Hibrit Çalışma Modeli: Türk İşletmeler İçin Esnek Bir Gelecek

Uzaktan çalışmaya devam etmek veya ofise geri dönmek arasında kararsız kaldıysanız, birini seçmek zorunda değilsiniz. İkisinin de en iyi yönlerini bir araya getiren bir seçenek olan hibrit çalışma sayesinde, esnek çalışan şirketler arasında katılabilirsiniz. En yeni trendler arasında yer alan bu model, işletmenizin ihtiyaç duyduğu inovasyon olabilir ve çalışanlarınız için şaşırtıcı düzeyde bir verimlilik sağlayabilir. Hatta ofise geri dönmeye kıyasla daha fazla sayıda çalışan, bu yeni modele geçiş yapmaya hazır olacaktır. Gallup tarafından yürütülen bir araştırma, uzaktan da çalışabilecek olan her on çalışandan altısının hibrit modeli tercih ettiğini gösteriyor.

Ancak hibrit çalışma modelini uygulamaya koymak sandığınız kadar basit olmayabilir ve hızlı gerçekleşmeyebilir. Bu esnek model sadece çalışanlarınızın değil işletme kültürünüzün de değişmesini gerektirecektir, örneğin yeni bir hibrit organizasyon şeması oluşturmanızı gerekli kılacaktır. Ayrıca tüm işletme personelini doğru araçlarla donatmanız da şarttır. Bu makaleyi, tüm bunları yapmanıza yardımcı olmak ve Türkiye’de esnek çalışma modeli kullanan işletmeler arasına zorlanmadan katılmanızı sağlamak için hazırladık. Aşağıda, hibrit çalışma modeline geçmeyi planlayan işletmelerin bilmesi gereken her şeyi bulabilirsiniz.

Bitrix24 çözümleri kullanarak geçiş sürecinizi çok daha hızlı ve sorunsuz hâle getirmeye ne dersiniz? Uzaktan, ofisten ve hibrit çalışan ekiplerin ortak bir çalışma alanına ulaşmasını, bilgi ve belge paylaşmasını ve kolayca gerçek zamanlı iletişim kurmasını sağlayan bir platform olan Bitrix24, Türkçe hibrit çalışma çözümleri arasında ilk sırada gelir ve dünya çapında 15 milyondan fazla kullanıcıya sahiptir. Uzaktan çalışma araçları, proje iş birliği ve çevrimiçi çalışma alanı gibi özellikler sunan Bitrix24, her türden ve her büyüklükten işletme için doğru seçenektir. Ücretsiz olarak hemen şimdi deneyebilirsiniz!

Hibrit çalışma modeli nedir?

Hibrit çalışma, uzaktan çalışma ile ofisten çalışmayı bir araya getiren ve her ikisine de yer veren bir modeldir. Amaç, maksimum düzeyde verimlilik ve üretkenlik elde etmektir. Bu amaca sadece ofisten veya sadece evden değil, her ikisinden de çalışarak ulaşılabileceği fikri üzerine kurulmuştur. Hibrit çalışma modelleri Türkiye merkezli şirketler tarafından da uygulanır ve genel olarak üç alt kategoriye ayrılırlar:

• Ofis içi hibrit çalışma: Çalışanların belirlenen gün ve saatlerde ofis ortamında hazır bulunması şarttır, bu süreler dışında uzaktan çalışabilirler. Daha geleneksel bir yaklaşımdır ve ofis çalışması esas, uzaktan çalışma istisnadır.
• Uzaktan hibrit çalışma: Çalışanların sadece belirli günlerde belirli birkaç saat boyunca ofiste bulunması yeterlidir. Bu modelin en yaygın kullanım şekli olduğu söylenebilir. Uzaktan çalışma norm iken, ofisten çalışma istisnadır.
• Esnek hibrit çalışma: Çalışanlar belirli bir esnekliğe sahiptir ve verilen hedeflere ulaşabildikleri sürece nereden ve ne zaman çalışacaklarına kendileri karar verir. Yani çalışanlara ofise gelmeleri veya evden çalışmaları konusunda bir talimat verilmez. Zorunlu toplantılara ve eğitimlere katılım gibi birkaç istisna haricinde, çalışma yerleri ile zamanlarını kendileri belirler ve herhangi bir yerden çalışabilirler.

Hibrit çalışma modelleri Türkiye merkezli işletmeler tarafından çoğunlukla “ofis içi” türünde uygulanır, yani ofisten çalışmanın esas, uzaktan çalışmanın ise istisna olduğu geleneksel model. Ancak dünyadaki trend “esnek çalışma” modelidir ve bir işletme olarak sizin de karar vermeniz gereken ilk şey budur: Hangi hibrit çalışma modelini kullanmalısınız?

Herkese uygun tek bir “en iyi” model bulunmasa da esnek hibrit çalışma, işletmenizin ihtiyaçlarına ve kültürüne uygun olduğu sürece, birçok şirket için verimlilik ile üretkenliği artırma ihtimali en yüksek olan seçenek olacaktır. Bununla birlikte, kararınızı vermeden önce hibrit çalışmanın avantajlarına ve dezavantajlarına da göz atmanız gerekir.

Hibrit çalışma modelinin avantajları

Hibrit yönetim ve çalışma modelinin her türden ve her büyüklükte işletme için sunduğu pek çok avantaj vardır. Böyle bir modelin sahip olduğu en önemli avantajların şunlar olduğunu söylemek mümkündür:

• Masrafları azaltın ve alandan tasarruf edin: Bu çalışma modelinin masrafları azaltacağı kuşkusuzdur. Örneğin servis masrafları, öğle yemeği masrafları ve ofisin temizlik masrafları kayda değer bir oranda azalacaktır. Aynı zamanda alandan tasarruf etmek de mümkün olacaktır. Ofiste aynı anda daha az sayıda çalışan olacağı için, daha küçük bir ofise geçiş yaparak alandan ve dolayısıyla kira masrafından da tasarruf edebilirsiniz. Herhangi bir işletme, hibrit çalışma modeli sayesinde personel ve ofis masraflarını azaltabilir.
• Çalışan memnuniyetini artırın: Çalışan memnuniyeti ve hibrit çalışma, birbiriyle sinerji oluşturan kavramlardır. Hibrit çalışma modelinde, iş yaşam dengesini kurmak ve her ikisini de bir arada yürütmek daha kolaydır. Bu model, çalışanlara aileleri ile daha çok zaman geçirme fırsatı sağlar ve iş hayatları ile özel hayatlarını dengeli bir şekilde yürütmelerine yardımcı olur. Ayrıca trafikte geçirdikleri süre azalır, ofis dedikodularından uzak kalabilirler ve kendi planlarına göre çalışabilirler. Tüm bunlar çalışan mutluluğunu artırır.
• Çalışanların üretkenliğini artırın: Herhangi bir çalışan, bir hibrit organizasyon modelinde daha mutlu olacağı için daha verimli olabilecektir. Yine Gallup tarafından gerçekleştirilen bir araştırmada, ofis içi çalışmaya kıyasla verimlilik artışının %14 kadar yüksek olabileceği tespit edilmiştir. Stresten uzak kalabilen ve çalışma zamanını serbestçe belirleyebilen çalışanlar hemen hemen daima daha üretken ve verimlidir. Ancak bunun için elbette rollerinin, sorumluluklarının ve uzmanlıklarının da esnek çalışma modeline uygun olması gerekir.
• Şirket kültürünüzü geliştirin: Hibrit çalışma sistemi kullanmaya başlayan şirketler, diğer avantajların yanı sıra global trendleri takip ettiklerini ve gelişmeye açık olduklarını da göstermiş olurlar. Bu, bir şirket olarak kültürünüzün dinamik ve çalışan odaklı olduğunu göstermek için harika bir fırsattır. Yenilikçi kararlar almaktan çekinmediğinizi ve çalışanlarınızın mutluluğunu önemsediğinizi göstermiş olursunuz.
• Yeni yeteneklerin dikkatini çekin: Artık çalışanların bir şirketten tek beklentisi finansal güvenlik değildir. Hangi şirkete başvuracaklarına karar verirken yalnızca alacakları maaşa değil, ruh sağlıklarına, iş yaşam dengelerine ve profesyonel anlamda büyüme fırsatlarına da dikkat ederler. Bu, Türkiye’de esnek çalışma modeline geçiş yapan şirketlerin yeni yetenekleri çekme konusunda çok daha başarılı olacağı anlamına gelir. Örneğin sadece ofis içi çalışma seçeneğini sunan bir şirket ile esnek çalışmaya izin veren bir şirket arasında seçim yapmaları gerektiğinde, ikincisini seçeceklerdir.

Hibrit çalışma modelinin dezavantajları

Bu çalışma modelinin çalışanlar ve işletmeler için dezavantajları arasında şunlar özellikle dikkat çekicidir:

• İş birliğinin zorlaşması: Bu sorun, özellikle doğru teknolojik araçlar kullanılmazsa ortaya çıkacak ve verimliliği etkileyebilecektir. Temelinde, uzaktan çalışma dezavantajı ile aynıdır. Birbirleri ile aynı yerde olmayan çalışanlar, iletişim kurmakta ve iş birliği yapmakta doğal olarak zorluk çeker. Hibrit modelde, buna ofiste kalanlar ile uzaktan çalışanlar arasındaki iş birliği zorluğu da eklenir. Örneğin ekip üyelerinden bazıları ofiste bazıları evden çalışıyorlarsa iletişim kurmaları ve verimli bir şekilde çalışmaları zorlaşacaktır.
• Hibrit takvimlere uyum sağlama zorluğu: Hibrit modelde çalışanların bir kısmının ofiste bir kısmının ise uzakta olması gerekecektir. Bu neredeyse her çalışan için farklı bir takvimin geçerli olacağı anlamına gelir. Doğru şekilde koordinasyon sağlanmazsa bu takvimler birbirleri ile çakışır ve birlikte çalışmak neredeyse imkânsız hâle gelir. Tekrar edeceğimiz üzere, bu da doğru teknolojik araçlar kullanılarak çözülebilecek bir sorundur ancak bir koordinasyon ve senkronizasyon sağlanana kadar çalışanları en çok zorlayacak şeylerden biri olacaktır.
• Kaynaklara sınırlı erişim: Ofiste çalışanlar, şirket içi kaynaklara erişmekte daima daha avantajlı olacaktır. Bu avantaj, daha kıdemli bir çalışandan belirli bir konuda tavsiye almak kadar sıradan bir şey bile olabilir. Uzaktan çalışanlar, proje belge ve dosyalarına erişim elde edebilir ancak yüz yüze görüşerek elde edilebilen kaynaklardan mahrum kalacaklardır. Bu, düzenli eğitim ve toplantılarla etkileri minimize edilebilen bir problem olsa da tamamen çözülmesi (bu çalışma modelinin doğası gereği) mümkün değildir.
• Şirket kültürünün dışında kalmak: Bu da ne yazık ki insan doğasından kaynaklanan bir dezavantajdır. Ofiste çalışanlar, yüz yüze görüşebildikleri için daha kolay sosyalleşebilirler ve belirli klikler oluşturma eğilimindedirler. Yani uzaktan çalışanların dışarıda bırakıldığı gruplaşmalar olacak ve bu bazı hakkaniyetsiz sonuçların ortaya çıkmasına neden olabilecektir. Mesela ofiste çalışan bir yönetici, birini terfi ettirmesi gerektiğinde, yine ofiste çalışan birini seçme eğiliminde olacaktır ve bu da insan doğasından kaynaklanır. Ne yazık ki etkileri minimize edilebilse dahi bu sorunun kökten bir çözümü yoktur.

Uzaktan çalışma mı hibrit model mi?

Bu soruyu çalışanlar bakımından yanıtlarsak cevap sizi şaşırtabilir. Uzaktan çalışanların büyük bir kısmı hibrit çalışma modelinin kendileri için daha iyi bir seçenek olacağını düşünmektedir. Birleşik Krallık merkezli CIPD tarafından yürütülen ve 2.000’den fazla çalışan ile yüz yüze görüşerek hazırlanan bir araştırmada, çalışanların %91’i esnek hibrit çalışma modelini tercih ettiklerini belirtmiştir.

İşverenlerin %61’i ise yeni ve yetenekli çalışanları çekebilmek için esnek hibrit çalışma modelinin önemli olduğuna inanmaktadır. Ancak aynı işverenlerin yarısından fazlası, mevcut iş güçlerinin sadece %28’nin böyle bir modele geçiş yapacak yeterlilikte olduğunu düşünmektedir. Dahası işverenlerin %65’i ofis içi hibrit çalışma modelini tercih etmektedir.

Yani çalışanlarınız için hibrit çalışma düzeni, uzaktan çalışmaya kıyasla çok daha tercih edilir bir seçenek olabilir. Ancak işletme sahipleri için hangisinin daha iyi bir seçim olacağı her işletme için farklı olacaktır. Yine de en azından mevcut araştırmalara dayanarak şunu söylemek mümkündür. Hibrit çalışma sistemi kullanacaksanız, diğerlerine kıyasla verimlilik ile üretkenliği artırma konusunda daha başarılı bir sonuç elde etmenizi sağlaması en muhtemel tercih esnek çalışma modeli olabilir; tabii ki iş gücünüz buna hazır olduğu ve işletmeler de buna uygun hazırlıkları yaptığı sürece.

Hibrit çalışma modeline geçmeden önce yapılacaklar

Geleceğin ofis trendleri Türkiye merkezli şirketler tarafından da takip edilir ve hibrit çalışma da bu trendlerden biridir. Eğer siz de bu çalışma modeline geçiş yapmayı düşünüyorsanız tatmin edici sonuçlar elde edebilmek için şu hazırlıkları yapmanız gerekir:

• Çalışanlarınız ile görüşün: Nasıl bir çalışma modeli tercih ettiklerini çalışanlarınıza sorun. Ofis içi, uzaktan veya esnek çalışma modellerinden hangisini istiyorlar? Kararı tamamen onlara bırakmanız gerekmiyor ancak hibrit çalışma stratejinizi belirlerken cevaplarını kullanabilirsiniz. Departman yöneticilerinin fikirlerini alın, çalışanlarla yüz yüze görüşün, kimlerin ofiste kalmayı kimlerin uzaktan çalışmayı tercih ettiğini belirleyin. Bu hem kullanmanız gereken çalışma modeli türünü hem de görev/rol dağılımını belirlerken size yardımcı olacaktır.
• Gerekli teknolojik araçları temin edin ve eğitim verin: Yukarıda da bahsettiğimiz gibi, bu modelin verimli ve sorunsuz bir şekilde çalışabilmesi için ofis çalışanları ile uzaktan çalışanlar arasında iletişim ve iş birliği sorunlarının yaşanmaması gerekir. Bu amaçla kullanılacak yazılımları ve araçları çalışanlarınıza temin edin. Ancak daha önemlisi, onları nasıl kullanmaları gerektiği hakkında eğitim aldıklarından da emin olun.
• Yeni performans analiz kriterlerinin ne olacağını belirleyin: Hem çalışanlarınızın hem de departman yöneticilerinizin performans değerlendirmesinde kullanılacak yeni kriterlerin neler olduğunu bilmelerini sağlayın. Çalışma modelini değiştirmek, eski modeldeki kriterlerin de değişmesini gerektirecektir. Örneğin departman yöneticileriniz artık çalışma süresinden ziyade iş tamamlama oranının daha önemli bir kriter olduğu hakkında bilgi sahibi olmalıdır.
• Ofisinizi hibrit çalışmaya uygun şekilde değiştirin: Büyük ve yarıdan fazlası boş duran bir ofisin kimseye faydası yoktur. Daha küçük bir ofise geçmeyi veya mevcut ofisinizin tasarımını değiştirmeyi düşünün. Örneğin ofise sadece belirli aralıklarla gelen çalışanlara artık bir oda veya masa ayırmanıza gerek yoktur. Ofiste olduklarında, boş olan herhangi bir masayı kullanabilirler.
• Sonuçları düzenli olarak analiz edin: Analitik araçlara ve raporlara her zamankinden daha fazla önem verin. Hibrit çalışma modelinin ne kadar faydalı olduğunu (veya olmadığını) onlar sayesinde anlarsınız. Performans ve verimlilik raporları, size nelerin işe yaradığını ve nelerin geliştirilmesi veya değiştirilmesi gerektiğini gösterir. Bu yeni çalışma modeliyle elde ettiğiniz sonuçları düzenli olarak takip edin ve işletme hedeflerine ulaşmanıza yardımcı olup olmadığını görün.

Bitrix24 ile esnek çalışan şirketler arasına katılın

Hibrit çalışma modeline geçiş yaptığınızda karşılaşacağınız en büyük engeller iş birliği, iletişim ve verimlilik alanlarında olacaktır. Tüm bu sorunları bir hibrit Türkçe çalışma platformu olarak kullanılabilecek Bitrix24 ile çözebilir ve çok daha fazlasını da elde edebilirsiniz. Bitrix24; ofisten, uzaktan ve hibrit çalışan ekiplerin sürekli olarak iletişimde kalmaya ve sorunsuz bir şekilde iş birliği yapmaya devam etmesi için geliştirilmiştir.

Bitrix24 araçları ile tüm çalışanlar ortak bir çevrimiçi çalışma alanına erişebilir ve kesintisiz iletişim kurabilirler. WhatsApp, Telegram ve hatta Instagram ile entegre olabilen platform, 7/24 iletişim kurabilmek için çok sayıda kanalı destekler ve belge paylaşımını da son derece kolay hâle getirir. Çevrimiçi toplantılar düzenleyebilir, proje iş birliği araçları ile görev listeleri oluşturup takip edebilir ve tüm bunları yaparken Bitrix24’ün yapay zekâ asistanı olan CoPilot’tan yardım alabilirsiniz.

En iyisi de bu özeliklerin tümüne tek bir yerden ulaşabiliyor olmanızdır. Bitrix24 ile farklı amaçlar için farklı programlar kullanmak zorunda kalmazsınız. Türkçe hibrit çalışma çözümleri arasında ilk sırada yer alan Bitrix24, türü ve büyüklüğü ne olursa olsun her işletmeye esnek çalışma modelinin avantajlarını sunmaya hazırdır. Ücretsiz sürümü indirerek hemen bugün deneyin ve hibrit çalışma modeline sorunsuz bir başlangıç yapın!