Son Derece Üretken İnsanlardan İşleri Tamamlamanın 10 Sırrı

  Hepimiz zaman zaman meslektaşlarımıza, akıl hocalarımıza ve hatta ünlülere bakarak ve "Nasıl bu kadar üretkenler?" diye düşünmüşüzdür. Üretkenlik, nihayetinde alışkanlıklarınızdan ve ruh halinizden gelir, ancak sizin için yolu temizleyebilecek araçlar da vardır.

Bu nedenle, üretkenlik için 10 sırrımız ile, üretken saflara nasıl katılacağınız konusunda size kapsamlı bir anlayış kazandırmak için kişisel değişiklikler ve teknolojik çözümlerin bir karışımını ekledik.

SSS

Üretken çalışma tekniklerinin bazı örnekleri nelerdir?

Üretken çalışma örnekleri şunları içerir:

• En önemli görevleri yapılacaklar listenizin en üstüne koyun
• Pomodoro tekniğini kullanın
• Büyük projeleri ısırık büyüklüğünde parçalara ayırın
• Sabahları derin iş görevleri belirleyin
• Zamanınızı takip edin ve performansı analiz edin

Verimlilik için en iyi araçlar nelerdir?

Üretken bir insan olmanıza yardımcı olacak en iyi araçlar şunları içerir:

• Zaman takibi
• Proje Yönetimi
• Kanban panoları
• Otomatik iş akışları
• Etkileşimli yapılacaklar listeleri
• Odak modu uygulama engelleyicileri

Hangi üretken çalışma alışkanlıklarını öğrenmelisiniz?

Son derece üretken insanlar genellikle aşağıdaki alışkanlıklara odaklanır:

• Sabah ritüelini tekrarlamak
• Tutarlı bir uyku düzenini korumak
• Günlük bir rutin oluşturmak
• Ne zaman “hayır” diyeceğinizi öğrenmek
• Çoklu görevden kaçınma
• Aktif ve sağlıklı kalmak

1. Dikkatinizi dağıtan şeyleri ortadan kaldırın

Dikkat dağıtan iş yerleri, artık pek çok ekibin evden çalıştığı için büyük ölçüde ilgi odağı haline geldi , ancak bu pek de yeni bir moda değil. İster bir köpek, ister konuşkan bir iş arkadaşınız, ister eşiniz veya yakındaki bir çağrı merkezi olsun, bu ideal konsantrasyon seviyesine ulaşacaksanız dikkat dağıtıcı şeyleri azaltmak çok önemlidir. 

Bu, yüksek düzeyde üretken insanların doğuştan böyle oldukları anlamına gelmez, sadece dikkat dağıtıcı şeyleri nasıl yöneteceklerini iyi bilirler. Bu nedenle, işinizi halletmeniz gerekiyorsa, kendinize huzur içinde derin işler yapabileceğiniz bir çalışma ortamı yaratın. 

Konuşkan bir iş arkadaşı veya dışarıdaki gürültülü bir sokak gibi bazı şeylerden kaçınmak zordur. Ancak, örneğin sesi kesen kulaklıkları takmak veya mahremiyet için başka bir masaya geçmek gibi çözümlerinizde yaratıcı olabilirsiniz. 

Dikkatinizi dağıtan şeylere dikkat etmeyi unutmayın. Mola vakti gelmeden konsantrasyonunuzun dağıldığını fark ederseniz, buna neyin sebep olduğunu gözlemleyin ve etkiyi azaltmanın yollarını düşünün. 

2. “Hayır” demeyi öğrenin

Hepimiz hayata “evet” demek istesek de, üretkenliği yüksek insanlar büyüyü bozar ve “hayır” deme sanatını öğrenirler. Bu aslında göründüğünden daha zor. Örneğin , işlerini yoluna koymaya çalışan yalnız bir girişimciyi ele alalım. Onun için gelen her iş bir nimettir, bu yüzden meşgul durumda olsalar bile, ‘evet’ deme alışkanlığından kurtulmak zordur. 

“Hayır” demenin bu kadar önemli olmasının nedeni, stratejik sonraki adımları planlamak için takviminizde yer açmasıdır. Sürekli bir iş yükünün altında kalıyorsanız, başarıya giden yolu zorlamaya çalışıyorsanız, iş geliştirmeye zaman ayırmazsınız. 

Buradaki anahtar, nihai hedeflerinizi hatırlamak ve onlara doğru ilerlemektir. Verimlilik sadece hacimle ilgili değil, hedeflere ne kadar çabuk ulaşabileceğinizle ilgilidir. Maraton koşucularının ilk kilometrede kendilerini tüketmemelerinin bir nedeni var. Bu yüzden, düşük kazançlı veya iyi bir hedefi olmayan projelere “hayır” demeyi öğrenin ve gerçek fırsatlara “evet” demek için yeterli zamanınız olsun. 

3. Çoklu görevden kaçının - işi bitirmeye öncelik verin

Bunu deneyen herkes, çoklu görevin sizi hiçbir yere götürmeyeceğini bilir. İki görevi normalden daha kısa sürede tamamlamak yerine, her ikisinde de hata yapmaya başlayacak ve planladığınızdan çok daha uzun sürede tamamlayacaksınız. Beyninizin görevden göreve geçiş yapması zaman alır, bu nedenle çalışmaya hazır olduğunuzda fazladan sekmeleri kapatın ve telefonunuzu bir kenara koyun. 

Öte yandan, son derece üretken insanlar, kendilerini tamamen özümsemek ve en iyi çalışmalarını üretmek için tüm dikkatlerini tek bir göreve verirler. En verimli çalışma örneklerinden biri olarak, günün başlangıcında zor ama para kazandıran görevleri koymanızı ve mümkün olan en kısa sürede onları aşmak için insanüstü sabah dikkatinizi kullanmanızı öneririz.

Yanınızda kullanışlı bir yapılacaklar listesiyle, o tatmin duygusu için ilerlerken görevlerinizi tek tek işaretleyebilirsiniz. Dahası, zor işlerinizi sabah ilk iş olarak bitirirseniz, asla ertesi güne bir görev ertelemeyeceksiniz ve Cuma günlerinin tadını tam olarak çıkarabileceksiniz!

4. Bir rutin oluşturun ve uygulayın!

Bu gereksiz bir ekleme gibi görünebilir, ancak rutinler, üretken çalışma alışkanlıkları oluşturmak için çok önemlidir.

Basitçe söylemek gerekirse, rutin pratiğe bağlıdır. Satranç çalışırsan, bunda iyi olursun. Sabah 07:00'de kalkıp yoga yaparsanız, bu da ikinci doğanız olur. Çalışma günü boyunca rutininiz, daha zorlu işleriniz için boş alan bırakırsanız, otomatik pilotta daha küçük işler yapacağınız anlamına gelir. 

İşte tam da bu yüzden Steve Jobs her gün aynı kıyafetleri giyiyordu. Rahat bir zihin çerçevesinde çalışmaya başlayabilmek için gardırobunu seçmek için kesinlikle hiç zaman (veya beyin gücü) harcamazdı. 

Benzer şekilde, son derece üretken insanlar sabah ritüeli yapmakla ünlüdür. Bu sadece röportajlarda ilginç ve gizemli görünmek için değil, aynı zamanda verimli bir güne başlamanın bir yoludur. Sağlıklı bir kahvaltı, biraz egzersiz ve kendinize biraz zamanın klasik kombinasyonu, verimli bir gün için zemin hazırlar. Dahası, sabahın sessiz saatleri insanların en motive ve yaratıcı oldukları anlardır ve bu, oyunda öne geçmenin harika bir yoludur.

5. Geliştirmek için zamanınızı ve nokta alanlarınızı takip edin

Eğer tutumlu biriyseniz, mali durumunuzla çok benzer bir şey yapmış olabilirsiniz. Paranızın nereye gittiğini takip etmeye başladığınızda keşfedebilecekleriniz şaşırtıcı ve her türden insanın cüzdanlarını sıkılaştırmasına ve bütçelerini kontrol altına almasına yardımcı oldu.

Aynı şey zaman için de tamamen geçerlidir. 20 dakikalığına YouTube'a daldığınız için kendinize 40 kırbaç verin demiyoruz, ancak zamanınızın nerede harcandığını takip ederek, neyi önemli gördüğünüzü düşünebilir ve zamanınızı başka bir şekilde yapılandırabilirsiniz.

Zaman takip araçları , programınızın kontrolünü elinize almak için harikadır ve sporculardan iş adamlarına kadar son derece üretken insanların ortak bir tekniğidir. Tam olarak neyi takip ettiğiniz konusunda net olmak çok önemlidir – “iş” veya “öğle yemeği hazırlama” yerine “müşteri e-postaları göndermek” ve “salata hazırlamak” olmalıdır. Bu şekilde, zamanınızı tam olarak nasıl harcadığınız konusunda bilgi sahibi olur ve bundan memnun kalmassanız, boşa zaman harcadığınızı düşündüğünüz görevleri bırakmaya başlayabilirsiniz.

6. Hayat tüyolarını ve kısayollarını tanımlayın

Hem ofiste hem de hayatta en çok konuşulan kavramlardan biri, harika hayat tüyoları dünyasıdır. Yemeklerinizi toplu olarak pişirmekten veya dondurmaktan, üzümlerden soğuk şaraba kadar, yaratıcı beyinler her zaman günlük işleri düzene sokmanın kısa yollarını arar.

Kısayollar en çok tekrarlanan görevlerde etkilidir, bu nedenle kendinizi aynı şeyi tekrar tekrar yaparken bulursanız, bunun nasıl daha iyi yapılabileceğini düşünmek için bir dakikanızı ayırın. Burada biraz özeleştiri işe yarayacaktır. Bir arkadaşınıza, meslektaşınıza veya mentörünüze nasıl başa çıkacağınızı sormanız gerekebilirken, bunlar sürekli yaptığınız ve gereksiz olan görevler olabilir.

Başlamanıza yardımcı olmak için, son derece üretken insanların günlük olarak kullandığı kısayolların ve yaşam tüyolarının bir listesi:

• Klavye kısayolları

• Faturaları otomatikleştirme

• Gelen e-postalarınızı istemciye göre sıralama

• İş akışı şablonları oluşturma

• Yapılacaklar listenizi bir gece önceden planlamak

• Toplantılarınızı 25 dakika ile sınırlamak

7. Kendinizi üretkenlik uygulamalarıyla donatın

Son derece üretken insanlar her zaman işlerini daha verimli hale getiren en son teknolojinin zirvesindedir. En iyi üretkenlik uygulamaları , çabalarınızı doğru yönde yoğunlaştırmanıza, boşa harcanan zaman ve görevleri azaltmanıza ve nihayetinde performansınızı artırmanıza yardımcı olur. 

Aşırıya kaçmanıza gerek yok - üretkenlik uygulamalarınızda tasarruf ettiğinizden daha fazla zaman harcamamalısınız. Örneğin, kendinize bir Kanban panosu kurabilirsiniz. Tamamlanmış görevler ve devam eden görevler için sütunlar içeren bir yapılacaklar listesi olarak kullanın. Yeni işleri üstlenirken, bunları doğrudan gelecek için birikmiş görevler sütununuza alın.

En üretken çalışma alışkanlıklarından biri, görevlerinizi öncelik sırasına göre sıralamaktır, böylece çalışmak için çalışmak yerine işinizi ileriye taşımaya odaklanırsınız. Ancak, görevinizin önceliği ne olursa olsun, son teslim tarihi yaklaştığında her zaman otomatik bir hatırlatıcı ayarlayabilir ve tüm çalışmalarınızı zamanında teslim edebilirsiniz. 

8. Çalışmalarınızı planlayın ve üretkenlik için zemin hazırlayın

Planlama, tüm üretkenliğin merkezinde yer alır, bu nedenle nereye gittiğinizi bilmeden bir göreve fazlaca yüklenme tuzağına düşmeyin. Son derece üretken insanlar, hazırlanmakta başarısız olunursa yapılacak işte de başarısız olunacağını bilirler, bu nedenle verimli bir şekilde planlama alışkanlığı edinin. 

Örneğin, yaklaşan büyük bir projeniz varsa, önce bir proje yönetim aracında tüm aşamaların haritasını çıkarın . Bu şekilde, programınızı önceden ayarlayabilir ve buna göre diğer görevleri kabul edebilirsiniz. Projenizi analiz ettikten sonra çok fazla zaman alacağını tahmin ederseniz, planlama aşamanız işe başlamadan önce işi reddetmenize izin verecektir.

Sezgisel olarak, planlama süreciniz aslında bir görevi tamamladıktan sonra başlar. Doğru analizler yapıldığında, ne kadar zaman harcadığınızı kaydedebilir ve hangi alanların sizi yavaşlattığını belirleyebilirsiniz, böylece bir dahaki sefere daha iyi plan yapabilirsiniz. Aynı tuğla duvarla tekrar tekrar karşılaşırsanız, kendinizi iyileştirmenize yardımcı olabilecek otomasyonları veya en iyi uygulamaları arayın. Yaklaşımınızı düzene sokmak için çaba sarf ederek gelecekte daha üretken olarak zamandan tasarruf edersiniz.

9. İletişim için standartlar belirleyin

İşi halletmenin en iyi yollarından biri, iletişim kurduğunuz zaman için sınırlar belirlemektir. Derin bir çalışma aşamasına geçmek için başkalarına (ve kendinize) 7/24 müsait olmadığınızı açıkça belirtmeniz gerekir. Bu yüzden telefonunuzu sessize alın, gelen kutunuzu e-postaları kontrol etmek için ayarladığınız zamana kadar sessize alın ve odaklanmaya başlayın. 

Nasıl ve nerede iletişim kuracağınıza karar vererek üretken çalışma alışkanlıklarınızı daha da geliştirebilirsiniz. Son derece üretken insanlar, ilgili tüm iletişimi proje yönetim araçlarındaki asıl görevle sınırlayarak işleri akıllıca yapacaklardır. Bu size ilerlemenizin ayrıntılı bir kaydını verir ve yalnızca e-posta zincirindekiler değil, göreve dahil olan herkes bunun farkında olacaktır. 

Benzer şekilde, önemli toplantıları ve görüntülü görüşmeleri şu şekilde görmek kolaydır: önemliyse, bir saat olmalıdır. Buna bakmanın daha iyi bir yolu, bir saat ayırırsanız, bir saat sürecektir. 25 dakikalık toplantılara gitmeyi deneyin ve her şeyi halletmek için bunları yapılandırın. Hazırlanmak için beş dakikalık bir zaman aralığı ile yarım saat sonra bile bir toplantıya katılabilirsiniz. 

10. Kendinize iyi bakın

Listemizdeki son sır bizi ofisten alıp özel hayatınıza götürüyor. Kendinize bakmanın diyet, ilişkiler ve kendinize zaman ayırma gibi pek çok yönü vardır. Ancak en çok gözden kaçanlardan biri uykudur. O halde o telefonunuzu kapatın ve bunu ciddiye alın çünkü bu öğrenebileceğiniz en önemli üretken çalışma alışkanlıklarından biridir. 

Egzersiz aynı zamanda çok basit ama çoğu zaman gözden kaçanlar kategorisine girer. Verimlilik için egzersizin faydalarından sadece birkaçı:

• Stresi azalt

• Beyninizdeki kan dolaşımını iyileştirin

• Özgüveninizi artırın

• Stresten uzak durun

• Devamsızlığı azaltın

Ancak kendinize bakmak sadece yeterince uyumak, egzersiz yapmak ve çimlere dokunmaktan ibaret değildir. Ayrıca işin kendisini nasıl idare ettiğinizi de düşünmeniz gerekir. Hırslı insanlar, önlerine çıkan her fırsatı kabul etme eğilimindedir. Son derece üretken insanlar, toplama ve seçme alışkanlığında daha iyidir. Bu, onlara tükenmek yerine uzun ve sürdürülebilir bir süre boyunca üretken bir şekilde çalışma alanı sağlar.

Bu listedeki verimli çalışma örneklerini benimsemek çok çaba gerektirir. Bir gecede kötü alışkanlıklar edinmiyorsunuz ve iyi alışkanlıklar yaratmak da kolay bir süreç değil.

Ancak, anında yapabileceğiniz şey, ihtiyaç duyabileceğiniz tüm üretkenlik araçlarıyla kendinizi donatmaktır. Bitrix24 ile her şeye tek bir platformda sahip olursunuz - böylece her özellik için bireysel hesaplarda zaman veya para harcamanıza gerek kalmaz. 

Kulağa gerçek olamayacak kadar iyi mi geliyor? Bitrix24'e bugün ücretsiz kaydolun ve kendiniz görün.