Proje Yönetimi Yaşam Döngüsünün 5 Aşaması. Kesin Kılavuz

1- Proje yönetimi yaşam döngüsü nedir

2- Proje yönetiminin beş ana aşaması

3- 1. Adım Proje başlatma

4- 2. Adım Proje planlaması

5- 3. Adım Proje yürütme

6- 4. Adım İzleme ve kontrol

7- 5. Adım Sonlandırma aşaması

Pek çok şirketin %70'e varan proje başarısızlık oranı bildirdiği bir ortamda, proje yöneticilerinin ve ekiplerinin her zaman ihtiyaç duydukları bilgiyle donatılması önemlidir. Proje yönetimi yaşam döngüsü hakkında derin bir anlayışa sahip olmak ve bunu projenin tüm aşamalarında izlemesi için kullanmak, şirketinizin mümkün olduğu kadar çok projeyi başarılı bir şekilde tamamlamasını ve bu kasvetli istatistiğin tuzağına düşmekten kaçınmasına yardımcı olabilir.

Projeler çok kaotik olabilir, ancak proje yönetimi yaşam döngüsü, tüm süreçte çok ihtiyaç duyulan netliği ve düzeni sağlar. Bu yazıda, proje yönetimi yaşam döngüsünün beş adımına, her adımın PM'ler ve ekip üyeleri için ne gerektirdiğine ve bu yaşam döngüsünü projenizi zafere götürmek için nasıl kullanabileceğinize daha yakından bakacağız.

Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü Nedir?

Proje yönetimi yaşam döngüsü, bir projenin başlangıcından tamamlanmasına kadar tüm yol boyunca ilerleyişinin birleşik bir modelidir. Her proje süreci, şunları içeren beş temel adımdan oluşur: başlatma, planlama, izleme - kontrol ve sonlandırma. Bu adımlar, bağımlılıklar ve bireysel sorumluluklar gibi daha küçük ölçekli (ancak yine de önemli) unsurlardan, zamanlama, bütçe gibi önemli kilometre taşlarıyla bir projenin temel yapısına kadar her yönünü detaylandırır.

2017 PMI araştırmasına göre , projelere yatırılan her 1 milyar dolar için, düşük proje performansı nedeniyle 97 milyon dolara kadar israf ediliyor - bu nedenle kuruluşların projelerini yürütmek için ellerinden gelen her şeyi yapmaları önemlidir ve bu, proje yönetimi yaşam döngüsü gibi temel bilgileri kavrar.

Proje yönetim süreci adımlarını anlamak, tüm proje ekibi için önemlidir. Ekipleri aşamaları net olarak tanımlayan bir modelle donatırsanız, projenin her bir yönü çok daha yönetilebilir ve anlaşılması daha kolay hale gelir.

Proje yaşam döngüsü, ekiplerinize yön ve netlik duygusu sağlayan bir yol haritası gibidir. Bir sonraki adımda ne olacağını bilerek ve her aşamanın ne gerektirdiğini anlayarak, dahil olan herkes sorumlu oldukları süreçler üzerinde bir faillik ve kontrol duygusuyla donatılır. Ayrıca yaşam döngüsünün sağladığı yapı, ekipler arasında en verimli iletişimi kurmamızı da sağlıyor.

Proje yönetimi yaşam döngüsü hakkında derinlemesine bilgi sahibi olmak, proje yöneticileri için projeyi etkin bir şekilde planlamalarına ve yürütmelerine olanak tanıdığı için özellikle önemlidir. Projeyi aşamalar halinde yapılandırmak, onlara tüm süreç üzerinde kuşbakışı bir görünüm sağlayarak her adım üzerinde tam kontrole izin verir.

Son olarak, projenin her adımı için şeffaflığı teşvik ettiğinden, bu tarafların riskleri değerlendirmelerine ve yolun her adımında neler bekleyebileceklerini anlamalarına olanak tanıdığından, yaşam döngüsü aşamalarını öğrenmek paydaşlar ve müşteriler için çok faydalı olabilir.

Proje Yönetiminin Beş Ana Aşaması

Proje yönetimi çok farklı beş aşamaya ayrılabilir:

• Başlatma

• Planlama

• Uygulama

• İzleme ve kontrol

• Sonlandırma

Proje yönetimi yaşam döngüsündeki gerçek aşama sayısı hakkında bazı tartışmalar vardır, çünkü bu aşamalar genellikle örtüşecektir. Bununla birlikte, yukarıdaki aşamaların her biri, onu diğerlerinden ayırmaya ve ayırmaya yardımcı olan çok özel özelliklere ve çıktılara sahiptir.

İlk iki adım – başlatma ve planlama – proje öncesi aşamalardır, siz ve ekibiniz tipik olarak tüm hazırlık çalışmalarını yapar ve güçlü bir temel oluşturur. Proje eyleminin büyük kısmı yürütme sırasında gerçekleşir. İzleme ve kontrol aşaması, yürütme ile eş zamanlı olarak yürütülürken, sonlandırma aşaması projenizin değerlendirilmesi ve sonuçlandırılmasıdır.

Yaşam döngüsü, projenizin büyük ve küçük tüm önemli ayrıntılarını hesaba katar. İçindekiler:

• Proje hedefleri

• Kaynaklar: işi tamamlamak için gereken bütçe, ekipler, zaman ve araçlar ve bunların nasıl tahsis edileceği

• Projedeki her süreç için kilometre taşları, zaman çerçeveleri ve son tarihler

• Her aşamada üretilecek çalışmalar

• Görev iş akışları ve bağımlılıklar

• Tüm çalışmalar ve raporlar

• Proje sonrası analiz ve değerlendirme

Projenizi görmenin harika bir yolu, proje yönetimi yaşam döngüsü aşamalarını, inşaat sürecinin farklı bir yönü olarak her yeni aşamada inşaata benzetmektir. Şimdi proje yönetimi yaşam döngüsünün her adımına daha ayrıntılı göz atalım.

1. Adım: Proje Başlatma

Proje başlatma aşaması kaliteli proje yönetimi için çok önemlidir. Genecatarafından yapılan bir anket , ankete katılan şirketlerin %75'inin projelerinin genellikle "başlangıçtan itibaren ölüme mahkûm" olduğunu hissettiğini ortaya koydu ve bu da, projeleriniz söz konusu olduğunda doğru yerden başlamanın önemini vurguluyor.

Başlangıç, projenin kapanışına kadar tüm gelecekteki adımların temelini oluşturur. Bu aşamada, siz ve ekibiniz, yeni projenin çözmeye çalışacağı temel sorunları belirleyeceksiniz. Bu projenin ne kadar uygulanabilir olduğunu ve yürütmeye devam etmenin gerçekten mantıklı olup olmadığını belirleyeceksiniz. Bu aşamanın sonunda, dahil olan herkes proje gerekçesi konusunda çok net olmalıdır.

Bu, projeye kimlerin dahil olduğunu belirleyeceğiniz, ekipleri organize etmeye başlayacağınız ve kilit paydaşları belirleyeceğiniz aşamadır. Ayrıca, bu projenin hangi kaynakları gerektireceğini ve bunların nereden sağlanacağını da belirleyeceksiniz.

Projenizin bu erken aşamasındaki son adım, bir İş Vakası oluşturmaktır - bu, aşağıdaki temel faktörlerin daha iyi anlaşılmasını sağlayacaktır:

• Projenin gerekçesi

Proje hangi sorunları çözecek? Bu projeye duyulan ihtiyaç nasıl ortaya çıktı?

• Dikkate alınan seçenekler

Soruna başka hangi çözümler önerildi? Bu proje neden en iyi çözüm?

• Tamamlanma Süresi

Bu projenin ne kadar sürmesini bekliyorsunuz ve sonuçları ne zaman görebileceksiniz?

• Bütçe

Bu projenin ne kadara mal olmasını bekliyorsunuz?

• Kazanımlar

Bu proje ne gibi faydal (parasal ve diğer) sağlayacak?

• Potansiyel risk

Herhangi bir risk veya gizli bir engel var mı?

Yukarıda önerilen proje-ev benzetmesini kullanırsak, başlangıç ​​aşaması, evinizi düşündüğünüz ve bunun gerçekten uygulanabilir bir şey olup olmadığını anladığınız aşama olarak görülebilir. Bunu karşılayabilir misin? Ödenebilecek mi? Bundan kim yararlanacak? Bunların hepsi, projeyi bitirmeden önce bir proje yöneticisinin düşüneceği sorulardır.

2. Adım: Proje Planlaması

Başlangıç ​​aşaması bittiğinde projeniz planlama aşamasına geçecektir. Adından da anlaşılacağı gibi, bu aşama projenin planlanması ve hazırlanması ile ilgili her şeye sahiptir. Her şeyi doğru planlayın ve projenizin başarılı olmasını garantileyin.

Projenizi yürütmeye başlamadan önce ayrıntılı bir eylem planı oluşturmanız gerekir. Bir proje planı, hızla çok kaotik bir süreç haline gelebilecek şeylere açıklık ve sistematizasyon getirir. Planlama aşamasında, aşağıdaki noktaları net bir şekilde anlamalısınız:

• Proje vizyonu

• Proje takvimi ve teslim tarihi

• Takım kompozisyonu

• Grup ve bireysel sorumluluklar

• Bütçeler de dahil olmak üzere mevcut kaynaklar ve bunların nasıl kullanılacağı

• Kullanacağınız araçlar

• Proje iş akışları

Planlama yaparken, siz ve ekibiniz, projenizin kilometre taşlarını ve bunlara ulaşmak için atacağınız adımları belirleyen bir yol haritası çıkaracaksınız. Buna ek olarak, projenin zaman çizelgesinin yanı sıra her bir ekip üyesinin uyması gereken son tarih hakkında daha net bir anlayışa sahip olacaksınız.

En önemlisi, kaynakları ihtiyaç duyulan yerlere toplayacak ve tahsis edeceksiniz: finans, zaman, araçlar ve ekipler çok spesifik ve ölçülebilir hale gelecek.

Daha önce de belirtildiği gibi, projenizin ilerleyeceği yolun tüm iskeletini oluşturduğu için bu adımı doğru atmanız çok önemlidir. Bir ev inşa ederken, bu, bina ve kat planlarının hazırlanmasının yanı sıra gerekli tüm malzemelerin belirlenmesi ve satın alınması aşaması olacaktır.

Ve benzetmemizi daha da ileri götürürsek ve herhangi bir projeyi bir bina olarak görürsek, o zaman planlama aşaması onun temeli olacaktır - ve eğer binalar hakkında bir iki şey biliyorsanız, temel tartışmasız en önemli kısımdır. Temelin kalitesi, binanızın - ev veya başka bir şekilde - zamana karşı dayanıp dayanmayacağını ve hatta ilk etapta inşa edip edemeyeceğinizi belirler. Aynı şekilde, yetersiz planlama ile projeniz tamamlanmadan kaçınılmaz olarak parçalanmaya ve çökmeye mahkumdur.

3. Adım: Proje Yürütme

Proje yönetiminin bu aşamasında, sonunda projeniz hayat buluyor. Yürütme sırasında planınızı uygulayacak ve projeyi gerçekleştirmek için gerekli tüm adımları atmaya başlayacaksınız. Bu, tüm aksiyonun gerçekleştiği projenizin en uzun ve en önemli aşamasıdır.

Bu aşamanın sonunda, uygulama öncesi beyin fırtınası ve planlamanın fiziksel tezahürünü göreceksiniz. Uygulamada, aslında yapı taşları serilir ve tuğla tuğla, projeniz 'bina' veya 'ev' oluşur.

Proje yöneticisi iseniz, bu aşamada şunları yapmanız gerekecektir:

• Ekip üyeleri için görevler belirleyin

• İş akışları oluşturun ve düzenleyin

• Ekiplerinizi motive edin

• Projeye ayrılan kaynakları etkin bir şekilde kullanın

• Son teslim tarihlerinin karşılandığından ve her şeyin sorunsuz bir şekilde ilerlediğinden emin olun

• Herhangi bir engele hızla çözüm bulun

• Hissedarları projenin nasıl ilerlediği konusunda sürekli bilgilendirin

Ekipler arasında paylaşılan raporlardan, müşterilere ve hissedarlara

verilen daha somut ürünlere kadar buradaki kilit odak, hem dahili hem de harici çıktılar üzerindedir.  Proje yöneticisinin proje yürütmenin nasıl ilerlediğine dikkat etmesi ve sürecin her aşamasını yakından izlemesi gerekecektir - ancak aşağıda daha fazla ayrıntıya gireceğiz. Ekiplerin her zaman motive ve bağlı kalmasını sağlamak da aynı derecede önemlidir.

Son olarak, bu aşama ayrıca artan iletişim ve işbirliği ile karakterize edilir. Yürütme sırasında, sürekli görev akışının bir sonucu olarak ekipler arasında ve içinde çok fazla etkileşim olacaktır. Bu nedenle, bu aşamada ekiplerin verimli ve zahmetsiz iletişim için doğru araçlara sahip olduğundan ve proje yöneticilerinin bu iletişimleri yönetmek için gerekli araçlara sahip olduğundan emin olmak önemlidir.

4. Adım: Proje İzleme ve Kontrol

Proje yönetimi yaşam döngüsünün bazı modelleri, izleme ve kontrol ile yürütme aşamalarını birbirinden ayırmaz, çünkü bunlar aynı anda çalışır ve bu nedenle birbirine çok bağlıdır. Bununla birlikte, bu dördüncü aşama birçok önemli ayırt edici özelliğe sahiptir ve özel olarak anılmayı hak eder.

İzleme aşamasında, proje yöneticisi tipik olarak şunları kontrol eder:

• Maliyet

• iletişim

• Faaliyet ve performans kalitesi

• Riskler – yeni risklerin yanı sıra ikinci aşamada önceden belirlenmiş riskler

Aslında bu aşamada sorumluluğun çoğu proje yöneticisine düşer, ancak ekipler ve bireyler de proje sürecini kontrol edebilir ve izleyebilir. Proje yöneticisinin bu aşamadaki kilit sorumlulukları, projenin ikinci aşamada onaylanan plan ve programa göre ilerlemesini sağlamaya odaklanır. Bu, bütçeleri ve diğer kaynakları yönetmeyi ve projenin her bir adımının son teslim tarihlerini karşıladığından emin olmayı içerir.

Bu aşamada, proje yöneticisi ayrıca sorunları ve darboğazları öngörmek ve belirlemekten ve bunları düzeltmek için hızlı hareket etmekten de sorumlu olacaktır. Bu aşamada, bireysel ve ekip performansının değerlendirilmesi, temel performans göstergelerinin (KPI'ler) hesaplanması ve kalite kontrolünün gerçekleştirilmesi dahil olmak üzere birçok değerlendirme ve analiz gerçekleşir.

İzleme, yürütme kadar aktif olmasa da, yine de çok fazla katılım gerektirir. Yürütmenin yanında çalıştığı için, bunu ayrı bir aşama olarak görmeyeceksiniz, ancak iki aşamayı dengelemeniz gerekecek. Bunun nedeni, proje yürütme planının her adımının kontrol ve yakın izleme gerektirmesidir.

5. Adım: Sonuçlandırma Aşaması

Projenin sonuçlanma aşaması (genellikle 'sonlandırma' aşaması olarak da anılır) tamamen analiz ve değerlendirme ile ilgilidir. Bu aşamada, Proje Yöneticisi ve ekipler, klasik proje yönetimine göre neyin iyi gittiğini ve neyin iyileştirilebileceğini anlayacaklardır.

Bir proje yöneticisinin projenin sonlandırma aşamasına ilişkin kontrol listesi tipik olarak şuna benzer - buna sahip olduğunuzdan emin olmanız gerekir.

• Tüm görevler tamamlandı

• Herhangi yarım kalan bir iş kalmadığından ve projenin tüm yönlerinin tamamlandığından emin olmak

• Değerlendirilen grup ve bireysel performans

• Tüm kilit hissedarlara raporlar gönderdi

• Projenin başarısının nihai analizini ve değerlendirmesini gerçekleştirdi

Bu aşama, her şeyi sona erdirmek ve tüm görevleri tamamladığınızdan ve kilit hissedarlara nihai raporları gönderdiğinizden emin olarak projeyi kapatmakla ilgilidir.

Fesihte eşit derecede önemli olan onun değerlendirme yönüdür. Bu aşamanın temel ayırt edici özelliklerinden biri, proje sonrası analize yoğun bir şekilde vurgu yapmasıdır. Proje hedeflerine ulaşıldı mı? İlk sorun çözüldü mü? Peki ya takım - hedeflerine ulaştılar mı? Son teslim tarihlerine bağlı kalabildiler mi ve görevlerini ne düzeyde tamamlayabildiler?

Ekibe yapıcı geri bildirim vermek ve gelecekteki projelerde performanslarını artırmak için tüm bu soruları dikkate almanız gerekecektir. Proje yönetimi-inşaat benzetmemizde, bu son adım, bir şeyleri cilalamak ve yapılan işi değerlendirmek ve aynı zamanda nelerin iyi gittiğini ve nelerin iyileştirilebileceğini listelemek olacaktır.

Son düşünceler

Proje yöneticilerinden ekip üyelerine kadar, katılım düzeyleri ne olursa olsun, proje yönetimi yaşam döngüsünün 5 aşamasını anlamak herkes için çok önemlidir. Yaşam döngüsünün her aşamasında neler olduğunu (ve bundan sonra ne olacağını) bilmek projenize daha fazla yapı ve organizasyon sağlar, bu da dahil olan herkes için daha fazla verimlilik sağlar ve projeyi başarıya iter!