SaaS Maliyet Yönetimi: Pazartesiye Kadar Kesebileceğiniz SaaS Harcamaları

SaaS yığınınızın gereğinden fazla şiştiğini düşünüyorsanız büyük ihtimalle haklısınız. Şirketler farklı amaçlar için farklı araçları kullanmayı sevdiklerinden ötürü yazılım için aşırı harcama yaparlar. Çünkü kimin neyi gerçekten kullandığı, hangi aracın neyi desteklediğini ve hangi lisansın aylar önce sona ermesi gerektiğini bilmezler.

Yani SaaS yığınlarına baktıklarında neyi gördüklerini bile anlamazlar. Bu durumu bilinçli bir körlük hâline benzetebiliriz. Yüksek harcamalar finans departmanlarının genel kesintiler için sürekli baskı yapmasına neden olur, ekipler ise buna savunmacı bir şekilde karşı çıkar ve neticede hiçbir şey değişmez. Harcamalar bir sonraki çeyrekte tekrar artar ve bu döngü kendisini tekrar edip durur.

Kemer sıkmadan net bir şekilde görünürlük elde etmek

Ancak bu döngüye mahkûm değilsiniz. Doğru kararlar ve verimlilik artırma teknikleriyle, iş akışlarınızı bozmadan veya ekiplerinizi yavaşlatmadan ilk haftada SaaS harcamalarınızın %12-18'ini ve çeyrek sonuna kadar %25 veya daha fazlasını kesebilirsiniz. Bunun sırrı da “kemer sıkma” politikaları değil, netlik, yani görünürlüktür.

Gelin bunun nasıl mümkün olabileceğine birlikte göz atalım. Bitrix24 çözümleri, her zaman olduğu gibi bu konuda da size yardımcı olmaya hazırdır. Analitik ve Raporlama, API Entegrasyonları ve Satış Yönetimi gibi modülleri bir arada sunan bir platform olan Bitrix24, görev ve proje bazlı maliyet takibi yaparak aşırı harcamalarınızı kesmeniz için size çok değerli öngörüler sağlayabilir. Sınırsız sayıda kullanıcı için sonsuza dek ücretsiz sürümünü hemen şimdi deneyerek işletmenize katabileceklerini kendiniz görebilirsiniz.

Asıl sorun çok fazla araç değil, görünürlüğün sıfır olmasıdır

“SaaS şişkinliği” sıklıkla kullanılan bir terim olmasına rağmen yalnızca gereğinden çok araç kullanılması anlamına gelmez ve sadece bundan ibaret bir sorun da değildir. Diğer bir deyişle kullanılan araç sayısına bakarak bir “şişkinlik” olup olmadığına karar vermek hatalı olur. Verimli şekilde kullanılan on araç, göz ardı edilen ve kullanılmayan beş araçtan daima daha iyidir.

SaaS şişkinliğinin temel sorunu, çoğu şirketin araç ve yazılımların kullanımını analiz etmeden yenilerini satın almasıdır. Örneğin bir ekip işine yarayacağını düşünerek bir yazılım satın alır, bir başkası iki hafta sonra aynını yapar, bunlar farklı döngülerde faturalandırılır ve satın alımdan sonra da kimse onları aktif şekilde kullanmaz. Zamanla kelimenin tam anlamıyla bir “yığın” oluşur. İçinde düzinelerce farklı aracın yer aldığı son derece maliyetli ve hemen hiç kimsenin kullanmadığı dijital bir yığın.

Ekipler arasında iletişim kurulmaması, yığını beslemeye devam eder

Bu sorun sanılandan daha ciddi sonuçlara neden olur çünkü örneğin bu yazılım veya araçların lisansları, onları satın alan (ve kullanan tek kişi olan) çalışanın ayrılmasından sonra da geçerliliğini korur. Bu, düzenli olarak yenilenecekleri ve bunun da bir maliyetinin olacağı anlamına gelir. Ekipler birbirlerinden haberdar değilse aynı işi yapmak için farklı araçlar satın alıp, bunların birbirleriyle uyumsuz olması nedeniyle her ikisini de kullanamayabilirler.

En kötüsü de bu sorunların muhasebe departmanı tarafından çoğunlukla tespit edilemiyor olmasıdır. Muhasebe, fatura incelemelerinde sadece bir lisans ödemesi görecek ve bunun aslında kullanılmayan bir aracın lisans ücreti olduğunu anlamayacaktır. İş yazılımı harcama raporlaması kullanım verilerini içermez, sadece maliyetleri gösterir ve muhasebe çalışanları için bunlar olağan harcamalardır. Gereksiz bir yığını beslediklerinin farkına bile varmazlar.

SaaS Sızıntı Avcısı: Pazartesiye Kadar Kesilecek Harcamalar

Kapsamlı ve adım adım kılavuzu almak için e-posta adresinizi girin.

Bitrix24 Gizlilik Politikasını okuduğunuzu ve kabul ettiğinizi onaylamış olursunuz

Faturalara değil, girişlere göz atarak başlayın

Pazartesiye kadar SaaS harcamalarınızdan tasarruf etmek istiyorsanız işe araç kullanım analizi ile başlamanız gerekir. Faturaların inceleyerek zaman kaybetmeyin. Yukarıda da bahsettiğimiz gibi, faturalar size sadece maliyetleri gösterir, kullanım verilerini değil. Sizin dikkat etmeniz gereken şey ise araçlar ve yazılımlara yapılan girişlerdir (login).

SaaS araçlarınıza API'leri ve entegrasyonları bağlamak, faturaların asla veremeyeceği bir şey elde etmenizi sağlar: Davranışsal analiz. Geçen hafta bu yazılıma kimler giriş yaptı? Ne sıklıkla kullandı? Hangi özelliklerden gerçekten yararlandı? Sadece bu soruların cevaplarına göz atarak şunları net bir şekilde görebilirsiniz:

• Kullanıcı başına ücret ödenen yazılımlarda, ödeme yapılmasına rağmen giriş yapmayan kullanıcı hesapları (fazla lisans tespiti)
• Kimsenin çok uzun zamandır giriş yapmadığı "temel" araçlar
• Aynı işlevler için kullanılan farklı yazılımlar

Bu tespitler, doğal olarak öznel tartışmaları da ortadan kaldıracaktır çünkü kullanım verileri görünür hâle geldiğinde kimse onlara itiraz edemez. Mesela 10 kullanıcı için ödeme yaptığınız ancak 9 kişinin kullandığı bir aracı ekibiniz hâlen savunabilir fakat bu araç sadece 2 kişi tarafından kullanılıyorsa artık onların da yapabileceği bir itiraz kalmaz.

İlk tasarruf dalgasının geleceği yer: ücretli ve aktif abonelik optimizasyonu

İlk ve en büyük tasarruf da zaten buradan gelecektir. Ücreti ödenen kullanıcılar ile kullanılmayan hesaplar arasındaki fark, sandığınızdan çok daha büyük olabilir. Ekipler “her ihtimale karşı” kullanacaklarından daha fazla abonelik satın alma eğilimindedir. Ancak en ciddi sorun parası ödenmesine rağmen aktif şekilde kullanılmayan “premium” aboneliklerdir.

Bu, daha büyük bir ödeme gerektiren premium hesaplar açılmasına rağmen sundukları araçların kullanılmadığı anlamına gelir. Yani aktif olsa bile sunulan özelliklerden yararlanılmayan abonelikleri de tespit edebilir ve bunları örneğin bir alt abonelik kademesine indirebilirsiniz. Bu da kayda değer bir miktarda tasarruf yapmanız ile sonuçlanacaktır.

Ekiplerin bu değişimlere itiraz etmesi için bir neden olmayacaktır. Onlardan aktif olarak kullandıkları şeylerden vazgeçmelerini istemeyeceksiniz, sadece kullanmadıkları (veya gerek duymadıkları) şeyleri iptal etmiş olacaksınız.

İpucu: Gölge bilişim masraflarına dikkat edin

Gölge bilişim (shadow IT), ekiplerin BT departmanının izni veya onayı olmadan satın alıp kullandıkları araçlar ve yazılımlara verilen isimdir. Bunlar çoğunlukla bulut tabanlıdır ve onları kullananlar dışında hiç kimsenin varlıklarından haberi bile olmaz.

Sizin de haberiniz yoksa yukarıda bahsettiğimiz giriş analizlerini doğru bir şekilde yapmanız mümkün olmayacaktır. Bu analize başlamadan önce bu tür araçların kullanılıp kullanılmadığı hakkında bilgi toplayın ve gölge bilişim önleme üzerinde çalışın. Bu, maliyet sorunlarının yanı sıra şirketlerin siber güvenliğini de tehlikeye sokan bir uygulamadır.

“Zombi” lisansları tespit edip engelleyin

SaaS maliyetlerinin artmasının nedenleri arasında, doğru yönetilmeyen işten çıkarma (offboarding) süreçleri de yer alır. Çalışan offboarding otomasyonu kullanmayan bir şirket, iletişim kuramayan bir şirkettir. İK departmanı ile SaaS araçlarının birbirinden haberi yoktur. Böyle bir durumda, bir çalışan işten ayrıldığında İK onun e-posta hesabını iptal eder ve şirket ağına olan erişimini kaldırır ancak aynı çalışanın kullandığı araç ve yazılımlar bir “zombi” gibi varlıklarını sürdürür. Daha kötüsüyse şirket onlar için ödeme yapmaya devam eder.

Oysa otomasyon kullanarak İK yönetimini SaaS tedarikine bağlamak ve bu sorunu hem hızlı hem de kolay bir şekilde engellemek mümkündür. Böyle bir otomasyonda offboarding süreci şöyle işler ve zombi yazılım sorununun yaşanması sadece dört adımda engellenebilir:

1. Çalışanın işten çıkış tarihi, otomatik olarak lisans kaldırmayı da tetikler
2. Varsa, o çalışan için satın alınan kullanıcı abonelikleri de iptal edilir
3. Rol değişiklikleri, şirket sistemlerine olan erişim seviyelerini kendiliğinden ayarlar
4. Muhasebe departmanına ilgili lisans ücretinin artık ödenmeyeceğine dair otomatik bir not gönderilir

Burada önemli olan, çalışanların işten ayrılması sonrasında “temizlik” yapma işini manuel yürütmemektir çünkü bu daima eninde sonunda bir şeylerin unutulmasıyla sonuçlanır. Bir otomasyon sistemi ise hiçbir şeyi unutmadan arka planda sessizce çalışmaya devam edip süreç üzerinde tam bir kontrol sunar ve zombi lisanslar (veya kullanıcılar) için ödeme yapmaya devam etmenizi engeller.

Sayıya göre değil, sonuca göre analiz edin

Bu uygulamalar açıkça görünen israfı ortadan kaldırmak konusunda size yardımcı olacaktır. Ancak görmesi kolay olmayan gider kalemleri de vardır ve onları bulmak için araç/yazılım sayılarına değil, sonuçlara odaklanmanız gerekir.

Bu, basitçe aynı sonuçları biraz farklı şekilde sağlayan kaç araç olduğunu tespit ederek devam etmeniz gerektiği anlamına gelir. Bunu yapabilmek için şu soruları sorun:

• Anlaşmaları kapatmaya yardımcı olması için kaç araç kullanıyoruz?
• Müşteri teslimatlarını yönetmek için kaç araç kullanılıyor?
• Tek işlevi diğer araçlar hakkında rapor vermek olan kaç aracımız var?

Bu sorulardan herhangi birini “birden çok” şeklinde cevaplıyorsanız temizlik yapma zamanı gelmiş demektir. Bu temizliği yaparken benimsenmeye ve veri kalitesine dikkat etmek önemlidir. Benimsenme, ekiplerin gerçekten hangi aracı kullandıkları anlamına gelir. Kendi ihtiyaçlarına en uygun olan aracı kullanma eğiliminde oldukları için, diğerlerini iptal ederek tasarruf edebilirsiniz.

Veri kalitesi ise hangi aracın daha temiz, daha net ve daha güvenilir kayıtlar/sonuçlar sağladığı anlamındadır. Bunu tespit edebilmek için ilgili ekiplerle toplantılar düzenleyebilir veya BT departmanınızdan yardım isteyebilirsiniz. Her hâlükârda, her kategoride tek bir araç kullanmak sadece tasarruf etmenizi sağlamakla kalmayıp verimliliği de artıracaktır.

Bunun nedenini tahmin edebilirsiniz. Aynı iş için birden fazla araç/yazılıma veri girişi yapması gerekmeyen çalışanlar doğal olarak daha verimli olur. Daha az araç, daha yüksek kullanımla sonuçlanır. Daha yüksek kullanım daha iyi verilere, onlar da daha iyi kararlarla yol açar. Yani başta tasarruf olmak üzere elde edebileceğiniz pek çok avantaj vardır.

SaaS harcamalarını departmanlar yerine gelir haritalarına bağlayın

Daha fazla tasarruf sağlamak için, SaaS harcamalarını departmanlara değil, proje yönetimi içerisindeki gelir haritalarına bağlamanız gerekir. Harcamaları departmanlar sahiplenirse gerçek maliyetleri göremezsiniz. Örneğin SaaS maliyetleri yalnızca “BT” veya “Satış” bütçeleri içinde yer alıyorsa soyut ve bağlamdan kopuk olacaktır.

Ancak bu harcamaları projelere, yeni anlaşmalara, müşterilere ve gelir akışlarına bağlayarak proje yönetiminin bir parçası hâline getirirseniz sadece gerçek maliyetleri değil de şunları da görebilirsiniz:

• Doğrudan gelir üretimini destekleyen araçlar
• Teslimatı ve müşteri sadakatini hızlandıran araçlar
• Çoğunlukla alışkanlıktan kullanılan ve gerçek bir getirisi olmayan araçlar

CRM sistemleri, bu noktada kritik bir rol üstlenir. Maliyetler ile süreçler ve projeler uyumlu duruma geldiğinde, kararlar da politik olmaktan çıkar ve objektif hâle gelir. Harcamaları kısmak artık bir ceza gibi hissettirmez, mevcut duruma uygun gerçekçi tedbirler hâline gelir. Netlik ve görünürlükten kastedilen şey de zaten budur: Tasarruf tedbirlerinin nedenlerini herkesin açıkça anlayabilmesini sağlamak.

Aksi takdirde bu tedbirler ekipler ve departmanlar tarafından reddedilecek, gölge bilişim kullanımı artacak ve gösterilen direnç nedeniyle iş akışları kesintiye uğrayacaktır. Ancak bir CRM sisteminin yardımıyla hem maliyet hem fayda hem de gerçek kullanım hakkında objektif veriler elde ederseniz artık kimsenin itiraz edebileceği bir şey kalmaz.

Gerçek kazanç daha düşük harcamalar değil, verimliliktir

Bu tedbirler Türk şirketler için daha da verimli sonuçların elde edilmesini sağlayacaktır çünkü yerel çalışma kültürü merkezi kararlar olmadan farklı ekiplerin çok sayıda farklı araç kullanması üzerine kuruludur. Diğer bir deyişle hangi araçları kullanacaklarına ekiplerin kendileri karar verir ve bunun üzerinde gerçek bir kontrol mekanizması yoktur.

Aynı nedenle SaaS yığınları çok daha hızlı bir şekilde şişer ve bu tasarruf tedbirleriyle çok daha hızlı bir şekilde sönebilirler. Bu, maliyet tasarrufunun Türk şirketleri için daha hızlı gerçekleşeceği ve daha verimli sonuçlar sağlayacağı anlamına gelir. Ancak buradaki gerçek kazanç, daha temiz ve daha güvenilir veriler, daha hızlı ve daha güvenli kararlar olacaktır.

Tek bir platform, tek bir kaynak: farklı araçlara ihtiyacınız yok

SaaS harcamalarını azaltmak ekipleri daha az değil daha üretken hâle getirir. Çalışanların giriş yapması gereken daha az araç olacak ve tek bir kaynak üzerinden işlerini tamamlayabileceklerdir. İşin sırrı da zaten ekiplerinize tek bir platform üzerinden ihtiyaç duyacakları her şeyi sunabilmektir. SaaS yığınınız çok pahalı hâle gelmişse bunun nedeni yalnızca çok fazla şey satın almış olmanız değildir. Sorun, kullandığınız birçok farklı sistemin birbiriyle iletişim kuramıyor olmasıdır.

Burada bahsettiğimiz tedbirleri alarak çok kısa bir süre içerisinde SaaS maliyetlerini düşürebilir ve ekiplerinizin daha verimli çalışmasını sağlayabilirsiniz. Bunu gerçekten de bir sonraki Pazartesiye kadar yapabilmek istiyorsanız Bitrix24’e geçiş yapın. Analitik ve Raporlama, API Entegrasyonları ve Satış Yönetimi gibi modülleri bir arada sunan Bitrix24 araçları, tek bir platform üzerinden ihtiyaç duyabileceğiniz her araca ulaşmanızı sağlayarak maliyetleri düşürür ve verimliliği artırır.

Sık Sorulan Sorular