Küçük İşletmeler İçin Fatura Yönetimi: Girişimciler İçin 8 İpucu

Küçük işletmeler, tanımları gereği, çok sayıda görevi üstlenen birkaç kişiye sahiptir. İstediğiniz son şey, yöneticinizin gününün büyük bir bölümünü harcaması ve sizin için gerçekten önemli olan şeylere zaman ayıramamasıdır. 

Küçük işletmeler için fatura yönetimi, belgelerin oluşturulması, saklama yöntemleri ve her bir görevden kimin sorumlu olduğunun takip edilmesi, boşa harcanan zaman için tüm potansiyel mayın tarlalarında önemli ama çoğu zaman sıkıcı bir görev olarak ana suçlulardan biridir. 

Ama yardım elinizin altında! Girişimcilerin iş yüklerini azaltan yazılımlar ve en iyi uygulamalarla  fatura yönetimi sürecini kolaylaştırmalarına yardımcı olabilecek 8 ipucundan oluşan bir liste oluşturduk .

1. Dijitalleşin

Bu modası geçmiş bir ipucu gibi görünebilir, ancak hala işleri zor yoldan yapmaya niyetli endişe verici sayıda şirket var. Küçük işletmeler için bu geleneksel fatura yönetimi yöntemleri, her şeyden önce büyük bir kağıt ve para israfıdır. Baskı maliyetlerinden postalama maliyetlerine kadar. 

Ama orada da bitmiyor. Yolun her adımı hata olasılıklarıyla doludur. Kağıt faturaların kaydını tutmak, bulutta iyi organize edilmiş bir sürücüye kıyasla bir kabus. Eksik veya mükerrer faturalar, günlük hayatınızda ihtiyaç duymadığınız baş ağrılarına yol açar.

Bu nedenle, web tabanlı fatura yönetimini kullanarak kalitenizi kontrol altında tutarken paradan ve zamandan büyük ölçüde tasarruf edebilirsiniz. Kendinizi doğru fatura yönetimi yazılımıyla donatın ve faturaların ne zaman gönderildiğini, kimin aldığını ve ödenip ödenmediğini takip edin. Dijitalleşmenin çok fazla iş olduğunu düşünen siz teknofobikler için, bunun alışmaya değer olduğu konusunda sizi temin edebiliriz!

2. Faturalarınızı kendi markanızla özelleştirin

Küçük işletmeler için fatura yönetiminin gereksiz bir yönü gibi görünse de, faturalarınızı kendi tarzınıza göre tasarlamak onların öne çıkmalarına ve anında tanınmalarına yardımcı olur. 

Kişisel bir teşekkür mesajına geçmeden önce logolar, biçimlendirme ve renklerle başlayın. 

Tasarımlarınızdan memnun kaldığınızda, onay için gönderin ve belgeleri CRM'inize yükleyin. Elbette tüm faturalarınız aynı olmayacak ancak doğru fatura yönetimi yazılımı ile şablonunuza özelleştirilebilir alanlar ekleyebilirsiniz. Tipik alanlar şunları içerir:

• Müşteri adı, adresi ve vergi bilgileri

• Adınız, adresiniz ve vergi bilgileriniz

• Fatura numarası

• Fatura tarihi

• Ödeme yöntemi ve tarihi

• Hizmetlerin ve maliyetlerin ayrıntılı bir dökümü

• Herhangi bir sorunuz için iletişim bilgileri

Sınırlı sayıda ürün veya hizmetiniz varsa, teklifinizin tamamını bir ürün kataloğunda saklayabilir ve fatura yönetimi süreciniz ile entegre edebilirsiniz. Her ürün bir fiyatla bağlantılıdır, bu nedenle miktarı ve indirimleri eklemeniz ve faturanızı hazırlamanız yeterlidir. 

Tüm bu çabalar, tüm belgelerinizde tutarlı bir kalite elde etmek için bir araya gelir ve tasarruf ettiğiniz zaman paha biçilemez. 

3. Beklentileri belirleyin

İş birliğinizin başlangıcında, küçük işletmeler için fatura yönetiminde iyi bir uygulama, faturalandırma sürecinizin tüm yönlerini kapsayan kapsamlı bir sözleşme göndermektir. Ödemenin ne zaman yapılacağına ilişkin beklentileri belirleyin ve resmi tatillerde müşterilerinizin ne yapması gerektiğini belirtin. Ayrıca, geç ödeme durumunda bir politika oluşturmanız da tavsiye edilir; bu, sizi yasal hiçbir başvuru yolu olmadan müşterilerinizi takip etme stresinden kurtarabilir.

Düzenli müşterilerinize her ay aynı faturaları göndermek alışılmadık bir durum değildir, bu nedenle yinelenen faturaları göz önünde bulundurun. Sabit bir sipariş gibi, onları her ay aynı güne ayarlayabilir ve başka bir işe zaman ayırabilirsiniz.

Ancak, müşterinizin daha küçük taksitlere bölünmüş faturalar (ara faturalar) gibi özel istekleri varsa, hızlı bir risk yönetimi analizi yapın ve başka bir sözleşme şablonu yazın. Kararlaştırılan tarihte göndermek için takviminizde hatırlatıcı içeren bir görev oluşturun. Bu, güvenilir bir itibar kazanarak ve müşterinizle daha iyi bir ilişki sürdürerek küçük işletmeler için fatura yönetiminin iyileştirilmesine yardımcı olur. 

4. CRM'inizi hazırlayın

Müşteri ilişkileri yönetim sisteminiz , iletişim bilgileri ve özel isteklerden onlarla yaptığınız her etkileşime kadar tüm müşteri ayrıntılarınızı sakladığınız yerdir. Bu nedenle, güçlü bir CRM'i akıllı bir şekilde kullanmak, küçük işletmeler için fatura yönetimi konusunda en iyi tavsiyelerden biridir. 

CRM'inizi en başından avantajlarınız için kullanmayı planlayın. Örneğin, bir şirketteki ana irtibatınız finans departmanı ile aynı olmayabilir. Bu nedenle, bir alanı "fatura bilgileri" olarak özelleştirin ve müşterinizin finansal bilgileriyle doldurun.  Bu, yanlış kişiye fatura gönderme riskinin azaltılmasına yardımcı olur.

Müşterileri faturalandırmanın birçok yolu arasında en popüler olanı e-postadır. İyi organize edilmiş bir CRM'e sahip olmak size burada da yardımcı olabilir. E-posta adresi ve İsim için bağımlı alanlar içeren şablon e-postalar hazırlayabilirsiniz. Bu, bir fatura oluşturup göndermeye hazır olduğunuzda, alıcı alanında her zaman doğru iletişim adresini ve e-postanızın başında adının bulunacağı anlamına gelir. 

BUGÜN KAYIT OL

5. Müşterilerinizin kendi faturalarını doldurmalarını sağlayın

Müşterilerinizden biraz yardım alabilecekken neden müşteri fatura yönetimini tek başınıza üstleniyorsunuz? Faturalarınızı otomatik olarak dolduran etkileşimli formlarla, belgeleri gerçekten oluşturmaktan bir adım geriye gidebilir ve harcanan zamanınızı yalnızca maliyetleri onaylamak ve bunları finans ekibinize iletmekle sınırlayabilirsiniz. 

Uyumluluk için ihtiyacınız olan her şeyi içerecek şekilde formunuzu özelleştirin. Bir işletme adı, adresi, vergi numarası standart alanlardan bazılarıdır, bu nedenle bunları zorunlu hale getirin. 

6. İş akışlarınızı otomatikleştirin

Fatura yalnızca bir belge olmasına rağmen, özellikle küçük işletmeler için kafa karışıklığına yol açabilecek birçok hareketli parça içerir, özellikle ‘Cuma günü saat 17:00'de’ gibi. Faturalarınızın doğru şekilde çıkmasını garanti edecek bir dizi görev ayarlayabileceğiniz bir proje yönetim aracı ile kendinizi donatmanızı tavsiye ederiz. Bunu bir kontrol listesi olarak düşünün ve görevlerden herhangi biri tamamlanmadıysa, göndermeye hazır değilsiniz.

En iyi müşteri fatura yönetim sistemleri, iş akışlarınızı otomasyonlarla güçlendirmenize olanak tanır. Temel düzeyde otomasyonlar, bir görev hazır olduğunda ekip üyelerinize bildirim gönderir. Tamamlandı olarak işaretlediklerinde, tamamlandığına dair bir bildirim alacaksınız. Biraz daha gelişmiş, görevler bitiş tarihlerine yaklaştığında bildirim alabilir, böylece işler gecikmeden müdahale edebilirsiniz.

Ancak kalabalığın arasından sıyrılmanıza gerçekten yardımcı olan şey bağımlılıklardır. Bir iş akışı bir dizi görevse, bağımlılıklar görevleri birbirine bağlayarak birbirleriyle etkileşime girmelerini sağlar. Kodlama gerektirmeden, "eğer, o zaman" komutlarını ayarlayabilirsiniz, örneğin görev 1 tamamlandı, görev 2'yi ayarlayın. Ve bu sadece başlangıç. 

Örneğin, müşteri tarafından işlenen faturalandırma sisteminizi zaten kurduğunuzu ve CRM'inizde bir fatura aldığınızı varsayalım. Biraz stratejik düşünme ile fatura yönetimi süreciniz otomatik olarak şunları yapabilir:

• Müşterinize bir teşekkür e-postası gönderin

• Faturayı size bildirin

• Bir fatura onay görevi oluşturun

• Bir günlük bir son tarih belirleyin

Küçük işletmeler için fatura yönetimine ilişkin tüm ipuçlarımız arasında, tasarruf ettiğiniz zamandan en büyük etkiyi otomasyonlar yapacaktır. Başlangıçta alışmak biraz zaman alabilir ancak uzun vadede girişimciler için hayat kurtarıcı olacaktır.

7. İletişiminizin kontrolünü elinize alın

Zayıf iletişim, küçük işletmeler için fatura yönetiminin en hayal kırıklığı yaratan yönlerinden biridir. Bu kaçınılabilir bir hatadır, ancak iletişim ihmal edildiğinde, eksik faturalar, geç ödeme ve müşterilerinizle aranızdaki güven eksikliği ile hızlı bir şekilde bir sorun fırtınası yaratabilirsiniz. 

Geliştirmek için, müşterilerinizle e-posta gibi temel bir iletişim hattı belirleyin, ancak her ihtimale karşı bir telefon numarası gibi alternatif kanallar toplayın. Benzer şekilde, bir iş hakkında birden kişiyi bilgilendirmeyi düşünmelisiniz – sonuçta birinin ne zaman hastalanacağını asla bilemezsiniz.

Ekibiniz arasında, iletişiminizi görev yönetimi aracınıza saklayın. Bu şekilde, tasarımcınızın dört hafta önce önerdiği değişikliği bulmak için sonsuz e-postaları gözden geçirmeyeceksiniz. Bunun yerine, her yorum, güncelleme ve teslim edilen belgeyi tek bir yerde bulmak kolaydır.

Süper verimli fatura iletişimi için her şeyi yerine getirmek harikadır, ancak yönetim onayı yavaşsa, tüm çabalarınız boşunadır. Bir faturada nihai ‘Onay’ı’ vermekten kim sorumluysa, telefonlarında ve masaüstünde bir fatura hazırlandığında ping gönderen bildirimler ayarlanmalıdır. Müşterilerinize faturanızı göndermeden önce müşteri ayrıntılarının ve proje maliyetlerinin beş dakikalık kontrolü yeterlidir.

8. Faturalarınızı saklama konusunda net ve tutarlı olun

Faturalarınızı nasıl ve nerede sakladığınız, küçük işletmeler için fatura yönetiminde önemli bir rol oynar. Şimdiye kadar, belgeleri yanlış yerleştirme veya yangın veya sel gibi olaylarda kaybetme olasılığını ortadan kaldıran dijital bir platformda olmalısınız. Bulut tabanlı bir sürücü  - sizin ve tüm ekibinizin masaüstünden veya akıllı telefondan tüm dosyalarınıza erişebileceği en iyi yoldur.

Halihazırda milyonlarca başka şeyle birlikte A'dan B'ye uçan girişimciler için bir klasör hiyerarşisi oluşturmak için zaman ayırmak sıkıcı görünebilir. Ancak gelecekte temettü ödeyen bu küçük çabalardan biridir. Erişim hakları, işleri daha da iyi organize edebilir. Tek bir faturayı bir müşteriyle paylaşmak isteyebilirsiniz, ancak içinde depolandığı klasörü değil. 

Dosyalarınızda her zaman tutarlı terminoloji kullanın. Bu sayede tüm faturalarınızın bulut üzerinde aranabilir bir veri tabanında bulunması avantajından yararlanabilirsiniz. Dosya adı olarak, kendinizi düzenli ve uyumlu tutmak için faturanın numarasını ve tarihini ve ayrıca müşteri şirketinizin adını ekleyin. Bu şekilde, hızlı bir arama ile müşterilerinizin her biriyle ilişkili her dosyanın net bir kaydını alabilirsiniz. 

Küçük işletmeler için fatura yönetimi nasıl geliştirilir?

Bitrix24, küçük işletmelerin ve girişimcilerin finansmanlarını düzenlemelerine yardımcı olan mobil ve web tabanlı fatura yönetimi çözümleri sunar. Her şeyin tek bir basit araçta halledilmesiyle, enerjinizi yeni müşterilerle tanışmaya, ilişkiler kurmaya ve anlaşmaları kapatmaya odaklayabilirsiniz.

Halihazırda 10.000.000 ve giderek artan sayıda şirket, işletmelerinin tüm alanlarını kapsayan güçlü ve kullanıcı dostu platformumuzun meyvelerini toplamaya başladı. 

Bu nedenle, ofis çevresinde iyileştirilmiş organizasyondan faydalanabiliyorsanız, Bitrix24'ü ücretsiz deneyin ve üretkenliğinizi nasıl artırabileceğinizi keşfedin.

SSS

Fatura gönderirken içeriğine neler yazıyorsunuz?

Fatura e-postaları yalnızca faturanın basit bir açıklamasına ihtiyaç duyar, bir teşekkür ve iyi dilekler yeterli olacaktır. Mesajın hemen anlaşılır olması için fatura numarasını ve vade tarihini konu satırına ekleyin. Diğer tüm önemli ayrıntılar faturanın kendisinde olacaktır - eklemeyi unutmayın!

Bir şirkette faturaları kim oluşturur?

Büyük şirketlerde, borç hesapları departmanı faturaları oluşturur, ancak daha küçük kuruluşlarda müşteriyle temas halinde olan satış acentelerinin veya hesap yöneticilerinin işi olabilir. Ancak, giderek daha fazla şirket, oluşturulmak yerine yalnızca dahili olarak onaylanması gereken kullanıcı tarafından oluşturulan faturaları kullanıyor.