Çevrimiçi Belge Yönetimi: Çevrimiçi Belgeleri Kolayca Yönetmek için 11 İpucu

Tüm dosyalarınızın kontrolünüz altında olduğunu düşünseniz bile, teknoloji o kadar hızlı ilerliyor ki her zaman iyileştirmenin yolları var.

Ancak, çevrimiçi belge yönetimi hakkında bir makale arıyorsanız , yardıma ihtiyacınız olabilir. Dolayısıyla, klasörlerinizi temizlemek, güvenliğinizi artırmak ve belge oluşturma sürecinizi hızlandırmak istiyorsanız doğru yere geldiniz.

En önemli ipuçlarımız için okumaya devam edin ve belgelere yaklaşımınızın şirketinizde nasıl beklenmedik dalgalanmalar yaratabileceğini görün.

SSS

Çevrimiçi belge yönetim sistemi nedir?

Çevrimiçi belge yönetim sistemi, kuruluşların dosyalarını bulutta oluşturabilecekleri, yapılandırabilecekleri ve depolayabilecekleri bir platformdur. Belgeleri daha tutarlı, güvenli ve gezinmesi kolay hale getirmesiyle bilinir.

Çevrimiçi belge yönetiminde hangi araçlar yer alır?

Belge yönetim platformları şunları içermelidir:

• Ortak bir belge düzenleyici
• Dosyaları depolamak için bulut tabanlı bir sürücü
• Görevleri organize etmek için bir proje yönetimi aracı
• Yaklaşımınızı sistemleştirmek için iş akışı teknolojisi

Belge yönetimi işletmelere nasıl yardımcı olabilir?

İşletmeler, çevrimiçi belge yönetiminden aşağıdaki şekillerde yararlanır:

• Belge oluşturmada daha az hata
• Araştırılabilir sürücüler
• Ekstra güvenlik
• Verimli düzenlemeler ve incelemeler
• Tüm ekibiniz için kolay erişim
• Denetimler için net bir yapı

1. Ekibinizi doğru araçlarla eğitin

En büyük önceliğiniz, dosyalar oluşturabileceğiniz, bunları kaydedebileceğiniz, çalışma yaklaşımınızı yapılandırabileceğiniz ve daha fazlasını yapabileceğiniz doğru çevrimiçi belge yönetim platformunu elde etmektir. Sağlam bir süreç ve iş için doğru araçlarla ekibiniz yöneticiyi ikinci bir nitelik olarak görebilir ve yaratıcılığa odaklanabilir.

Aşağıdaki özelliklerle belge yönetim sisteminizi çevrimiçi hale getirin:

• Ortak bir belge düzenleyici

• Dosyaları depolamak için bulut tabanlı bir sürücü

• Görevleri organize etmek için bir proje yönetimi aracı

• Yaklaşımınızı sistemleştirmek için iş akışı teknolojisi

Yine de bu oyunun sonu değil. Roma bir günde inşa edilmedi ve hızlı bir yaklaşımdan lazer odaklı belge yönetimine bir gecede geçemezsiniz. 

Oluşturulacak ilk dosya, kalite standartlarını korumak için herkesin aynı süreci izlemesine yardımcı olan çevrimiçi proje yönetim sistemi belgelerinizdir. Bu, işe alım için bir giriş dosyası olarak harika, aynı zamanda sürekli eğitim için. Herkes işini nasıl yapacağını biliyor, siz de işe koyulabilirsiniz. 

2. Belgelerinizi bulutta saklayın

Belgelerinizi sabit disklerde veya bilgisayarlarda saklama günleri sona erdi. Verilerinizi çok daha güvenli tutmanın ve dosyalara erişmek için doğru masada oturduğunuzdan emin olmanızın gerekmemesinin yanı sıra, bulut depolamanın faydaları çoktur. 

En belirgin örnek, tüm dosyalarınızı depolamak için ofisteki fiziksel donanıma güvenmeniz gerekmemesidir. Sunucularınızı çevrimiçi tutmak, hantal ve zor olmanın ötesinde, kolayca kaçınabileceğiniz tam zamanlı bir rol anlamına gelebilir.

Ama bundan daha fazlası. Uzaktan çalışan ekipler, bir düğmeye tıklayarak çalışmaya başlamak için 7/24 erişime sahiptir. Nerede olursanız olun giriş bilgileriniz varsa istediğiniz bilgisayardan istediğiniz belgeye erişebilirsiniz.

Çevrimiçi belge yönetimi, mobil erişime de izin verir. Masabaşından biraz uzaklaşmanız gerektiğinde belgeleri düzenlemek için kullanımı kolay en iyi araçlardır. Dosyalarınız hazır olduğunda, yöneticiler telefonlarına dokümanı kontrol etmeleri ve onay damgasını vermeleri için bir bildirim alır.

3. Belge oluşturma sürecinizi yapılandırın

Çevrimiçi belge yönetiminin önemli bir parçası, kalite kontrolünü sürdürmek ve sürecinizi düzene koymaktır. Bunu yapmak için, ilgili kişilere görevler atayabilmeniz ve işin üstesinden gelebilmeniz için bir proje yönetim aracı edinmenizi öneririz.

Bir proje için bir araya getirilen bir dizi görev olan iş akışlarıyla başlayın. Tipik belge oluşturma iş akışınız şunları içerebilir:

1. İlk brifing

2. Metin içeriği oluşturma

3. Görüntü oluşturma

4. İlk inceleme

5. Değişiklikler yapıldı

6. İkinci inceleme

7. Son değişiklikler

8. Son onay

Proje yönetim aracınızda, ilgili her kişiye görevi hazır olduğunda ve zamanında bir bildirim gönderilir, böylece zamanında çalışmaya başlayabilirler. Görevlerini tamamlandı olarak işaretlediklerinde, yönetici olarak siz bir sonrakini manuel veya otomatik olarak atayabilirsiniz.

Muhtemelen her seferinde aynı yapıyı takip edecek çok sayıda tekrar eden projeniz var. Bu nedenle, iş akışı şablonlarını kaydedebilir ve bir düğmeye tıklayarak bir sonraki projenizi hayata geçirebilirsiniz. 

4. İş birliği için zemin hazırlayın

İyi yağlanmış bir makine gibi çalışan ekiplerin, silolarına giren ve bağımsız çalışan ekiplerden çok daha iyi performans göstermesi şaşırtıcı olmayacaktır. Ancak, doğru araçlara ve süreçlere sahip değilseniz, en iyi zihinlerinizi bir araya getirmek genellikle zor bir iştir. 

İş birliğine dayalı belgelerle , personelinizin birlikte çalışması için bir çerçeve oluşturursunuz. Klasik bir örnek, yazar ekibinizin içerik yöneticinize makaleler göndermesini ve daha sonra birkaç değişiklik önermesini ve geri ping göndermesini sağlamaktır. Doğru araçlarla, yöneticinizin önerileri net bir şekilde göze çarpar, böylece ekibiniz ne yapmaları gerektiğini bulmak için belgeyi didik didik etmek zorunda kalmaz. 

Bu sadece hızlı ve kolay iş birliğini teşvik etmekle kalmaz, aynı zamanda ilgili hareketli parçaları azaltarak kalite kontrolünüzü de iyileştirirsiniz. Sürücünüzü tıkayan gevşek sürümleri olmayan tek bir belgedeki bir makale, günlük olarak çok fazla içerikle uğraşan ekiplerin hayalidir.

5. Belgelerinizi ve Klasörlerinizi Etiketleyin

İş birliği yaparken, tüm süreci daha sorunsuz hale getiren her türlü ipucu ve püf noktası vardır. Bunlardan biri etiketlemedir - yorumunuza ihtiyacınız olan kişiyi uyaran bir ad eklemeniz yeterlidir.

Belgeler içinde etiketleme, oluşturma sürecine doğrudan dahil olmayanların dikkatini çekmek için mükemmeldir. Tarihler, saatler, gerçekler veya rakamlar için onaya ihtiyacınız varsa, yazmaya devam etmeden önce hızlı bir onay için bir iş arkadaşınızı arayabilirsiniz. İş arkadaşınız onları yalnızca belgeye değil, tam olarak üzerinde çalışması gereken satıra da götüren bir bildirim alır ve siz farkına varmadan sorununuz çözülür.

Ancak etiketleme çabalarınız, çevrimiçi belge yönetiminizi nasıl yapılandırdığınıza kadar uzanabilir. Diyelim ki yaklaşan bir denetiminiz var ve bir grup dosyayı bir araya getirmeniz gerekiyor. Dosyaları taşımak, onları bir daha bulamayacağınız anlamına gelir; çoğaltmak, birinin diğerinin olmadan güncellenmesine neden olabilir. Bunun yerine, her dosyayı "denetim" kelimesiyle etiketleyin ve sürücünüzde hızlı bir arama yaparak hepsini hızla bulabilirsiniz .

6. Her belgenin her revizyonunu tek bir yerde saklayın

Listemizde birkaç kez, her belgenin yalnızca bir revizyonunu depolamaktan bahsettik ve burada bunun önemini açıklayacağız. Çevrimiçi belge yönetimininin olmadığı zamanlarda iş dünyasında olsaydınız, hangi belgenin hangi revizyonunu istediğiniz tüm değişikliklere sahip olduğunu, hangilerinin ise ihtiyacınız olmayan belgeler olduğunu tartışarak toplantılarda kesinlikle en az birkaç saatinizi boşa harcamış olurdunuz.

İyi bir çevrimiçi belge yönetim sistemi, kafa karıştırıcı şekilde adlandırılmış dosyalarla dolu klasörler yerine, revizyon geçmişlerini içerecektir. Birisi bir belge üzerinde her değişiklik yaptığında, belgenin kendisinde bir revizyon kaydedilir. Bu nedenle, zamanda geriye gitmeniz ve geçen yılın Ekim ayına ait herhangi bir bilgi bulmanız gerekiyorsa, oraya sadece birkaç tıklamayla ulaşabilirsiniz. 

Benzer şekilde, gözden geçirme aşamasından önce bir parmak kayması tüm paragrafı silerse, her zaman en son versiyonu kontrol edebileceğinizi, o paragrafı kopyalayabileceğinizi ve yerine geri koyabileceğinizi bilirsiniz. 

7. Çevrimiçi belge yönetim sistemi içinde iletişim kurun

Çevrimiçi belge yönetimi söz konusu olduğunda, önerebileceğimiz en iyi uygulamalardan biri, ilgili tüm iletişiminizi belgenin içinde tutmaktır. Ama bununla ne demek istiyoruz?

Yorumlar, buradaki iletişiminizin temel taşıdır. İş arkadaşınıza yanaşıp “Hey, o şeyi yazdığın yeri biliyorsun…” şeklinde bir şeyler söylemek yerine, yorumlarınızda doğrudan talimatlarla onları tartışmadaki tam ifadeye bağlayabilirsiniz. Sadece bağlantıya tıklarlar ve fikirlerini eklemek için ihtiyaç duydukları tüm bilgilere sahip olurlar.

Belge içi iletişimi işe alım sürecinde veya tecrübeli çalışanların ürettiği içeriklerin standartlarının takibini kontrol altında tutmak için şirket kültürünüzün bir parçası haline getirin. Herkes aynı sayfadayken, ekibinizin aynı yapıyı takip edebilmesi ve dosyayı mümkün olan en kısa sürede geri gönderebilmesi için değişikliklerin nasıl geleceğine dair tahminde bulunursunuz. 

8. E-posta veya anlık mesajlaşma yoluyla güncellemeleri yasaklayın

Çevrimiçi belgeniz içinde iletişim kurmanın bir uzantısı olarak, çevrimiçi bir belge yönetim sistemiyle çalışırken e-posta bağlantılarından veya anlık mesajlaşma tartışmalarından kaçınmanızı şiddetle tavsiye ederiz. Bunun ana nedeni, herkesin özel kanallarınıza karşı kör olmasıdır. Olanların erişilebilir bir kaydı yok, bu da genellikle döngüde olmayanlar arasında hayal kırıklığına yol açıyor.

Ama bundan daha fazlası - gezinmek bir kabus! Hangi cümleyi neden silmeniz gerektiğini anlamak için tüm kanalları taramak, kimsenin ihtiyaç duymadığı bir baş ağrısıdır. Tüm değişikliklerinizi belge içinde tutarak, her uyarlamanın ne, neden, ne zaman ve kim tarafından olduğuna dair bir kaydınız olur. 

Elbette, süreçlerinizi bilmeyen harici sağlayıcılarla çalışıyor olabilirsiniz, ancak tutarlılık için onları dahil etmenizi veya en azından her e-posta değişikliğini belgenize kopyalamanızı öneririz. 

9. Erişim haklarını kendi yararınıza kullanın

Çoğu zaman, belgeleriniz en iyi şekilde, en azından yaşam döngülerinin bir kısmı boyunca gizli tutulur. İster heyecan verici bir duyuru isterse işiniz için bazı çok gizli planlar olsun, dosyalarınızı kimlerin görebileceğini kontrol etmek çevrimiçi belge yönetiminin büyük bir parçasıdır. 

Neyse ki, bugünlerde en iyi belge iş birliği araçlarının çoğu, çalışmanızı meraklı gözlerden uzak tutmak için erişim haklarını tanımlamanıza izin verecek. Bu, ek bir güvenlik düzeyidir, böylece birisi belgenize ulaşmak için bir bağlantıya sahip olsa bile içinde ne olduğunu göremez. Bu nedenle, harici kullanıcılarla çalışırken, paylaşmadan önce dikkatli olun ve yalnızca belirli e-posta adreslerine erişime izin verin.

Ancak erişim hakları yalnızca insanları dışarıda tutmak için değildir. Ayrıca, özellikle belgelere onay verme söz konusu olduğunda, çevrimiçi belgelerin kolayca yönetilmesinde önemli bir rol oynarlar. Oluşturduğunuz hemen hemen her şeyin bir inceleme sürecinden geçmesi gerekecek ve istediğiniz son şey, her şey onaylandıktan sonra yapılan bazı düzenlemelerdir. Bu nedenle, son taslağınızı aldıktan sonra, son bir değişiklik yapmak isteyen kaşınan parmakları kilitleyin ve bu şekilde çevrimiçi verimli, stratejik belge yönetimine sahip olun.

10. İndirilenler yerine dosyalara bağlantılar gönderin

Artık ortak belgelerde sürüm oluşturma özelliklerini kullanmakta rahatsınız, görev yönetimi aracınıza geleneksel yolla dosya eklemeyi mutlu bir şekilde unutabilirsiniz. Eskiden, neredeyse donmuş belgeleri gönderirdik. Ekibinizden biri tatile giderse, dönüşlerinde belge aynı kalır. 

Bunun yerine, belgeye bir bağlantı eklemek, 10 aydır tatilde olsalar bile geri gelip her zaman belgenizin en son revizyonunu açacakları anlamına gelir. Aynı şey harici kullanıcılar için de geçerlidir. Onlara erişim hakları verdiyseniz, dosyalarınızın üzerine kaydetmekten ve indirilenler klasörlerini karıştırmaktan kaçınabilirler. Bunun yerine, hemen dokümanınızın parlak yeni revizyonuna yönlendirilirler.

11. Sisteminizi yönetecek bir yönetici belirleyin

Son ipucumuz olarak, yöneticiyi çalıştıracak birini görevlendirmenizi şiddetle tavsiye ederiz. Elbette, çevrimiçi proje yönetim sistemi dokümantasyonu oluşturdunuz, ancak insanlar unutkan olabiliyor ve işler gevşekleşiyor, bu nedenle evinizi düzene sokacak birinin olması şart. 

Yönetici çalışanınız yinelenen dosyaları belirlemeli ve birleştirmeli, sürücünüzün bir haritasını oluşturup güncellemeli ve sorusu olan herkesin başvuracağı kişi olmalıdır. Ayrıca, çevrimiçi belge yönetiminizin nasıl çalıştığı hakkında bir fikir edinmeleri için yeni işe alınanlardan da sorumlu olacaklardır. Herhangi bir yeni en iyi uygulama veya eksik bilgi var mı? İçeri gel.

Gezinmeyi kolay tutmanın yanı sıra, denetim zamanı geldiğinde bir yönetici atadığınız için gerçekten minnettar olacaksınız. Tüm normal görevlerinizi bırakıp belgelerinizi düzenlemek için çabalamak yerine, erişmesi gereken herkes için hazır bir rehberiniz olacak.

Çevrimiçi belgeleri kolayca yönetmeye yönelik 11 ipucumuzla, kafa karışıklığını nasıl ortadan kaldıracağınız ve ekibinizin parlamasına izin vereceğiniz konusunda zaten iyi bir fikre sahip olmalısınız. 

Ancak en iyi proje yönetimi araçlarına, iş birliğine dayalı belgelere ve sürücüye erişiminiz olmadan, kısa süre sonra kendinizi zor durumda bulacaksınız. Bitrix24 size tüm bu araçları ve daha fazlasını sunuyor, bu yüzden gecikmeyin — bugün ücretsiz kaydolun !