Bitrix24’ün Yeni İş Akışı Oluşturucusu: Otomasyona YZ Desteği Ekleyin

Bitrix24'ün yenilenen Görsel İş Akışı Tasarımcısı; otomasyon süreçlerini esnek bloklarla tasarlamanızı sağırken, yapay zeka (YZ) düğümleri ile karmaşık karar ve analiz adımlarını doğrudan iş akışlarına dahil etmenize olanak tanır.

İşletmelerde otomasyonun amacı yalnızca birkaç tıklamayı ortadan kaldırmak değildir. Asıl değer; tekrarlayan işlerin daha tutarlı yürütülmesi, ekiplerin doğru zamanda bilgilendirilmesi ve günlük operasyonların daha az manuel koordinasyon gerektirmesidir. Ancak iş akışları büyüdükçe farklı araçları birbirine bağlamak ve süreçleri yönetmek zorlaşabilir.

Bitrix24’ün yenilenen iş akışı oluşturucusu, otomasyon tasarımını daha görsel ve esnek hâle getirirken YZ düğümleriyle akıllı işlemleri de sürecin ayrılmaz bir parçası yapıyor. Yeni editör sayesinde CRM, görevler, iletişim araçları ve YZ destekli eylemler tek bir iş akışında bir araya getirilebiliyor.

Otomasyonu Tek Bir Ekranda Tasarlayın

Bir otomasyonun hangi olayla başladığını, hangi koşullara bağlı olduğunu и sonunda hangi işlemleri gerçekleştirdiğini takip etmek kolay olmalıdır. Özellikle birden fazla departmanı kapsayan süreçlerde, adımlar arasındaki bağlantılar net olmadığında düzenleme yapmak daha zahmetli hâle gelir.

Yeni iş akışı oluşturucusu, tüm süreci tek bir görsel çalışma alanında gösterir. İşlem bloklarını çalışma alanına ekleyebilir, birbirine bağlayabilir ve her birinin ayarlarını kolayca belirleyebilirsiniz.

Sol panelde kategorilere ayrılmış işlemler yer alır:

• CRM İşlemleri: Fırsat, kişi ve fatura güncellemeleri

• Müşteri ve İç İletişim: Otomatik e-posta, mesaj ve bildirimler

• YZ Senaryoları: Akıllı veri analizi ve içerik üretimi

Ayrıca gelişmiş arama özelliği sayesinde ihtiyaç duyduğunuz eylemi saniyeler içinde bulabilirsiniz.

Bitrix24’ün yeni iş akışı oluşturucusu; CRM işlemlerini, görevleri, bildirimleri ve YZ destekli adımları aynı otomasyon içinde birleştirmenizi sağlar. Böylece farklı araçlarda yürütülen işler arasında kopukluk yaşanmaz.

YZ Düğümleriyle Tekrarlayan İşleri Otomatikleştirin

Bazı görevler sabit kurallarla kolayca otomatikleştirilebilir: Bir CRM alanı değiştiğinde bildirim göndermek veya belirli bir aşamada görev oluşturmak gibi. Однако gelen bir mesajın içeriğini anlamak ya da talebin niteliğine göre uygun süreci başlatmak gerektiğinde daha akıllı bir yaklaşım gerekir.

Yeni editördeki YZ düğümleri (AI Nodes), verileri analiz ederek ve belirli işlemleri gerçekleştirerek bu tür senaryoları destekler. Örneğin, gelen bir mesajın izin talebi olduğunu algılayan bir iş akışı, ilgili İK sürecini otomatik olarak başlatabilir.

Hangi Ekipler İçin İdeal?

• İletişim ve İK Ekipleri: Çalışan taleplerinin doğru departmana yönlendirilmesini otomatikleştirebilir.

• Müşteri Destek Ekipleri: Belirli mesaj türlerinin ve destek taleplerinin (ticket) kategorize edilmesini sağlayabilir.

YZ düğümleri tek başına bütün süreci yönetmek zorunda değildir. Bir YZ adımı; tetikleyiciler, koşullar, görev oluşturma ve bildirim gönderme gibi diğer eylemlerle birlikte çalışır. Böylece yapay zeka, süreçten bağımsız bir araç olmak yerine iş akışının belirli bir aşamasında aktif görev alır.

Olaylara ve Koşullara Göre Harekete Geçin

İyi tasarlanmış bir iş akışı, yalnızca önceden belirlenmiş adımları sırayla uygulamaz; gerektiğinde farklı durumlara da adapte olur.

• Tetikleyiciler: Bir olay gerçekleştiğinde (örneğin yeni bir form doldurulduğunda) süreci başlatır.

• Koşullar: Belirli bir eylemin hangi durumda yürütüleceğini belirler. Örneğin, bir satın alma talebinde gerekli bilgiler mevcutsa muhasebe için görev oluşturulur; bilgiler eksikse süreç veri doğrulama adımına yönlendirilir.

Bu mantık, yanlış veya eksik bilgiyle işlem yapılması ihtimalini en aza indirir. Ekipler de her talebi baştan sona manuel kontrol etmek yerine, önceden tanımlanmış iş kurallarına uygun bir süreçten yararlanır.

Birden Fazla İşlemi Paralel Yürütün

Bazı operasyonlarda farklı ekiplerin aynı konu üzerinde eş zamanlı çalışması gerekir. Örneğin, bir sözleşme draftı hem yönetici onayına hem de hukuk incelemesine aynı anda gönderilebilir. Bu işlemlerin birbirini beklemesi gerekmiyorsa paralel dallar sayesinde süreç aynı anda başlatılır.

Yeni editör, paralel işlem kollarını tam olarak destekler. Ayrıca bir düğüme birden fazla eylem ekleyerek ilişkili işlemleri tek bir blokta toplayabilirsiniz (örneğin: görev oluşturma ve görev durumunu belirleme adımlarını tek düğümde birleştirmek gibi).

Departmanlar Arasında Tutarlı Bir İşleyiş

• Satış Ekipleri: CRM’deki aşama değişikliklerine göre otomatik görev ve bildirim oluşturabilir.

• Pazarlama Ekipleri: Formlardan gelen taleplerin ilgili temsilcilere anında atanmasını sağlayabilir.

• Müşteri Hizmetleri: İletişim kanallarından gelen mesajları doğrudan operasyonel süreçlere bağlayabilir.

Önemli olan, otomasyonu лишь tek bir departmanın işini hızlandıran bir araç olarak değil, ekipler arasındaki koordinasyonu sağlayan ortak bir yapı olarak değerlendirmektir.

Taslakları Koruyun, Güncellemeleri Kontrollü Yayımlayın

İş akışları zaman içinde değişen ihtiyaçlara göre geliştirilir. Yeni oluşturucu, yapılan düzenlemeleri otomatik kaydederek taslağınızı korur. Çalışmanıza daha sonra devam edebilir ve değişiklikleri güvenle hazırlayabilirsiniz.

Taslağın kaydedilmesi, değişikliklerin hemen canlıya alınacağı anlamına gelmez. Güncellenmiş ayarları kullanmak için iş akışı şablonunu yayımlamanız (publish) gerekir. Şablon yayımlanana kadar aktif iş akışları önceki ayarlarla çalışmaya devam eder.

This ayrım, özellikle günlük operasyonları kesintiye uğratmadan otomasyonlarını geliştirmek isteyen işletmeler için büyük bir güvencedir.

Daha Akıllı ve Esnek İş Akışlarına Geçin

Bitrix24’ün yeni iş akışı oluşturucusu; görsel editörü, esnek düğüm yapısı ve YZ destekli eylemleriyle süreçlerinizi gerçek çalışma biçiminize göre düzenlemenize olanak tanır.

Not: Yeni görsel editör Bitrix24 yöneticileri tarafından kullanılabilir. Otomasyonlarınızı daha anlaşılır hâle getirmek ve YZ destekli senaryoları keşfetmek için Bitrix24 İş Akışı Tasarımcısı'nı hemen inceleyin!