Geriye Doğru Satış Tahminleme: Gelecek Çeyreğin Planını Satış Hattınız Yapsın

Satış tahmini yaparken, hâlâ çoğu ekip yıllar öncesinden kalma bir yöntem kullanarak çeyreğin son haftasını tahmin etmeye çalışır. Bu başlı başına bir kaosa neden olur. Satış temsilcileri aşamaları güncellemek için çabalar, yöneticiler satış hattında son dakika incelemeleri yapar, yöneticiler ise yarım kalmış anlaşmalardan ve güncelliğini yitirmiş fırsatlardan bir “model” oluşturmak için çabalar.

Herkes bu sistemin aslında çalışmadığını bilir ancak satış tahminlemeyi yeniden icat etmek devasa bir proje gibi geldiğinden ötürü hiç kimse bir alternatif sunmak için uğraşmaz. Oysa değişim tahmin edilenden daha basit, daha hızlı ve daha pratik olabilir: Bir CRM yazılımı kullanarak “ileriye doğru” tahmin yapmayı bırakmak ve “geriye doğru” tahmin yapmaya başlamak.

Öngörü değil, kapsamlı bir gözlem

İleriye doğru tahminleme öngörülere dayanır. Geriye doğru tahminleme ise gözlem esaslıdır. Bu iş akışını tersine çevirdiğiniz anda, satış hattınız, tahmin toplantılarınızda bahsettiğiniz bir bilgi kaynağı olmaktan çıkıp tahminlerin temel kaynağı hâline gelir. CRM'niz de bir veri tabanı olmaktan çıkar ve bir “tahmin motoru” olur. Satış yönetimi ve planlama, çeyreğin sonunda yaptığınız bir şey olmak yerine, çeyrek ilerledikçe satış hattınızın size sürekli olarak anlattığı bir hikâyeye dönüşür.

Bu tekniği kullanan İstanbul merkezli ekipler, ikinci haftada %90 tahmin görünürlüğüne ulaşabildi ve sadece iki ay içinde varyanslarını %15-25 oranında azaltmayı başardı. Bunu da toplantı sayısını artırarak değil, otomasyon, paylaşılan takvimler ve olasılık temelli gelir tahmini yoluyla tüm süreci optimize ederek yaptılar.

Gelin, bunu sizin de nasıl yapabileceğinize birlikte göz atalım. Bu sistemin temelinde yer alacak CRM yazılımı için Bitrix24’ü tercih edebilirsiniz. Bitrix24, Analitik ve Raporlama Araçları, CRM’de CoPilot ve Görev Takibi gibi modülleri tek bir platformda bir araya getirerek satış hattı yönetimi (pipeline yönetimi) için mükemmel bir otomasyon ve verimlilik elde etmenize yardımcı olur. Bitrix24 araçları ile hemen şimdi tanışın!

Çeyrek sonu tahminlerinin temel sorunu

Çeyrek sonu tahminleri, belirli bir şekilde yapılması gereken tuhaf bir ritüeli andırır. 11. veya 12. haftaya gelindiğinde, yöneticiler satış hattına daha fazla dikkat etmeye başlar. Satış temsilcileri, aşamalarını temizlemek için her zamankinden daha çok çabalar. Yöneticiler ise nelerin gözden kaçtığını görmekte zorlandığı için, herkesin yeterliliğini sorgulamaya başlar. Tahmin toplantıları son derece gergin bir atmosferde geçer ve çoğunlukla çalışanların birbirlerini suçlaması ile biter.

Ne yazık ki bu noktada zaten çok geç kalınmıştır. Diğer bir deyişle önceki on bir haftayı doğru şekilde yönetmemişseniz çeyreğin son haftasında güvenilir bir tahmin oluşturmanız zaten mümkün olmayacaktır. Tahminleme, tek bir toplantıda çözebileceğiniz bir şey değildir. Satış hattının günlük bakımının bir sonucu olarak ortaya çıkmalıdır.

Geriye doğru tahminleme tekniği her şeyden önce ekibinizin daha fazla toplantıya ihtiyacı olduğu fikrini reddederek başlar. Onlara yardımcı olacak şey, satış hattında daha fazla objektifliktir ve bunu elde etmenin en iyi yolu da her aşamayı, her anlaşmayı ve her takip işlemini otomatik işleyen bir CRM sistemine bağlamaktır.

Geriye doğru tahminleme, aşamaları matematiksel hâle getirir

Satış ekipleri için bir satış hattının aşamaları sadece etiketlerden ibarettir. Yani hatta göz attıklarında yalnızca “teklif” veya “görüşme” gibi süreçlerin isimlerini görürler. Oysa bir CRM için satış hattının aşamaları matematiksel hesaplamalardan oluşan olasılıklardır ve örneğin şöyle görünürler:

Olasılıkları baz alan CRM yazılımı, bu formülü baz alarak beklenen geliri kolay bir şekilde hesaplayabilir:

• Anlaşma Değeri × Aşama Olasılığı = Olası Satış Hattı Gelir Tahmini

Bu satış hattı gelir tahmini, dinamik bir tahmindir ve bir aşama her değiştiğinde o da güncellenir. Bu, sorunlu aşamaları tespit edebilmenize ve geçen haftanın kaçırılmış şanssızlıkları hâline gelmeden çok önce yeni fırsatları görebilmenize yardımcı olur. Çalışanlar satış hattı aşamalarını olası gelir tahminine bağladığında, satış tahminleri sabit bir elektronik tablo olmaktan çıkar ve sürekli güncellenen objektif bir bilgi kaynağı hâline gelir.

Satış analitiği, aşama etiketlerini net verilere dönüştürür

Satış hattı aşamalarının olasılığını öğrenmeniz tek başına yeterli değildir. Her aşama için net analitik veriler de elde edebilmeniz gerekir. Bu sadece satış performansı ölçümü için gerekli değildir, hattınızdaki sorunlu noktaları görüp onları proaktif bir şekilde engelleyebilmenizi de sağlar. Örneğin şu soruları cevaplayabilmeniz şarttır:

• Ortalama satış döngüsü uzunluğu nedir?
• Bir anlaşma (normal şartlarda) her aşamada ne kadar süre bekliyor?
• Hangi aşamanın terk oranı daha yüksek?
• Hangi satış temsilcilerinin aşama dönüşümü en yüksek?
• Anlaşmalar sürekli olarak nerede başarısız oluyor?

CRM analitiği (business analytics) işte bu noktada işe yarar. Herhangi bir konuda tahminler yürütmek veya içgüdülerinize güvenmek yerine; aşama düzeyinde dönüşüm grafikleri, döngü süresi gösterge panelleri, geçmişe yönelik satış hızı grafikleri ve temsilci düzeyinde dönüşüm kıyaslamaları elde edersiniz. Bu bilgiler sadece raporlardan ibaret değildir, daha verimli işleyen satış hattı aşamaları için hangi değişimlerin daha etkili olacağını da gösterirler. Analitik sayesinde satış tahminlemeyi “duygusal” olmaktan çıkarıp objektif bir sürece dönüştürürsünüz.

Yapay zekâ, henüz gerçek bir soruna dönüşmeden önce sıkıntılı anlaşmaları tespit edebilir

Geriye doğru tahminleme tekniği, doğru araçlarla kullanıldığında, bir yöneticinin müdahale etmesine gerek kalmadan satış ekiplerinin ters giden şeyleri görebilmesine yardımcı olur. Bunu, Bitrix24’ün CoPilot’u gibi yapay zekâ asistanlarıyla yapmak mümkündür. CRM sistemine entegre edilmiş bu asistanlar, satış hattını sürekli olarak analiz edip aşağıdaki gibi sorunları tespit edebilir:

• Ortalama döngüden daha uzun süren yeni anlaşmalar
• Bir aşamada normalden daha uzun süre sıkışıp kalmış anlaşmalar
• 48 saat boyunca hiçbir aktivite gerçekleşmemiş anlaşmalar
• Yanlış temsilciye veya ekibe atanmış anlaşmalar

Yapay zekâ, bir müşteri veya anlaşma hakkında bir sorun tespit ettiğinde ilgili uyarıyı anında gönderir, yani kimsenin haftalık satış hattı incelemesini beklemesine gerek kalmaz. AI asistanından örneğin şu gibi uyarılar alırsınız:

• “Bu yeni anlaşma normal kalıpların dışına çıktı. Risk altında olarak işaretlemek ister misiniz?”
• “48 saat boyunca takip edilmedi. Yeniden etkileşime geçmek için bir görev atansın mı?”
• “Anlaşma, geçmiş dönüşüm verilerine kıyasla bu aşamada aşırı değerlenmiş. Görev listesinde ilk sıraya taşınsın mı?”

Onu nasıl ayarladığınıza bağlı olarak, yapay zekâ asistanının bu soruları sormadan doğrudan gerekli görevi tamamlaması ve size sadece bilgi vermesi de mümkündür. Örneğin aşırı değerlenen yeni bir anlaşma tespit ettiğinde, bu fırsatı kaçırmamak amacıyla görev atama otomasyonu özelliğini kullanarak o anlaşma için en iyi seçim olacağına karar verdiği bir temsilciye bir iş takibi görevi atayabilir. Bu durumda sadece ne yaptığına ve neden yaptığına dair size haber vermekle yetinecektir.

Yapay zekâ asistanı, CRM yazılımını pasif bir raporlama programı olmaktan çıkarıp, bir tahmin yöneticisine dönüştürür. Yazılım, mikro yönetim veya son dakika telaşına gerek kalmadan, süreç optimizasyonu sağlayan bir kalite kontrol katmanı hâline gelir.

Sadece zaman kazandırmakla kalmaz, son derece verimli işleyen bir satış tahmini sistemi oluşturur ve hem sorunları erkenden tespit etmenizi hem de fırsatları kaçırmamanızı sağlar. Bu, müşteri ilişkileri yönetimi için de faydalı olacaktır çünkü hedef müşteri gruplarıyla etkileşime geçmek için yürüttüğünüz takip işlemlerini unutmaz veya atlamazsınız. Yapay zekâ, size bunları hatırlatır ve hatta basit etkileşimleri bizzat kendisi otomatik olarak yürütür.

Paylaşılan takvimler, takip işlemlerine de yardımcı olur

Takip işlemleri demişken, bir CRM yazılımının size bu konuda yardımcı olmak için yapay zekâ dışında araçlar da sunduğunu unutmamak gerekir. Paylaşılan takvimler, bunlar arasında en önemli olanlardan biridir. Kurumsal satış (ve pazarlama) süreç disiplinini sağlayan şeylerden biri de müşteri takip işlemlerinin ne kadar verimli bir şekilde yürütüldüğüdür.

Takip işlemleri CRM dışında yürütüldüğü sürece bir disiplin elde etmek mümkün olmayacaktır. Çünkü böyle bir durumda örneğin müşteri ile yapılan farklı görüşmeler kişisel takvimlerde kalır, her satış temsilcisi kendi hatırlatıcılarını kullanır ve sürecin ne kadar verimli yürütüleceği, çalışanların sahip olduğu “hafıza gücüne” göre belirlenir.

Paylaşılan takvimler kullanmak, bu nedenle önemlidir ve geriye doğru tahminleme tekniğinin temellerinden biridir. Bu takvimler, kaydedilen her şeyi doğrudan CRM ile entegre eder ve herkesin onları görebilmesini sağlar. Mesela bir arama kaydedildiğinde, bir e-posta gönderildiğinde veya bir toplantı planlandığında, CRM yazılımı şunları yapacaktır:

1. Etkinliği/toplantıyı otomatik olarak kaydetmek.
2. Takip ekranına buna dair bir zaman damgası eklemek.
3. Takip akışında bu etkinlik veya toplantıya dair hiçbir şey yapılmadan geçen “sessiz” süreleri takip etmek.
4. İş akışı kurallarına göre bir sonraki eylemi tetiklemek.

Yani bir satış temsilcisinin müşteriyi takip edip etmediğini tahmin etmek yerine, CRM kullanarak yapılan son etkinliği, son temastan bu yana geçen süreyi ve önerilen bir sonraki adımı görebilirsiniz. Bu, erken görünürlük elde etmenize olanak tanır; sistem ise süreç akışını objektif tutarak tahminlerin doğru kalmasını sağlar.

Satış hattı disiplinine yardımcı olacak bir görev otomasyonu

Geriye doğru tahminleme tekniğinde, “48 saatlik sessizlik tetikleyicisi” adında bir alt kriter de kullanılır. Bu kriter basitçe şöyle çalışır:

1. Bir anlaşma 48 saat boyunca hiçbir işlem görmez.
2. CRM yazılımı, bunun üzerine otomatik olarak bir takip görevi başlatır.
3. Bu görev doğru temsilciye veya ekibe atanır.
4. Temsilci, uygun müşteri bilgileri ve önerilen eylemlerle birlikte görevi üstlenir.
5. Görev “tamamlandı” notuyla kapatılmazsa CRM yazılımı o görevin risk seviyesini yükseltir ve bunu rapor eder.

Bu basit ancak son derece etkili bir otomasyon sistemidir. Yönetici müdahalesi gerekmeyeceği gibi, haftalık inceleme toplantıları da gerekmez. Hiçbir anlaşma unutulmaz ve var olan her görev de arka planda sürekli olarak çalışan bir sistem tarafından takip edilir. Sadece bu bile satış tahmini sapmalarını tek başına kayda değer bir oranda azaltmak için yeterlidir. Görev otomasyonu ile, manuel iş akışlarının sağlayamadığı disiplini elde etmek mümkün olur.

İstanbul merkezli ekipler için örnek vaka çalışması

İstanbul merkezli olan ve geriye doğru tahminleme tekniğini kullanan ekipler, iki haftada %90 tahmin görünürlüğü ve sadece 2 ay içinde %15-25 daha az varyans elde etmeyi başardı. Bu sayede çeyrek sonlarında daha az sürprizle karşılaştılar, daha temiz ve objektif işleyen bir satış hattı elde ettiler ve ekranlarında daha tutarlı olasılıklar görebildiler.

Üstelik satış temsilcileri bu değişime herhangi bir direnç de göstermedi çünkü CRM’nin onlar için sağladığı faydaların farkındaydılar. Satış hatları büyük oranda otomatik işlemeye başladı, planlama ise bu hattın bir yan ürünü hâline geldi. Diğer bir deyişle her temsilci yöneticilerinin objektif verilerle kendi performansını değerlendirebileceğini ve işlerini daha verimli bir şekilde yürütebileceğini anladı.

Bir sonraki çeyreği e-posta mesajlarıyla değil, satış hattınızla planlayın

Geriye doğru tahminleme, bir sonraki çeyreği sizin değil, satış hattınızın planlaması gerektiği fikri üzerine kuruludur. Bunu da CRM yazılımı ile yaparsanız gelişmiş olasılık hesaplaması, satış hattındaki sorunların tespiti, aşama dönüşüm analizi ve görev otomasyonu elde edebilir ve bu sayede bir sonraki çeyreğin planının ne olması gerektiğini de görebilirsiniz. Çünkü bu araçlar hangi anlaşmaların kapanma olasılığının daha yüksek olduğunu, hangi segmentlerde sorun yaşandığını, hangi satış temsilcilerinin yardıma ihtiyacı olduğunu ve hangi ürün veya hizmetin en iyi geliri sağladığını size gösterecektir.

Planınızı bu verileri kullanarak oluşturursanız ekibinize de sadece onu uygulamak kalır. Tahminleme, her çeyrek tekrar ettiğiniz bir ritüel olmaktan çıkar ve satış hattının kendisi tarafından gerçek zamanlı üretilen bir bilgi kaynağı hâline gelir.

Tüm bunları ve daha fazlasını hemen bugün elde edebilirsiniz. Bitrix24 çözümleri, işletmeniz için doğru stratejileri kullanmanızı sağlayacak farklı özellikleri bir araya getirir. Analitik ve Raporlama Araçları, CRM’de CoPilot ve Görev Takibi gibi modülleri kullanarak satış tahminlemeyi verilere dayalı objektif bir sürece dönüştürebilir ve birçok farklı görev için sorunsuz bir otomasyon elde edebilirsiniz. Sınırsız sayıda kullanıcı için sonsuza dek ücretsiz olan sürüm ile başlayın ve Bitrix24’ün işletmenize neler katabileceğini hiçbir risk üstlenmeden kendiniz görün!

Sık Sorulan Sorular

Geriye doğru tahminleme tekniğinin mevcut tekniklerden farkı nedir?

Geleneksel tahminleme teknikleri, basitçe “geleceği tahmin etmek” amacıyla yapılır ve duygusallık ile ümit üzerine kuruludur. Geriye doğru tahminleme ise mevcut satış hattını kullanarak daha doğru ve objektif tahminler yapılmasını sağlar. Bu amaçla yapay zekâ destekli analitik, görev otomasyonu ve paylaşılan takvimler gibi pek çok farklı araç ve kaynak kullanılır.

Geriye doğru tahminleme tekniği için satış aşamalarını tamamen değiştirmek gerekir mi?

Satış aşamalarınızda bir değişim yapılmasına gerek yoktur. Önemli olan, bu aşamaları doğru şekilde analiz edip sonuçlar çıkaracak ve bu sonuçları hem analitik raporlara hem de satış tahminlerine dönüştürebilecek bir CRM yazılımı kullanmaktır. Seçim yapmakta zorlanıyorsanız Bitrix24’ü tercih etmenizi şiddetle tavsiye ederiz.

Satış temsilcileri geriye doğru tahminleme tekniğini tutarsız bir şekilde kullanıyorsa ne olur?

Geriye doğru tahminleme aslında tutarsız kullanımı kolayca tespit edebilmenizi sağlar. Örneğin takip edilmemiş anlaşmalar, yanlış aşama güncellemeleri ve eksik takip işlemleri hemen göze çarpacaktır. Döngü uyarıları, görev takibi ve görev otomasyonu; satış hattını zaman içerisinde otomatik olarak temizler ve tutarlı hâle getirir.

Yapay zekâ uyarıları ve otomasyonlar satış ekibini bunaltır mı?

Hayır çünkü uyarılar sadece bir sorun yaşandığında gösterilir. Yani amaç görsel bir karmaşa yaratmak veya can sıkmak değil, ters giden bir şey hakkında bildirim vermektir. Aynı şekilde otomasyon da daha fazla iş yaratmak yerine ekibin yürütmesi gereken işlerin çoğunu otomatik hâle getirecektir. Dolayısıyla bu sistemin satış ekibini bunaltacağı söylenemez. Tam aksine onu beklenenden çok daha hızlı bir şekilde benimseyebilirler.

Satış tahminlerinin doğruluğunun iyileşmesini ne zaman görürüm?

Genel anlamda sonuçları görmek çoğu ekip için 2 hafta sürecektir. Örnek vaka çalışmasında, iki haftada %90 tahmin görünürlüğü ve sadece 2 ay içinde %15-25 daha az varyans elde etmek mümkün olmuştur. Tutarlı süreç yönetimi ile tahminler giderek daha istikrarlı ve öngörülebilir hâle gelecektir. Ancak elbette bu sürelerin her sektör ve ekip için farklılık gösterebileceğini unutmamak gerekir.