Karar Delegasyonu: Görevleri Değil, Yetki Sınırları ile Kararları Devretmek

Üzerindeki iş yükünü azaltmaya çalışan bir yöneticiyseniz yapacağınız ilk şey büyük ihtimalle bir “görev dağılımı” oluşturmak olacaktır. Diğer bir deyişle görevlerinizden bazılarını çalışanlarınız arasında paylaştırır ve her çalışana tecrübesi ile becerilerine uygun bir görev atamaya çalışırsınız. Fakat bu umut ettiğiniz kadar verimli olmayabilir. Günün sonunda, gelen kutunuz hâlen küçük güncellemeler hakkında sizi bilgilendiren veya basit bir şey hakkında bile onay vermenizi isteyen mesajlarla dolu olur.

Bu durum, bir yaklaşım sorunundan kaynaklanır. Görevlerinizi devrederek iş yükünüzü azaltamaz ve büyük resme odaklanamazsınız. Görev dağılımı hemen her zaman daha fazla mikro yönetim ile sonuçlanır ve işleri daha da yavaşlatır. Çalışanlarınıza karar verme özgürlüğünü de tanırsanız iş yükünüz gerçekten de azalır fakat sınırları çizilmeyen bir özgürlük sadece kaos yaratır.

Sınırları doğru bir şekilde çizilmiş karar alma özgürlüğü

İdeal yaklaşım, bu ikisi arasında bir yerde olmalıdır: Çalışanlarınıza net çizilmiş sınırlar içerisinde hareket etme yetkisi vermek. Yani çalışanlarınızı karar alma süreçleri konusunda da özgür bırakmalı ancak bunu belirli yetki sınırları içerisinde yapmalısınız. Her çalışan, yetki sınırlarının ne olduğunu bilmeli ve bu sınırlar içerisinde özgürce davranabilmelidir.

Gelin, bunu modern işyerlerinde özerkliği artıracak, iş kalitesini koruyacak ve iş akışlarını verimli hâle getirecek şekilde nasıl yapabileceğinize birlikte göz atalım. Akıllı görev yönetimi özelliklerine sahip Bitrix24 araçlarının size bu konuda da yardımcı olacağını unutmayın. Çalışma Grupları, Görevler ve Projelerde CoPilot ve Paylaşılan Takvimler gibi özellikler sunan Bitrix24, görevleri değil, kararları devretmeniz ve bunu belirli yetki sınırları içerisinde yapmanız için ihtiyacınız olan her şeyi elde etmenizi sağlar.

Görevleri devretmek neden işe yaramıyor?

İlk bakışta, bir görevi belirli bir çalışana devretmek basit bir iş gibi görünür. Örneğin web sitenizin açılış sayfasında yayınlanmak üzere 1.000 kelimelik bir metin yazılması gerektiğini düşünelim. Bu iş için uygun olduğunu düşündüğünüz bir çalışan seçip ona “sen yaz” diyebilir ve basitçe bir görev vermiş olursunuz. Ancak bu görev için seçilmiş olması, o çalışanın şu soruları cevaplayabileceği anlamına gelmez:

• Kullandığım üslup marka imajı ile uyumlu mu?
• Metinde verdiğim bir bilgi hâlen güncel mi?
• Şu görseli metne eklemem uygun olur mu?

Bu soruları daha da uzatabiliriz fakat buradaki sorun net bir şekilde ortadadır: Çalışanın üstlendiği görevin ne olduğu bellidir ancak karar alma yetkisi olmadığından bu ve benzeri tüm problemler için hâlen size soru sorması veya sizden onay alması gerekir. Görev dağılımı (veya görev devretme) bu nedenle çok spesifik senaryolar dışında işe yaramaz. Bir yönetici olarak o kadar çok soruyu cevaplamak veya o kadar çok şeye onay vermek zorunda kalırsınız ki o görevi kendiniz tamamlamış gibi olursunuz.

Yetki sınırları ile karar verme yetkisini devretmek

Karar verme yetkisini de devretmek bu sorunun kesin çözümü olsa da yukarıda da bahsettiğimiz gibi bunun belirli yetki sınırları içerisinde yapılması gerekir. Buradaki sınırlardan kasıt, ekibinize kendi başlarına karar alabilecekleri konuların ne olduğunu ve sürece sizi ne zaman dâhil etmeleri gerektiğini net bir şekilde söylemektir.

Elbette ekip yetkilendirme işlemi her işletme ve her sektör için farklı olacaktır. Bazı sektörlerde daha fazla özgürlük mümkünken bazılarında daha katı sınırlar çizmek gerekir. Ancak yetki sınırları çizilirken genel olarak şu kriterler kullanılır:

Bu basit kriterler eskalasyon yönetimi sınırlarını da belirler, yani bir konunun ne zaman yönetici önüne götürülmesi gerektiğini çalışanlar rahatça anlayabilir. Eskalasyonun gerekmediği durumlarda da kararı kendileri alır ve işlerin sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlarlar. Farklı senaryolarda bu kriterlerin nasıl kullanıldığına ve eskalasyon süreci üzerindeki etkilerine daha fazla örnek verebiliriz:

Çalışanlarınız kendi yetkilerinin nerede başlayıp nerede sona erdiğini net bir şekilde anlarsa her küçük şey için sizi bilgilendirmeyi veya sizden onay istemeyi de bırakırlar. Siz de sadece arkanıza yaslanıp iş akışlarını takip edebilirsiniz. Büyük resme ancak bu şekilde odaklanabilirsiniz fakat yetki sınırları belirlemek tek başına yeterli değildir. Görev tanımını da değiştirmeniz ve her çalışanın sınırlarının onlardan bağımsız olarak takip edilebilmesini de sağlamanız gerekir.

Görev takip ve proje yönetimi süreçleri için “koruma bariyerleri” belirlemek

Öncelikle görev tanımını değiştirmekle ne kastettiğimizi açıklayalım. Bu, bir çalışana bir görev verdiğinizde sadece ne yapacağını söylemekle kalmamak, aynı zamanda nasıl karar verebileceğini de açıklamak anlamına gelir. Diğer bir deyişle verdiğiniz göreve sınırlayıcı alanlar da eklemelisiniz. Bu alanlar sayesinde, sürekli size geri dönülmesine neden olan belirsizlikleri ortadan kaldırabilirsiniz.

“Koruma bariyerleri” de burada devreye girer. Onları bir tür otonom kontrol sistemine benzetebiliriz. Bu sistem, çalışandan bağımsız olarak verilen görevlerin yetki sınırlarını takip eder, yönetir ve çalışanın kendisi için çizilen sınırların dışına çıkmamasına yardımcı olur.

Bunlar manuel olarak yürütüp takip edebileceğiniz işler değildir. Kullandığınız programların ve araçların kolay ve hızlı bir şekilde tüm bunları yapabilmesi ve otomatik olarak yürütebilmesi gerekir. Örneğin CRM proje yönetimi programınızda şu özellikler bulunmalıdır:

1) Karar türü etiketi

Alınacak kararların risk düzeyine göre (düşük risk, orta risk, yüksek risk vb.) etiketlenebilmesi. Hangi kararların hangi risk düzeyine sahip olacağını manuel olarak seçebileceğiniz gibi, programın bunu otomatik olarak belirlemesine de izin verebilirsiniz.

2) Çalışan önerisi

Bu, yöneticilerin belirli bir proje veya görev için hangi çalışanın daha iyi bir seçim olacağını görebilmesine yardımcı olur. Program, çalışanların kişisel ve özel becerilerini yapay zekâ desteğiyle analiz edip mevcut iş yüklerine ve geçmiş performanslarına göre ideal adayın kim olacağını belirleyebilir. Bu, yöneticilerin “bu işi kime vermeliyim” sorusuyla zaman kaybetmemesine yardımcı olur.

3) Tamamlanma kriterleri

Bir görevin ne zaman tamamlanmış sayılacağına dair kriterlerin program tarafından belirlenmesi, takip edilmesi ve onaylanması mümkündür. Örneğin kriterler, “uygulama arayüzünde yapılan üç değişikliği iOS ve Android ortamlarında test ederek hata sonuçlarını ekle” ise kullanıcı tarafından yapılması gereken görevler bellidir ve ne şekilde tamamlanabilecekleri de belirlenmiştir. Program, bu kriterleri kullanarak görevin teslim edilmeye hazır olup olmadığını takip edebilir ve bir işin ne zaman tamamlanmış sayılacağına dair tartışma yaşanmasını da engeller.

4) Akıllı bitiş tarihleri

Program, mevcut iş yükü üzerinden hesaplama yaparak ve geçmiş performansa dair veri noktalarını analiz ederek her proje veya görev için bir son teslim tarihi belirleyebilir. Bu basit bir şey gibi görünse de ekip yönetimi konusunda yöneticilere faydalı olacak bir özelliktir. Teslim tarihlerinin daha gerçekçi olmasını sağlar ve projenin takibini kolaylaştırır.

5) Paylaşılan takvim

Paylaşılan takvim özelliği, belirli bir proje veya görevdeki kontrol noktalarını otomatik işaretleyerek daima görünür kalmalarını sağlar. Ekip üyeleri birbirlerinin teslim tarihlerini görebilir ve olası çatışmalar henüz gerçekleşmeden engellenebilir. Mesela IT departmanınızın bir arka uç (backend) değişikliği planladığını ancak pazarlama departmanınızın bundan haberi olmadığı için en son reklam materyallerini hâlen eski şemaya göre tasarladığını düşünelim. Normal şartlarda, bu bir felaket senaryosuna dönüşebilir. Ancak paylaşılan bir takvim ile bu departmanların birbirlerini takip edebilmeleri mümkün olur ve ilgili senkronizasyon başarılı bir şekilde sağlanır.

Yukarıda bahsettiğimiz koruma bariyerlerini CRM programının tüm bu özelliklerinde kullanabilirsiniz. Bu bariyerler sadece atanan işler için süreç takibi yapmakla kalmayacak, her çalışana kendi başına alabileceği kararların ne olduğunu göstererek destek de olacaktır. Çalışan yetkilendirme, atanan görevlerin takibi ve haftalık/aylık raporlama özelliklerine sahip bir CRM programı, görevleri değil kararları devretmenizi çok daha kolay hâle getirir. Böyle bir program ayrıca çalışma grupları ve toplantı özetleri gibi özelliklerden de yararlanmanızı sağlayarak ekip iş birliği konusunda çok daha tatmin edici sonuçlar elde etmenizi sağlar.

Karar devrini kolaylaştıracak ve daha verimli hâle getirecek stratejiler

Tüm bunları elde edebilmek için doğru CRM programını seçmeniz yetmez, ondan doğru şekilde yararlanmanız da gerekir. Süreci daha sorunsuz ve verimli yönetebilmeniz için şunları dikkate almanızı öneririz:

1) Yapay zekânın gücünden yararlanın

Yapay zekâ destekli bir CRM programı her görev için ideal adayın ne olacağını belirleyebilir, görev tamamlanma kriterlerini ayarlayabilir, her karar için risk puanlaması yapabilir, son teslim tarihlerini seçebilir ve toplantılar için özetler çıkarabilir. Örneğin bir toplantıdan sonra alınan kararların neler olduğunu, hangilerinin kontrol gerektirdiğini ve hangi kararların eskalasyon sürecinde bir üst merciye taşınması gerektiğini gösterebilir. Bir yönetici olarak tek yapmanız gereken bu özete göz atmaktır.

2) İK departmanı verilerini kullanın

İnsan kaynakları departmanının verileri, CRM programına entegre edilerek görev atanmasını, takibini ve karar devrinin sınırlarını çok daha tutarlı hâle getirebilir. CRM programı bu verileri kullanarak kimin hangi eğitimleri tamamladığını, kimin risk yönetiminde deneyimli olduğunu, kimlerin belirli karar türlerinde daha iyi performans gösterdiğini ve hangi çalışanların aşırı iş yüküne maruz kaldığını tespit edebilir. Bu sayede örneğin orta riskli bir görev için ideal çalışanın kim olacağını belirleyebilir veya hangi ekiplerin daha fazla eğitime ihtiyaç duyduğunu gösterebilir.

3) Doğru metrikleri takip edin

CRM programının raporlama özelliği pek çok farklı metrik için içgörüler elde edebilmenizi sağlar ancak başlangıçta hâlen ne kadar mikro yönetim yaptığınızı, kimlerin desteğe veya eğitime ihtiyaç duyduğunu ve darboğazların nerede oluştuğunu takip etmeniz çok daha iyi olacaktır. Elde ettiğiniz sonuçları, ekibinizin özerkleşmesine yardımcı olmak için kullanabilirsiniz.

4) Çalışma grupları oluşturun

CRM programının ortak çalışma grupları, tek bir yer üzerinden tüm ekiplerin birbiriyle iletişim kurmasını ve birbirlerinden haberdar kalmasını sağlar. Her proje ve görevde bağımlılıkların neler olduğunu tüm çalışanlar görebilir ve hiçbir departman “bundan haberim yoktu” bahanesini kullanamaz. Sürprizler ortadan kalkar ve olası sorunlar henüz ortaya çıkmadan önce çözülür.

Görevler yerine kararları devretmeye başlar ve size destek olacak bir CRM programı kullanırsanız 60 gün içerisinde %40’a varan bir artış elde edebilirsiniz. Karar devri sadece iş yükünüzü gerçek anlamda azaltmakla kalmaz, iş yeri kültürünü de değiştirir. Daha az onay, iş akışlarında daha az kesinti demektir: Sürekli bir şeylere tepki vermek yerine düşünmek, planlamak ve liderlik etmek için daha fazla zaman elde edersiniz. Ekibiniz size daha az bağımlı hâle gelir ve hedeflerinize çok daha hızlı bir şekilde ulaşmanız mümkün olur.

Her işletme için kurumsal düzeyde proje ve görev takip sistemi

İşletmenizin türü ve büyüklüğü ne olursa olsun, Bitrix24 ile tüm bunları kolay, hızlı ve pratik bir şekilde elde edebilirsiniz. Bitrix24, yapay zekânın gücünden yararlanarak kurumsal düzeyde görev ve proje yönetimi sunan bir dijital platform olarak tasarlanmıştır ve size yardımcı olacak pek çok araç içerir:

• Çalışma Grupları: Ekip üyeleri, ortak bir çalışma alanına erişim elde ederek Kanban panosu, Gantt grafiği, Scrum, sohbet, çevrimiçi toplantılar, dosya paylaşımı ve dosya depolama alanı gibi özelliklerden yararlanabilir. Görev ve projelerde iletişim kurup iş birliği yapmak çok daha kolay hâle gelir.
• Paylaşılan Takvimler: CRM ile entegre olabilen takvimler, tüm ekiplerin birbirini takip edip hatırlatıcılar almasını sağlar. Önemli toplantıları kaçırmaz, son teslim tarihlerinden, proje sürecinden ve gelişmelerden herkesin haberdar kalmasını sağlarsınız.
• Görev ve Projelerde CoPilot: Bitrix24’ün yapay zekâ asistanı olan CoPilot, görevlerin atanmasını kolaylaştırır, ilerleme durumunu takip eder ve bireysel ekip üyelerinin iş yükünü göstererek gerektiğinde yeni görevler atamanızı veya mevcut görevleri kaldırmanızı sağlar.

Bitrix24 çözümlerine geçiş yaptığınızda sadece bir görev takip programı değil, ihtiyacınız olan her şeyi tek bir yerde sunan bir CRM platformu elde etmiş olursunuz. İster yeni bir KOBİ ister global düzeyde faaliyet gösteren bir işletme olun, Bitrix24 ekibinizin çok daha verimli çalışmasını sağlayacak özelliklere kolayca ulaşmanızı sağlar. Sınırsız sayıda kullanıcı için sonsuza dek ücretsiz bir sürümü de olan Bitrix24 ile hemen bugün tanışın ve işletmenizi bir sonraki seviyeye taşıyın!

Sık Sorulan Sorular