreçtir. Doğru uygulandığında konuşma ile eylem arasındaki boşluğu kapatır.

Bu sayede rastgele sohbetler bile tekrarlanabilir ve izlenebilir süreçlere dönüşür. Örneğin bir şey yapması istenen her çalışan, iş akışları aracılığıyla tam olarak hangi adımları takip etmesi gerektiğini görebilecektir.

Etkili bir iş akışı nasıl kurulur?

• Tetikleyiciyi tanımlayın: Hangi davranışsal tetikleyicinin (müşteri talebi, onay bildirimi, toplantı kararı vb.) bir iş akışı sürecini başlatacağını belirleyin.
• Adımları ve sahipleri belirleyin: İş akışındaki her adım için başlangıç, gidişat ve sonuç adımları ile bu adımlardan sorumlu kişileri net bir şekilde belirleyin.
• Son teslim tarihlerini otomatik hâle getirin: Sistemin son teslim tarihleri hakkında hatırlatmalar göndermesini ve zaman takibi yapabilmesini sağlayın.
• İlerlemeyi görünür kılın: Tüm ekibin iş akışının hangi adımda olduğunu gerçek zamanlı olarak görebilmesini sağlayın.
• İstisna yönetimini planlayın: Tanımlanan sürecin dışına çıkan durumlar için ne yapılacağı konusunda açık kurallar oluşturun.

Mesela bir satış teklifi süreci şu adımlardan oluşabilir: Teklif hazırlanır, hukuk departmanı inceler ve onaylar, yönetici onaylar, müşteriye gönderilir. Bu iş akışındaki her adım, bir önceki adım tamamlanmadan başlamaz ve yine her adımın sahibi sistem tarafından otomatik bildirimle uyarılır. Sisteme kaydedilmemiş bir adım, operasyonel olarak var olmayan bir adımdır.

İhtiyaçlarınıza uygun bir proje yönetimi ve takım iş birliği yazılımı kullanmak, iş akışlarını sorunsuz bir şekilde oluşturmanıza yardımcı olur ve herhangi bir süreci tek bir yerden adım adım takip edilebilen bir akış hâline getirir. Bu nedenle yüksek kaliteli ve güçlü bir araç seçerken nelere dikkat etmeniz gerektiğiyle devam edelim.

"Bitrix24'ün ihtiyaçlarımıza en uygun yazılım olduğunu gördüm."

Müdür Yardımcısı - BT Departmanı, Mr. Pham Xuan Tung

Saigon Newport Corporation

Ücretsiz kayıt

Takım iş birliği yazılımı seçerken nelere dikkat etmelisiniz?

Bir KOBİ olarak iş birliği yazılımı seçerken ekibinizin büyüklüğüne, çalışma modelinize ve mevcut araçlarınızla entegrasyon kapasitesine dikkat etmelisiniz. Proje yönetim yazılımı fiyatları tek başına yeterli bir kriter değildir.

Piyasada onlarca proje yönetimi aracı bulunur. Standart bir takım işbirliği yazılımı önerileri listesi paylaşmak yerine, iş takip programı satın al düğmesine tıklamadan önce dikkat etmeniz gereken şeylerden bahsedelim.

Değerlendirme kriterleri

• Görev-sohbet entegrasyonu: Mesajları doğrudan göreve dönüştürebiliyor musunuz?
• Mobil uyumluluk: Sahadaki veya hareket hâlindeki ekip üyeleri bulut üzerinden veya mobil uygulamalar aracılığıyla sistemi rahatça kullanabiliyor mu?
• Otomasyon kapasitesi: İş akışları, tekrarlayan adımlar (hatırlatma, bildirim, durum güncellemesi vb.) ile otomatik hâle getirilebiliyor mu?
• Mevcut araçlarla entegrasyon: E-posta, takvim ve muhasebe sistemlerinizle entegre çalışabiliyor mu?
• Ölçeklenebilirlik: 10 kişilik ekip ile başlayıp 100 kişilik bir ekibe yükselirken buna ayak uydurabiliyor mu?
• Ek özellikler: Dosya paylaşımı, ekran paylaşımı, Kanban panosu ve web üzerinden erişim gibi aynı sayfada çalışmayı kolaylaştıracak özelliklere sahip mi?

Uzaktan çalışan ve hibrit ekiplere özel zorluklar

Hibrit ve uzaktan çalışan ekiplerde gecikmelerin temel nedeni araç eksikliği değil, ofis içi ve uzaktaki çalışanlar arasındaki asenkron iletişimdir. Kararlar yalnızca bir kanalda paylaşılınca, o anda o kanalda olmayan çalışanlar iş akışlarının dışında kalır.

Bu nedenle uzaktan çalışma araçları seçimi, ofis içi bir ekibe kıyasla daha farklı kriterlerin dikkate alınmasını gerektirir. Stanford Üniversitesi'nin uzaktan çalışma araştırmalarına göre asenkron iletişim ve sınırlı iş birliği, hibrit ekiplerin üretkenliğinin %20’ye kadar düşmesine neden olmaktadır (SIEPR, 2023).

Hibrit ve uzaktan çalışanlar için şu uygulamaları benimseyin ve seçtiğiniz yazılımın da onları desteklediğinden emin olun:

• Her karar kayıt altına alınsın: Toplantıda alınan kararları aynı gün platforma girmelisiniz.
• Toplantılar asenkron materyallerle desteklensin: Toplantı öncesi gündem, sonrasında ise özet ve yapılacaklar listesi yazılıma mutlaka girilmeli.
• Görev ataması toplantının zorunlu son adımı olsun: "Bu görevin sahibi kim ve teslim tarihi ne?" sorusu toplantı bitmeden cevaplanmalı ve kaydedilmeli.
• Durum güncellemeleri otomatikleştirilsin: "İş akışı hangi adımda?" sorusu sistem tarafından yanıtlanmalıdır, bir çalışan tarafından değil.

Kullanımı kolay ve güçlü bir araç seçmenin önemi

Görev yönetimi araçları ekip verimliliğini artırmada önemli bir role sahiptir ancak bu sadece ekibin bu araçlarla tutarlı şekilde çalışma alışkanlığı kazanmasıyla mümkün olur. Yani aracın kullanım oranı düşük kaldığında, verimlilik kazanımı da sınırlı kalır.

Aracın benimsenme hızını artırmak için şunları yapmanızı öneririz:

• Küçük başlayın ve pilot ekip kullanın: Aracı tüm şirkette aynı anda kullanmak yerine, tek bir ekiple ve tek bir projeyle başlayın. Örneğin 4 haftalık bir test süreci yürütmek, sistemin nerede tıkandığını anlamaya yardımcı olmak için iyi bir stratejidir.
• Hazır şablonlar sunun: Boş bir araç verimli iş çıkarmaz. Kullanıma hazır görev şablonları (mesela toplantı kararı->görev, müşteri talebi->proje, hata raporu->düzeltme görevi) içeren bir araç daha hızlı benimsenir.
• İlk 30 günü izleyin: İlk otuz gün boyunca sistemi takip etmek, kimlerin onu kullandığını ve kimlerin kullanmadığını anlamanızı sağlar. Kullanmayan ekip üyelerini suçlamayın, sorunlarının ne olduğunu anlamaya çalışın.
• Somut metrikler kullanın: "Haftalık toplantı süremiz azaldı mı?" veya "Kaçırılan teslim tarihi sayısı düştü mü?" gibi somut soruların cevaplarını metrik olarak kullanın. Herkes ne kadar fayda elde edildiğini görürse benimsenme hızı da artar.

Araçlar ne zaman işe yaramaz?

Eğer gecikmelerin temel nedeni iletişim değil de iş yükü dengesizliği, kaynak eksikliği veya yanlış işe alım ise proje yönetim araçları bu sorunları çözmek yerine onları maskeleyebilir. Bir araç kullanmaya başlamadan önce gecikmelerin kök nedenini analiz edin.

İletişimi durdurmayın, kayıt altına alın

İletişim ne kadar iyiyse potansiyel de bir o kadar büyük demektir. Asıl mesele ise bu iletişimin bir sisteme kaydedilmesini ve her mesajın takip edilebilen, sahipli bir göreve dönüşmesini sağlamaktır. Doğru aracı kullanarak bunu yapmak kararları görünür kılar. Görünür kararlar hesap verebilirlik yaratır, hesap verebilirlik de gecikmeleri azaltır.

Kullanıcı başına aylık ödeme yapmadan ücretsiz kullanabileceğiniz Bitrix24 araçları; küçük ekipler, üst düzey yöneticiler ve büyük organizasyonlar için kapsamlı bir çözüm sunmak için tasarlanmıştır ve verimli bir şekilde görev yönetimi yapabilmenize olanak tanır. Şirket İçi İletişim, Çalışma Grupları ve Paylaşımlı Takvimler gibi özellikleri bir arada sunan bir platform olan Bitrix24, pratik ve basit bir proje yönetimi aracı kullanmaya ihtiyaç duyan her işletme için en ideal seçeneklerden biridir. Hemen bugün ücretsiz deneyerek, iyi proje yönetiminin işletmenize katabileceği değeri kendiniz görün.

Sıkça Sorulan Sorular

Görev yönetimi ve iş birliği yazılımları küçük ekipler için de gerekli mi?

Sadece 5 çalışana sahip bir işletme bile geciken proje teslimatlardan zarar görecektir. Dolayısıyla bu yazılımlar, sahip oldukları çalışan sayısına bakılmaksızın her işletme için önemlidir ve hatta tek başına serbest çalışanlar bile onlardan yararlanabilir.

Hangi proje yönetim aracını seçmeliyim?

Bunun cevabı ekip büyüklüğüne, çalışma modeline ve bütçeye göre değişir. Her işletme için en iyi seçenek olacak tek bir araç yoktur. Her hâlükârda satın almadan önce deneme sürümünü test edin ve karar veremiyorsanız Bitrix24’e de mutlaka göz atın.

Ekibim bu araçları kullanmak istemiyor, ne yapabilirim?

Ekip direnci genellikle alışkanlıkların değişmesinden kaynaklanır. Tüm ekibe zorla yeni araçları kullandırmak yerine gönüllü bir pilot grupla başlayın, ilk 4 haftada somut bir kazanım elde edin ve bunu tüm ekiple paylaşın. Sonuç görüldüğünde benimseme de kendiliğinden hızlanır.

Proje ve görev yönetimi için zaten birden çok araç kullanıyoruz, neden tek bir araca geçiş yapalım?

Tek bir çalışma aracına geçiş yapmak, merkezi bir yerden projelerinizi ve onlarla ilgili her şeyi kolayca takip edebilmenizi sağlar. Entegrasyon konusunda endişe etmenize gerek kalmaz ve tüm ekip üyelerinin tek bir iletişim yöntemi kullanmasını sağlamış olursunuz.