Tekrarlanan takip adımlarını otomatikleştirin
Bir etkinlik talebi; ihtiyaçların toplanması, teklifin hazırlanması, rezervasyonun kesinleştirilmesi ve tedarikçilerin koordine edilmesiyle ilerler. Bu sürecin her aşamasında müşteriye verilen sözleri, teslim tarihlerini ve ekip sorumluluklarını aynı bağlamda tutmak gerekir.
Etkinlik planlamacıları için CRM, her müşteri ve etkinliği belirli bir iş akışında yönetmenizi sağlar. Bitrix24'te talepleri CRM aşamalarında ilerletebilir, görüşmeleri ilgili kayıtla ilişkilendirebilir, teklif ve rezervasyon adımlarını izleyebilir, tedarikçi çalışmalarını görevlerle etkinlik planına bağlayabilirsiniz.
Tedarikçi teslimlerini görevlerle yönetin
Mekan, catering, dekorasyon, ses-ışık ve fotoğraf gibi tedarikçi işleri farklı teslim tarihleri ve sorumlular gerektirir. Her görevi ilgili etkinlikle ilişkilendirerek onay, kurulum ve teslimat adımlarını takip edin.
- Tedarikçi tekliflerini ve onaylarını izleme
- İşleri sorumlulara atama
- Son tarihleri belirleme
- Bekleyen işleri etkinlik aşamasıyla ilişkilendirme
Talebi ilk görüşmeden rezervasyona taşıyın
Yeni talebi etkinlik tarihi, türü, konuk sayısı, bütçe ve özel gereksinimlerle kaydedin. CRM aşamaları, ilk görüşmeden kapsam netleştirmeye, teklif sunumundan rezervasyon onayına kadar sürecin nerede olduğunu gösterir.
- Talep ve ön görüşme
- İhtiyaçların netleştirilmesi
- Teklifin hazırlanması
- Rezervasyon onayı
Teklif sonrası geri dönüşleri planlayın
Etkinlik tekliflerinin sonuçlanması zaman alabilir. Teklif tarihi, müşterinin yanıtı ve bekleyen sonraki adım CRM kaydında tutulduğunda ekip, yanıt bekleyen dosyaları ayırt edebilir ve uygun takip görevini planlayabilir.
Bu ayrım, hazırlığa geçen etkinliklerle hâlâ değerlendirme aşamasındaki fırsatların karışmasını önlemeye yardımcı olur.
Müşteri kararlarını etkinlik kaydında tutun
Tarih değişiklikleri, mekan seçimi, menü tercihleri ve ek talepler planın temel parçalarıdır. Müşteri görüşmelerini ilgili etkinlik kaydıyla birlikte izlemek, ekibin güncel kararları ve açık konuları aynı bağlamda görmesini sağlar.
Yeni bir ekip üyesi sürece katıldığında, iletişim geçmişinden devam edebilir ve müşteriden daha önce paylaşılan bilgileri yeniden istemez.
Tekrarlanan takip adımlarını otomatikleştirin
Tekliften sonra geri dönüş istemek, rezervasyon onayında hazırlık görevi açmak veya yaklaşan teslim tarihini kontrol etmek, birçok etkinlikte tekrarlanan adımlardır. Uygun otomasyonlar bu adımların süreç içinde oluşturulmasına ve ilgili kişilere yönlendirilmesine yardımcı olabilir.
Kuralları etkinlik türlerine ve ekibin çalışma biçimine göre düzenleyerek müşteri takibiyle operasyon görevlerini aynı akışta ilerletebilirsiniz.
Her etkinlik için önceliği belirleyin
Aynı anda birden fazla etkinlik yürütülürken yalnızca rezervasyon sayısını bilmek yeterli değildir. Hangi teklifin yanıt beklediği, hangi tedarikçi onayının eksik olduğu ve hangi görevin yaklaşan teslim tarihine sahip olduğu günlük öncelikleri belirler.
CRM aşamaları ve görev görünümü, ekip liderlerinin dosyaları bu açık adımlara göre sıralamasına yardımcı olur. Böylece müşteri görüşmeleri, tedarikçi koordinasyonu ve hazırlık işleri birlikte izlenebilir.
