Doğru Görev Yönetimi ve Gecikmeyen Son Teslim Tarihleri: Modern Bir CRM ile Mümkün

Her ekip son teslim tarihleri​nin gecikmesi ve projelerin belirsiz bir süreliğine durması sorununu yaşamıştır. Üstelik bunun nedenini kimse net olarak açıklayamaz. Herkes bir diğerini sorumlu tutar ve işin gecikmesinin kendi hatasından kaynaklanmadığını savunur. Bu, son derece yaygın bir şekilde hemen her işyerinde yaşanan bir problemdir ve aslında modern bir CRM yazılımın sahip olduğu özellikler ve otomasyon araçları sayesinde çözülmesi mümkündür.

Son teslim tarihlerinin kaçırılması bir motivasyon problemi değildir. Çalışanlar, bir projeye başlayıp bir süre ilerlettikten sonra aniden daha “tembel” hâle gelmezler. Buradaki problem doğru yönlendirme eksikliğinden kaynaklanır.

Diğer bir deyişle iş takibi içerisindeki bir sonraki adım belirsizse, devir teslim tarihleri tutarlı bir şekilde tetiklenmiyorsa veya bir çalışan hâlen tamamlanmamış bir girdinin ekranında görünmesini ümitle bekleyip duruyorsa projeler askıda kalır. Herkesin bir diğerini sorumlu tutmasının nedeni de zaten budur çünkü sorumluluklar net bir şekilde belirlenmemiştir veya takip edilmeleri mümkün değildir.

Bir işletim sistemi şeklinde tasarlanmış görev yönetimi

Çalışma İşletim Sistemi (Work OS) özelliklerine sahip modern CRM platformları, şirketlere bu döngüden çıkmak için bir fırsat sunar. Aşama değişiklikleri, bağımlılık mantığı, otomasyonlar ve yapay zekâ tarafından oluşturulan kontrol listeleri tarafından tetiklenen görevler kendiliğinden hareket etmeye başladığında, son teslim tarihleri ​​de gecikmeyi durdurur. Dahası sorumluluk ve hesap verebilirlik görünür hâle gelir, ekipler ise döngü sürelerini kendilerinin bile beklemediği bir şekilde kısaltabilirler.

Burada, bunun nasıl mümkün olacağından bahsedeceğiz. Örnek bir vaka çalışmasında, Ankara merkezli çalışma ekipleri bu teknikleri kullanarak sadece 4 hafta içinde %25-40 daha hızlı döngü süreleri elde edebildi.

Bunu siz de yapabilirsiniz. Gereken tek şey doğru araçları kullanmaktır. Bitrix24 araçları, bu bağlamda işinizi kolaylaştıracak ve çevik proje yönetimi stratejilerini görevleri de yönetmek için kullanabilmenizi sağlayacaktır. Proje Yönetimi, Görev Takibi, Görevler ve Projelerde CoPilot gibi modüllere yer veren Bitrix24, her büyüklükte işletme için ideal CRM yazılımıdır.

Teslim tarihlerinin gecikmesinin asıl nedeni

Teslim tarihini geciktiren çalışanları dinlerseniz neredeyse hep aynı gerekçeleri kullandıklarını görürsünüz. Ya belirli bir şeyin onay beklediğini sanıyorlardır ya kimse o görevi onlara yönlendirmemiştir ya da bir önceki görevin bittiğinden haberdar değillerdir.

Bu gerekçeler aslında bize gerçek sorunun ne olduğunu da gösterir. Bir projedeki işler hemen hiçbir zaman çalışanların kasıtlı olarak bekletmesinden dolayı gecikmez. İşler, onlarla ilgili süreçlerin son derece kırılgan bir şekilde yürütülmesi nedeniyle gecikir. Buradaki kırılganlık, süreçlerin ilerlemesinin çalışanların hafıza gücüne, katıldıkları toplantılarda aldıkları kişisel notlara ve mesela birinin manuel olarak bir e-postayı göndermesine bağlı olmasından kaynaklanır.

Modern bir çalışma işletim sistemi (Work OS) basitçe şu mantık üzerine kuruludur: “Görevler ilerlemeyi bıraktığında son teslim tarihleri gecikir. Görevler kendiliğinden ilerliyorsa son teslim tarihlerini hiç kimse kaçırmaz.” Bu basit mantık sanılandan daha etkilidir ve bir CRM yazılımının kullanılmasını gerektirir. CRM, doğru seçildiği sürece sadece müşteri verilerini değil, müşterilerle ilgili her iş akışını neredeyse cerrahi bir titizlikle yönetebilir ve çalışma işletim sisteminizin temelini oluşturur.

Work OS nedir?

Bu, “Work Operating System”, yani “Çalışma İşletim Sistemi” teriminin kısaltılmış hâlidir ve ekipler arasında işlerin planlanmasını, atanmasını, takip edilmesini ve otomatikleştirilmesini merkezileştiren web tabanlı dijital bir platform anlamına gelir. Örneğin görevler, belgeler, onaylar, takvimler ve iletişim için ayrı ayrı araçlar yerine bir Work OS kullanarak ihtiyacınız olan her şeyi tek bir merkezde toplayabilirsiniz.

Ekipler özelleştirilebilir panolar oluşturabilir, iş akışları tanımlayabilir, devir teslimleri otomatikleştirebilir ve bağımlılıkları belirleyebilir. Work OS, CRM'nin üzerinde yer alan operasyonel bir katman gibidir ve CRM yazılımını herhangi bir projede süreç optimizasyonu için kullanabilmenizi de sağlar.

Akışı net hâle getiren tahtalar oluşturun

Görev yönetimi için size yardımcı olması amacıyla tasarladığınız bir çalışma işletim sistemine eklemeniz gereken ilk önemli şey iş akışı tahtalarıdır. “Beyaz tahta” olarak da bilinen bu araç dağınık görevleri görünür bir süreç hattına dönüştürür. Yani her çalışan tüm süreçleri görebilir, sadece kontrol listesindeki kendi görevlerini değil.

Görünürlük basitçe hızı artırır. İş akışı tahtası her teslimatın bulunduğu aşamayı, o aşamadan sorumlu kişiyi, SLA zamanlayıcılarını, bağımlı görevleri ve engelleri, hatta ortalama döngü süresinden daha uzun süre bekleyen öğeleri göstermeye başladığında, işlerin durumunu öğrenmek için artık “hızlı uyum toplantıları” düzenlemeniz gerekmez.

Tahta, proje için temel kaynak hâline gelir. Ona göz atan ekipler de darboğazların kişilerden değil, kalıplardan kaynaklandığını görebilir. Örneğin onayların her ay aynı noktada takılıp kalması veya sözleşmelerin eksik gelmesi tekrar eden kalıplardır ve iş akışı tahtaları hızlı bir analiz ile bunların tespit edilip çözülebilmesini sağlar.

Ekiplerin daha hızlı bir şekilde başlaması için proje şablonlarını standartlaştırın

Son teslim tarihlerinin gecikmesinin en büyük nedenlerinden biri her yeni projenin boş bir “beyaz sayfa” olarak başlamasıdır. Yapılacak iş tanıdık olabilir ancak altyapısının her seferinde yeniden oluşturulması gerekir.

Proje şablonları kullanmak bu sorunu ortadan kaldırır ve süreci hızlandırır. Bir CRM çalışma işletim sistemi ortamında, şablonlar statik belgeler değildir. Tam aksine önceden yapılandırılmış sistemlerdir ve ön tanımlı görevler, bağımlılıklar, onay adımları, otomasyonlar ve kontrol listeleri gibi öğeleri içerirler. Şablon yönetimi için ihtiyacınız olan her şeye tek bir yerden ulaşmanızı sağlarlar.

Aynı nedenle, bir ekip projeye bir şablon kullanarak başladığında, iş akışını sıfırdan oluşturmak zorunda kalmaz. Hatta projeye “ortasından” başladıklarını söylemek bile mümkün olur. Şablonlar sadece büyük zaman kazandırmakla kalmaz, ayrıca tutarlılık da sağlarlar.

Örneğin geleneksel uygulamaları ("Biz bu işi yıllardır böyle yapıyoruz") düzenli sistem kurallarına ("Bu iş her zaman böyle yapılmalıdır") dönüştürürler. Sadece bu uygulama bile iş akışı başına 7-10 günlük bir döngü süresi tasarrufu elde edilmesini sağlayabilir.

Otomatik devir teslimler ile daima çalışan bir proje yöneticisi elde edin

İş akışındaki bir görevin teslimatı tamamlandığında, bir çalışanın manuel olarak akışı ilerletmesi gerekir. Ancak yukarıda da bahsettiğimiz gibi, genellikle bu gözden kaçırılır ve aynı nedenle küçük veya büyük bir görevin teslim edilmesi bir sonraki görevi tetiklemez. Bunun nedeni sadece dikkatsizlik değildir. Her şeyi her zaman izlemek gibi bir görev hiç kimseye atanmadığı (ve atanması da mümkün olmayacağı) için gerçekleşir.

Ancak çalışma işletim sisteminizdeki otomatik devir teslimler, bu görevi üstlenerek sorunu kalıcı şekilde çözer. CRM tabanlı bir çalışma işletim sisteminde şu avantajları elde etmek mümkün olur:

• Bir sözleşme imzalandığında, ilgili görevler otomatik olarak oluşturulur, doğru ekibe atanır ve müşteri bilgileri CRM'den çekilerek çoğu gerekli evrak kendiliğinden doldurulur.
• Bir ekip belirli bir görevi tamamlanmış olarak işaretlediğinde, ilgili dosyalar da eklenerek iş akışındaki bir sonraki ekibe bildirim gönderilir.
• Bir görev "Bilgi Gerekli" şeklinde bir not ile durmuşsa yazılım otomatik olarak müşteriden veya ilgili çalışandan eksik öğeleri tamamlamasını isteyebilir.

Çoğu projede işler yapılırken değil beklerken unutulup gider. Devir teslim otomasyonu ise bu beklemelerin ortadan kaldırılmasını sağlayan bir özelliktir ve çoğu şeyi insan müdahalesi gerekmeden kendi başına yapabilir. Hatta daima çalışmaya devam eder, farklı saat dilimlerinde uzaktan çalışan ekipleri bile 7/24 sürekli yönetebilir.

Tahtalarla bağımlılıkları haritalandırın

Son teslim tarihlerine yönelik bir diğer sorun da net bir şekilde görülemeyen bağımlılık riskidir. Bu, belirli bir görevin başlamasının diğer alt görevlerin tamamlanmasına bağlı olduğu anlamına gelir. Mesela bir pazarlama kampanyasında kullanılacak metin, tasarıma; tasarım, üründe kullanılacak materyallere; materyaller, mühendisliğe; mühendislik de hukuk departmanından gelecek geri dönüşe bağlıdır. Bu farklı bağlantılardan birinde bile gecikme yaşanırsa tüm proje çökebilir.

Tahtalar, tüm bağımlılıkları bir haritaya dönüştürerek bu sorunun çözülmesine olanak tanır. Ekipler, iş akışında görsel olarak teslim edilebilir görevlerin bağlı olduğu düğümler, bağımlılıklar için kimlerin sorumlu olduğunu gösteren oklar, riskler için yorumlar ve hatta öncelikler için renk kodlamaları elde edebilir. Yani gerçek anlamda bir "yönetim haritası" oluşturmak mümkün olur ve bu harita her özel ihtiyaca göre kişiselleştirilebilir.

Bu sadece çalışanlara destek olacak görsel bir plan değildir. Bağımlılıkları içeren haritalar tek bir tıklama ile gerçek görevlere de dönüştürülebilir. Yani görev sorumluları, son teslim tarihleri ve SLA çizelgeleri göz açıp kapayıncaya kadar belirlenebilir. Bu, proje ve görev yönetimini teorik bir toplantı tartışması olmaktan çıkarıp operasyonel hâle getirir. Diğer bir deyişle hiç kimse artık "bunun bana bağlı olduğunu bilmiyordum" diyemez. Bu teknoloji bağımlılıkları açık ve net bir hâle getirir.

Yapay zekâ ile SOP'leri gerçek kontrol listelerine dönüştürün

Çoğu işletmede SOP belgeleri mevcuttur ancak bunlar genellikle kimsenin okumadığı klasörlerde veya belge yığınlarının altında saklanır. Çalışanlar bunları arayıp bulsa bile içeriklerini görevlere dönüştürmek zaman alan bir işlemdir.

Bitrix24’ün CoPilot’u gibi bir yapay zekâ asistanı bu sorunu ortadan kaldırır. İster yapılandırılmış ister dağınık olsun, SOP belgelerinizi kolayca eyleme geçirilebilir kontrol listelerine dönüştürür. Bunun için, SOP içeriğini yapay zekânın sohbet ekranına yapıştırmanız yeterlidir. Bunu yaptıktan hemen sonra gereken adımların, alt adımların ve sorumluların SLA çizelgeleriyle birlikte yer aldığı bir kontrol listesi elde edersiniz.

Bu sayede pek çok fayda elde etmek mümkündür. Öncelikle yeni personel artık daha az hata yapar çünkü belirli bir prosedürü nasıl tamamlaması gerektiğine dair net talimatlar görür ve kendini geliştirme fırsatı da elde eder. Buna ek olarak ekipler arası iş akışları daha tahmin edilebilir hâle gelir ve kimsenin her yeni proje için talimatları yeniden yazmasına gerek kalmaz.

Böyle bir sistem, son teslim tarihlerindeki gecikmeleri sadece makro ölçekte değil, mikro ölçekte de azaltır. SOP belgelerini proje ve görev yönetimine dâhil etmek, bir yöneticinin sürekli müdahale etmesine gerek kalmadan (veya çalışanların yöneticiye sürekli soru sorması gerekmeden) iş akışlarının hızlıca tamamlanmasını sağlar.

Mobil görev yönetimi, ofise bağlı olarak çalışma zorunluluğunu ortadan kaldırır

Görev ve proje yönetimindeki onay safhası, son teslim tarihlerinin gecikmesinin en yaygın nedenlerinden biridir. Yöneticilerin, saha ekiplerinin ve üst düzey sorumluların bazen aynı anda düzinelerce talebi incelemesi gerekir ve bunun için ofise geri dönmek zorunda kalırlar.

Ancak çalışma işletim sisteminizde mobil öncelikli bir görev yönetim sistemi kurarsanız bu değişir ve onay süreleri kısalır. Çünkü böyle bir sistemde teklifleri onaylamak, gerekli belgeleri yüklemek, tasarımları incelemek, güncellemeleri kaydetmek ve saha görevlerini tamamlamak için ofise geri dönmek gerekmez.

Yani işler, çalışanların masalarına dönmelerini beklemek zorunda kalmaz. Herhangi bir yerden ve herhangi bir anda yürütülebilmeleri mümkün olur. Bu, Ankara, İstanbul ve İzmir gibi farklı şehirlerden çalışan ekipler için özellikle önemlidir. Birbirlerinin “ofise dönmesini” beklemek zorunda kalmazlar.

Örnek vaka çalışması: dört haftada %25-40 daha hızlı döngü süreleri

CRM tabanlı çalışma işletim sistemi üzerinden iş akışlarını yürüten ekipler, çarpıcı derecede tutarlı performans iyileştirmeleri elde edebildi. Ankara merkezli bir ekip için bu iyileştirmeler döngü sürelerinin %25-40 oranında azalması şeklinde gerçekleşti. Ayrıca toplantı sayılarını azaltabildiler ve sözleşme ve SLA takibi konusunda her zamankinden daha verimli olabildiler.

Siz de aynı tatmin edici sonuçları elde edebilirsiniz. Geleneksel proje yönetiminde, son teslim tarihleri çalışanların ne kadar dikkatli olduğuna ve titiz davrandığına bağlıdır. Ancak tek bir kişinin bile dikkatsiz davranması veya titiz olmaması tüm projenin çökmesine neden olabilir.

CRM üzerine kurulmuş çalışma işletim sistemlerinde ise son teslim tarihleri optimize edilmiş ve çoğunlukla otomatik işleyen bir altyapıya bağlıdır. Otomatik devir teslimler, görünür iş akışları, standartlaştırılmış şablonlar, bağımlılık haritalaması, AI tarafından oluşturulan kontrol listeleri ve mobil görev yönetimi, işlerin “kendi kendine” hareket edebilmesini sağlar. Ve yukarıda da bahsettiğimiz gibi, hareket eden bir iş akışında son teslim tarihleri hiçbir zaman gecikmez.

Görev yönetimi için bir çalışma işletim sistemine ihtiyacınız varsa Bitrix24’ü tercih edin. Bitrix24 çözümleri, hangi türde ve büyüklükte olursa olsun her işletmeye yardımcı olmak için tasarlanmıştır ve Proje Yönetimi, Görev Takibi, Görevler ve Projelerde CoPilot gibi her ihtiyaca uygun özelliklere sahiptir. Dünya çapında milyonlarca işletme Bitrix24'ü kullanır. Siz de hemen bugün sınırsız sayıda kullanıcı için sonsuza dek ücretsiz olan sürümle Bitrix24’ü keşfedin ve platformumuz hakkında daha fazla bilgi almak için bize ulaşın!

Sık Sorulan Sorular