Türk İşletmeler için Güvenilir Kurumsal Sohbet Uygulamalarının Önemi- Hassas Veri Koruması Nasıl Sağlanır?

Bir şirket olarak hassas ve gizli verilerinizi en güvenilir depolama çözümleriyle saklayabilirsiniz. Ancak verilerinizin kontrolsüz bir şekilde yayılmasındaki en büyük etken çoğu zaman çalışanlarınızdır. Şirket bilgileri çalışanlar arasında işlenir, departmanlar arasında paylaşılır ve çeşitli platformlarda dolaşır. Kurumsal sohbet uygulamaları, hassas bilgilerin güvenli bir şekilde paylaşılmasını ve işlenmesini sağlayabilir. Aynı zamanda departmanlar arası iletişimi kolaylaştırarak entegre bir iletişim çözümü sunarlar. İç iletişime sadece mesajlaşma uygulaması değil, görüntülü aramalar, çağrılar ve dosya paylaşımı gibi özellikler ekleyen bütüncül bir çözüm olarak kullanılabilirler.

İş süreçlerinde sohbet için ayrı bir yazılım kullanmak, iletişimi daha kontrollü ve daha kurumsal hâle de getirir. Bu sayede çalışanlar, iş ve özel yaşamlarını net bir şekilde ayırabilir. Örneğin gizlilik içeren bir dosyanın bir çalışanınız tarafından yanlışlıkla aile WhatsApp grubunda paylaşılmasını istemezsiniz, değil mi? Elbette bu genel bir örnektir ve kimse bunu bilerek yapmaz, ancak dikkatsizlik sonucu bu tür durumların kolaylıkla yaşanabileceğini de unutmamak gerekir.

Tüm bunların yanı sıra, yapay zekânın iş yaşamına entegre olmasıyla birlikte artık birçok çalışan metin tabanlı görevlerde sohbet robotlarından faydalanıyor. Peki, dahili sohbet uygulamanızın kendi entegre YZ çözümü olsaydı ve çalışanlar hassas bilgileri harici uygulamalara taşımak zorunda kalmasaydı?

Kurumsal iletişimde aradığınız çözümü Bitrix24 araçları sayesinde bulabilirsiniz. Bitrix24, şirket içi iletişim araçlarını tek bir platformda birleştirerek dahili iletişim, görüntülü arama, çevrimiçi çalışma alanı ve dosya paylaşımı gibi birçok çözüm sunuyor. Sohbet uygulamasına dahil edilen CoPilot ise çalışanların metin düzenleme ve beyin fırtınası gibi ihtiyaçlarını güvenli bir şekilde karşılamasını sağlıyor. Bitrix24'ün sunduğu şirket içi iletişim araçlarını ücretsiz bir şekilde denemek için hemen şimdi kaydolun.

Güvenli Kurumsal İletişim Nasıl Sağlanır? - Veri Sızıntıları Neden Oluşur?

Güvenli kurumsal iletişim, çalışanların veri gizliliği ve güvenliği konusunda bilinçlendirilmesiyle başlar ve güçlü teknolojik altyapılarla desteklenir. Bir şirket için kullanıcıların siber güvenlik konusunda eğitilmesi, erişim kontrollerinin uygulanması ve tüm bu sistemleri düzenli olarak denetlenmesi oldukça önemlidir.

Güvenli bir iletişim ortamı yaratmak için öncelikli olarak veri sızıntısına neden olan tehditleri belirleyerek başlayabiliriz. Veri sızıntılarına dış kaynaklar kadar iç kaynaklar da neden olur. Bunların nedeni, çalışanların kasten veya kötü niyet taşımadan yaptıkları işlemler olabilir. Kurumsal veri güvenliği çözümleri burada devreye girerek tüm çalışanların aynı platformda güvenli şekilde iletişim kurmasını, potansiyel veri sızıntılarının engellenmesini ve tüm iletişimin yönetilmesini sağlar.

Örneğin, 2016'da Snapchat'te yaşanan veri sızıntısında, bir çalışan CEO tarafından gönderildiğini sandığı sahte bir e-posta iletisine inanarak 700 çalışanın bordro bilgilerini yanlışlıkla ifşa etti. En gelişmiş şirketler bile dış tehditlere ve insan hatalarına karşı savunmasız olabilir.

Kurumsal veri gizliliği için potansiyel tehditleri inceleyerek başlayalım.

Kasıtlı veya Kötü Niyetli Tehditler

Bazı güvenlik ihlalleri kullanıcı tarafından bilinçli veya kasıtlı olarak gerçekleştirilir. Çalışanlar sahip olduğu uygulama ve erişim izinlerini çalıştıkları kuruma zarar verme niyetiyle kullanabilir. Örneğin müşteri verileri, ticari sırlar veya çalışan bilgilerini çalarak rakip firmalara satabilir. Ürün geliştirme planları, yazılım kodları veya finansal veriler dışarı sızdırılabilir. Kişisel bilgiler izinsiz bir şekilde ifşa edilebilir veya kritik bilgiler sisteme zarar vermek için silinebilir.

Bu tür kasıtlı tehditlerin önüne geçmek için erişim yetkilerini sınırlandırmak, güvenli iletişim uygulamaları kullanmak, kullanıcı hareketlerini izlemek ve bilgi işlem ekipleri tarafından geliştirilen şirkete özel stratejiler kullanmak gerekir.

İhmal Sonucu veya Kötü Niyet Taşımayan Tehditler

Şirketlerdeki veri sızıntısı veya güvenlik açıklarının çoğu genelde ihmal sonucu oluşur. Yani kullanıcıların aslında kötü niyet taşımadan ve güvenlik politikalarına uymadan yaptıkları hatalar buna neden olur. Örneğin bir kullanıcı iyi niyetli olsa bile hassas verileri kişisel e-posta adresinden paylaşarak güvenlik açıklarına neden olabilir. Benzer şekilde, gizlilik içeren dosyaları uçtan uca şifreleme olmadan paylaşmaları, güvensiz platformlara yüklemeleri, zararlı bağlantılara tıklamaları veya güvenli olmayan bulut araçlarına güvenmeleri mümkündür.

Kurumsal iletişimin tüm bu tehditler arasındaki yeri nedir?

Kurumsal mesajlaşma uygulaması veya iletişim çözümleri WhatsApp, Telegram veya e-posta gibi kontrolsüz ortamlarda hassas bilgilerin paylaşılmasının önüne geçer. Bunlar şifreli ve kayıtlı iletişim sağlamakla kalmaz, aynı zamanda erişim yetkilerini kullanıcıların rollerine göre yapılandırır. Dosya paylaşımı sadece yetkilendirilmiş kullanıcıların özelinde sınırlandırılabilir. Mesajlar, dosya hareketleri ve diğer tüm kullanıcı hareketleri sistem tarafından kayıt altına alınabilir. Tüm bu avantajlar, özellikle kötü niyetli kullanıcıların tespiti ve güvenlik açıklarının önlenmesi açısından son derece önemlidir.

İş İletişimi için Veri Şifreleme Kılavuzu: Şifreleme Yöntemleri ve Anlık Mesajlaşmada Uygulama

Kapsamlı ve adım adım kılavuzu almak için e-posta adresinizi girin.

Bitrix24 Gizlilik Politikasını okuduğunuzu ve kabul ettiğinizi onaylamış olursunuz

Kurumsal Mesajlaşma Uygulaması Nedir?

Kurumsal iletişim programı, bir şirketin dahili iletişim çözümlerini kapsayan bir mesajlaşma uygulamasıdır. İşletmelere özel olarak tasarlandığından, farklı departmanlar için grup sohbetleri, birebir mesajlar, müşteriler veya tedarikçiler gibi dış kullanıcılarla harici mesajlaşma gibi birçok özelliğe sahiptir. Signal, Slack, Microsoft Teams ve Bitrix24 gibi işletmeler için geliştirilen bu uygulamalar, modern iş dünyasının iletişim zorluklarına hızlı ve etkili bir şekilde yanıt vermeyi hedefler. Güvenli bilgi paylaşımı, hızlı haberleşme güvenliği, özelleştirilebilir çalışma alanları ve görev yönetimi özellikleri bu tür popüler kurumsal mesajlaşma uygulamaları tarafından sağlanan diğer özelliklerdir.

Gerçek Zamanlı Mesajlaşma

Herhangi bir kurumsal sohbet programı ile gelen en temel özellik gerçek zamanlı iletişim avantajıdır. Çalışanlar anlık mesajlaşma uygulaması ile her yerden kesintisiz bir şekilde iletişim kurabilir. Projeler üzerinde iş birliği yapma ve hızlı karar alma gibi süreçler bu tür uygulamalar sayesinde desteklenir. Bir mesajlaşma uygulaması içinde genellikle iki tür mesaj özelliği olur; doğrudan mesaj ile belirli bir kişiye özel mesaj gönderme ve ekip veya departmanlar arasında gruplar halinde toplu iletişim kurma.

Dosya Paylaşımı

Şirket içi iletişim için geliştirilen bir uygulamanın yalnızca metin tabanlı mesaj gönderme özelliği değil aynı zamanda dosya paylaşım özellikleri de bulunur. Bu tür uygulamalar sayesinde belgeler, raporlar, sunumlar ve sözleşmeler doğrudan sohbet penceresine sürüklenerek paylaşılabilir. Bazı uygulamaların paylaşılan dosyalar üzerinden gerçek zamanlı yorum yapma ve geri bildirim alma gibi özellikleri de mevcuttur.

Sesli ve Görüntülü Aramalar

Kurumsal mesajlaşma uygulamaları metin tabanlı iletişime ek olarak sesli ve görüntülü arama özelleriyle de öne çıkar. Dahili telefon, video konferans ve VoIP özellikleri sayesinde farklı konumlardaki uzak ekiplerle sorunsuz ve etkili bir iletişim kurmak mümkün hale gelir. Ayrıca kullanıcılar için çevrimiçi, meşgul, toplantıda, dışarıda veya tatilde gibi durum bildirimleri yapılabilir. Durum bildirimleri, toplantı planlaması yaparken karşı tarafın uygunluğunu hızlı bir şekilde görmek için oldukça faydalıdır.

Görev Yönetimi

Her kurumsal sohbet uygulamasında bulunmasa da, birçok gelişmiş platform görev yönetim özellikleri de sunar. Çalışanlara görev atama, son teslim tarihi belirleme ve ilerlemesini takip etme gibi farklı birçok özellik ile ekiplerin işlerini daha sistemli ve verimli yönetmesi sağlanır. Bazı işletme çözümleri Trello, Jira veya Asana gibi harici proje yönetim araçlarıyla entegre bir şekilde çalışabilir. Bitrix24 gibi kapsamlı çözümler ise görev yönetimi, takvim ve iş birliği araçlarına ek olarak telefon, video konferans ve mesaj çözümlerinin tek bir platform üzerinden kullanılmasını sağlar.

Güvenlik ve Gizlilik

Kurumsal sohbet uygulamaları bireysel mesajlaşma uygulamalarından kullandıkları güvenlik ve gizlilik protokolleri ile ayrılır. Mesajlarınızı uçtan uca şifreleme ile koruma altına alan bu tür güvenli mesajlaşma uygulamaları, aynı zamanda kullanıcı yetkilendirme, çok faktörlü kimlik doğrulama ve denetim kayıtları gibi birçok özellik sunar.

Dijital dünyada siber saldırı riski her zaman bulunduğundan, şirket verilerinin korunması için kullanılan programlarda bu tür özelliklerin yer alması kritik öneme sahiptir. Bu bağlamda, güvenli mesajlaşma için kurumsal iş çözümleri ile gelen temel özellikleri de tek tek ele alabiliriz.

Güvenli Mesajlaşma Uygulamalarında Bulunması Gereken Özellikler Nelerdir?

Kurumsal sohbet uygulamalarının güvenlik özellikleri işletme mesajları ve hassas verileri koruma açısından önemlidir. Bu nedenle, seçtiğiniz uygulamanın sadece temel özelliklerine değil, iletişim güvenliği bakımından neler sunduğuna da dikkat etmelisiniz.

Uçtan Uca Şifreleme

Uçtan uca şifreleme, mesajlarınızı başka bir cihaza aktarılmadan önce şifrelemenizi sağlayan güvenilir bir yöntemdir. Mesajlaşma uygulamasının uçtan uca şifreleme ile korunması sayesinde, gönderilen mesajları yalnızca alıcı cihazda görüntülenecek şekilde şifrelersiniz. Gönderimden alıma kadar tamamen şifreli kalan mesajlar, yetkisiz üçüncü kişiler tarafından okunamaz veya ele geçirilemez. Bu yöntem WhatsApp, Telegram, Messenger gibi birçok bireysel mesajlaşma uygulamasında da yer alır. Açık kaynak yazılımlarda da uçtan uca şifreleme özelliğinin olup olmadığına dikkat etmelisiniz.

Çok Faktörlü Kimlik Doğrulama

Seçtiğiniz güvenli mesajlaşma programı uçtan uca şifreleme yönteminin yanında çok faktörlü kimlik doğrulama özelliği de sunmalıdır. Çok faktörlü kimlik doğrulama yönteminde, kullanıcı sadece şifre kullanmak yerine en az iki farklı doğrulama katmanı kullanarak hesabına erişim sağlar. Örneğin, bir kullanıcıdan hem şifresini hem de cep telefonuna gelen tek kullanımlık bir kodu girmesi istenebilir. Daha yüksek güvenlik için parmak izi veya diğer biyometrik veriler de bu sürece eklenebilir. Özellikle şirket yöneticileri gibi onay süreçlerine aktif olarak dahil olan kişi veya departmanların üst düzey güvenlik özellikleri kullanması önemlidir.

Yönetici Kontrolleri

Güvenli yazışma programları yöneticilere kullanıcı izinlerini ve davranışlarını denetleyebilecekleri bir kontrol paneli sunmalıdır. Kontrol paneli sayesinde çalışanların erişim sınırları belirlenebilir, sohbet kuralları oluşturulabilir ve işten ayrılan kullanıcıların hesaplarının otomatik olarak devre dışı bırakılması için komut verilebilir.

Çalışanların Güvenli Bir Şekilde Denetlenmesi için Geçmiş Konuşma Kayıtları

Kurumsal mesajlaşma uygulamasının konuşma kayıtları özelliği, kullanıcı etkinlikleri, geçmiş işletme mesajları ve sistemde yapılan değişiklikleri görmenizi sağlar. Dolayısıyla hem olası veri sızıntılarında hangi işlemlerin yapıldığı hızlı bir şekilde tespit edilebilir hem de KVKK veri güvenliği gibi yasal uyumluluk gereksinimleri karşılanabilir.

Sonuç olarak, kurumsal güvenlik sağlamak için seçtiğiniz yazılımda işlevsel özellikler kadar veri sızıntılarına ve saldırılara karşı koruma sağlayan özellikler de aramalısınız. Peki, modern iş gereksinimlerine yanıt veren yazılımlar sadece iletişim ve güvenlik özelliklerine göre mi değerlendirilmelidir? İşte bu noktada yapay zekâdan bahsetmenin zamanı geldi.

Yapay Zekâ Destekli Kurumsal Sohbet Çözümleri Neden Önemli?

McKinsey'ın yaptığı anketlerde yöneticilere "Sizce çalışanların ne kadarı işlerinde düzenli olarak üretken yapay zekâ uygulamaları kullanıyor?" sorusu yöneltildiğinde, sadece %4'ünün günlük işlerinin en az %30'unda üretken yapay zekâyı kullandığını tahmin ettiler. Aynı soru çalışanlara yöneltildiğinde, bu oranın %4 değil %13 olduğu ortaya çıktı. Yani çalışanlar üretken yapay zekâyı tahmin edilenden çok daha fazla kullanıyor. Peki, bu rapor bizim için ne anlam ifade ediyor?

Yöneticiler, çalışanların hangi yapay zekâ uygulamalarını hangi işlemler için kullandığını bilmezse gerekli güvenlik önlemlerini alamaz. Bilgi işlem departmanı Shadow AI yani Gölge Yapay Zekâ kavramına karşı önlem almak zorundadır. Çalışanlar işlerini kolaylaştırmak için çeşitli yapay zekâ uygulamalarını kullanarak veri güvenliği riski yaratır ve bilgilerin kontrolsüz bir şekilde yayılması riskine neden olur. Dolayısıyla seçtiğiniz kurumsal sohbet yazılımında dahili bir sohbet robotu olması özellikle modern iş dünyasında oldukça önemlidir. Çalışanların üretken yapay zekâ uygulamalarında özellikle metin tabanlı görevleri hızlı bir şekilde tamamlama isteklerini seçtiğiniz yazılımın yapay zekâ asistanı karşılamalıdır.

Bitrix24 ile Yapay Zekâ Destekli Şirket İçi İletişim Araçları

Türk işletmeler için yerli kurumsal mesajlaşma uygulamaları olduğu kadar uluslararası düzeyde popüler uygulamalar da bulunuyor ve Bitrix24 bunlardan biri. Aralarından seçim yapabileceğiniz diğer birçok açık kaynak kurumsal mesajlaşma uygulaması elbette bulunuyor, ancak gelin neden Bitrix24'ü tercih etmeniz gerektiğine göz atalım.

Neden Bitrix24?

Bitrix24, işletmeler için uygulamalar geliştiren ve onların iletişim ihtiyacını en güvenilir şekilde karşılayan bir platformdur. Böyle bir uygulamada olması gereken tüm özelliklere sahiptir; görüntülü arama, telefon, sohbet, dosya paylaşımı, geri bildirim özellikleri, duyurular ve daha fazlası. Tüm bunların yanı sıra, sohbet için CoPilot asistanı da sunar. Sohbet CoPilot asistanı çalışanların fikir bulmak, metin yazmak ve düzenlemek gibi her türlü üretken yapay zekâ kullanım ihtiyacını karşılamak için tasarlanmıştır. Bu sayede ekiplerin harici bir üretken yapay zekâ uygulaması kullanmasına gerek kalmaz.

Güvenilir Bir Çevrimiçi Çalışma Alanı

Bitrix24 yalnızca bir mesajlaşma uygulaması değil, aynı zamanda çevrimiçi çalışma alanı oluşturmayı hedefleyen bütünleşik bir platformdur. Tüm ekip iletişimini ve iş süreçlerini tek bir panel üzerinden yürütmenizi sağlar. Anlık mesajlaşma, çevrimiçi toplantılar, iş akışı otomasyonu, belge yönetimi, takvim entegrasyonu, görev ve proje yönetimi gibi araçlarla uzak ekiplerin verimliliği için de harika bir seçimdir.

Bitrix24 ile gelen şirket içi iletişim araçları, sohbette CoPilot ve çevrimiçi çalışma alanı araçlarını denemek ücretsizdir. Ayrıca kişisel veriler, hassas şirket bilgileri ve dahası için uçtan uca şifreleme, kimlik doğrulama, kullanıcı erişim izinleri gibi birçok güvenlik özelliği de bulunur. Hem ücretsiz hem de kapsamlı bir uygulama olarak Türkçe arayüzüyle Türk ekipler için güçlü bir çözümdür. Üstelik Android ve iOS uyumlu mobil uygulaması sayesinde uzak ve saha ekiplerinin kullanımı için de idealdir.

Kısacası, Bitrix24 çözümleri aradığınız kurumsal sohbet yazılım ihtiyacını karşılamaktan daha fazlasını yapar. Hemen şimdi kaydolarak şirket içi iletişim araçlarını ücretsiz bir şekilde deneyin.

SSS

Kurumsal mesajlaşma ile bireysel mesajlaşma platformları arasındaki fark nedir?

Kurumsal mesajlaşma uygulamaları bireysel mesajlaşma uygulamalarına göre daha fazla güvenlik ve iş birliği özelliklerine sahiptir. Anlık mesajlaşma, sesli ve görüntülü arama, dosya paylaşımı ve dosya üzerinde gerçek zamanlı çalışabilme avantajları bulunur. Yapay zekâ asistanı ile desteklenen kapsamlı yazılımlar sayesinde ekipler için güçlü bir iletişim paneli elde etmek mümkün olur. Böylece hassas ve gizli bilgiler üçüncü taraflardan veya yetkisiz uygulamalardan korunarak tam güvenlik sağlanabilir.

Açık kaynak mesajlaşma yazılımlarında hangi özellikler yok?

Açık kaynak mesajlaşma yazılımları genel olarak temel iletişim ihtiyaçlarını karşılar. Dolayısıyla kurumsal platformların sunduğu yapay zekâ asistanı, kullanıcı dostu arayüz ve kapsamlı iş birliği araçları gibi özellikleri sunamayabilirler. Açık kaynak yazılımlar daha çok özelleştirme ihtiyacı duyan teknik ekipler için uygundur.

Güvenilir kurumsal sohbet yazılım özellikleri nelerdir?

Güvenilir kurumsal sohbet yazılımları:

• Uçtan uca şifreleme ile gönderilen metin, video, belge, ekran görüntüsü, sunum ve daha birçok mesajın yalnızca alıcı tarafından okunmasını sağlar.
• Çok faktörlü kimlik doğrulama ile sistem üzerinden yetkisiz erişimleri engeller.
• Yönetici kontrol paneli ile kullanıcı rolleri, erişim izinleri ve sohbet kuralları hakkında yapılandırabilir bir sistem sunar.
• Denetim kayıtları ile geçmiş kullanıcı etkinliklerinin izlenmesini sağlar.