Maliyeti En Yüksek Çalışanınız Elektronik Tablonuz Olabilir

Türü ve büyüklüğü ne olursa olsun, pek çok işletme bir iş süreci otomasyonu (business process automation) sistemi yerine elektronik tablolar kullanmayı tercih eder. İşletmedeki hemen her departman, süreçleri takip etmek ve projeleri yürütmek için elektronik tablolara güvenir. Bunun temel nedeni çalışanların elektronik tabloları kullanmayı daha kolay bulmasıdır. Sorulduğunda, tablodaki verilerin daima güncel tutulduğuna dair güvence verirler.

Elektronik tablolar maliyet bakımından da daha avantajlı görünür. Çoğu ücretsiz olarak kullanılabilir ve farklı cihazları desteklerler. Yani ilk bakışta elektronik tabloların işletmeniz için uygun maliyetli, pratik ve verimli bir seçenek olduğunu düşünebilirsiniz.

Proje yönetim araçları (project management software) daha verimlidir

Oysa gerçek çok daha farklıdır: “Basit” elektronik tablolar aslında maliyeti en yüksek çalışanınızdır. İş akışlarını yönetmek için onlara güvenirseniz karar alma süreçlerini yavaşlatır, potansiyel anlaşma fırsatlarını gözden kaçırır ve pek çok operasyonel darboğaz sorunu yaşarsınız. Diğer bir deyişle elektronik tablolara güvenmek sandığınızdan çok daha maliyetli olabilir.

Modern araçlar ve proje yönetim sistemleri (project management software), elektronik tabloların gizli maliyetini yüksek hız, netlik ve takip edilebilen hesap verebilirlik ile değiştirir. Burada, bunu nasıl elde edebileceğinizden bahsedeceğiz. Her zaman olduğu gibi, Bitrix24 araçları ile buna hızlı bir başlangıç yapabilirsiniz. CRM’de CoPilot, Proje Yönetimi ve Analitik ve Raporlama gibi çözümleri bir arada sunan Bitrix24, her türden işletmenin iş otomasyonu avantajlarından kolayca yararlanabilmesine yardımcı olur.

“Ücretsiz" elektronik tabloların gizli maliyetleri

Zaman her işletmenin en önemli kaynağıdır ve verimli yönetilememesi herhangi bir işletme için felaket senaryosuna dönüşebilir. Bir “ücretsiz” elektronik tablo kullanmak her şeyden önce iş süreçlerinin büyük oranda manuel yürütülmesi anlamına gelir ve manuel süreç maliyetleri ise sandığınızdan çok daha büyük olabilir.

İş akışlarınız tablo sekmeleri arasında kopyala-yapıştır ile yürüyor, güncellenmiş sürümler e-posta üzerinden paylaşılıyor ve en güncel durum manuel olarak kontrol ediliyorsa ücretsiz bir yazılım kullanıyor olsanız bile en maliyetli kaynağınız olan zaman ile ödeme yapıyorsunuz demektir. Böyle bir iş akışı operasyonel verimlilik açısından da pek çok soruna neden olur. Örneğin:

Anlaşma kaybettiren ve kaçırılan fırsatlar

E-tablolar yerleşik bildirimlere ve hatırlatıcılara sahip değildir. Örneğin bir potansiyel müşterinin teklif beklediğini bilemez ve buna dair bir hatırlatma yapamazlar. Bu, pek çok anlaşma fırsatının kaçırılmasına neden olur.

Sürüm çakışmaları

Bir e-tabloyu açmadan önce isminin “Proje_Planı_Son_Son_EnSon_Sonuncusu” olduğunu görmüşseniz ciddi bir sorun yaşamak üzeresiniz demektir. Bu etkileyici isme rağmen ne en son sürümü takip edebilir ne de önceki sürümlerde neler olup bittiğine göz atabilirsiniz, veri izlenebilirliği diye bir şey yoktur.

Gizemli makrolar

E-tablolar çok sayıda makro içerir ancak bunlar çoğunlukla onlardan anlayan tek bir çalışan tarafından oluşturulur. O çalışan işten ayrılır veya izne çıkarsa sistemin nasıl çalıştığı konusunda hiç kimsenin bir fikri olmaz ve basit bir makro hatası bile çok önemli bir soruna dönüşebilir.

Yöneticiler için zaman kaybı

Yöneticiler, yönetmek ile sorumlu kişiler yerine iş takipçilerine dönüşür. Zamanlarının büyük bir kısmını "sayfa güncellendi mi, en son sürüm kimde, bu satırda kim değişiklik yaptı" gibi soruların cevaplarını kovalayarak geçirirler.

Yani “ucuz ve basit” olarak görünen bir çözüm, iş süreçlerini neredeyse tamamen durduran bir soruna dönüşebilir. Satış, pazarlama ve muhasebe gibi departmanların yanı sıra müşteri hizmetleri dahi bundan etkilenir. Neticede müşteri ilişkileri zarar görür ve bu geri dönülemeyecek kadar ağır sonuçlara neden olabilir.

İş akışlarını tablo sekmeleriyle değil, otomasyon sistemleriyle yürütün

Elektronik tablolardan otomasyon sistemlerine geçiş yaparak çok daha verimli bir kaynak yönetimi (resource management) ve zaman takibi (time tracking) elde edebilirsiniz. Diğer bir deyişle en önemli kaynağınız olan zamanı daha iyi bir şekilde kullanabilir ve süreçlerin otomatik olarak yürütülmesini sağlayabilirsiniz.

Böyle bir dijital dönüşüm için farklı proje yönetim araçları kullanmanıza da gerek yoktur. Doğru CRM sistemi, ihtiyacınız olan tüm otomasyon çözümlerini tek bir yerden sunarak hızlı, basit ve pratik bir şekilde iş süreci otomasyonu elde etmenize yardımcı olabilir. Böyle bir sistemle şu avantajları elde edersiniz:

1) Durum takibini otomatikleştirin

Projelerdeki ilerlemeleri takip etmek için e-tabloları kullanıyorsanız manuel iş gücüne güveniyorsunuzdur ve bu zaten başlı başına bir sorundur. Proje yönetim özelliği sunan bir CRM aracına geçiş yaparak durum takibini tamamen otomatik hâle getirebilirsiniz.

Bu sayede yöneticilerin iş takipçiliğini bırakıp büyük resme odaklanması mümkün olur. Ekipler de sırada ne olduğu konusunda tahmin yürütmek zorunda kalmaz. Herkes görevinin ne olduğunu ve projenin ne kadar ilerlediğini bir bakışta görebilir.

2) Sürüm karmaşasını ortadan kaldırın

Ekiplerin projeyle ilgili belgeleri birbirlerine e-posta ile göndermesi gerekmez. Herkes ortak bir çevrimiçi çalışma ve depolama alanına erişerek iş birliği (collaboration) yapmaya başlar. Aynı dosyalar üzerinde çalışacakları için sürüm karmaşası sona erer ve çevrimiçi evrak sistemi sayesinde yinelenen veya çakışan kopyalar sorunu da ortadan kalkar.

3) CRM ve pazarlama entegrasyonu ile mükemmel satış yönetimi

CRM, pazarlama ve satış araçları birbiriyle iletişim kurabiliyorsa satış yönetiminde mükemmel bir verimlilik elde etmek mümkün olur. E-tablolardan farklı olarak, iş akışı baştan sona otomatik yürütülebilir ve örneğin 10 manuel adımda tamamlanan bir süreç, entegre bir işlem hattına dönüşür.

4) Otomasyon, makrolar gerekmeden her süreci yürütür

Belirli bir çalışanın teknik bilgisine bağlı makrolara güvenmek yerine, CRM otomasyonunun gücünden yararlanmaya başlarsınız. Her otomasyon için bir tetikleyici atanabilir ve bunlar manuel veri girişine olan ihtiyacı tamamen ortadan kaldırır. Örneğin:

• Yeni bir potansiyel müşteri veya üçüncü taraf için otomatik olarak bir kayıt oluşturulur.
• Finans departmanı, satış aşamasındaki her güncellemeden anında bilgi sahibi olur.
• Müşteri hizmetleri departmanına gönderilen bir mesaj için otomatik bir destek talebi oluşturulur.
• Duraksayan bir görev kendiliğinden doğru kişiye yönlendirilir.

Hiçbir elektronik tablo bunları yapamaz ve hiçbir makro bu seviyede bir otomasyon sunamaz. Üstelik hâlen istisnalar tanımlamak mümkündür. Örneğin VIP müşteriler veya belirli bir puanın üzerine çıkan yeni müşteri adayları için sadece gerçek bir satış temsilcisine anında haber verilecek şekilde bir otomasyon da oluşturabilirsiniz.

5) Beyaz tahtalar ve Kanban panoları ile tüm süreçleri haritalandırın

Süreç haritalama, elektronik tabloların sunabileceği bir şey değildir. Bu amaçla geliştirilmiş yazılım proje yönetim araçları setinin bir parçasıdırlar ve bir projede atılacak her adımın, her bağımlılığın, her karar noktasının ve her devrin kolay bir şekilde görülebilmesini sağlarlar. Yani bir tür “harita” oluştururlar ve bu haritayı kuracağınız otomasyonun bir taslağı olarak kullanmanız da mümkündür.

Bitrix24 gibi yapay zekâdan güç alan bir CoPilot CRM yazılımı, bu tahtalardaki (ve Kanban panolarındaki) her adımı görevlere, onları üstlenecek kişilere, son teslim tarihlerine, bağımlılıklara ve tetikleyicilere dönüştürebilir. Kimsenin tahmin yürütmesine gerek kalmaz. Her proje ve iş akışında kimsenin aklında tereddüt kalmamasını sağlayacak bir netlik elde edersiniz.

Elektronik tabloların ötesine geçtiğinizde ne olur?

Böyle bir CRM otomasyon sistemiyle, iş süreçlerindeki ve projelerdeki adımların otomatik yürütülmesini ve tüm çalışanların bir sonraki adımda ne yapacağını anlayabilmesini sağlayabilir, kayıp verilerin peşine düşülmesini engelleyerek döngü sürenizi kısaltabilirsiniz. Doğru kurulmuş bir otomasyonla, döngü süresinde sadece dört hafta içinde %35’e kadar azalma elde edebilirsiniz.

Benzer bir kazanım, yeniden işleme (rework) için de söz konusu olacak ve buna duyulan ihtiyacın %20’ye kadar azalmasını sağlayabilecektir. Bunun nedeniyse yeniden işlemenin net olmayan veya eksik bilgi aktarımından, çelişkili sürümlerden ve iletişimsizlikten kaynaklanmasıdır. CRM otomasyon sistemi bunları ortadan kaldıracağı için, yeniden işlemeye yönelik gereksinim de kaybolacaktır.

Ancak belki de en önemli avantaj yöneticilerin canlı analizlere kavuşacak olmasıdır. Yöneticiler, bir toplantıdan önceki gece e-posta ile gönderilen bir elektronik tablodaki gizemli makroları çözmek yerine gerçek zamanlı gösterge tabloları, satış hattının sağlığına dair tutarlı veriler, döngü süresi trendleri, iş yükü dağılımı ve süreç darboğazları konularında güncel bilgiler elde edebilecektir. Üstelik hiç kimsenin manuel olarak hiçbir şeyi güncellemesine gerek kalmadan.

Time tracking ve resource management özelliklerine sahip bir CRM programı

Bir otomasyon sistemi, yöneticilere en çok zaman kaybettiren “kim değiştirdi, ne zaman değiştirdi, neden değiştirdi” sorularını cevaplayabileceği için, en değerli kaynağınız olan zamanı mükemmel bir verimlilik ile kullanabilmenizi sağlayacaktır.

Ancak tüm bu avantajları elde edebilmek için yapay zekânın gücüyle iş akışı, kaynak, proje ve zaman takibi özellikleri sunabilen ve tüm bunları tek bir platform üzerinde bir araya getirebilen bir CRM programına gerek olduğunu lütfen unutmayın. Microsoft 365, Jira, Smartsheet, Clickup ve Microsoft Teams gibi araçlarla da belirli bir otomasyon elde etmek mümkündür fakat bu araçlar CRM odaklı olmadığından ötürü aşağıda paylaşacağımız pratik örneklerdeki avantajları elde etmenizi sağlayamaz.

Otomasyon ile iş akışlarınızın nasıl değişeceğini gösteren üç pratik örnek

Örnek 1: Satış hattı otomasyonu

Örnek 2: Müşteri hizmetleri otomasyonu

Örnek 3: Raporlama otomasyonu

Elektronik tablolar iş süreci otomasyonu dışındaki amaçlar için hâlen faydalıdır

E-tablolar, amaçları doğrultusunda kullanıldığında, mesela hızlı hesaplamalar veya geçici taslak çalışmaları yapmak için kullanıldığında hâlen faydalıdır. Ancak onları bir CRM sistemi olarak veya otomasyon amaçlı kullanmaya çalışırsanız başlangıçta işe yarıyor gibi görünseler bile çok fazla zaman kaybetmenize neden olurlar. Daha kötüsü ise en gerekli oldukları anda işe yaramaz hâle gelip tüm iş akışınızın çökmesine neden olabilirler. Yapay zekânın gücünden destek alan bir CRM otomasyonu kurmak, işletmenizin türünden veya büyüklüğünden bağımsız olarak yapabileceğiniz en iyi şeydir.

Bitrix24 ile risk almadan otomasyonun gücünden yararlanmaya başlayın

Bitrix24 çözümleri; CRM CoPilot, Analitik ve Raporlama, Proje Yönetimi gibi özelliklerinin tümünü tek bir platform üzerinde bir araya getirerek tam bir iş akışı otomasyonu elde etmenizi ve ondan sorunsuz şekilde yararlanabilmenizi sağlar. Sınırsız sayıda kullanıcı için sonsuza kadar ücretsiz sürümünü deneyerek işletmenize katabileceklerini kendiniz görebilirsiniz. Dünya çapında Bitrix24’ü tercih eden milyonlarca işletmenin arasına siz de hemen bugün katılın!

Sık Sorulan Sorular