Kurumsal Mesajlaşmada Veri Güvenliği: Nedir, Neden Önemlidir, Nasıl Yapılır

Türü ve büyüklüğü ne olursa olsun, bir işletmedeki çalışanların, ekiplerin ve departmanların birbirleriyle hızlı ve kolay bir şekilde mesajlaşabilmesi şarttır. Gerçek zamanlı iletişim kurmaya yardımcı olan mesajlaşma uygulamaları; ofisten, uzaktan ve hibrit çalışan kişilerin bağlantıda kalmasını ve hızlı kararlar almasını sağlar. E-postalardan farklı olarak, bu uygulamalar anında iletişim kurmak ve gerçek zamanlı bilgi paylaşmak için tasarlanmıştır. Günümüzde hiçbir işletmenin onları kullanmama lüksü yoktur.

Bununla birlikte, doğru seçimler yapılmadığı ve doğru şekilde kullanılmadıkları takdirde, bu uygulamaların kullanımı çeşitli güvenlik riskleri barındırır ve bu riskler şirketinizin itibarını sarsacak kadar ciddi olabilir. Diğer bir deyişle, bir mesajlaşma aracı seçerken kullanım kolaylığına ek olarak gizlilik ve güvenlik özelliklerini de dikkate almanız gerekir.

Yazımızda, bunun öneminden, nedeninden ve nasıl yapılabileceğinden bahsedeceğiz. Şirketinizde güvenli iletişim araçları kullanmak için bilmeniz gereken her şeyi aşağıda bulabilirsiniz. Zaman kaybetmeden güvenli internet mesaj alıp göndermeye başlamak istiyorsanız Bitrix24’e hemen şimdi kaydolabilirsiniz. Bitrix24 çözümleri içerisinde güvenli mesajlaşma uygulamaları, dâhilî iletişim ve bilgi yönetimi araçları da yer alır.

Güvenli mesajlaşma kurumsal veri güvenliği için neden önemlidir?

Siber güvenlik sanılanın aksine sadece bir şirkete dışarıdan gelen saldırıları engellemekle ilgili değildir, içeriden kaynaklanan riskleri de kapsar. Bu riskler arasında veri sızıntıları ilk sırada gelir ve kurumsal mesajlaşma uygulamaları sızıntıların temel kaynağı olabilir.

Bunun nedeni, bu uygulamalarda çok sayıda hassas bilgilerin paylaşılıyor olmasıdır. Müşteri bilgileri, kişisel veriler, finansal bilgiler, ticari sır niteliğindeki stratejik planlar gibi gizli kalması gereken pek çok veri, çalışanlar arasında neredeyse hiçbir denetleme olmadan paylaşılır.

Bu, zaten başlı başına veri gizliliği bakımından bir tehlikedir. “Uçtan uca şifreleme” özelliğine sahip olduğu için güvenli olduğu düşünülen bir uygulamada paylaşılan veriler, çalışanlarla birlikte şirket dışına çıkar. Örneğin dışarıdayken çalışanın akıllı telefonuna erişebilen herkes bu verilere de ulaşabilir.

Bu gerçekleşmese bile, bilgi güvenliği için üçüncü taraflarca sunulan hizmetlere güvenmek zorunda kalırsınız ve çalışanların siber güvenlik konusunda ne kadar bilgili olduğuna bağlı olarak hâlen pek çok risk olabilir. Örneğin üst düzey bir çalışana yönelik gerçekleştirilen kimlik avı saldırısı, kişisel verilerin gizliliği için tam bir felaketle sonuçlanabilir.

Tüm bu risklere ek olarak, kurumsal iletişimde kullanılan araçlar; KVKK, GDPR ve ISO 27001 gibi veri koruma standartlarını ihlal etmenize neden olabilir. Bu standartlar ile uyum sağlayamamak; önemli miktarda para cezalarına, yasal işlemlere ve müşterileriniz ile iş ortaklarınız arasında güven kaybına yol açabilir.

Dolayısıyla bilgi ve bilişim güvenliği için hem güvenli mesajlaşma uygulamaları kullanmanız hem de tüm çalışanları siber hijyen kuralları konusunda eğitmeniz şarttır. Peki bir mesajlaşma uygulamasını “güvenli” hâle getiren şeyler nelerdir?

Kurumsal mesajlaşmanın güvende kalmasını sağlayacak özellikler

Kurumsal iletişimde kullanılan araçlar pek çok farklı özelliğe sahiptir ancak “güvenli” olarak tanımlananların ayırt edici özelliği, kullanıcılar arasında paylaşılan mesajların ve dosyaların gizliliğini koruyor olmalarıdır. Bu uygulamalar, iletilen mesajlar ile dosyaları yetkisiz erişime karşı korumak için uçtan uca şifrelemenin yanı sıra çeşitli güvenlik protokolleri kullanır. Siber güvenlik uzmanlarına göre, güvenli kabul edilen bir uygulamada bulunması gereken temel özellikler şunlardır:

1. Uçtan uca şifreleme

Bu özellik, verilerin gönderen tarafın cihazında şifrelenmesini ve alıcıya ait cihazda çözülmesini sağlar. Buradaki amaç; hizmet sağlayıcılarının, bilgisayar korsanlarının ve yetkisiz diğer tüm kişilerin aktarım sırasında içeriğe erişmesini engellemektir. Güvenli mesajlaşmanın temelini oluşturan bir özelliktir ve hemen tüm popüler mesajlaşma uygulamaları tarafından desteklenir.

2. Sıfır güven mimarisi

Bu özellik, mesajlaşma uygulamasının sunucularının ve yöneticilerinin aktarım verilerine erişim için kullanabilecekleri yetkileri sınırlar. İsminden de tahmin edilebileceği gibi, hiçbir kullanıcı veya cihazın güvenilir olmadığı varsayımı üzerine kurulmuştur. Bu mimari kullanıldığı sürece, mesajların (şifrelenseler bile) yetkisiz kişiler tarafından okunabileceği veya içeriklerinin değiştirebileceği konusunda endişe etmeye gerek kalmaz.

3. Çift faktörlü kimlik doğrulama (2FA)

Bu özellik, size uygulamaya kimin erişebileceği konusunda daha fazla kontrol ve güvenlik verir. 2FA etkinleştirildiğinde, uygulamayı başlatmak için kullanıcı adı ve şifre girmek yeterli olmaz, ayrıca bağımsız bir başka uygulama tarafından üretilen tek seferlik bir kod girmek de gerekir. Kod üreten uygulama farklı bir cihazda çalıştığı için, mesajlaşma uygulamasının yüklü olduğu cihaz ele geçirilse bile veriler güvende kalır.

4. Kendini silen mesajlar

Bu, basitçe uygulama üzerinde paylaşılan mesajların ve dosyaların belirli bir süre (örneğin 2 saat) geçtikten sonra otomatik olarak kendi kendilerini silebilmesi anlamına gelir. Böylece hassas verilerin belirsiz bir süre boyunca erişime açık hâlde kalmaları engellenir. Her güvenli mesajlaşma uygulamasında bulunması gereken önemli bir özelliktir.

5. Uyum ve sertifikalar

Güvenli bir mesajlaşma uygulaması, güncel güvenlik sertifikalarına sahip ve ilgili tüm yasa ve yönetmeliklerle uyum özelliğinde olmalıdır. Bunlara ISO 27001 sertifikası (bilgi güvenliği için verilen bir sertifikadır) ve KVKK, GPDR, NIS2 gibi yasalar dâhildir. NIS2, uygulamanın Avrupa siber güvenlik direktifleriyle uyumlu olduğunu gösterir. GPDR ise Avrupa Birliği içerisinde iş yapan tüm şirketlerin veri gizliliği politikası hazırlarken dikkate alması gereken bir yasadır. KVKK hassas veriler için yürürlükte olan yasadır ve Türkiye merkezli işletmeleri bağlar.

6. Yerel düzeyde çalışma

Çoğu mesajlaşma uygulaması, üçüncü taraflarca sunulan bir hizmettir ve bu gönderilen/paylaşılan her şeyin aslında üçüncü kişilere ait sunucular üzerinden geçtiği (ve bazı durumlara depolandığı) anlamına gelir. Çoğu durumda, gerçekten güvenli bir mesajlaşma uygulamasıyla sadece sözde güvenli bir uygulamayı birbirinden ayıran şey budur.

Kendinize ait özel bir sunucu kullanmazsanız bu hizmeti sağlayan tarafın güvenlik konusunda gerçekten iyi olduğunu ümit etmek zorunda kalırsınız. Çünkü siz gereken tüm önlemleri almış olsanız bile, örneğin üçüncü tarafa ait üst düzey yetkilere sahip bir hesap ele geçirilirse, verileriniz hâlen ifşa olacaktır. Bu nedenle, mesajlaşma uygulamasının şirket dâhilinde ve size ait bir konum içerisinde yer alan sunucular üzerinde çalışması, bilgi güvenliği bakımından en doğru uygulamadır.

Bunlar, güvenlik amacıyla geliştirilen bir uygulamada yer alması gereken en önemli özelliklerdir ancak seçim yaparken kullanım kolaylığı, web üzerinden erişim, kurumsal araçlar ile entegrasyon ve iş birliği/dosya paylaşımı gibi özellikleri de elbette değerlendirmeniz gerekir. Bir uygulamayı ücretsiz kullanıyorsanız reklam göstermiyor olması da önemlidir.

Gelin, en popüler kurumsal mesajlaşma uygulamaları tüm bu özellikleri destekliyor mu birlikte göz atalım. Kullandığınız uygulama, kişisel verilerin gizliliği bakımından farkında bile olmadığınız riskler barındırıyor olabilir.

En güvenli mesajlaşma uygulaması hangisi?

Gerçeği söylemek gerekirse hiçbir mesajlaşma uygulaması %100 güvenli değildir ve bu nedenle “en iyisi” diye bir şey de yoktur. Keşfedilmemiş güvenlik açıkları, kullanıcı hataları ve yeni saldırı teknikleri; bu uygulamaların güvenliği için daima bir risk oluşturacaktır. Bu nedenle, amacınız doğru uygulamayı seçerek güvenlik risklerini minimize etmek olmalıdır çünkü onları tamamen ortadan kaldırmanız mümkün değildir.

Bu bağlamda, Türkiye’dekiler dâhil işletmelerin en çok kullandığı güvenli mesajlaşma uygulamalarının bir listesini ve her birinin avantaj ile dezavantajlarını aşağıda bulabilirsiniz. Hangi uygulamayı tercih edeceğinize dair karar her zaman olduğu gibi size aittir.

1. WhatsApp

2. Slack

3. MS Teams

4. Signal

5. Telegram

Bitrix24 ile kurumsal verilerin korunması daha kolay

Bitrix24 araçları arasında yer alan güvenli mesajlaşma özelliği, sıradan bir sohbet aracı değildir. Her gün sözleşme taslakları, müşteri dosyaları veya proje bilgileri gibi hassas veriler paylaşan işletmeler için tasarlanmış güvenli bir iletişim merkezidir. Bu merkez, verilerinizi otomatik olarak korumak için geliştirilmiştir ve şu özelliklere sahiptir:

Dâhilî kullanım için tasarlanmış şifreli mesajlaşma

Bitrix24 üzerinden gerçekleştirilen sohbetler, işletmelerin kendi korumalı ortamında kalır. Sohbet ekranında paylaşılan her şey, yani sadece metin mesajları değil, paylaşılan dosyalar bile şifrelenir. Bu şifreleme erişim kontrolü özelliğine sahiptir, yani kimlerin hassas bilgilere ulaşabileceğini, kimlerin ise ulaşamayacağını önceden ayarlayabilirsiniz.

Sohbet özelliğinin dâhili, yani işletme içerisinde çalışması, haricî bir ortamda veri barındırma gerekliliğini ortadan kaldırır. Paylaştığınız mesaj, dosya ve diğer bilgileri üçüncü taraflarca kontrol edilen ortamlarda depolamak zorunda kalmazsınız. Bu, veri sızıntılarından ve çalışanların kişisel mesajlaşma uygulamalarının güvenlik açıklarından kaynaklanan sorunlardan etkilenmeyeceğiniz anlamına gelir.

Akış özelliği ile hassas verileri koruma

Çalışanlarınıza yeni bir prosedür hakkında bilgi vermeniz gerektiğini veya belirli bir iş akışı hakkında talimatlar göndermek istediğinizi düşünelim. Bunları yapmak için e-posta kullanmak zorunda değilsiniz. E-postalarda kimlik avı riski yüksektir ve mesajın iletilmesi için üçüncü taraflarca sağlanan bir hizmete güvenmek zorunda kalırsınız. Bunun yerine Bitrix24’ün duyuru akışı özelliğini kullanabilirsiniz.

Duyuru akışı, Bitrix24’ün dâhilî iletişim özelliklerinden biridir ve çalışanlarınıza iletmek istediğiniz mesajları kontrollü bir ortamda güvenli bir şekilde yayımlayabilmenizi sağlar. E-postalara kıyasla daha fazla güvenlik ve gizlilik sunan bu özellik, hassas bilgi paylaşımı için şirketiniz dışındaki kaynaklara güvenmenizi gerektirmez.

Kontrollü erişime sahip güvenli çalışma alanları

Bitrix24 uygulamaları içerisine çalışma grupları ve paylaşımlı sürücüler dâhildir. Şirketinizdeki her ekip veya departman, kendi güvenli çalışma alanını oluşturarak burada bilgi ve belge paylaşımı yapabilir. Bu alanların her biri için kontrollü erişim hakları ayarlanabilir, yani kimin hangi dosyayı görebileceğini veya hangi belgenin sürüm geçmişine göz atabileceğini kolayca ayarlayabilirsiniz. Örneğin bir VIP müşteriye ait telefon numarası, sadece belirlediğiniz kişiler tarafından görüntülenebilir.

Otomatik olarak sohbet özetleri oluşturun

Çoğu yapay zekâ aracı, belirli bir sohbetteki mesajları analiz ederek sizin için bir özet çıkarabilir. Ancak bunu yapmak için verileri haricî sunuculara göndermeleri gerekir, yani müşteri bilgileri dâhil olmak üzere pek çok hassas bilginin üçüncü taraflarla paylaşılması söz konusu olacaktır.

Bitrix24 ise bunu veri gizliliğine dikkat ederek gerçekleştiren bir uygulama sunar. CoPilot adındaki yapay zekâ asistanı da sizin için sohbet özetleri çıkarabilir ancak bunu yapmak için analiz ettiği verileri şirket dışındaki sunuculara göndermesi gerekmez. Yani bir sohbetteki verileri üçüncü taraflarla paylaşmadan, yerel düzeyde analiz ederek özet çıkarır. Bilgi yönetimi özelliğinin bir parçası olarak tasarlanan CoPilot, veri gizliliğinden feragat etmeden yapay zekâ teknolojisinin sağladığı avantajlardan yararlanabilmenizi sağlar.

Bitrix24’ün sunduğu güvenli iletişim araçları, hassas verilerin korunması ve şirket içerisinde kalması için gereken her şeye sahiptir. Dahası, onları hemen şimdi hiçbir risk üstlenmeden deneyebilirsiniz. Bitrix24’ün tamamen ücretsiz kullanılabilen ve kullanıcı sayısı bakımından sınırı olmayan bir sürümü de vardır. Kurumsal bilgi güvenliği için ihtiyaç duyduğunuz her şeyi tek bir platformda sunan Bitrix24’ü kullanmaya bugün başlayın!