RPA Lojistik Kullanarak Tedarik Zincirlerini Kolaylaştırmak ve Maliyetleri Düşürmek

Tedarik zincirlerini yönetmek her türden işletme için zordur. Giderek artan işlem hacimleri, zincirin farklı noktalarında kullanılan değişik BT sistemleri ve müşterilerin talepleri, bu zincirin herhangi bir noktasında karmaşıklık ve tıkanma yaşanmasına neden olabilir. Geleneksel iş akışlarını kullanarak tedarik zincirlerini yönetmek şaşırtıcı ölçüde zordur çünkü bu akış sistemleri oldukça yavaştır, insan hatasına açıktır ve çoğu zaman sadece büyük ölçekli işletmelerin karşılayabileceği maliyetlerle birlikte gelirler.

RPA çözümleri, yani robotik süreç otomasyonu (robotic process automation), kullanarak tedarik zincirlerini yönetmek, lojistik akışını uçtan uca takip edebilmenizi ve kural tabanlı süreçleri otomatikleştirmenizi sağlar. Böyle bir sistem, uygun maliyetlerle lojistik verimlilik elde edilmesine olanak tanır ve her türden işletmeye yardımcı olur.

Burada, bunu nasıl yapabileceğinizden, robotların lojistik ve tedarik zincirinde kullanımı ile neler elde edebileceğinizden ve RPA otomasyon süreçlerinde nelere dikkat etmeniz gerektiğinden bahsedeceğiz. Her zaman olduğu gibi, Bitrix24 size bu konuda da yardımcı olabilir. Platformumuzun sahip olduğu otomasyon, API ve entegrasyon modülleri sayesinde tüm tedarik süreçlerini optimize edebilir, operasyonel süreçlerinizi otomatikleştirebilir ve robotik süreç otomasyonu (RPA) özelliklerinden mümkün olduğunca yüksek ölçüde yararlanabilirsiniz. Bitrix24 araçları ile hemen bugün tanışın ve ücretsiz planımız ile başlayarak platformumuzun işletmenize katabileceği değerleri kendiniz görün!

Geleneksel Lojistik ve Depo Yönetimi Sistemleri

Lojistik verimlilik, geleneksel sistemler kullanıldığında ulaşılması oldukça zor bir hedeftir çünkü hemen her aşamasında farklı kişiler tarafından farklı veri girişleri yapılmasını gerektirir. Örneğin çok sayıda kanaldan sipariş kabul etmek, müşteri bilgilerini doğrulamak, envanter takibi yapmak, fatura oluşturmak ve sipariş durumlarını güncellemek gerekecektir.

Bunlar genellikle birden çok departman veya çalışan tarafından manuel veri girişi ile verimsiz bir şekilde gerçekleştirilir. Verimsiz olmasının nedeniyse insan faktörüdür. Bu görevlerin düzenli ve sürekli olarak tekrar edilmesi gerekir ancak hepsini takip etmek bir insan için son derece zordur ve eninde sonunda hatalar yapılır. Bu hatalar tüm tedarik zincirini çökertebilecek veya uzun bir süreliğine tıkayabilecek kadar büyük olabilir. Geleneksel yöntemler kullanılarak lojistik maliyetlerin azaltılması mümkün olmayacağı gibi, depo verimliliği de elde edilemeyecektir. Tüm bu sorunları çözmek için RPA, yani “yazılım robotları”, kullanılabilir.

Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) Nedir?

RPA, İngilizce “robotic process automation” (robotik süreç otomasyonu) teriminin kısaltmasıdır ve işletmelerin tedarik zincirinde otomasyon tesis ederek hata olasılığını en aza indirir. Basitçe izah edecek olursak, bunlar yazılım botlarıdır ve lojistik ve/veya stok yönetimi için kullanılan uygulamalarla bir insan gibi etkileşime geçebilirler.

Örneğin bir depo yönetimi yazılımı kullandığınızı varsayalım. Bir insan çalışan, bu yazılımı kullanırken farklı veri girişleri yapacak, pek çok düğmeye tıklayacak ve menüler arasında gezinecektir. RPA lojistik botları da bunları yapar ancak çok daha hızlı, hatasız ve verimli bir şekilde. Üstelik mola vermeleri veya izin kullanmaları da gerekmez.

RPA ile bir “akıllı lojistik” sistemi elde etmek mümkün olur. Yazılım botları, sipariş girişi, sevkiyat takibi, faturalama ve benzeri işlemleri otomatik olarak gerçekleştirir, "süreç otomasyonu" ile kastedilen şey de zaten budur. Böyle bir sistemin en önemli avantajlarından biriyse çoğu zaman mevcut yazılımlarınızı değiştirmek zorunda olmamanızdır.

RPA lojistik botlarının geleneksel anlamda entegre edilmesi gerekmez. İnsan çalışanların davranışlarını taklit etmek ve otomatikleştirmek için tasarlandıklarından, çeşitli yazılımlar ile sorunsuz şekilde çalışabilirler. Sundukları otomasyon, tedarik zinciri optimizasyonu elde etmenizi sağlar ve lojistikte maliyet düşürme bakımından son derece etkilidirler.

Robotic process automation hangi sorunları çözer?

Her türden ve herhangi bir büyüklükteki işletme, RPA lojistik otomasyon sistemleri kullanarak şu sorunları çözebilir:

Manuel veri girişi sorunları

Bir tedarik zinciri, manuel olarak girilmesi, işlenmesi ve analiz edilmesi gereken çok sayıda veri içerir. Bir insan çalışan, zincirin herhangi bir aşamasında hata yapabilir. Böyle bir hata, nerede gerçekleştiğine bağlı olarak, bir işletmeye büyük zararlar verebilir. Zincirin tıkanması, gecikmelere yol açar ve talebe doğru anda yanıt verilememesine neden olur. RPA, manuel iş gücü kaynaklı tüm olası veri girişi sorunlarını çözer.

Gerçek zamanlı takip eksikliği

Bir tedarik zincirini yönetirken, doğru kararlar almak için yürütülen tüm operasyonların gerçek zamanlı olarak takip edilmesi şarttır. Bu sadece sipariş ve nakliye aşamasını değil, satın alma ve müşteri hizmetleri departmanlarındaki süreçleri de kapsar. Fakat geleneksel lojistik çözümleri, güncel ve gerçek zamanlı bilgi sağlama konusunda oldukça yetersizdir.

Süreci gerçek zamanlı takip edememek, sorunların da geç tespit edilmesine neden olur ve hızlı çözümler geliştirmeyi zorlaştırır. Bu durum, doğal olarak operasyonel süreçlerde verimsizliklere sebep olur. Robotik süreç otomasyonu lojistik süreçlerin herhangi bir anında gerçek zamanlı ve doğru bilgilere hızlı bir şekilde ulaşabilmenizi sağlar.

Parçalanmış sistemler ve süreçler

Hemen her işletme tedarik zincirini yönetmek için birden çok uygulama ve farklı sistemler kullanır. Örneğin sipariş için, nakliye için ve stok yönetimi için farklı uygulamalar mevcuttur. Bunlar çoğunlukla birbirine entegre şekilde çalışmaz ve “parçalanmış” bir sistemin ortaya çıkmasına neden olur. Aynı nedenle zincir boyunca iletişim hataları gerçekleşir ve bir uygulamadaki kaydın diğerinde olmaması (veya eksik/hatalı şekilde olması) nedeniyle sorunlar yaşanır. RPA’nın faydalarından biri de farklı uygulamaları bile yazılım robotlarıyla verimli ve tutarlı bir şekilde kullanabilmesidir.

Verimsiz sipariş yönetimi

Sipariş yönetiminin manuel yapılması hem zordur hem de gecikmelere ve hatalara neden olur. Bu hatalar, bir işletmenin büyümesi için son derece önemli bir fırsatın kaçırılmasına bile sebep olabilir. RPA ile tüm sipariş görevleri hızlı, otomatik ve verimli bir şekilde yürütülebilir. Yapay zekâ destekli RPA lojistik robotları, diğer herhangi bir iş gibi sipariş yönetimi için de rahatlıkla kullanılabilir.

RPA lojistik hangi avantajları sunar?

Otomatik RPA sistemlerinin çözdüğü sorunlar ve sağladıkları lojistik ve depo otomasyonu özellikleri, işletmelerin şu avantajları elde etmelerini sağlar:

Hatasız ve otomatik veri işleme

RPA uygulamaları, manuel olarak gerçekleştirildiğinde hataya açık olan tüm görevleri otomatikleştirir ve veri işleme sürecinin sorunsuz gerçekleşmesini sağlar. Sipariş, nakliye ve envanter yönetiminin otomatikleştirilmesi, insan çalışanların hatalarından kaynaklanan tüm sorunları ortadan kaldırır.

Verimlilik artışı

Yukarıda da bahsettiğimiz gibi, tedarik zincirlerini yönetmek çok sayıda ve sürekli olarak tekrar eden görevin tamamlanmasını gerektirir. Bir insan çalışanın bunları tamamlama hızı, zaman içerisinde azalacak ve hiçbir zaman RPA uygulamaları kadar hızlı ve verimli olamayacaktır. Rutin görevlerin otomatikleştirilmesi ve hızlandırılması, genel iş verimliliği bakımından da faydalı olacaktır. Çalışanlar, rutin görevler yerine stratejik ve daha önemli hedeflere odaklanabilirler.

Maliyet azaltma

RPA uygulamaları; stok yönetimi, sipariş ve benzeri görevleri insan çalışanlara ihtiyaç duymadan yürütebildiğinden, her işletmenin daha verimli çalışmasını ve aynı nedenle maliyetlerini azaltmasını sağlar. Örneğin perakende sektöründe faaliyet gösteren bir işletme, akıllı depo çözümleri ile stok yönetimi için daha az insan çalışana ihtiyaç duyacak ve uzun vadede kayda değer bir tasarruf elde edebilecektir.

Önemli içgörüler

RPA uygulamaları, tedarik zinciri sürecinde toplanan verileri işleyerek faydalı içgörüler elde edilmesini de sağlar. Bir işletme, farklı kaynaklardan gelen tüm verilere gerçek zamanlı olarak erişebileceğinden, onları eyleme dönüştürülebilir içgörüler oluşturmak için kullanabilir. Yapay zekâ destekli RPA uygulamaları, bu içgörüleri otomatik olarak oluşturabilir. Bu da işletmelerin daha bilinçli kararlar almasına yardımcı olur.

Kolaylaştırılmış süreçler

Bir işletmenin büyümesi için daha fazla sipariş alması gerekir ancak siparişlerin sayısı arttıkça üretim kapasitesinin de artması şarttır. Aynı şekilde nakliye, depo yönetimi ve verimlilik de çok daha önemli hâle gelir. RPA otomasyonunun en iyi özelliklerinden biri de ölçeklenebiliyor olmasıdır. Bir işletme büyüdükçe RPA’nın kapasitesini de artırmaya devam edebilir. Bu sayede hem geçici olarak ek personel istihdam etmesine gerek kalmaz hem de kullanmayacağı RPA özellikleri için masraf yapması gerekmez. Robotik süreç otomasyonu, küçük veya büyük her türden iş akışlarını verimli bir şekilde yönetebilir.

Daha iyi müşteri hizmetleri

RPA uygulamaları, özellikle de yapay zekâ destekli olanlar, SMS veya e-posta yoluyla ürün veya hizmet güncellemelerini otomatikleştirerek müşteri hizmetlerini iyileştirebilir. Müşterilerin neredeyse gerçek zamanlı bilgilendirilmesi mümkün olur ve bu durum müşteri temsilcileri üzerindeki yükü de azaltır.

RPA Lojistik Süreci Nasıl İşler?

Aşağıda, RPA uygulamalarının lojistik sürecini nasıl yönettiğine dair pratik bir örnek bulabilirsiniz. Bunlar genel bilgiler olsa da birçok robotik süreç otomasyonu bu şekilde işler.

• Yazılım robotları, örneğin e-postalardan gelen siparişleri tespit eder, bunları önceden tanımlanmış iş kurallarına göre doğrular ve işletmenin kullandığı Sevkiyat Yönetim Sisteminde ilgili kayıtları oluşturur.
• Daha sonra en uygun sevkiyat yönteminin hangisi olacağını belirler, gerekliyse konşimentoları oluşturur ve takip panolarını gerçek zamanlı günceller.
• Başladığı andan itibaren sevkiyatı sürekli olarak takip eder, anlık durum güncellemeleri sağlar ve hataları tespit eder. Mesela gecikmeler veya belge uyuşmazlıkları için otomatik uyarılar görüntüleyerek insan çalışanların zamanında müdahale etmesini sağlar.
• RPA sistemleri, faturaları OCR ile tarayarak içeriklerini belirler ve doğrular, onayladığı faturaları işletmenin muhasebe sistemine kaydeder. Bu sayede fatura işleme sürecinin de hızlı ve hatasız tamamlanmasını sağlar.
• Stok/envanter yönetim sistemleriyle entegre çalışarak stok hareketlerini günceller ve belirli değerlere ulaşıldığında hemen sipariş verebilir. Böylece hem envanter yönetimini optimize eder hem de stok tükenmesini engeller.
• Tüm bunlara ek olarak, sohbet ve/veya e-posta yanıt robotları kullanarak sevkiyat sorgularını yönetebilir, lojistik sorgularını kendisi cevaplayabilir ve insan çalışanlara sadece kendisinin çözemediği sorguları yönlendirebilir.

Avasant tarafından yapılmış bir araştırma, 2023’te bile araştırmaya dâhil edilen işletmelerin %31’nin RPA uygulamalarından belirli bir ölçekte yararlandığını ve bundan önemli faydalar elde ettiğini tespit etmiştir. Bir önceki yıla kıyasla, RPA’ya geçiş yapan işletme sayısında %5 artış yaşanmış ve yazılım robotlarından yararlanan işletmeler, kayda değer bir rekabet avantajı elde etmiştir. RPA kullanarak tedarik zinciri maliyetlerinin %40’a kadar azaltılabileceğini gösteren araştırmalar da vardır.

RPA Lojistik Örnekleri: Bu Teknolojiden Yararlanan Şirketler

Robotik süreç otomasyonu ile elde edilebilecek faydalara gerçek hayattan bazı örnekler verecek olursak, bu teknolojiden yararlanan işletmeler arasında en dikkat çekici olanlar şunlardır:

Walmart: Dünyanın en büyük market zincirlerinden biri olan Walmart, 500’den fazla RPA robotu kullanarak pek çok departmanında otomasyonun gücünden yararlanıyor. Bu robotlar sadece envanter hareketlerini takip etmek için değil, çalışan taleplerini cevaplamak, denetim raporlarını okumak ve nakliye sürecini optimize etmek için de kullanılıyor. Walmart, bu sayede en çok ve en az talep gören ürünlerini kolayca tespit edebiliyor ve stok yönetimini buna göre planlayabiliyor.

United Parcel Services (UPS): UPS, Avrupa kargo operasyonları için “AutoStore” adında bir RPA uygulaması kullanıyor. Bu uygulama, depolama alanlarının dört kat daha verimli kullanılabilmesini sağlıyor.

FedEx: FedEx, Singapur'daki kargo operasyonları için FDMI adında kendi RPA sistemini kullanıyor. Bu sistem, optimize edilmiş rotalar ve konumlar kullanarak kargo teslimatını hızlandırıyor.

RPA’ya Hızlı ve Sorunsuz Geçiş Yapmak için Bunlara Dikkat Edin

Tedarik zincirinizde RPA’ya geçiş yapmak ve maliyetleri azaltmak için bulduğunuz ilk uygulamayı kullanmaya başlamayın. Doğru uygulamayı seçmek ve ona sorunsuz ve hızlı bir şekilde geçiş yapmak için aşağıdakilere dikkat edin:

1. Net hedefler ve beklentiler belirleyerek başlayın

RPA ile kısa ve uzun vadede ne elde etmek istiyorsunuz? Bu teknolojinin size ne kadar fayda sağlayacağını anlayabilmek için başarı kriterlerinizi belirlemelisiniz. Örneğin sizin için başarı kriteri siparişlerin anında stok yönetimine eklenmesi mi yoksa nakliye sürecinin gerçek zamanlı takibi mi? RPA uygulamalarından ne beklediğinizi tanımlarsanız doğru seçimler yapabilir, hedeflerinize daha hızlı ulaşabilir ve başarınızı daha rahat ölçebilirsiniz.

2. Otomasyon için doğru süreçleri belirleyin

Tedarik zincirinizdeki görevleri analiz edin ve hangilerinin otomasyona daha uygun olduğunu belirleyin. Bu zincirdeki her görev otomatikleştirilmeye uygun olmayabilir. RPA, bazı görevlerde işletmenize otomasyonun gücünü sunabilirken, bazılarında yeni sorunların ortaya çıkmasına neden olabilir. Hangi görevlerin otomatikleştirilebileceğini belirleyerek, kendinize en uygun uygulamayı seçebilirsiniz.

3. Doğru RPA çözümünü tercih edin

Piyasada birçok RPA uygulaması yer alır ve bunlar hem özellik hem de maliyet bakımından birbirlerinden radikal düzeyde farklılık gösterirler. Küçük veya orta ölçekli bir işletmeyseniz her ikisini de dikkate alarak bir seçim yapmanız gerekir. Ölçeklenebilir sistemlere öncelik verin ve kullandığınız yazılımlarla uyumlu bir şekilde çalışabilecek RPA çözümlerine odaklanın.

4. Değişimi yönetin

RPA kullanmaya başlamak, insan çalışanlara olan ihtiyacınızı azaltır ancak bunu tamamen ortadan kaldırmaz. Mevcut çalışanlarınızın RPA uygulamalarının nasıl çalıştığını anlaması ve bu yeni süreçte rollerinin ne olduğunu öğrenmesi şarttır. Bu nedenle bir eğitim ve oryantasyon süreci kaçınılmaz olacaktır. Bu süreci kolayca tamamlayabilmenize olanak tanıyan, yani kullanımı çok karmaşık olmayan, RPA uygulamalarını tercih edin ve iş ortaklarınızı da bilgilendirmeyi unutmayın. Örneğin artık bir yazılım robotunun sipariş taleplerine yanıt vereceğini bilmeleri gerekir.

Yapay zekânın giderek artan bir sıklıkta kullanılması ve gerçek zamanlı veriye ulaşabilmenin rekabetçi sektörlerde büyüyebilmek için artık zorunlu hâle gelmesi, otomasyonun ne kadar önem kazandığını gösteriyor. RPA lojistik çözümlerinden yararlanmak, bunu elde etmenizi sağlayacak ve rakiplerinizin bir adım önünde kalmanıza yardımcı olacaktır. Bir Salesforce araştırmasına göre, otomasyon sistemlerine geçiş yapmak çalışanların memnuniyetini de artırıyor. Yani RPA kullanarak sadece lojistik ve depo yönetimi süreçlerini otomatikleştirmekle kalmıyor, daha mutlu ve dolayısıyla daha sadık çalışanlar da elde edebiliyorsunuz.

Bitrix24 ile RPA Kullanmaya Başlayın

RPA Türkiye kategorisinde ilk sırada yer alan Bitrix24 ile bu teknolojiden hemen şimdi hızlı ve sorunsuz bir şekilde yararlanmaya başlayabilirsiniz. Bitrix24 çözümleri her türden ve büyüklükten işletme için faydalıdır ve RPA da “Otomasyon” modülünün bir parçası olarak tasarlanmıştır. Ücretsiz dâhil tüm planlarda bu özellikten faydalanabilirsiniz ancak kullanabileceğiniz iş akışı sayısı planınıza göre değişecektir.

Bitrix24’ü başlatın, Otomasyon sekmesinde “RPA” yazan yere tıklayın ve RPA listesi ekranından iş akışlarınızı oluşturmaya başlayın. Görevler atayın, faturaları yönetin veya çalışan taleplerini cevaplayın. Yarattığınız her iş akışı bir Kanban’a sahip olacaktır ve buna daha fazla otomasyon kuralları eklenebilir. Hemen bugün ücretsiz olarak kaydolun ve RPA avantajlarından yararlanmaya Bitrix24 ile başlayın!