En İyi Beyin Fırtınası Araçları ve Teknikleri

Herhalde herkes kendini ekrana boş boş bakıp fikirlerin aklına gelmesini beklerken bulmuştur. İster yeni bir pazarlama kampanyası, ister bir satış tekniği oluşturmaya çalışıyor olun, kendinizi “yazar tıkanması” adı verilen bir sorunu yaşıyorken bulabilirsiniz. Bu sorun, işletmeyle ilgili bir karar vermeye veya bir çözüm geliştirmeye çalışırken de başınıza gelebilir. Çoğunlukla, beyin fırtınası yapmak bu “tıkanmayı” aşmanıza yardımcı olur ve aynı amaç için geliştirilmiş programları kullanarak bu sürecin daha verimli şekilde yürütülmesini sağlamak mümkündür.

Beyin fırtınası programları, yeni fikirler üretmenize ve organize olmanıza yardımcı olarak, hem bireysel düzeyde hem de ekip düzeyinde işinize yarayabilir. Üstelik aynı ofiste olmanız bile gerekmez: Bu araçlar, uzaktan çalışan ekiplerce de kullanılabilir. Burada, hem bir ekip olarak uygulayabileceğiniz beyin fırtınası tekniklerinden hem de bu teknikleri kullanabileceğiniz en iyi programlardan bahsedeceğiz. Hem birlikte, hem de uzaktan çalışan ekiplerin aynı proje veya dosya üzerinde çalışmasını kolaylaştıran Bitrix24 platformundan da yararlanmayı unutmayın. Yapay zekâ destekli iş yönetimi yazılımımız, HD görüntülü aramalar, video konferanslar, sohbetler ve daha pek çok özelliğiyle iletişim kurup iş birliği yapmanız için mükemmel bir seçenektir.

Beyin Fırtınası Nedir?

Beyin fırtınası, yaratıcı bir düşünme tekniğidir ve temel amacı yeni fikirler üretmek ve sorunları çözmektir. Onu bir “fikir üretme yöntemi” olarak da tanımlamak mümkündür: İşletme ekipleri, bu yöntemi sorunlara farklı açılardan yaklaşmak ve verimliliği artıracak yenilikçi fikirler bulmak için kullanır. Beyin fırtınası özgür düşünmenin teşvik edildiği bir süreçtir ve tüm fikirlerin yargılanmadan dile getirilebilmesini gerektirir. Yani, ekip üyeleri, başkalarının “saçma” veya “anlamsız” olarak eleştireceğinden korkmadan düşüncelerini paylaşabilmelidir.

Herkesin fikir üretmekte özgür olduğu bir grup

Fikirleri gerçekten de saçma veya anlamsız olabilir, ancak yaratıcı fikirler insanların yargılanmaktan korktuğu bir ortamda ortaya çıkmaz. Farklı bakış açıları, ne kadar “değişik” olursa olsun bu sürecin bir parçasıdır ve hiçbir fikir eleştirilmez: Ne kadar fazla fikir varsa, o kadar iyidir zira herhangi biri aranan çözümü veya cevabı oluşturabilir.

Ancak bu beyin fırtınasının gerçekleştiği yerin kontrolsüz bir ortam olduğu anlamına gelmez. Araştırmalar, kontrollü oturumların çok daha verimli geçtiğini göstermektedir. Dolayısıyla, bir lider atamak ve oturumu onun yönetmesine izin vermek hemen hemen daima daha iyi bir fikirdir. Ancak grup üyeleri kendilerini baskı altında hissetmemeli ve fikirlerini özgürce paylaşabilmelidir: Bir kez daha belirtecek olursak, bu, sıra dışı fikirleri ve daha önce kimsenin aklıma gelmemiş çözümleri ortaya çıkarmanın en iyi yoludur.

Beyin Fırtınası Nasıl Yapılır?

Peki, beyin fırtınası nasıl uygulanır? Bu süreci verimli ve mümkün olduğunca kolay bir şekilde yürütmek için birden çok yöntem geliştirilmiştir ve bunların her birine “teknik” adı verilir. Bu beyin fırtınası tekniklerinden hangisinin daha uygun olacağı, işletme türüne, faaliyet alanına ve grup üyeleri arasındaki dinamiklere göre belirlenir. Bunu ilk kez yapıyorsanız, kullanılan tekniğin ne olacağını hepsini deneyerek seçmenizi öneririz. Aşağıda, en yaygın beyin fırtınası tekniklerinin bir listesini bulabilirsiniz.

Storyboard (Hikâye Tahtası) Tekniği

Bu beyin fırtınası tekniği büyük ihtimalle en yaygın olanıdır ve aşağıda paylaşacağımız uygulamaların büyük bir kısmı tarafından da desteklenir. “Beyaz Tahta” olarak da bilinen bu teknik, bir soruna ilişkin önerilen çözümün nerede işe yarayacağını ve nerede yetersiz kalacağını görmenize yardımcı olabilir. Beyaz bir tahta üzerinde fikir paylaşımı esasına dayanır, ancak fikir ve çözüm paylaşımı adım adım görsel bir hikâye oluşturacak şekilde yapılır. Görsel hikâye, fikirlerin birbirleriyle nasıl etkileşime girdiğini ve bir çözüm oluşturmak için nasıl bağlantı kurabileceğinizi görmenizi sağlar.

Yapışkan notlar, bu beyin fırtınası tekniği için kullanılan ana yöntemdir. Değişik fikirler, ekip üyeleri tarafından notlar üzerine yazılır ve bu notlar tahta üzerine yerleştirilir. Notların net ve kesin düşünceler olması gerekmez. Alıntılar, resimler, görseller, basit bilgiler ve o anda akla gelen herhangi bir şeyden oluşabilirler: Hayal gücünüz, buradaki tek kısıtlamadır. Bu notları birbirine fiziksel olarak yakın halde yerleştirip sabitler ve görsel bir hikâye oluşturmaya çalışırsınız. Buradaki amaç, bir bakışta değişik bileşenler arasındaki yeni ilişkileri görebilmektir.

Bu beyin fırtınası tekniği, fikirlerinizi sıralı bir düzende görmenizi sağlar. Ayrıntılarda çok fazla boğulmadan, yeni veya mevcut bir sürece ilişkin kapsamlı bir genel bakış elde edebilirsiniz. Herhangi bir yerden (başlangıçtan, ortadan veya sondan) başlayabilir ve ardından boşlukları doldurmaya çalışabilirsiniz.

Zihin Haritası Tekniği

Bu beyin fırtınası tekniği, “mind-mapping” olarak da bilinir ve neredeyse beyaz tahta modeli kadar yaygındır. Hatta çoğu beyin fırtınası programında bu teknik için hazırlanmış şablonlar bulunur. Fikirlerinizi organize etmenin ve farklı bakış açılarını tek bir yerde toplamanın iyi bir yoludur. Başlamak için, ulaşmak istediğiniz hedefi veya çözmeye çalıştığınız sorunu bir beyaz tahtanın ortasına yazın. Ardından, bu bölümü ihtiyacınız olan şeyi tanımlayan terimlerle çevreleyerek tüm tahtayı kaplayana dek devam edin. Örneğin, yaşadığınız sorunun web sitenizin trafiğinin düşük olması olduğunu düşünelim. Tahtanın ortasına “düşük çevrimiçi trafik” yazın ve etrafını "organik trafik", "SEO uyumlu içerik", "sosyal medya" ve "videolar" gibi terimlerle çevreleyin.

İlk katmanı tamamladığınız zaman durmayın: Yeni eklediğiniz terimleri de çevreleyecek ikinci bir katman oluşturmaya başlayın ve bu kez ilk katmandaki sorunlara odaklanın. Mesela, ikinci katmanda “içerik yazarı”, “SEO uzmanı” ve “influencer videoları” gibi terimler yer alabilir. Bu teknikte, katmanların giderek geliştirilmesi gerekir ve amacınız tüm tahtayı kaplayana dek buna devam etmektir.

Amaç, hedefi veya sorunu yönetilebilir küçük parçalara ayırmaktır. Katmanlardaki herhangi bir terim, hedefinize ulaşmanızı sağlayacak veya sorununuzu ortadan kaldıracak bir çözüm olabilir. Zihin haritası, herhangi bir noktadan başlamanıza ve kümeler aracılığıyla farklı şeylere odaklanmanıza olanak tanıyan bir tekniktir.

Kelime Bankacılığı Tekniği

Zihin haritası metoduna benzer bir beyin fırtınası tekniği olduğu söylenebilir. Ancak amaç katmanlar oluşturmak değil, beyaz tahta üzerine konuyla ve birbirleriyle bağlantılı kelime grupları yerleştirmektir. Bu kelimelerin içinde belirli bir terimin yer alması gerekmez: Her biri, bir diğeri için ilham kaynağı olabilir.

İşiniz bittiği zaman, beyaz tahta üzerinde düzinelerce kelime yer alıyor olacaktır. Bu, zihin haritası yönteminde olduğu gibi, projeyi yönetilebilir küçük parçalara ayırmanızı sağlar. Belirli kelime gruplarına odaklanıp yeni fikirler veya belirli bir çözüm geliştirebilirsiniz. Listelenen kelime grupları arasında geriye dönük olarak bağlantılar oluşturarak, hedefe ulaşmak ve/veya sorunu çözmek için nelerin gerekeceğini anlayabilirsiniz. Bu, en basit beyin fırtınası tekniklerinin arasında ilk sırada gelir, zira sorun çözmek veya ilham elde etmek için tek yapmanız gereken aklınıza gelen her şeyi not etmektir.

S.C.A.M.P.E.R. Tekniği

S.C.A.M.P.E.R. şu İngilizce sözcüklerin ilk harflerinden oluşan bir kısaltmadır: Substitute (Yerine Koy), Combine (Birleştir), Adapt (Uyarla), Modify (Değiştir), Put to Another Use (Başka Şekilde Kullan), Eliminate (Ortadan Kaldır) ve Reverse (Tersini Düşün). Bu beyin fırtınası tekniği, beyaz tahtaya şu soruları yazmanızı ve onları cevaplandırmanızı ister:

• Yerine Koy: A seçeneğini B’nin yerine koyarsak (A yerine B kullanırsak) ne olur?

• Birleştir: A ve B'yi birleştirirsek ne olur?

• Uyarla: Bu projeyi farklı bir bağlama uyarlamak için neyi değiştirmek gerekir?

• Değiştir: Daha fazla değer yaratmak için bu projede neyin değiştirilmesi gerekir?

• Başka Şekilde Kullan: Bu projeyi başka hangi şekilde kullanabiliriz?  

• Ortadan Kaldır: Projeyi basitleştirmek için neyi kaldırabiliriz?

• Tersini Düşün: Bu projeyi daha etkili hale getirmek için nasıl yeniden düzenleyebiliriz?

S.C.A.M.P.E.R. tekniği, hedefiniz veya projeniz hakkında ön yargılardan etkilenmeden düşünmenizi ve işin tümüne değişik bir açıdan bakabilmenizi sağlar. Kullanması basittir, ancak elbette bu soruları cevaplamak o kadar kolay olmayabilir. Bu teknikten en çok pazarlama departmanı yararlanır, zira tekniğin gerektirdiği soruları cevaplamak daha basit olacaktır.

S.W.O.T. Analizi Tekniği

Bu beyin fırtınası tekniği, genellikle girişimciler ve liderler tarafından kullanılır. S.W.O.T da İngilizce bir kısaltmadır ve şu sözcüklerin ilk harflerinden oluşur: Strengths (Güçlü Yönler), Weaknesses (Zayıf Yönler), Opportunities (Fırsatlar) ve Threats (Tehditler). Girişimciler bu tekniği bir iş modeli oluşturmak için kullanır, ancak ekipler beyin fırtınası amacıyla da kullanabilir.

S.W.O.T analizi hiç de karmaşık değildir ve neyi gerektirdiği isminden de anlaşılabilir. Örneğin, amacınızın yeni bir logo tasarlamak olduğunu düşünelim. Bu tekniği kullanmak için önce mevcut logonun iyi yanlarını (güçlü yönler) düşünün ve beyaz tahtaya yazın. Daha sora kötü yanlarını (zayıf yönler) belirleyin ve bunları da yazın. Logo, başka nelere ve hangi yeni özelliklere (fırsatlar) sahip olmalı? Diğer şirketlerin logolarına benzememesi için (tehditler) nelere dikkat etmelisiniz?

Bunların hepsini beyaz tahtaya yazdıktan sonra, hedefiniz veya sorununuz için kapsamlı bir genel bakış elde etmiş olursunuz. Bu tekniğin avantajlarından biri de, bir sorun ortaya çıkmadan önce müdahale etme imkanı tanımasıdır. Ayrıca rekabet avantajlarını ve dezavantajlarını da hesaba katar. Bu, genellikle beyin fırtınası aşamasında değinilmeyen bir husustur.

Beyin Fırtınasının Yapılmasını Kolaylaştıracak En İyi Araçlar

Bu teknikleri “manuel” şekilde kullanmak zorunda değilsiniz. Beyin fırtınası sürecini her aşamada kolaylaştıracak bazı programlar mevcuttur ve bunlardan yararlanarak kullanılan tekniği çok daha verimli hale getirebilirsiniz. Aşağıda, bu programlar arasındaki en iyi seçeneklerin güncel bir listesini bulabilirsiniz. Bir kez daha, hangisinin size daha uygun olduğuna siz karar vereceksiniz, ancak buradaki seçenekler ile başlarsanız, işiniz daha kolaylaşacaktır.

ÖNEMLİ HATIRLATMA: Bitrix24, burada listelenen programların hiçbirinin vaat ettikleri özellikleri sunacağını ve/veya sorunsuz şekilde çalışacağını garanti etmez. Paylaşılan bilgiler, bu programların herkese açık web sitelerinden derlenmiştir ve gelecekte değişebilir.

1. Lucidspark

Fiyatlandırma: Ücretsiz sürüm mevcut. Bireysel kullanıcılar için aylık 7,95 USD. Ekip kullanımında, kişi başına 9 USD.

Lucidspark, “yapışkan notlar” kullanan bir beyaz tahta gibi hazırlanmış. Açılış ekranında sohbet edebileceğiniz, yorum bırakabileceğiniz, emojilerle tepki verebileceğiniz ve paylaşılan fikirlere oy verebileceğiniz bir beyaz tahta görüntülüyor. Gerçek zamanlı iş birliği yapabilmeniz için tasarlanan bu beyin fırtınası uygulaması, herkesin fikirlerini yapışkan notlar üzerine yazmasını, çizim araçlarını kullanarak bir şeyi işaretleyebilmesini ve fikirlerin “sürükle – paylaş” yöntemiyle ortak çalışma alanına eklenmesini sağlıyor. Ayrıca konsept özetleri çıkarmak, storyboard oluşturmak ve zihin haritalama (mind mapping) için kullanabileceğiniz özelleştirilebilir beyin fırtınası şablonları da sunuyor. Excel dosyalarından içe aktarım yapabilirsiniz.

2. Miro

Fiyatlandırma: Ücretsiz sürüm mevcut. Başlangıç paketi kişi başına aylık 8 USD. İşletme paketi kişi başına aylık 16 USD.

Miro da beyaz tahta tasarımını kullanarak açık ekip çalışması tarzını teşvik eden bir beyin fırtınası uygulaması. Yapışkan notlar özelliğini burada da bulabilirsiniz ancak asıl farklı yanı, şablon zenginliği: Temel sürümde bile 200'den fazla beyin fırtınası şablonu yer alıyor. Beyaz tahtada ise sohbet, yorum ve video paylaşmanız mümkün. Bu gibi özellikler sayesinde, ekip üyeleri fikir üretmek için farklı seçeneklerden yararlanabiliyor ve siz de kolayca geri bildirim toplayabiliyorsunuz. Miro, farklı e-tablolardan veri aktarabiliyor ve Microsoft Teams, Slack ve Zoom gibi popüler uygulamalarla entegre olabiliyor.

3. Milanote

Fiyatlandırma: Ücretsiz sürüm mevcut. Bireysel pakette 9,99 USD, takım paketinde 10 kişi için aylık 49 USD (yıllık satın alınan aboneliklerde).

Milanote, iş birliği özelliklerine odaklanan bir beyin fırtınası uygulaması. Herhangi bir konu hakkında notlar ve yapılacaklar listeleri hazırlayabilirsiniz. Web üzerinden metin ve görsel bağlantıları paylaşabilir, Excel belgelerini doğrudan uygulamaya yükleyebilir ve açabilirsiniz. Mobil destekli bir uygulama olan Milanote, akıllı telefonunuzdan notlar ve fotoğraflar eklemenize de olanak tanıyor. Görsel dosyalara verdiği destek ile dikkat çeken uygulama, en çok tasarım ekiplerinin işine yarayacaktır.

4. TheBrain

Fiyatlandırma: Ücretsiz sürümü mevcut. Pro paket, 14 adet lisans içeriyor ve tek seferlik 219 USD ödeme gerektiriyor. “Combo” paket ise bulut desteği içeriyor ve yine tek seferlik 299 USD ödeme gerektiriyor. Pro paketi kullanıcı başına aylık 15 USD ödeyerek de satın alabilirsiniz.

TheBrain, yapay zekâ özelliklerine sahip bir beyin fırtınası uygulaması. Not alabiliyor, belirli kişilerin veya herhangi birinin onlara erişmesini sağlayabiliyorsunuz. Ayrıca farklı formatlardaki dosyaları, web sayfalarını, resimleri ve e-postaları da uygulamaya kaydedebilirsiniz. Buradaki amaç, beyin fırtınası için gereken her şeyi tek bir yerde toplayarak yeni bir düşünce geliştirmeyi kolaylaştırmak. Arayüzü not ağırlıklı tasarlanmış olmasına rağmen, resimleri, videoları ve bağlantıları bu notlara yerleştirerek açılış ekranını özeleştirmeniz mümkün. Uygulamanın yapay zekâ yetenekleri, sizin yerinize taslaklar ve içerik oluşturabiliyor. Bu ilginç bir yaklaşım: AI, sizin yerinize düşünce veya çözüm geliştirebiliyor.

5. Evernote Teams

Fiyatlandırma: Ücretsiz deneme sürümü mevcut. Bireysel paket aylık 83.33 TL. Profesyonel pakette fiyat aylık 108.33 TL’ye yükseliyor. Ekipleri destekleyen sürüm içinse aylık 141.67 TL ödeme talep ediliyor.

Evernote Teams, aslında oldukça bilinen bir not alma uygulaması, ancak beyin fırtınası özellikleri de içeriyor.  Herhangi bir konu hakkında bir not oluşturduktan sonra dilediğiniz kişilerle paylaşabilir ve paylaşılan diğer notlara erişebilirsiniz. Ekip üyeleriyle bu notları gerçek zamanlı olarak aynı anda düzenlemeniz mümkün. Evernote Teams, Google Suite, Slack ve Microsoft Teams ile entegre olabiliyor. Türkçe ve TL desteklemesi en önemli avantajları arasında, ancak bu fiyatların USD üzerinden dönüştürüldüğünü unutmayın. Yani kur değişimlerine bağlı olarak sık sık değişebilirler: Kullanmaya karar verirseniz, yıllık abonelik almanızı öneririz.

6. Google Dokümanlar

Fiyatlandırma: Ücretsiz

Google Dokümanlar'ı zaten büyük ihtimalle kullanıyorsunuzdur. Bu elbette bir beyin fırtınası uygulaması olarak tasarlanmış bir hizmet değil, ancak bu amaçla da kullanılabiliyor ve fiyat - yaygınlık bakımından rakibi yok diyebiliriz. Fikirlerinizi yazabilir, aklınıza gelen çözümler için belgeler oluşturabilir ve bunları saniyeler içerisinde dilediğiniz kişilerle paylaşabilirsiniz. Bunlar, zaten beyin fırtınası uygulamalarında da standart olan özellikler. Ayrıca, yukarıda da görebileceğiniz gibi, mevcut uygulamaların çok büyük bir kısmı, Google Dokümanlar ile entegre olabiliyor.

Belirli bir konu hakkında karar vermek için dosyalarınızı, müşteri kayıtlarınızı ve daha fazlasını tek bir yerde görebilmek ve onları kolayca paylaşabilmek istiyorsanız, Bitrix24'ün de size yardımcı olabileceğini hatırlatalım. İş birliği özelliklerimiz, tüm çalışanların iletişim kurması için sanal bir ofis oluşturacak şekilde tasarlanmıştır ve sınırsız sayıda kullanıcı için daima ücretsiz olacak bir sürümümüz de vardır. Yaratıcı fikirlerinizi Bitrix24 ile paylaşın, çözüme daha çabuk ulaşın!