Ofise Gelmeden İşinizi Büyütmek: Uzaktan Çalışmanın Daha Verimli Olmasını Sağlayacak 4 Teknik

Esnek çalışma, remote work, uzaktan çalışma, evden çalışma. İsmi ne olursa olsun, pandemi sırasında ortaya çıkan ve sonrasında da “yeni normal” hâline gelen bu çalışma modeli, artık hemen her türden işletmede kullanılıyor ve iletişim araçlarının yardımıyla çalışanların ofise gelmeden işlerini yapabilmelerini sağlıyor.

Böyle bir çalışma modeli pek çok avantaja sahip, ancak bazı dezavantajları da var ve uzaktan çalışmanın verimli sonuçlar verebilmesi için hem çalışanların hem de yöneticilerin bunların farkında olması gerekiyor. Uzaktan çalışanlar için hazırladığımız bu makalede, uzaktan çalışma nedir sorusunu cevaplayarak herkesin işini kolaylaştıracak teknikler paylaşacağız. İster yönetici ister çalışan olun, uzaktan çalışmaya geçmiş herkese faydalı olacak ipuçlarını aşağıda bulabilirsiniz. Bitrix24 araçları ile uzaktan çalışmanın çok daha pratik hâle geleceğini unutmayın. Büyüklüğü ne olursa olsun ekibinizin çalışması, iletişim kurması ve iş birliği yapması için sanal bir ofis elde edebilirsiniz. 

Remote Çalışma Nedir?

İşe temelden ve remote working nedir sorusunu cevaplayarak başlayalım. Uzaktan çalışma olarak da bilinen remote çalışma, en basit tabiriyle bir işçinin işveren tarafından oluşturulan iş organizasyonu kapsamında belirlenen yükümlülüklerini işyeri dışında yerine getirmesi esasına dayalı ve yazılı olarak kurulan iş ilişkisidir.

Yani, çalışanlar, görevlerini teknolojik iletişim araçları kullanarak kendi evleri dâhil herhangi bir ortamda yerine getirebilir ve ofis binasına sürekli ve düzenli olarak gidip gelmeleri gerekmez. Hemen herkes bu çalışma şeklini “evden çalışma” olarak biliyor olsa da ofis dışında her yerde çalışılabilir. Uzaktan çalışanlar, internete bağlanabildikleri sürece herhangi bir yerde çalışabilirler. Uzaktan çalışmak, Türk hukuk sisteminde 4857 sayılı İş Kanunu’nun 14’üncü maddesinde düzenlenmiştir ve kendi özel yönetmeliği de mevcuttur.

Bu çalışma modeli pandemi döneminde ortaya çıkmış bir şey değil. Uzun zamandan beri, ofis giderlerinden tasarruf etmek gibi amaçlar doğrultusunda uygulanıyordu ancak bu şekilde çalışanların sayısı oldukça azdı. Pandemi dönemindeyse, alınan tedbirler nedeniyle beyaz yakalıların büyük bir çoğunluğu ofis dışında çalışma ortamı elde etmeye mecbur kaldı ve bu tedbirler sona erdikten sonra bile uzaktan çalışmaya devam ettiler. Şu anda, bu çalışma modeli “yeni normal” olarak adlandırılıyor ve aşağıda da belirteceğimiz gibi kendine özgü bazı zorluklar içeriyor. 

Uzaktan Çalışmanın Kendine Özgü Zorlukları

Uzaktan çalışma nedir sorusunu cevapladığımıza göre, bu çalışma modeli için geçerli olan zorluklar nelerdir sorusunu da cevaplamaya başlayabiliriz. Esnek çalışma modelinden verim alabilmek için önce hangi sorunları içerdiğini tespit etmemiz gerekiyor. Bu bağlamda, online çalışmak, hem yöneticiler hem de çalışanlar için farklı problemler içeriyor. Bu şekilde çalışmak, doğası gereği şu zorlukları içeriyor:

1.  Yüz yüze etkileşim eksikliği: Yöneticiler de çalışanlar da yüz yüze etkileşimin eksikliği konusunda bazı endişelere sahip. Yöneticiler, ofiste çalışmaya kıyasla, çalışanların daha verimsiz olacağından ve daha tembel davranacaklarından endişe ediyor; fakat tam aksini gösteren araştırmalar bulunduğunu da belirtelim. Diğer yandan birçok çalışan, yönetimsel destek ve iletişime erişimdeki düşüşten şikayetçi oluyor ve işlerini yapma konusunda yönetim kadrosunun yeterince destekleyici veya yardımcı olmadıklarını düşünüyorlar. 

2.  Bilgiye erişim eksikliği: Uzaktan çalışma modeline yeni geçenler, iş arkadaşlarından bilgi edinmek ve/veya cevap almak için ekstra zaman ve çaba gerekmesinden yakınıyor. Buradaki sorun iletişim araçlarının eksikliği değil. Tam aksine, teknoloji nerede olursa olsun tüm çalışanların gerçek zamanlı ve kesintisiz iletişim kurmasına yetecek seviyeye çoktan ulaşmış durumda. Asıl sorun, uzaktan çalışan iş arkadaşları arasında ortaya çıkan “tahammülsüzlük”. Şöyle ki, ofis içerisinde birlikte çalışırken çalışma arkadaşınızın canının sıkkın olduğunu görebilir ve ona gönderdiğiniz e-postanın her zamankinden daha geç cevaplanabileceğini tahmin edebilirsiniz. Ancak ofis dışında olduğunuzda, arkasında yatan nedeni bilemediğinizden, böyle bir gecikme keyfinizi kaçırır ve hatta iş arkadaşınızın profesyonelliğini sorgulamanıza neden olur.

3.  Sosyal izolasyon: Ofis ortamındaki sosyal etkileşim olanaklarından mahrum kalmak, uzaktan çalışma hakkındaki en yaygın şikayetler arasında yer alıyor. Dışa dönük kişilikler bundan çok daha fazla etkileniyor ve kısa vadede dahi uzaktan çalışma nedenli izolasyondan zarar görebiliyor. Ayrıca, işveren tarafından sağlanan iletişim olanakları kısıtlıysa, remote çalışma, işçinin kendisini şirkete daha az "ait" hissetmesine ve hatta şirketten ayrılma niyetinin artmasına neden olabiliyor.

4.  Evden çalışma sırasında dikkat dağıtıcı şeyler: Uzaktan çalışanlar çoğunlukla kendi evlerinde çalışmayı tercih edecektir. Ancak evler buna uygun tasarlanmış değil; etrafta dikkat dağıtacak pek çok şey var ve özellikle de çocuklu evlerde bu sorun çalışma verimliliğini etkiliyor. Bu bağlamda, işveren tarafından sağlanan teşvikler, uzaktan çalışan kişilerin özel bir çalışma alanı oluşturabilmesi için yeterli değilse veya evin kendisi böyle bir alanın oluşturulmasına izin vermiyorsa, çalışanın dikkati kolayca dağılabiliyor.

Peki, remote work çalışma modelinin kendine özgü bu sorunlarından mümkün olduğunca az etkilenmek için neler yapılabilir? Bu soruyu hem remote çalışanlar hem de remote “yönetenler” için ayrı ayrı cevaplamamız gerekiyor. 

Yöneticiler İçin Uzaktan Çalışma İpuçları

Uzaktan çalışma zorluklar içeriyor olsa da yöneticilerin hem uzaktan çalışanlar hem de kendileri için bu yeni çalışma modeline geçişi kolaylaştırmak amacıyla kullanabileceği basit ve etkili taktikler bulunuyor. Hızlıca uygulanabilecek ve hemen her türden işletme için iyi bir sonuç verecek teknikler arasında şunlar yer alıyor:

1. Remote çalışanlar için günlük kontroller yapın

Başarılı bir yöneticinin, uzaktan çalışanlar ile günlük görüşmeler yapması gerekir. Bu, her çalışan ile birebir görüşmekten ibaret değildir, aynı zamanda ekip görüşmeleri yapmayı da içerir. Önemli olan, görüşmelerin düzenli olmasıdır. Tüm çalışanlar size danışabileceklerinden, endişeleri ve sorunlarını paylaşabileceklerinden emin olabilmelidir.

Bu amaçla tek bir iletişim seçeneğine bağlı kalmamak en doğrusudur. Örneğin, e-posta tek başına yeterli değildir, video konferans gibi iletişim araçlarının da kullanılması gerekir. Bu sayede, uzaktan çalışanlar hakkında “görsel ipuçları” elde edebilmek de mümkün olur. Görsel ipuçları, sadece yöneticilere değil, uzaktan olsa da birlikte çalışan iş arkadaşlarına da faydalı olacak, hatta izolasyon duygusunun azaltılmasına da yardımcı olacaktır. Video konferans, yazılı veya yalnızca sesli iletişime kıyasla daha kişisel hissettiren bir seçenektir ve remote çalışma modeli için idealdir.

2. “Angajman kuralları” oluşturun

Diğer bir deyişle, remote çalışmak için iletişim sıklığı, iletişim araçları ve ideal iletişim zamanı hakkında kurallar belirleyerek uzaktan çalışma modelinin daha verimli ve tatmin edici hâle gelmesini sağlayın. Örneğin günlük toplantılar için video konferans kullanılacağına, acil durumlarda ise anlık mesajlaşmaya kullanılmasının zorunlu olduğuna dair bir kural belirleyebilirsiniz. Bu bağlamda, verimli ve iyi etkileşim için, uzaktan çalışan kişilerin size gün boyunca ulaşabilecekleri en iyi yöntem ve zaman için de kurallar koyun.

Örneğin size görüntülü ulaşmak için günün erken saatlerini, sesli ulaşmak içinse akşam saatlerini tercih etmelerini söyleyebilirsiniz. Elbette, koyduğunuz bu kuralların uygulanıp uygulanmadığını da kontrol edin. Ekip üyeleri arasındaki iletişim, belirlediğiniz kurallara uygun gerçekleşmiyorsa bu durum büyük bir soruna dönüşmeden önce müdahale edin. Remote çalışma kurallarını mümkün olan en kısa sürede, hatta ekip olarak yaptığınız ilk video konferansta belirlemek en doğrusu olacaktır.

3. Evden çalışanlar için sosyal etkileşim fırsatları sağlayın

Remote çalışma nedir sorusunu cevaplarken, esnek çalışma modelinin özellikle sosyal izolasyon sorunlarına neden olabileceğini belirtmiştik. Remote çalışma iş modelinden kaynaklanabilecek bu sorunu çözmek için birçok yol kullanılabilse de genellikle tercih edilen yol, her çalışanın katılabileceği sosyal etkileşim fırsatları sağlamak oluyor. Bir yönetici olarak, çalışanların ofis dışındayken de etkileşimde bulunmaları, yani iş dışındaki konular hakkında resmî olmayan konuşmalar da gerçekleştirebilmeleri için yapabilecekleriniz nelerdir diye düşünün. Bu, özellikle aniden ofis dışında remote çalışmaya başlayanlar için büyük öneme sahiptir.

Sosyal etkileşim kurmanın en kolay yolu, ekip olarak yaptığınız toplantıların bir kısmını iş dışı konular üzerinde konuşmak için ayırmaktır. Örneğin toplantının ilk 10 dakikasında evden çalışan kişilerin hafta sonu neler yaptıklarını konuşabilirsiniz. Çoğunlukla işveren tarafından düzenlenen “sanal pizza partileri” de bir seçenek olabilir. Remote çalışan kişilerin evlerine pizza sipariş edin ve video konferans başlatıp birlikte yiyin. Bu tür etkinliklerin bazıları ilk bakışta yapay veya zorlama gelebilir, fakat birçok araştırma sanal etkinliklerin izolasyon duygusunu azalttığını ve aidiyet duygusunu teşvik ettiğini gösteriyor. 

 4. Evden çalışmaya başlayanlara teşvik ve duygusal destek sağlayın

Ofiste çalışma modelinden uzaktan çalışma modeline aniden geçiş yapıldıysa, çalışanlarınızda belirli bir stresin ortaya çıkacağını bir şirket olarak kabullenmeniz gerekir. Böyle bir iş modeli, rutinin dışına çıkıldığından belirli bir alışma süreci gerektirecektir ve bu süreçte de çalışanların endişelerini dinleyip onların yaşadığı zorluklarla empati kurmanız büyük öneme sahiptir.

Remote çalışma yürütenleri yalnızca görevleri ve sorumlulukları bakımından değil, ruhsal durumları bakımından da takip edin. Ofisten çalışmaya göre uzaktan çalışma, belirli çalışanlarda aşırı stres veya endişeye neden olabilir. Bu nedenle, onlara nasıl olduklarını da sormayı ihmal etmeyin. Evden çalışmanın nasıl gittiği gibi basit bir soru dahi, başka türlü duyamayacağınız önemli bilgiler elde etmenizi sağlayabilir. Çalışanlarınızın cevaplarını dikkatlice dinleyin ve hatta doğru anladığınızdan emin olmak için cevaplarını çalışanlara kısaca tekrarlayın. Burada önemli olan, konuşmanın odak noktasının işe dair yükümlülükler değil, çalışanın stresi veya endişeleri olduğunun anlaşılmasıdır.

Duygusal zekâ üzerine yapılan araştırmalar, çalışanların ani değişikliklerde nasıl tepki vereceklerini anlamak için yöneticilerine baktıklarını gösteriyor. Yani bir yönetici stresi nasıl yönetiyorsa, uzaktan çalışmanın stres seviyesi de buna bağlı olarak değişecektir. İyi yöneticiler, çalışanların stresli durumlarda yaşayabilecekleri kaygıyı kabullenir ve ekiplerine olan güvenlerini belirtmek için ellerinden geleni yaparlar. Bunun en basit şekli, evden çalışmanın zor olduğunu kabullenmek ve ekibin bunun üstesinden gelebileceğini bildiğini söyleyerek onları teşvik etmektir. Böyle bir teşvik edici cümle dahi, birçok yönden faydalı olacak ve çalışanların bir amaç ve odaklanma duygusu elde etmelerine yardımcı olacaktır.

Remote Çalışmak, Beyaz Yakalar İçin de Zorlayıcı Olacaktır

Uzaktan çalışma, sadece yöneticiler için değil, beyaz yakalar, yani çalışanlar için de zorlayıcı olabilir. Yukarıda remote çalışma nedir sorusunu cevaplarken bundan kısaca bahsetmiştik. Bu zorluklar, böyle bir iş modelinde, genellikle çalışanların alışık olduğu düzenin baştan sona değişmesinden ve işin verimli bir şekilde yapılabilmesi için gereken koşulların ofis dışındaki ortamlarda elde edilmesinin zor olmasından kaynaklanır. Evden çalışırken tatmin edici ve iyi bir deneyim elde edebilmek için bilmeniz gereken en önemli şeyler şunlardır:

Kendinize özel bir çalışma alanı ayarlayın

Mümkün olduğu sürece, yatak odası, mutfak, salon gibi yerleri tercih etmeyin. Çalışmak için evinizde ayrı ve dikkatiniz dağılmadan işinize odaklanabileceğiniz bir alan ayarlayın. Çalışma alanınızdaki mobilyaların (örneğin masa ve koltuğunuzun) ergonomik açıdan uygun olduklarından emin olun. Bu alanın bol bol ışık alması da üretkenliğiniz bakımından faydalı olacaktır.

İhtiyacınız olan her şeye sahip olduğunuzdan emin olun

Yüksek hızlı ve stabil internet bağlantısına ek olarak, ihtiyacınız olacak her türden donanım ve yazılıma sahip olduğunuzdan emin olun. Gerekliyse işverenden bu konuda yardım talep edin. Şirket ağına uzaktan sorunsuz şekilde bağlanabiliyor olmalısınız. IT personelinin iletişim bilgilerini de talep edin. Yardıma, eğitime veya desteğe ihtiyacınız varsa, bunu açıkça söyleyin.

Günlük yapılacaklar listesi oluşturun

İşin en zor yanı odaklanmak olabilir. Bu sorundan mümkün olduğunca az etkilenmek için gerçekçi bir yapılacaklar listesi oluşturun. Her gün bu listeye bakarak görevlerinizi belirleyin ve programınızın dışına çıkmamaya çalışın.

Masanızdan zaman zaman uzaklaşın

Birçok uzaktan çalışan, verimlilik endişelerine sahip olduğundan ötürü ara vermeden ve her zamankinden daha fazla çalışır. Oysa yenilenmek için verilen düzenli aralar, bir görev üzerinde harcadığınız toplam süreden de tasarruf etmenizi sağlar. Bu nedenle, zaman zaman kısa molalar vermekten çekinmeyin. Zaten evinizde olduğunuzdan, bu pek de zor olmayacaktır. Aynı nedenle, mesai saati bittiğinde ofis mantalitesinden çıktığınızdan emin olun.

İletişim yetenekleriniz üzerinde çalışın

Ekip olarak yapılan sohbetlere ve video konferanslarına düzenli olarak katkıda bulunun. Yani, toplantılar sırasında sessiz kalmamaya çalışın. Görünürlüğünüzü korumaya devam etmelisiniz, işe gitmiyor olsanız bile hâlen sanal bir ofiste çalışıyorsunuz. Aynı nedenle, iş ilişkilerinizi geliştirin ve işe gidiyorken yaptığınız gibi resmî olmayan sohbetlere de zaman ayırın. Yüz yüze iletişimin önemini unutmayın. Sanal toplantılara sadece sesli veya yazılı değil, kameranızla katılın. Bu bağlamda, iş arkadaşlarınızla sadece işle ilgili değil, sosyal yaşamla ilgili olarak da iletişim kurmaya çalışın.

Kişisel sınırlar belirleyin

Uzaktan çalışma sırasında bile iş ile yaşam arasındaki dengeyi korumak için çaba göstermeye devam etmelisiniz. Bu dengeyi korumak için yapılması gerekenler nelerdir diye düşünün. Örneğin çalışmaya başlamak ve çalışmayı bitirmek için kesin saatler belirleyin. Yukarıda da bahsettiğimiz gibi, fazla çalışarak kendinizi tüketmekten kaçınmak için mola saatlerinizi de net bir şekilde belirleyip onlara uyun. Buradaki amaç, daha fazla çalışmak değil, daha verimli çalışmaktır. Ofis çalışmasına göre daha fazla çalışmanıza rağmen daha az iş tamamlayabiliyorsanız, kişisel sınırlar konusunda pek de özenli davranmıyor olabilirsiniz.

Uzaktan çalışmanın avantajlarını düşünün

Kişisel sınırlarınızı unutmadan, evden çalışmanın keyfini çıkarın. Bu işin en iyi yanı, işyerine gitmek zorunda olmamak olabilir. Trafikte zaman kaybetmiyorsunuz ve yakıt ücretlerinden tasarruf ediyorsunuz. Yol derdi çekmek zorunda değilsiniz. Kendinize özel banyonuz ve tuvaletiniz var. Kısa molalarda dahi evinizde sizi eğlendirecek şeylere rahatça ulaşabilirsiniz. Ofisten çalışmaya göre pek çok esnek avantajınız olduğunu unutmayın ve işin olumlu yönlerine odaklanmaya çalışın.

Yapılan araştırma ve analizler, evden çalışmanın geçici değil, kalıcı bir modele dönüşeceğini, hatta pek çok sektörde çoktan dönüştüğünü gösteriyor. Yani, ister çalışan ister yönetici olun, bu "yeni normale" ne kadar çabuk uyum gösterebilirseniz o kadar iyi olacaktır. Tüm bu uzaktan çalışma tekniklerine ek olarak, Bitrix24 çözümleri kullanmanın da uzaktan çalışanlar için işleri çok daha kolay hâle getireceğini unutmayın. Çalışanlarınız için sanal bir ofis alanı temin edip nerede olurlarsa olsunlar iş birliği yapmalarını sağlayabilirsiniz. Aynı şekilde, bir çalışan olarak da iş arkadaşlarınızla verimli ve etkili iletişim kurmanız mümkün olacaktır.