Küçük veya orta ölçekli bir işletme sahibiyseniz ve satış hedeflerinize ulaşmakta zorlanıyorsanız belki de yeni stratejiler bulmaya çalışmak yerine iş süreçlerinizin temeline odaklanmalısınız. Eksik kaldığınız yer tam olarak burası olabilir. Diğer bir deyişle, temelleri doğru ve tutarlı bir şekilde uygulayamıyorsanız hiçbir yenilikçi strateji size fayda sağlamayacaktır.
Her türden iş sürecinin temelinde takip işlemleri yer alır. Bu, çok basit bir süreç gibi görünmesine rağmen en karmaşık ve zor olanlardan biridir. KOBİ’ler neredeyse her sektörde fiyat, ürün veya rekabet nedeniyle değil, potansiyel müşteriler ve görüşmelerin gözden kaçırılması nedeniyle gelir kaybına uğrar. Örneğin müşteriyle bir görüşme gerçekleştirilir ancak kaydedilmez, müşterinin gönderdiği bir mesaj görülür ancak unutulur veya bir teklif gönderilir ancak hatırlatıcı ayarlanmadığı için kimse peşine düşmez. Takip işlemlerinin gerektiği gibi yapılmaması, işletmenizin büyümesini engelleyen en büyük sorun olabilir.
Süreç otomasyonu her türden işletmeye yardımcı olur
KOBİ’ler için yapay zekâ otomasyonu bu sorunların tümünü ortadan kaldırabilir. Örneğin otomatik kayıt yazılımı ile satış ekibinizin yaptığı her görüşme için bir kayıt oluşturulmasını ve bunların CRM sistemine aktarılmasını sağlayabilirsiniz. Dahası, yapay zekâ destekli operasyonlar, çoğu müşteri takip işleminin tamamen otomatik bir şekilde yürütülmesini de mümkün kılar. Yapay zekâ, müşterilere gerçek bir insan gibi cevap verebilir, sorularını yanıtlayabilir, teklifleri hazırlayıp gönderebilir ve hiçbir fırsatın kaçırılmamasını sağlar.
Gelin, tüm bunların sınırlı bütçelerle çalışan KOBİ’ler için nasıl mümkün olacağına ve herhangi bir yapay zekâ yerine Türkçe yapay zekâ kullanmanın neden önemli olduğuna birlikte göz atalım. Her zaman olduğu gibi, vakit kaybetmeden takip ve kayıt işlemleri için iş süreci otomasyonu elde etmek istiyorsanız Bitrix24 araçlarından yararlanmanızı tavsiye ederiz. CoPilot CRM, Sohbette CoPilot, Görevler ve Projelerde CoPilot gibi güçlü AI özelliklerine yer veren Bitrix24, KOBİ üretkenlik araçları arasında ilk sırada gelir ve dünya çapında 15 milyondan fazla işletmenin tercihidir.
Müşteri takip süreci neden sorunludur?
Bir işletme sahibiyseniz satış ekibinizin iletişime geçtiği her müşteriyi takip ettiğini varsayarsınız. Yani satış temsilcilerinizin her soruya yanıt verdiğini, her müşteri ile yeniden etkileşim kurduğunu ve her görüşmeyi takip ettiğini düşünürsünüz ve bu normaldir. Ne yazık ki gerçek bundan daha farklıdır. Müşteri takip süreçleri çoğunlukla kişisel performansa bağlıdır ve büyük bir kısmı atlanır. Bunun nedenleri temel olarak şunlardır:
Satış temsilcileri, hatırlatıcılar kullanmak yerine kendi hafızalarına güvenir. Bu, acil bir iş çıktığında potansiyel müşterilerin unutulacağı anlamına gelir.
Satış temsilcileri, yaptıkları aramaları ve gönderip aldıkları mesajları CRM’ye kaydetmez. Bunun için ya zamanları yoktur ya da bu işi pratik bir şekilde yapmaları mümkün değildir.
Satış döngüsü kişisel ve satış temsilcisine özeldir. Yani her temsilci kendi tarzına uygun bir strateji kullanır ve satış döngüsünde bir tutarlılık elde etmek mümkün olmaz. İşletme genelinde geçerli bir ortak strateji yoktur.
Satış temsilcisi, takip görevlerini yerine getirmekte tereddüt ediyor olabilir. Mesela çok ısrarcı görünmemek için bir takip mesajını göndermek istemiyordur. Araya zaman ve başka görevler girince de bunu tamamen unutuyordur.
Bunun bir disiplin veya iş ahlakı sorunu olduğunu düşünüyorsanız yanılıyorsunuz. Hiçbir satış temsilcisi bir fırsatı kaçırmak istemez. Ancak daima çok meşguldürler, birden fazla işi aynı anda yapmaya çalışırlar, sürekli seyahat ederler ve çok sayıda görüşmeyi yönetmeleri gerekir. Bu, işinde ne kadar iyi olursa olsun, bir “insan” çalışanın kayıt ve takip görevlerini mükemmel bir şekilde yürütebilmesini engeller.
İş süreci otomasyonu amacı da tam olarak budur: Satış temsilcilerine takip görevlerini hatırlatacak, onlar için mesaj taslağı hazırlayacak ve müşteri etkileşimlerini CRM sistemine kaydedecek bir program, yapay zekâ desteğiyle hiçbir fırsatın kaçırılmamasına yardımcı olabilir. Ve böyle bir sistemin kesinlikle Türkçe yapay zekâ kullanıyor olması gerekir.
Takip ve Otomasyonu Kolaylaştırın
Bitrix24’ün Türkçe yapay zekâ özellikleriyle kayıt, takip ve müşteri iletişimini tek platformda otomatikleştirin.
Bir KOBİ sahibiyseniz büyük ihtimalle daha önce bir yapay zekâ aracını denemiş, hatta onu pazarlama görevleri ve müşteri hizmetleri için kullanmayı düşünmüşsünüzdür. Ancak kullandığınız yapay zekâ Türkçe dili için eğitilmemişse aldığınız sonuçlar hoşunuza gitmemiştir. Mesajlar robotik ve bağlamından kopuk hissettirmiş olabilir.
Türkçe, duygusal olarak katmanlı bir dildir ve bağlam tabanlıdır. Bu nedenle, genel geçer bir LLM ile eğitilen yapay zekâlar tatmin edici sonuçlar veremez. Örneğin “this is the offer we make and how we can automate your process” gibi bir cümleyi kolayca oluşturabilirsiniz ancak Türkçeye çevrildiğinde “yaptığımız teklif bu ve nasıl otomasyon sağlayabileceğimiz” gibi anlamsız bir cümle olabilir.
Bu nedenle, Türkçe LLM kullanılarak eğitilen veya Türkçenin en azından kullanılan LLM’nin bir parçası olduğu yapay zekâ modellerini tercih etmeniz gerekir. Genel bir model, etkili bir Türkçe takip iletişimi sunamaz.
LLM NEDİR?
LLM, large language model (büyük dil modeli) kısaltmasıdır ve belirli bir dildeki metinleri tanımlayıp yeni metinler üretebilmesi için yapay zekâya verilen son derece büyük veri kümelerini ifade eder. Örneğin bir Türkçe LLM oluşturabilmek için yapay zekâya bu dilde yazılmış binlerce metin sağlamak gerekir. Çoğu LLM birden fazla dili destekler ancak ağırlıklı olarak İngilizce metinler ile eğitilirler. Bu nedenle, Türkçe dilinde yeterince tatmin edici olmayan sonuçlar verebilirler.
Otomatik kayıt nedir ve size nasıl yardımcı olabilir?
Herhangi bir iş akışı modelleme (business process modeling – BPM) sistemindeki en büyük sorunlardan biri, kullanılan CRM programının manuel veri girişi gerektirmesidir. Örneğin bir çalışan, yaptığı görüşmenin içeriğini programa kendisi kaydetmelidir. Bunu yapmaz veya belirli bir aşamadan sonra yapmayı bırakırsa CRM programı hiçbir işe yaramaz ve gerçek durumu yansıtamaz. Bu, takip işlemlerinin de atlanmasına neden olur. KOBİ üretkenlik araçları arasında önemli bir yeri olan otomatik kayıt özelliği, bu sorunları tamamen çözer. Karşılaştırmalı olarak bunun nasıl mümkün olduğuna göz atalım:
EYLEM/TAKİP İŞLEMİ
MANUEL SÜREÇ
OTOMATİK KAYIT SÜRECİ
Telefon görüşmesi
İnsan çalışan, görüşme notlarını yazar ve CRM sistemine manuel olarak aktarır.
Görüşme kaydedilir, yapay zekâ tarafından özeti çıkarılır ve CRM sistemine otomatik olarak aktarılır.
WhatsApp mesajları
İnsan çalışan, kopyala/yapıştır yöntemiyle mesajları CRM sistemine ekler.
WhatsApp mesajları otomatik olarak CRM sistemiyle senkronize edilir ve potansiyel müşteri kaydı güncellenir.
E-posta mesajları
İnsan çalışan, mesaj içeriklerini manuel olarak CRM sistemine aktarır. Takip mesajlarını kendisinin yazması gerekir.
Her e-posta ve yanıt, otomatik olarak ilgili müşteriye bağlanır ve takip mesajları yapay zekâ tarafından yazılabilir.
Takip hatırlatıcıları
İnsan çalışan, hafızasına güvenmek zorundadır.
Yapay zekâ, bir hatırlatıcı planlayıp bunu insan çalışana aktarabilir veya takip görevini kendisi yürütebilir.
Otomatik kayıtlar ile kaynakları daha verimli kullanabilir ve CRM sisteminizin sahip olduğu özelliklerin tümünden yararlanabilirsiniz. Üstelik insan çalışanların iş akışlarını radikal bir şekilde değiştirmeleri de gerekmez. Yapay zekâ, aynı bir asistan gibi çalışarak rutin görevleri onlar için yürütür. Günlük satış operasyonlarını kullanarak bunun nasıl yapılabileceğine dair daha fazla örnek verelim:
İŞ AKIŞI
YAPAY ZEKÂ NE YAPABİLİR?
Telefon görüşmesi
Satış temsilcisi görüşmeyi sonlandırdığı zaman:
Yapay zekâ; görüşmenin amacı, konuşulan önemli hususlar ve müşteri endişeleri gibi hususlara dikkat ederek bir özet çıkarır.
CRM sisteminde o potansiyel müşteri için yeni bir kayıt oluşturur ve bu kayda özeti ekler.
Uygun bir tarih için bir hatırlatma planlar.
WhatsApp mesajı
Potansiyel müşteri, fiyat bilgisi isteyen bir mesaj gönderir.
Yapay zekâ, bu mesaj için bir yanıt hazırlar ve gönderir.
Bu etkileşim, gerçek zamanlı olarak CRM ile senkronize edilir.
Teklif mesajı
Müşteri için teklif e-posta ile gönderilir.
Yapay zekâ, müşteriden 48 saat içinde bir yanıt gelmezse otomatik olarak bir takip mesajı oluşturur ve gönderir.
Müşteri buna yanıt verirse bir satış temsilcine yeni bir görev tanımlar ve müşteriyle doğrudan iletişime geçmesini sağlar.
İnsan unsurunu unutmayın
Yani yapay zekâ sadece hatırlatıcı ayarlayan bir “program” değildir, yeni ve potansiyel müşterilerle kendi başına da iletişime geçebilir. Elindeki verileri kullanarak takip görevlerini hızlı bir şekilde tamamlayabilir ve hiçbir fırsatın kaçırılmaması konusunda size yardımcı olur. Aynı nedenle, CRM programlarının tüm potansiyelinden yararlanabilmenizi sağlar çünkü manuel veri girişi sırasında yapılan hataları veya gözden kaçırılan görevleri otomatik senkronizasyon sayesinde ortadan kaldırır. Müşteri yönetimi çok daha verimli hâle gelir ve daha fazla satış fırsatı elde etmek mümkün olur.
Bu nedenle, her modern KOBİ, yapay zekâ destekli takip ve kayıt otomasyonundan mutlaka yararlanmalıdır. Bu özelliklere zaten sahip olan bir CRM seçerseniz bu iş çok daha basit hâle gelir ve atmanız gereken adımlar kolaylaşır. Ancak insan unsurunu hiçbir zaman unutmamanız gerekir. Takip ve kayıt otomasyonu, insan çalışanların yerini alamaz ve satış departmanınızın tüm görevlerini üstlenemez. İnsan temsilciler müşteri ilişkilerini kontrol etmeye hâlen devam etmelidir, yapay zekâ, insan temsilcilere destek olmak için kullanılması gereken bir araçtır, onların yerine geçecek bir araç değildir.
İPUCU
En azından başlangıçta ya da tatmin edici sonuçlar elde edebildiğinizden emin olana kadar, yapay zekâ tarafından oluşturulan takip mesajlarını insan çalışanlarınızın kontrol etmesini öneririz. Yani müşteriye sadece kontrol edilmiş (ve gerekliyse düzeltilmiş) mesajlar gönderin. Zaman içerisinde yapay zekâ ondan ne istediğinizi daha iyi anlayacak ve daha kusursuz mesajlar oluşturabilecektir ancak bu gerçekleşene kadar mesajları kontrol etmek iyi bir fikirdir.
Bitrix24 ile web tabanlı süreç otomasyonu
KOBİ’ler için yapay zekâ otomasyonu firmaları arasında yer alan Bitrix24, size hemen şimdi ve düşük bir maliyet ile takip ve kayıt otomasyonu avantajlarından yararlanmaya başlama fırsatı sunuyor. AI destekli otomasyon özelliklerini pek çok farklı Bitrix24 modülünde bulabilirsiniz. Örneğin:
CRM CoPilot: CoPilot, Bitrix24’ün yapay zekâ asistanının ismidir ve CRM modülünde sizin için görüşmeleri kaydedebilir, özetlerini çıkarabilir ve o özetleri kullanarak CRM formundaki ilgili alanları doldurabilir.
Sohbette CoPilot: Sohbet modülünde, CoPilot sizinle konuşabilir, beyin fırtınası yapmanıza yardımcı olabilir ve sorularınızı cevaplayabilir. Tüm sohbet içeriğini otomatik olarak kaydeder ve herhangi bir sohbete çalışma arkadaşlarınızı da davet edebilirsiniz.
Görevler ve Projelerde CoPilot: Yeni görevler tanımlayabilir, bunları uygun çalışanlara atayabilir, her görev için bir kontrol listesi oluşturabilir ve örneğin takip mesajları yazdırabilirsiniz. Her metnin üslubu ve içeriği, belirli bir müşteriye hitap edecek şekilde özelleştirilebilir.
Karar vermek için daha fazla beklemeyin. Hemen bugün Bitrix24 çözümleri ile tanışın ve sınırsız sayıda kullanıcı için sonsuza dek ücretsiz olan sürümü kullanmaya başlayarak tek bir platformdan sorunsuz otomasyon elde edin. Daha fazla bilgi için bize ulaşın!
Takip ve Otomasyonu Kolaylaştırın
Bitrix24’ün Türkçe yapay zekâ özellikleriyle kayıt, takip ve müşteri iletişimini tek platformda otomatikleştirin.
Yapay zekâ, takip mesajlarının marka üslubuna uygun yazılmasını nasıl sağlar?
Yapay zekâ, satış ekibinizin gönderdiği mevcut mesajları analiz edip kendisini eğitebilir. Bu analizin sonucunda, müşteriler ile nasıl bir üslupta (samimi, resmî, doğrudan, dolaylı vb.) iletişim kurduğunuzu öğrenip aynı üslubu kullanan mesajlar oluşturabilir. En iyi sonuçlar için satış temsilcilerinin gönderilmeden önce mesajları onaylaması yerinde olacaktır. Bu şekilde, en azından başlangıçta olası iletişim hatalarının önüne geçebilirsiniz.
Yapay zekâ satış ekibinin yerini alabilir mi?
Hayır. Yapay zekâ ile iş akışları otomasyonu (business process automation - BPA) elde edilebilir ve rutin iletişim ve kayıt görevleri otomatik hâle getirilebilir. Ancak bu, satış ekibinin yerine geçebileceği anlamına gelmez. İnsan temsilciler, müşteriler ile kurulan ilişkiyi yönetmekten sorumlu olmaya devam eder. Yapay zekâ, insan temsilcilere destek olmak için kullanılması gereken bir araçtır, onların yerine geçecek bir araç değildir.
Yapay zekâ tarafından yazılan mesajlar Türkçe dil nüanslarına dikkat eder mi?
Evet. Yapay zekâ dil modelleri Türkçe için ve hatta iş dünyasında kullanılan Türkçe nüansları için bile eğitilebilir. Yani bu teknoloji temel nezaket kurallarını, tonlamayı ve sektörel ifadeleri anlayıp kendisi de kullanabilir. Böyle kompleks bir AI tarafından yazılan mesajlar çeviri gibi hissettirmediği gibi, “robotumsu” da olmaz. Gerçek bir insan tarafından yazılmış gibi hissettirirler. Ancak elbette tüm bunları ne kadar verimli şekilde yapabildiği kullanılan LLM’ye göre değişiklik gösterecektir.
Aramalar, WhatsApp mesajları ve e-posta için otomatik kayıt özelliği nasıl çalışır?
Bunu mümkün kılan şey otomasyondur. Diğer bir deyişle, kullanılan AI destekli iş akışı otomasyonu yazılımı, iletişim araçlarınızla entegre olur. Gelen aramalar yazıya dökülür, WhatsApp mesajları senkronize edilir ve e-postalar otomatik olarak işlenir. CRM, manuel veri girişi gerektirmeden gerçek zamanlı olarak güncellenir. Tüm bunlar sayesinde takip süreçlerini kaçırmamak mümkün olur çünkü otomasyon yazılımı eklediği her kayıt için görevler de oluşturabilir.
Takip ve kayıt otomasyonu için hangi Türkçe yapay zekâyı kullanmalıyım?
Bu teknolojinin gelişim hızı dikkate alındığında, belirli bir yapay zekâ modelini seçip ona bağlı kalmak doğru olmayacaktır. Örneğin şu anda ChatGPT daha iyi bir iş çıkarsa bile çok kısa bir süre içerisinde Perplexity gibi bir alternatif onu geçebilir. Bu yüzden, Bitrix24 CoPilot gibi birden çok yapay zekâ modelini kullanan bir çözüm tercih etmenizi öneririz. Bu sayede daima mümkün olan en iyi Türkçe yapay zekâya erişebilirsiniz.
Yapay zekâ takip ve kayıt otomasyonu mevcut CRM sistemlerine entegre edilebilir mi?
Teknik olarak, evet. Fakat bunu yapmak çoğu KOBİ’nin karşılayamayacağı seviyede bir yatırım gerektirir ve çok uzun sürebilir. Kullanılan CRM sistemlerine göre, elde edilen sonuçlar çok tatmin edici de olmayabilir. AI destekli takip ve kayıt otomasyonunu zaten destekleyen bir CRM programına geçiş yapmak daha kolay, daha ucuz ve daha pratik olacaktır. Bitrix24, RPA dâhil güçlü otomasyon özellikleri sayesinde tüm bunları elde edebilmenizi sağlar.
Yapay zekâ takip ve kayıt otomasyonu ile elde edebileceklerim nelerdir?
Her şeyden önce, satış temsilcilerinin üzerindeki iş yükü azalacak, yoğunluk nedeniyle unuttukları takip işlemleri ortadan kalkacak ve verimlilikleri artacaktır. Dijital otomasyon, zaman alan her sürecin ve iş akışının otomatik hâle getirilmesine yardımcı olur ve bir insan tarafından yapılabilecek hataları yapmaz. Bu sayede, işletmenize değer katabilecek fırsatları kaçırmamanız ve daha fazla satış kapatmanız mümkün olacaktır.
Bitrix24, herkesin birbiriyle iletişim kurabileceği, görevler ve projeler üzerinde çalışabileceği, müşteri yönetimi ve daha pek çok işlemi gerçekleştirebileceği bir platformdur.
Çerezler: Bu web sitesi, analiz ve teknik nedenler için çerezleri kullanır. "Analiz Çerezleri" ziyaretçilerimizin hangi ülkelerden geldiğini, hangi sayfaları ziyaret ettiklerini ve bu sitede hangi eylemleri gerçekleştirdiklerini anlamamıza yardımcı olmak için Google Analytics tarafından eklenir. "Kesinlikle Gerekli Çerezler", adından da anlaşılacağı gibi, bu web sitesinin canlı sohbet kullanma yeteneği gibi belirli özelliklerinin düzgün çalışması için gerekli olan bir çerez türüdür. Bu çerezlerin devre dışı bırakılması, bu özelliklere erişimi devre dışı bırakır ve web sitesi deneyiminizi olumsuz etkiler.
İki tür çerez de bu eklentiyle etkinleştirilebilir veya devre dışı bırakılabilir.
.png?1760712617032)
 (1).png?1760712617032)
.png?1760712617032)
