Bir hastanın ilk bilgi talebi; randevu planlama, muayene sonrası görüşme ve kontrol çağrılarıyla devam eder.
Bir hastanın ilk bilgi talebi; randevu planlama, muayene sonrası görüşme ve kontrol çağrılarıyla devam eder. Diş kliniği ekibi bu adımları aynı süreçte izlediğinde, resepsiyonistten tedavi koordinatörüne yapılan devirler daha anlaşılır hale gelir ve bekleyen iletişimler gözden kaçmaz.
Bitrix24 CRM, yeni hasta başvurularını ve mevcut hasta iletişimlerini ilgili kayıtlarla birlikte takip etmenize yardımcı olur. İmplant, ortodonti, estetik diş hekimliği veya rutin muayene taleplerini kliniğinizin aşamalarına göre düzenleyerek ilk temastan sonraki kontrol randevusuna kadar ilerlemeyi görebilirsiniz.
Kontrol ve bakım çağrılarını planlayın
Kontrol randevuları, tedavi devamlılığı ve periyodik bakım iletişimi belirli aralıklarla takip edilmelidir. CRM’de uygun hasta gruplarını ve planlanan iletişim adımlarını düzenleyerek geri çağırma işlerini tek seferlik notlara bırakmadan yürütebilirsiniz.
- Kontrol veya bakım zamanı yaklaşan hastaları belirleyin.
- İletişim kurulacak kayıtlar için takip görevi oluşturun.
- Yanıt veren, randevu alan veya daha sonra aranacak hastaları ayırın.
Yeni hasta taleplerini doğru aşamaya taşıyın
İmplant, ortodonti veya rutin muayene hakkında gelen her talep, sonraki adımı belli bir kayda dönüşebilir. İletişim bilgilerini, talep edilen hizmeti ve planlanan görüşmeyi aynı süreçte tutarak resepsiyon ekibi başvurunun durumunu takip eder.
- Talebi ilgili aşamaya taşıyın.
- Hizmet veya tedavi konusunu kaydedin.
- Randevuya dönüşmeyen başvurular için takip adımı belirleyin.
Başvurudan randevuya geçişi izleyin
Hasta bilgi talebinden randevuya geçtiğinde, resepsiyon ve klinik ekibi aynı sürecin devamını görmelidir. Aşamaları ilk görüşme, randevu planlama, muayene ve tedavi kararı olarak ayırmak, her kaydın nerede beklediğini netleştirir.
Resepsiyonist randevuyu planladıktan sonra kaydı ilerletebilir; hekim veya koordinatör ise muayene sonrası görüşmeyi ve hastanın sonraki adımını aynı kayıt üzerinden takip edebilir.
Hasta iletişimi için ortak geçmiş oluşturun
Aramalar, mesajlar, randevu notları ve planlanan takipler hasta kaydıyla ilişkilendirildiğinde, sonraki görüşme önceki bağlamla devam eder. Ekip üyesi değişse bile hastanın talebini ve bekleyen adımını yeniden baştan öğrenmek gerekmez.
Bu düzen, farklı vardiyalarda çalışan resepsiyon görevlileri veya birden fazla tedavi koordinatörü bulunan kliniklerde iletişimin tutarlı ilerlemesine yardımcı olur.
Bekleyen hasta süreçlerini görünür kılın
Başvuruların randevuya, muayeneye ve sonraki kontrole nasıl ilerlediğini görmek, klinik yöneticisinin günlük takibi kolaylaştırır. Aşama bazlı görünüm; bekleyen kayıtları, randevuya dönüşmeyen talepleri ve tamamlanmamış geri çağrıları ayırt etmenizi sağlar.
Böylece ekip yalnızca günün randevularını değil, hasta iletişiminin devam etmesi gereken noktaları da düzenli biçimde ele alabilir.
Örnek akış: implant talebinden kontrole
Bir hasta web üzerinden implant hakkında bilgi ister. Resepsiyon ekibi talebi CRM’e kaydeder, iletişim kurar ve kaydı ilk görüşmeden randevu planlama aşamasına taşır. Muayene sonrasında tedavi planı için ek görüşme gerekiyorsa bu adım hasta kaydına görev olarak eklenir.
Hasta tedaviye başladığında süreç güncellenir. Kontrol zamanı geldiğinde ekip geri çağırma listesinden hastaya ulaşır ve yeni randevuyu aynı iletişim geçmişi üzerinden planlar. Böylece başvuru, randevu ve takip adımları tek bir hasta yolculuğunda izlenir.
