Takvim Uygulamaları: Çalışanlarınız İçin Verimli Zaman Yönetimi

Bir işletmenin üretkenliğini ve verimliliğini artırmak için illa karmaşık, büyük ve pahalı uygulamalar gerekmez. Bazen, bir takvim uygulaması kullanmak dahi bunları elde etmenizi sağlayabilir. Takvim uygulamaları basit bir “ajanda programı” değildir. Doğru şekilde seçilip kullanıldıklarında, bir işletmenin şirket içi iletişimini ve iş birliğini kayda değer oranda artırabilir.

Burada, işletmeler için en iyi takvim uygulamalarını listeleyerek herhangi birini kolay bir şekilde kullanmaya başlamak için bilmeniz gerekenlerden bahsedeceğiz. Ancak önce, takvim programı nedir ve faydalı olabilmesi için hangi özellikleri sunması gerekir sorularını cevaplayalım.

Takvim uygulaması nedir?

Yukarıda da bahsettiğimiz gibi, bu makalenin ele aldığı şey hava durumu raporu almak, kişisel randevuları ve günlük programları düzenlemek için kullanılan bir ajanda uygulaması değil. İşletmeler için takvim uygulamasını “grup takvimi” veya “ortak takvim” olarak tanımlayabiliriz. Böyle bir uygulama, birden fazla kullanıcının ortak bir takvime erişmesine, o takvimi düzenlemesine ve güncellemesine olanak tanır. Bireysel takvimlerden farklı olarak, kullanıcıların girdileri, yetkili diğer tüm kullanıcılar tarafından görülebilir ve farklı girdiler gerçek zamanlı olarak senkronize edilir.

Böyle bir uygulama ile şunları yapabilirsiniz:

• Etkinlik ekleme ve görüntüleme: Kullanıcılar takvimde bir etkinlik oluşturabilir, herhangi bir etkinliği düzenleyebilir ve silebilir. Bu, örneğin son teslim tarihlerinin daima güncel kalmasını sağlar.

• Görev atama: Bir ortak takvim uygulaması, kullanıcılara çeşitli görevler atanabilmesini sağlar ve bu görevlerin nasıl ilerlediğini takip edebilmek de mümkün olur. Diğer bir deyişle, görev yönetimi özelliklerine de sahiptir.

• Hatırlatıcılar ayarlama: Kullanıcılar, yaklaşan etkinlikler veya son teslim tarihleri için hatırlatıcılar ayarlayabilir.

• Paylaşma ve devretme: Kullanıcılar görevleri birbirlerine devredebilir veya takvimleri birden fazla kişiyle paylaşarak herkesin aynı çizelgeyi takip etmesini sağlayabilir.

Bu özelliklere sahip bir takvimi hemen her türden işletme kullanabilir, büyüklüğü veya sektörü ne olursa olsun. İster küçük ölçekli ister orta ölçekli bir işletme olun, bir calendar uygulaması ile pek çok avantaj elde edebilirsiniz. Örneğin:

Küçük işletmeler: Küçük işletmeler, online takvim programları ile günlük iş akışlarını kolaylaştırabilir. Toplantı planlama, projelerin zaman çizelgelerini takip etme ve çalışanların önemli olay ve görevlerden haberdar olmasını sağlama gibi birçok avantaj elde edebilirler.

Orta ölçekli işletmeler: Orta ölçekli işletmeler, takvim uygulamaları ile departmanlar arası iletişimi iyileştirebilir. Mesela pazarlama departmanı bir ürünün lansmanını takvime kaydeder, satış ekipleri de müşteri ziyaretlerini buna göre planlar.

Büyük işletmeler: Büyük işletmelerin karmaşık organizasyon şemaları ve farklı projeler üzerinde çalışan çok sayıda departmanı vardır. Her ekibin bir diğerinin müsaitlik durumunu takip edebileceği bir takvim, farklı departmanların çalışma planlarını senkronize etmesine yardımcı olur.

Bir takvim uygulamasında olması gereken özellikler

Bir takvim uygulamasının yukarıda bahsettiğimiz avantajları sunabilmesi için şu özelliklere sahip olması gerekir:

Kullanımı kolay bir arayüze sahip olması: Takvim uygulamaları, ayrı bir eğitim gerektirmeyecek kadar sade, basit, kullanıcı dostu ve sezgisel arayüzlere sahip olmalıdır.

Planlama araçları: Diğer tüm özelliklerinin yanı sıra, paylaşılan bir takvimin temel faydası, herkesin programını organize ederek farklı departmanların birbirlerinin müsaitlik durumu ve zaman çizelgeleri hakkında bilgi sahibi olmasını sağlamaktır. Bu nedenle, takvimde planlama araçlarına yer verilmeli ve bunların kullanımı da kolay olmalıdır.

İş birliği ve paylaşım özellikleri: Çalışanların müsaitlik durumunu, toplantı çağrılarını ve farklı zaman çizelgelerini birbirleriyle paylaşabiliyor olması gereklidir. Ayrıca uygulama üzerinden paylaşılan her şey için (etkinlik, proje, toplantı vb.) iş birliği yapılabiliyor olmalıdır.

Otomatik senkronizasyon: Takvim girdilerinin otomatik olarak senkronize edilmesi, zamandan tasarruf edilmesini ve herkesin zaman çizelgelerinin en güncel hâline ulaşabilmesini sağlar. İdeal olarak, takvim uygulamasının diğer uygulamalarla da otomatik olarak veri senkronizasyonu yapabilmesi gerekir.

Çapraz platform uyumluluğu: Takvim uygulaması; iOS, Android, Windows, Linux, macOS gibi farklı platformlar üzerinde kullanılabiliyor olmalıdır. Platform desteği, uygulamanın herkes tarafından ve herhangi bir cihazdan kullanılabilmesini sağlar. Aynı nedenle, bulut destekli akıllı uygulamalar, hemen her zaman daha iyi bir seçimdir.

İşletmeler için en iyi takvim uygulamaları

Resmî veriler, "online ajanda" pazarının değerinin 2022 yılında yaklaşık 352,9 milyon dolar olduğunu gösteriyor. Bu pazarın 2030 yılına kadar 1.195,7 milyon dolar büyüklüğe ulaşması ve büyüme hızının da yıllık yaklaşık %16,6 olması bekleniyor. Diğer bir deyişle, bu oldukça büyük bir pazar ve aynı nedenle düzinelerce seçenek içeriyor.

Bu kadar çok seneğin arasında, aşağıda listelediğimiz farklı takvim uygulamalarının her işletmenin ihtiyaçlarına hitap edebilecek özellikler sunduğunu düşünüyoruz. Bunlar arasında hangisinin size daha uygun olduğunu görmek için hepsini denemenizi ve Bitrix24 ile başlamanızı öneririz. Platformumuzun sunduğu araçlardan biri de takvim özelliğidir.

ÖNEMLİ: Bitrix24 dışındaki tüm uygulamalar hakkında paylaşılan bilgiler, ilgili hizmet sağlayıcılarının herkese açık web sitelerinden toplanmıştır. Bitrix24, kendi platformu dışındaki hiçbir uygulama için herhangi bir garanti, taahhüt veya tavsiye vermez. Aşağıdaki bilgiler, 8 Şubat 2024 itibarıyla geçerlidir ve herhangi bir anda değişebilir.

Bitrix24

Bitrix24'ün hemen her türden işletme için en iyi takvim uygulaması olacağına inanıyoruz. Platformumuz, tüm SaaS çözümlerinin yerini almak için tasarlanmıştır ve sınırsız sayıda kullanıcı destekler. Verilerinizi diğer sistemlerden kolayca taşıyabilir ve tek bir merkezden yönetebilirsiniz. Bitrix24, çok sayıda hizmet ve uygulama ile entegre olabilir ve kullanıcı başına fiyatlandırma talep etmez, yani çalışan sayınız ne olursa olsun sabit ücretlerle kullanabilirsiniz.

Platformumuzun sunduğu çevrimiçi çalışma alanı, iş birliğini teşvik edip kolaylaştırmak için hazırlanmıştır ve sahip olduğu özellikler arasında paylaşımlı takvim de yer alır. Bitrix24 ile kişisel, grup ve şirket takvimleri oluşturup bunları tek bir yerden yönetebilirsiniz. Takvime genel ve özel etkinlikler ekleyebilir, bunları planlayabilir ve her biri için kullanıcılara davetiye gönderebilirsiniz. Esnek erişim izinleri sayesinde günlük ve aylık programlarınıza kimlerin erişebileceğini kolayca belirleyebilir, iCloud, Outlook ve Google Takvim ile iki yönlü senkronizasyon gerçekleştirebilirsiniz. Dünya çapında 12.000.000'dan fazla kullanıcısı olan Bitrix24 ile, sadece paylaşılan takvimler değil, aynı zamanda bulut tabanlı bir çevrimiçi çalışma alanı elde edersiniz.

Google takvim

Google Takvim güçlü ve esnek bir uygulama, kullanımı da son derece kolay. İstediğiniz şey, etkinlik takibi yapabileceğiniz paylaşılan bir takvimden fazlası değilse Google Takvim ideal bir seçenek olacaktır. Hafta – ay – gün görünümleri arasında kolayca geçiş yapabiliyorsunuz ve daha önce hiç kullanmamış olsanız dahi takvime etkinlik eklemeyi saniyeler içerisinde öğrenebilirsiniz. Takvime diğer kişileri davet etmek mümkün ve her girdi için bir video konferans da (Google Meet) eklenebiliyor.

İstediğiniz kadar takvim oluşturabilir ve iCal uyumlu herhangi bir takvime abone olabilirsiniz. Hangi takvimleri görmek istediğinizi ve istemediğinizi seçebiliyorsunuz. Takvimin kendi mobil uygulaması var (Play Store ve App Store’da Google Calendar olarak arayabilirsiniz) ve masaüstünde üçüncü taraflara ait uygulamalar da kullanabiliyorsunuz. Örneğin Bitrix24, Google Takvim ile iki yönlü senkronize olabiliyor.

Google Takvim, yakın gelecekte yapay zekâ destekli özelliklere de sahip olacak. Uzun zamandan bu yana büyük bir güncelleme almamış olsa da Google Bard ile entegre olacağı biliniyor. Bu özellik, bir yapay zekâ sohbet robotuyla konuşarak veya yazışarak takvime kayıt ekleyebilmenizi ve bu programın sunduğu diğer tüm özelliklerden yararlanabilmenizi sağlayacak.

Ve elbette takvim Google diğer birçok Google aracına da entegre edilebiliyor. Gmail ile e-posta gönderirken Google Takvim kayıtlarına kenar çubuğundan ulaşabilir, Google Kişiler listenizdeki herkesi bir etkinliğe davet edebilirsiniz. Google Workspace kullanıcıları; toplantı planlama, çalışma saatleri oluşturma, randevu yaratma gibi ek özelliklere de erişebiliyor. Bunların hepsi önemli avantajlar, ancak Google Takvim uygulamasının işletmelere hitap edebilmesi için bir Workspace aboneliğiyle satın alınması gerekiyor. Ücretsiz sürüm yalnızca kişisel kullanım için ideal. Buna ek olarak, Google ekosisteminin bir parçası olmak zorundasınız. Bu durum, bazı işletmeler için uygun olmayabilir.

Avantajları

• Ücretsiz olarak kullanabilirsiniz

• Temel paylaşım özelliklerinin tümünü sunuyor ve diğer Google servisleriyle entegre olabiliyor

• Google Bard ile daha da akıllı hâle gelecek

Dezavantajları

• İşletmelerin işine yarar özellikler yalnızca Google Workspace aboneliğiyle geliyor

• Google ekosisteminin bir parçası olmaya zorluyor

Fiyatlandırma

Google Workspace aboneliği, 1 yıllık taahhütte kullanıcı başına aylık 61 TL'den başlıyor ve plana dâhil edilen özelliklere göre aylık 183 TL'ye kadar çıkıyor.

Outlook takvim

Outlook neredeyse 30 yıllık bir marka ve alternatifleri ortaya çıkana dek elektronik posta denince ilk akla gelen şeydi. Şu anda da hâlen piyasadaki en popüler iletişim uygulamaları arasında yer alıyor. Sadece bir takvim olması için tasarlanmamış; e-posta, kişiler ve takvim özelliklerini tek bir platformda bir araya getiriyor. Yani sadece takvimi kullanmayı seçemezsiniz, Microsoft Outlook kullanıyorsanız diğer özelliklerden de yararlanmalısınız.

Takviminize birkaç tıklamayla herhangi bir etkinlik ekleyebilir, birden fazla takvim kullanabilir ve gün – hafta – çalışma haftası – ay gibi görünümler arasında geçiş yapabilirsiniz. Exchange ve Teams Microsoft hesapları da desteklendiğinden, diğer çalışanlara davetiye göndermek ve bunu yaparken kendi takviminizi paylaşmak (aynı zamanda onların takvimlerini görmek) oldukça kolay. Uygulama, dâhilî bir Planlama Yardımcısına da sahip, yani paylaşılan takvimlere göz atıp herkesin müsait olduğu bir güne toplantı atayabiliyorsunuz.

Microsoft ekosisteminin bir parçası olursanız, Outlook'u daha verimli ve daha fazla özellikle kullanabilirsiniz ancak buna zorlanmıyorsunuz, yani sadece Outlook kullanmayı seçebilirsiniz. Takvimlere not eklemek, bir e-postayı takvime randevu olarak kaydetmek ve e-posta – kişiler – takvim arasında geçiş yapabilmek hem pratik hem de faydalı özellikler. iCalendar abonelikleri eklemek mümkün ve hem iOS hem de Android için mobil uygulamalar kullanabiliyorsunuz.

Google gibi bu uygulama da yapay zekâdan yararlanıyor. Kısa süre önce Outlook’a da Copilot desteği eklendi ve örneğin takvimde kayıtlı olmasına rağmen katılamadığınız toplantıların özetini alma gibi gelişmiş özellikler mevcut. Bu arada, bunu “Outlook.com” ile karıştırmayın. Bu, eski adı Hotmail olan web tabanlı bir e-posta hizmeti. Buradaki Outlook, Microsoft Office paketinin bir parçası olan program. Bu, Office kullanıyorsanız aynı zamanda ona da erişiminiz olduğu anlamına geliyor.  

Avantajları

• Her platformda çalışıyor ve kişileriniz ile e-postalarınıza da ulaşmanızı sağlıyor

• Copilot ile yapay zekâdan yararlanıyor

• Office kullanıyorsanız ona zaten sahipsiniz demektir

Dezavantajları

• Office paketinden bağımsız olarak kullanılması mümkün ancak pratik değil

• Oldukça pahalıya mal olabiliyor

Fiyatlandırma

Microsoft 365 İş Temel, Outlook'u içeren en düşük seviyedeki paket olarak kullanıcı başına aylık 6 USD ödeme gerektiriyor. Copilot özelliğinden yararlanmak ve daha fazlasına erişim elde etmek isterseniz, bu fiyat aylık 22 USD'ye çıkıyor.

Calendar

Bir takvimin bulut tabanlı olmasını ve bir web tarayıcısı olan herhangi bir cihazdan erişilebilmesini istiyorsanız, Calendar tam da bu iş için yaratılmış. Diğer bulut tabanlı takvimlere kıyasla çok daha fazla özelliği modern bir tasarımla sunuyor ve referansları arasında Samsung, Facebook, Amazon gibi global markalar yer alıyor.

Elbette, bulut üzerindeki paylaşımlı bir takvim olmaktan daha fazlasına sahip. Onu bir randevu planlayıcı olarak kullanabilirsiniz. Her kullanıcı, herkese açık bir profil oluşturarak müsait olduğu saatleri ayarlayabiliyor ve ilgili bağlantıya sahip olan herkes, boşluğunuz olduğunda otomatik olarak sizinle bir randevu oluşturabiliyor. Bu özelliği, örneğin departmanlar arası bir toplantı planlamak için de kullanabilirsiniz.

Calendar, serbest çalışan girişimciler, yani şahıs şirketleri için daha uygun bir seçenek zira örneğin sizden randevu alan bir kişiye, toplantı süresine göre otomatik olarak fatura kesip Stripe üzerinden tahsilat yapabiliyor. Yani saatlik ücret talep ediyorsanız bu işlemi neredeyse tamamen otomatik hâle getiriyor.

Tek problem, diğer seçeneklere kıyasla oldukça pahalıya gelebilmesi. Ücretsiz bir sürümü var, ancak sunduğu tüm özelliklerden yararlanmak istiyorsanız aylık ödemesi epey yüksek olabiliyor.

 Avantajları

• Bulut tabanlı olması sayesinde iOS, Android ve diğer tüm platformları destekliyor

• Serbest çalışanların saatlik ücretleri için tahsilat yapmasını bile sağlıyor

• Modern, kullanışlı ve pratik bir arayüzü var

Dezavantajları

• Küçük ölçekli işletmeler için fiyatı yüksek kalabilir

• Büyük ölçekli şirketler için uygun değil

Fiyatlandırma

Standart sürüm aylık 25 USD, Pro sürüm ise aylık 30 USD ödeme gerektiriyor.

Zoho Calendar

Zoho, Google ve Microsoft'a alternatif arıyorsanız listenin ilk sıralarında çıkacaktır. Bir "suite" olarak tasarlanmış, yani sadece takvim değil, bir "işletme yönetimi programı" olduğunu söyleyebiliriz. Platform üzerinde, işletmelerin ihtiyaçlarına yönelik tasarlanmış 40'tan fazla uygulama yer alıyor ve takvim bunlardan yalnızca biri. Bu platformun aylık ücreti son derece yüksek (kullanıcı başına aylık 37 EUR'den başlıyor) ancak takvimi kullanmak için platformun tamamına abone olmanız şart değil. Zoho Calendar, diğer uygulamalardan bağımsız ve tamamen ücretsiz olarak kullanılabiliyor.

Ücretsiz olmasına rağmen uygulamanın oldukça gelişmiş özelliklere sahip olduğunu söyleyebiliriz. Ön tanımlı kısaltmalar kullanarak her türlü girdiyi çok hızlı bir şekilde eklemenizi sağlıyor. Örneğin, "t" harfine bastığınızda, otomatikman "toplantı" kaydı oluşturabiliyor. Her çalışan, kendisine özel bir takvim oluşturup meşgul veya müsait olduğu zamanları belirleyebiliyor. Diğer çalışanlar da, belirli bir etkinliği buna göre planlayabiliyor.

Herkese açık, sınırlı bir kitleye açık ve sadece davet üzerine görülebilen takvimler oluşturabilirsiniz. Serbest çalışan biriyseniz, aynı yukarıdaki Calendar uygulaması gibi müşterilerin sizden otomatik olarak randevu almasını sağlayabilirsiniz, ancak tahsilat özelliği bulunmuyor. Herhangi bir ICS dosyasını içeri aktarabiliyor, yani bu formatı kullanan tüm takvimlerle senkronize şekilde çalışabiliyor. Bulut tabanlı bir uygulama, ancak iOS ve Android için mobil uygulamalar da sunuyor.

Bu özellikleri çoğu işletme için faydalı olacaktır, ancak uygulama, Zoho Suite'in diğer özellikleriyle entegre şekilde çalışması için tasarlanmış. Örneğin toplantının nerede yapılacağına dair not paylaşmak için bu platformun diğer araçlarını kullanmanız gerekiyor. Bu hâliyle Google için iyi bir alternatif olabilir zira entegrasyon ve senkronizasyon özellikleri ücretsiz sürümünde oldukça tatmin edici, fakat her özelliğinden yararlanmak için satın almaya karar verirseniz çok daha yüksek bir ödeme yapmanız gerekecektir.

 Avantajları

• Hiçbir ücret ödemeden kullanabilirsiniz

• Google ve Microsoft'un takvimleriyle senkronize olabiliyor

• Çalışanlar iş ve bireysel kullanım içim farklı takvimler oluşturabiliyor

Dezavantajları

• Tüm özelliklerinden yararlanmak için Zoho Suite abonesi olmalısınız

• Bireysel takvimlerin gruplarla paylaşılması esası üzerine kurulmuş, çok sayıda departmanı olan işletmeler için uygun olmayabilir

Fiyatlandırma

Zoho Calendar'ı ücretsiz olarak kullanabilirsiniz. Zoho Suite'in bir parçası olarak kullanmak isterseniz aylık ödemesi kullanıcı başına 37 EUR.