2022'de Bitrix24 ile işinizi otomatikleştirmek için 5 kavram

İçerik tablosu

1. Otomasyon nedir?
2. Neden İş Otomasyonunu Kullanmalısınız?
3. Bitrix24 ile İş Süreçlerini Otomatikleştirme.
4. RPA (Robotik Süreç Otomasyonu)
5. Yinelenen görevler
6. Web sitesi widget'ı
7. CRM otomasyonu
8. İş akışı otomasyonu

İşte Otomasyon. Hazır mısın?

Bu makalenin geri kalanına devam etmeden önce üzerinde anlaşmamız gereken birkaç şey var:

• Robotlar ve algoritmalar, düzgün bir şekilde kurulursa, rutin görevleri herhangi bir insanın yapabileceğinden daha hızlı, daha iyi ve daha hassas bir şekilde gerçekleştirebilir.
• Önceden tanımlanmış birkaç aşaması ve öngörülebilir sonuçları olan hemen hemen her yinelenen görev veya süreç, belirli bir dereceye kadar (%100'e kadar) otomatikleştirilebilir.
• Otomatikleştirilebilen manuel bir süreç varsa, otomatikleştirilmeleri GEREKİR

Genel olarak yukarıdaki ifadelere katılıyorsanız, burada tamamen aynı fikirdeyiz. İnsanların modern teknolojinin belirli yönlerini tamamen benimsemesi ve diğerini görmezden geliyor gibi görünmesi komik bir şey.

Otomasyonda olduğu gibi - herkes orada olduğunu biliyor ve yine de süreçlerini otomatikleştirmek için robotları ve algoritmaları kullanan çok az işletme var. Otomasyonun sizin için uygun olup olmadığından hala emin değilseniz, bu makalenin sonuna gelene kadar bekleyin - o zamana kadar fikriniz tamamen değişmiş olacak.

Otomasyon Nedir?

“Otomasyon”un kendisi, bağlama bağlı olarak birçok farklı şeyi içerebilen bir şemsiye terim olduğundan, çoğunlukla iş süreci otomasyonu (BPA) olarak da bilinen iş otomasyonuna odaklanacağız . Bir işletme sahibinin bakış açısından, iş süreci otomasyonu, tekrarlanabilir, günlük görevleri otomatikleştirmek için teknolojinin kullanılmasıdır. Herhangi bir BPA'nın ardındaki nihai hedef, kullanıcı tanımlı kurallar ve eylemler aracılığıyla bilgileri doğru zamanda doğru kişiye yönlendirerek işin daha hızlı yapılmasını sağlamaktır.

Neden İş Otomasyonunu Kullanmalısınız?

İş otomasyonunu savunmaya neredeyse hiç gerek yok - ancak bunun daha önce fark etmemiş olabileceğiniz bazı faydaları var. İşte o faydalar:

Daha akıcı süreçler

Bir yanlış iletişim ve belirsiz sorumluluklar karmaşası olan şey, birdenbire güzel bir şekilde düzenlenmiş bir süreç haline gelir. Sonuç olarak, daha az zaman kaybedersiniz, işinize gerçek değer katan anlamlı görevlere daha fazla odaklanırsınız ve daha hızlı geri dönüş süreleri elde edersiniz.

Daha fazla netlik

Herhangi bir BPA, hangi süreçlerin otomatikleştirilebileceğini seçme süreciyle başlar. Bu tasarım aşamasında, başka türlü asla yapmayacağınız bir iş akışını bozarsınız ve belki de bazı kaliteli içgörüler elde edersiniz.

Otomasyon tamamen belirli, açıkça tanımlanmış görevler, aşamalar ve sorumlu kişilerle ilgili olduğundan, bir süreci haritalamak, BPA tarafından etkin bir şekilde giderilebilecek zayıf noktaları ve darboğazları belirlemenize gerçekten yardımcı olabilir.

Daha fazla uyumluluk
 
İş süreci otomasyonunun arkasındaki ana fikir, belirli bir sürecin her detayının kaydediliyor olmasıdır. Kaydedilen veriler çeşitli denetimler sırasında uygunluğu göstermek için kullanılabildiğinden, bu gerçekten bazı şirketlere yardımcı olabilir.

Daha standartlaştırılmış operasyonlar

Otomasyon, standardizasyon ile eş anlamlıdır. Belirli bir süreci otomatikleştirdiğinizde, bu, her seferinde tutarlı, öngörülebilir bir sonuç bekleyebileceğiniz anlamına gelir. Bu, müşteri hizmetleri ve evrak işleri için gerçekten önemlidir.

Daha memnun müşteriler

Müşteri hizmetleri, otomasyondan en fazla yararlanabilecek alandır. Müşteriler tipik olarak, yalnızca insanların dahil olmasıyla elde edilmesi çok zor olan, tekdüze iyi, tutarlı, güvenilir ve kaliteli bir hizmet bekler.

Makinelerle birlikte sonunda müşterilerinizin tüm beklentilerini karşılayabilir (ve hatta belki de aşabilirsiniz) ve müşteri hizmetinizde daha yüksek standartlar belirleyebilirsiniz.

Bitrix24 ile İş Süreçlerini Otomatikleştirme

İşletmeler için çevrimiçi bir iş birliği ve otomasyon hizmeti olan Bitrix24, gerçek dijital dönüşümden geçmenize yardımcı olacak bir dizi araç içerir. Standart, kolayca özelleştirilebilir otomasyon çözümlerini ve daha fazlasını içeren RPA (Robotik Süreç Otomasyonu) adlı ayrı bir modülümüz bile var.

Yine de her süreç kolayca otomatikleştirilemez. Ancak, bu tür otomatikleştirilebilir süreçleri (bu bir kelime bile mi?) tespit etmemizi sağlayan bir dizi kriter var.

Potansiyel olarak otomatikleştirilebilecek bir süreci tanımlamanın temel unsurları şunlardır:
1. Tüm organizasyon genelinde tutarlıdır 
2. Tekrarlanabilir 
3. Hatasızdır
Yukarıdaki kriterleri günlük iş süreçlerinize uygulayarak, potansiyel olarak otomatikleştirilebilir süreçlerin sağlam bir listesini oluşturabilirsiniz.

Bunu ürünümüzde nasıl yapabileceğimize bir bakalım - Bitrix24'te iş süreçlerinizi otomatikleştirmenize yardımcı olacak beş bilgi burada.

1. RPA (Robotik Süreç Otomasyonu)

Bitrix24, RPA adı verilen bütün bir modüle sahiptir ve her şey otomasyonla ilgilidir. Burada hem standart hem de özel iş akışlarını otomatikleştirebilirsiniz.

Örneğin, belge onayı, satın alma talebi, gider raporu gibi bir süreci alabilir ve başlatıldıktan sonra otomatik olarak çalıştırılmasını sağlayabilirsiniz.

Bu işlemler çoğunlukla ön konfigürasyonlu oldukları için sizden çok az bir çaba istenmektedir. Tek yapmanız gereken süreci seçmek, özel durumunuza uygun aşamaları eklemek/kaldırmak ve her aşamanın tamamlanmasından sorumlu kişileri atamak.

Özel iş akışları, çoğu zaman sıfırdan yeni bir süreç oluşturacağınız için biraz daha fazla ayar gerektirir. Ancak, iyi haber şu ki:

• Her şey, süper sezgisel olan ve otomatik iş akışlarını anında yapılandırmanızı sağlayacak, anlaşılması kolay bir görsel düzenleyici aracılığıyla yapılır.
• Hiçbir kodlama bilgisine sahip olmanıza gerek yoktur, sürükle bırak yöntemiyle kolayca kullanabilirsiniz.

2. Yinelenen görevler

Bitrix24'ü kullanarak görev otomasyonu bölümünde yapabileceğiniz çok şey var. Bir görevin otomatik olarak oluşturulması ve önceden ayarlanmış parametrelerinize göre tekrarlanması için tekrar eden bir görev ayarlayabilirsiniz.

Bir başka harika fikir de, büyük projeler üzerinde çalışırken iş akışınızı otomatikleştirmenize ve üretkenliği artırmanıza yardımcı olmak için tasarlanmış Görev Otomasyon Kurallarını kullanmaktır. Temel olarak, Bitrix24'e sahip olmak için ayarlayabileceğiniz Görevler'de bir dizi tetikleyici ve gerekli eylemlerdir: 

• Otomatik olarak bildirim gönder
• Sorumlu kişileri otomatik olarak değiştir
• Son teslim tarihlerini vb. otomatik olarak değiştirin.

Görev otomasyonu gerçekten harika, çünkü size çok zaman kazandırıyor ve işleri biraz daha kolaylaştırıyor.

3. Web sitesi widget'ı

Web sitenizdeki müşterilerden gelen çok sayıda istekle uğraşmak zorundaysanız, bu özelliği seveceksiniz. Bitrix24 Web Sitesi Widget'ı, müşterilerinize işletmenizle iletişim kurmanın hızlı ve kolay bir yolunu sunar: web sitenize her göz attıklarında, widget'ı tıklayıp üç seçenek arasından seçim yapabilirler:

• Sohbet
• İnternet formu
• Geri arama talebi

Bu, tüm müşteri isteklerini tek bir kanaldan yönlendirmenize yardımcı olacaktır. Ayrıca bahsetmeye değer birkaç ek özelliği daha var:

• Çalışma süresi tercihleri: Widget'ı yalnızca çalışma saatleriniz ve/veya günleriniz boyunca görünecek şekilde ayarlayabilirsiniz
• Otomatik karşılama mesajı: insanları selamlamak her zaman iyidir - özellikle potansiyel müşterilerinizse!

4. CRM otomasyonu

Bitrix24, bazı gelişmiş CRM otomasyonları olmadan birinci sınıf iş yazılımı olamazdı. Bu bölümde otomatikleştirebileceğiniz pek çok şey vardır, bunlara şunlar dahildir:

• Müşterilerinize e-posta ve metin mesajları göndermek
• Görevler ve etkinlikler oluşturma
• CRM kartındaki bilgileri ve anlaşma durumunu değiştirmek, böylece onu boru hattından (pipeline) aşağı taşımak

Çoğu zaman, gerçekten basit olan Otomasyon Kuralları kavramı ile uğraşmak zorunda kalacaksınız. Bir otomasyon kuralı, tetiklendiğinde veya belirli bir koşul karşılandığında belirli bir eylemi gerçekleştirmek için ayarlanmış bir algoritmadır (örneğin, CRM'e bir müşteri adayı eklendikten sonra bir çalışan için bir görev oluşturulunca).

Bir CRM varlığı yeni bir duruma geçtiğinde, o durum için belirttiğiniz otomasyon kuralı etkinleştirilir. Otomasyon kuralları, etkinleştirme süresini ve eylemi belirleyebilirsiniz, bu, görev, bildirim, e-posta, çağrı veya seçtiğiniz başka bir eylem olabilir.

5. İş akışı otomasyonu

Bitrix24'teki bir iş akışı, bir başlangıcı ve bitişi, önceden tanımlanmış aşamaları ve/veya bunlardan sorumlu kişileri olan herhangi bir resmi, standart bir süreçtir. Söylemeye gerek yok, belirli iş akışları otomatikleştirilmeye yeni başlıyor – işte bizim yaptığımız şey de bu!

Bitrix24'te hemen otomatikleştirebileceğiniz beş varsayılan iş akışı şunlardır:

• İzin onayı
• İş seyahati
• Genel talepler 
• Satın alma talebi 
• Gider raporu

Otomatik bir iş akışı başlatıldığında (örneğin, çalışanlarınızdan biri izin talebi gönderdiğinde), önceden tanımlanmış tüm aşamalarda otomatik olarak hareket edecek, ilgili tüm kişilerden eylemler/onaylar talep edecek ve - bittiğinde - işi yapan kişiye bildirecektir.

Söylemeye gerek yok, bu tür süreçler size ve ekibinize çok zaman kazandırır ve robotlar işlerini yaparken daha insani bir şeye odaklanmanızı sağlar.