Dijital ofisler, dijital dönüşüm kapsamında şirketlerin işlerini sanal ortamlarda yürütmesi anlamına gelir. Bir başka deyişle fiziksel ofis ihtiyacının ortadan kalkmasıdır.
Dijital ofislerin başlangıcı 1970'lerde Xerox'un Palo Alto Araştırma Merkezi tarafından geliştirilen ilk kişisel bilgisayar "Alto" tasarımına kadar uzanır. Alto ilk tanıtıldığında "Geleceğin Ofisi" olarak öne çıktı. 1980'lerde internet teknolojileri ve taşınabilir bilgisayarlarla birlikte sanal ofis kavramı daha çok yayılmaya başladı. 2000'ler ise dijital dönüşüm kapsamında şirketlerin operasyonel süreçlerini yeniden tanımlaması adına inovasyona öncülük etti.
Bugün geldiğimiz noktada şirketler artık tamamen uzaktan çalışabilecek teknolojilere sahip. Peki dijital ofis kavramı neden bu kadar popüler? Yeni teknolojilere ve değişen çalışma modellerine ayak uydurmak neden bu kadar önemli? Dijital ofis sisteminde hangi teknolojiler hayati bir rol üstleniyor?
Bu yazımızda dijital ofis dünyasına yakından bir bakış atacağız. Sanal ofis süreçlerinde kullanılan en popüler 7 yazılımı birlikte inceleyeceğiz.
Bitrix24'ün esnek ve ölçeklenebilir yapısıyla tanışın ve avantajları keşfedin
Hemen Kaydol!"Digital office", yani dijital ofis veya sanal ofis, şirketlerin fiziksel bir iş yerine bağımlılığını ortadan kaldıran bir kavram olarak ifade edilebilir. İş birliği, iletişim ve verimlilik araçları ile sanallaştırılmış çalışma alanlarıdır. Yasal düzenlemelere göre şirketlerin resmî bir adresi olması gerekir. Dijital ofisler, ticari faaliyetler yürüten işletmelerin sanal adres sahibi olmalarına imkân tanıyan yenilikçi bir çözümdür.
Şirketlerin sanal ofisler ile faaliyetlerine devam etmesinin altında birçok farklı sebep yatabilir. Uzaktan çalışma imkânı tanıyan bu kavram işlerin daha hızlı yürümesine, çalışan ve müşteri beklentilerine yanıt verilmesine, ofis masraflarını azaltarak maliyet tasarrufu yapılmasına ve daha fazla ölçeklenebilirlik sağlanmasına olanak tanır.
Dijital ofisi benimseyen şirketlerin dijital dönüşüm kapsamında modern ihtiyaçlara yanıt vermesi ve tam potansiyellerini açığa çıkarması sağlanır. Bu bağlamda sanal ofisi öne çıkaran avantajlar şunlardır:
Dijitalleşme hayatımızın her alanına etki etmeye devam ederken, şirketlerin ofislerini sanal alanlara taşıması geleceğin iş modeli olarak tanımlanır. Peki dijital ofise geçmek isteyen işletmeler nelere dikkat etmelidir?
Bir fiziksel ofis dijital hâle geldiğinde eksik olan unsurları tamamlamak gereklidir. İster fiziksel ister dijital olsun genel olarak operasyonel süreçleri yürütmek için belirli unsurlar vardır. İletişim başta olmak üzere güvenliği sağlamak, depolama alanı oluşturmak ve uzaktan çalışmada yönetimi güçlendirmek önemlidir.
Fiziksel ofisin ortadan kalkması, yüz yüze iletişim avantajının da beraberinde gitmesi demektir. Dijital dünyada iletişimi gerçek zamanlı olarak sürdürmek için iş birliği araçlarına yatırım yapmalı ve genel yönetim stratejilerini geliştirmelisiniz. Bu noktada uzaktan çalışma modeli kapsamında çalışanların farklı zaman dilimleri olabilir. Örneğin Türkiye'deki ve Amerika'daki çalışanlar aynı anda aktif olmayabilir. Çalışan programlarının ayarlanması, üretkenlik takibinin yapılması ve eş zamanlı olmayan iletişim stratejileri benimsenmesi gerekebilir. Eş zamanlı olmayan iletişim, anında yanıt gerektirmez ve e-posta gibi araçlarla çalışanlara kendi zaman çizelgelerine göre yanıt verme imkânı sağlar.
Operasyonel süreçlerinizi dijital dünyaya taşımaya karar verdiğinizde siber tehditlere de açık hâle gelirsiniz. Çalışma ortamında hassas bilgilerin kötü niyetli saldırılara karşı korunması önemlidir. Kullanılan uygulamaların güvenliğini sağlamak ve çalışanların erişim kontrollerini yapılandırmak gerekebilir. Bu noktada düzenli eğitimlerle çalışanların siber tehditler konusunda bilinçlendirilmesi, potansiyel sorunlara karşı önlem alınması adına etkilidir. Örneğin yapay zekâ uygulamalarının yaygınlaşması, çalışanların, şirketlerin hassas verilerini bilgi işlemin haberi olmadan uygulamalarla paylaşmasına ve genel güvenlik açıklarının oluşmasına neden olabilir. Shadow AI, uygulama ve bulut güvenliği eğitimleriyle daha bilinçli bir dijital çalışma alanı yaratabilirsiniz.
Dijital ofislerin iş yüklerini karşılamak için yeterli depolama alanına sahip olması gerekir. Fiziksel sunuculardan bulut depolama hizmetlerine geçiş yapmak erişilebilirlik, ölçeklenebilirlik ve güvenlik açısından daha avantajlı olabilir. Bu hizmetler depolama kaynaklarına uzaktan erişim olanağı tanıyarak uzaktan çalışmayı kolaylaştırır. Ayrıca sanal ofislerin altyapılarına fazla harcama yapmadan depolama kapasitelerini artırmalarını sağlar. Yüksek düzeyde erişilebilirlik avantajı sayesinde tüm ekip üyeleri ihtiyaç duyulan bilgiye gerçek zamanlı olarak ulaşabilir. Özel izinler, şifreleme protokolleri ve düzenli güvenlik denetimleri ile, şirket içi hassas bilgilerin koruma altına alınması adına bulut depolama oldukça avantajlıdır.
Online ofis modeli, uzak ekip yönetiminde başarıyı mecburi kılar. Hibrit ofislerde haftanın belirli günlerinde fiziksel bir konumda olma zorunluluğu uygulanabilirken, dijital ofisler tamamen uzaktan çalışma prensibini benimser. Tam da bu nedenle birden fazla konumda yer alan ekiplerin koordine edilmesi ve projelerin yakından takip edilmesi için güçlü proje yönetim araçlarına ihtiyaç vardır. Proje yönetim araçları iş birliği çözümleri sayesinde ekip üyelerinin gerçek zamanlı iletişimine katkı sağlar, yöneticilerin genel süreçler hakkında analiz yapmasına olanak tanır ve şirketlerin operasyonlarına tek bir panelden erişim imkânı tanır.
Sonuç olarak, dijital ofislerde ihtiyaç duyulan ana unsurlar iletişim, güvenlik, depolama ve yönetim olarak özetlenebilir. Bu noktada dijital ofis uygulamaları kullanarak sürdürülebilir bir sanal çalışma alanı yaratabilirsiniz.
Dijital ofislerde uygulama kullanım ve yönetimi için yukarıdaki başlıklar altında ilerleyebiliriz. Sanal çalışma alanında faaliyet gösteren bir işletmenin; iletişimi, güvenliği, depolamayı ve yönetimi verimli bir şekilde sürdürmesini sağlayacak uygulamalara ihtiyacı olacaktır.
İşte öne çıkan en iyi dijital ofis programları:
Fiyatlandırma:
Bitrix24, dijital ofislerin ihtiyaç duyduğu tüm çözümleri tek bir platformda birleştirerek öne çıkar. Şirketlerin farklı araçlar arasında geçiş yapma ihtiyacını ortadan kaldırarak, tek panelden sürdürülebilir ofis yönetimi sağlar. İşletmelerin büyüklüğüne ve ihtiyaçlarına göre ölçeklenebilir olması, esnek yapısına dikkat çeker.
Bitrix24 çözümleri bunlarla da sınırlı kalmaz. 540 üzerinde uygulama ile öne çıkan Bitrix24 Market, şirketlerin ihtiyaç duydukları tüm çözümlere anında erişim imkânı tanır. Güçlü entegrasyon özellikleri sayesinde üçüncü taraf uygulamalarla eş zamanlı iş akışı oluşturmak mümkündür.
Bitrix24'ün esnek ve ölçeklenebilir yapısıyla tanışın ve avantajları keşfedin
Hemen Kaydol!Fiyatlandırma:
Endpoint Central, dijital ofislerin uç nokta yönetimi ve güvenliği için kapsamlı çözümler sunan bir UEM (Birleşik Uç Nokta Yönetimi) platformudur. Sunucular, masaüstü bilgisayarlar, dizüstü bilgisayarlar, akıllı telefonlar ve tabletler gibi çeşitli cihazların merkezi bir noktadan güvenli bir şekilde yönetilmesine yardımcı olur.
Windows, Mac, Linux işletim sistemlerinin yanı sıra üçüncü taraf yazılımlar için yama dağıtımını otomatikleştirir ve ağınızın güvenliğini sağlar. Varlık yönetimi çözümleri ile yazılım ve donanım varlıklarını izleyerek lisans ve garanti takibi sunar. Dahası OS görüntüleme ve dağıtımı, mobil cihaz yönetimi (MDM), tarayıcı güvenliği ve BT varlıklarının verimli bir şekilde yönetimi gibi birçok farklı üst düzey güvenlik çözümü sağlar. Uzak bağlantı, sesli ve görüntülü görüşme gibi özelliklerle uzak ekiplere bağlanarak güvenlik sorunlarını çözmek mümkündür.
Fiyatlandırma: İhtiyaca özel olarak sunulan çözümlere göre değişiklik gösterir. Detaylı bilgi için iletişime geçmeniz gerekiyor.
Rippling IT, dijital ofislere uygun güvenlik çözümleri sunan çok yönlü yazılımlardan biridir. Şirketlerin BT ihtiyaçlarını tek bir platform üzerinden yönetmek için kimlik ve erişim yönetimi (IAM), cihaz yönetimi (MDM), envanter yönetimi ve kullanıcı yaşam döngüsü yönetimi dâhil birçok çözüm sunar. Çalışanların uygulama ve sistemlere erişimini kolayca yönetmenin yanı sıra kullandıkları cihazların merkezi bir platformdan izlenmesi ve yönetilmesi sağlanır. Dinamik güvenlik protokolleri, erişim kontrolleri ve otomatik cihaz güvenliği sağlayarak dijital ofislerin optimum güvenlikte tutulmasına yardımcı olur.
Fiyatlandırma (kullanıcı başına aylık):
Google Workspace, dijital ofisler için esnek depolama, güçlü iş birliği araçları ve güvenli bir çalışma ortamı sağlayarak öne çıkar. Yapay zekâ destekli bulut depolama alanıyla, kullanıcı dosyalarının güvenli bir şekilde depolanmasına ve istenilen yerden paylaşılmasına imkân tanır. Dosya paylaşımı sayesinde kullanıcılar belgeleri, sunumları ve diğer dosyaları kolayca paylaşabilir, erişim izinlerini yönetebilir, düzenleyebilir ve yorum yapabilir. Gerçek zamanlı dosya güncellemesi sağlayan platform Google Dokümanlar, Google E-Tablolar ve Google Slaytlar dâhil olmak üzere birçok farklı dosya formatı sunar. Ayrıca proje ve takvim yazılımları gibi diğer üçüncü taraf uygulamalarla kolaylıkla entegre olabilir.
Fiyatlandırma:
Asana, sanal ofislerde iş akışı yönetimi sağlayan güçlü ve kapsamlı araçlar sunarak verimliliği artırmayı hedefler. Kullanımı kolay ofis çözümleri arasında Kanban panoları, Timeline ve Gantt şemaları yer alır. Yöneticiler çalışanlar arasında kolaylıkla görev atayabilir, alt görevler belirleyebilir ve görev durumunu takip edebilir. Kural tabanlı otomasyon ile sık tekrarlanan görevler otomatikleştirilebilir ve üyelere otomatik hatırlatmalar gönderilebilir. Masaüstü ve mobil uyumluluğu, farklı zaman dilimlerinde çalışan ekipler arasında senkronizasyon ve entegrasyon özellikleri sunarak dijital ofis çözümleri arasında öne çıkmayı başarır.
Fiyatlandırma (Kullanıcı başına aylık):
Proje yönetimi için tasarlanan Teamwork, "digital office" ortamında işlerin daha verimli ve sorunsuz bir şekilde yürümesine katkı sağlar. Sunduğu hizmetler arasında görev yönetimi, ekip iletişim araçları, dosya paylaşımı, ilerleme durumu izleme, rapor ve analiz gibi birçok farklı çözüm yer alır. Hazır şablonları kullanarak zaman, bütçe ve görev takibini kolaylıkla sürdürebilirsiniz. Ayrıca tekrarlayan görevlere son vermek adına otomasyondan faydalanabilir ve iş akışını kişisel ihtiyaçlarınıza göre özelleştirebilirsiniz.
Google Meet fiyatlandırması Google Workspace paketine dâhildir.
Microsoft Teams fiyatlandırma (kullanıcı başına aylık):
Ekipler arası iş birliğini güçlendiren online platformlar arasında Microsoft Teams ve Google Meet öne çıkar. Her ikisi de yapay zekâ destekli çözümler sunarak video konferans deneyimini optimize eder. Sundukları hizmetler arasında arka plan değiştirme, canlı alt yazı, toplantı kaydı, beyaz tahta ve uygulama içi sohbet yer alır. Her iki uygulamayı da popüler yapan özellikleri kendi içlerinde dokümantasyon, sunum, depolama ve takvim gibi çözümler sunmalarıdır. Microsoft Office ve Google Workspace uygulamalarını üçüncü taraf yazılımlarla kolaylıkla entegre etmek de mümkündür.
Sonuç olarak, digital office kavramı işletmelerin daha esnek, ölçeklenebilir ve sürdürülebilir bir modelde ilerlemesine imkân tanıyarak geleceğe ışık tutmaya devam ediyor. Şirketler sunduğu hizmetler ve çözümlerle dijital dünyada rakipleri arasından sıyrılabilir, müşteri beklentilerine daha hızlı yanıt verebilir ve çalışan bağlılığını artırarak genel işleyişe katkı sağlayabilir. Tüm bu avantajlar, sanal ofisi ve operasyonel süreçleri düzene sokan yenilikçi araçlar sayesinde mümkündür. Dijital dünyada var olmak için kullandığınız araçları dikkatli bir şekilde değerlendirmeli ve ihtiyaçlarınıza uygun çözümleri değerlendirmelisiniz.
Digital office ihtiyaçlarınıza tek panelden çözüm sunmayı başaran Bitrix24, işletmenizin büyüklüğüne ve ihtiyaçlarına uygun esnek bir platform sunar. Müşteri ilişkilerinden çalışan yönetimine, proje takibinden belge yönetimine kadar birçok farklı süreçte tam optimizasyon sağlayarak verimliliği ve güvenliği artırır. CRM, görev yönetimi, iletişim araçları, bilgi tabanı, takvim, yapay zekâ ve daha fazlasını tek bir çatı altında toplayan bu güçlü araçla iş akışlarınızı kolaylaştırabilirsiniz.
Üstelik sonsuza kadar ücretsiz olan temel planıyla hemen tanışabilir ve Bitrix24 araçları ile gelen avantajlardan yararlanmaya başlayabilirsiniz. Dijital dönüşüm yolculuğuna adım atmak ve Bitrix24 çözümleriyle tanışmak için kayıt işlemlerinizi tamamlayabilirsiniz.
Bitrix24'ün esnek ve ölçeklenebilir yapısıyla tanışın ve avantajları keşfedin
Hemen Kaydol!15.000.000 'dan fazla şirket tarafından güvenilir