Karmaşık Proje Yönetimi İçin 8 Harika İpucu
İçerik Tablosu
Giriş
- Ekibinizi oluşturun ve rolleri, sorumlulukları atayın
- Hedeflerinizi belirlemek için zaman ayırın
- Hedeflerinize ulaşmak için kontrol edilebilir bir yol haritası oluşturun
- Beklenmeyen olaylar için plan yapın
- Net iletişimi değeriniz haline getirin
- Sağlıklı, enerjik bir takım ruhu yaratın
- Fikrini söylemekten korkma
- Başlayın!
Son Düşünceler
SSS
Bunun da diğerleri gibi basit bir iş olacağını düşündünüz, ama şimdi brifing'i okuduğunuzda, tüm o hareketli parçalarda ve endişe uyandıran teslim tarihlerinde boğulduğunuzu hissediyorsunuz. Bu hissi çok iyi biliriz.
Karmaşık proje yönetimi dünyasına hoş geldiniz.
Bu devasa işler için önceden hazırlanmak her zaman en iyisidir. Ancak bunu bir son dakika kurtarıcısı olarak okuyor olsanız bile, sekiz harika ipucumuzun size çok fazla beyaz saç vermeden son teslim tarihlerine ulaşmanıza yardımcı olacağını umuyoruz.
1. Ekibinizi oluşturun ve rolleri, sorumlulukları atayın
Karmaşık proje yönetiminde başarılı olmanın ilk adımı, güvenebileceğiniz yetenekli bir ekip oluşturmaktır. Bir yönetici olarak, projenizi tamamlamak için gereken becerileri göz önünde bulundurmanız ve bunu işe aldığınız kişilere yansıtmanız gerekir. Ancak sadece teknik becerilere bakmayın, kültürel uyum da bir o kadar önemlidir. Örneğin, odak noktanız yenilenebilir enerji ise, eski bir petrol yöneticisi istemeniz pek olası değildir.
Her bireyin sahip olduğu rolün doğru bir şekilde tanımlanması, beklentilerin en baştan belirlenmesine ve proje boyunca motivasyonun korunmasına yardımcı olur. Hiç kimse, yapılacaklar listesinde yalnızca bir grup İK veri girişi görevi bulmak için bir satış ekibini yöneteceğinin söylenmesini istemez.
Sorumluluklar söz konusu olduğunda, aynı derecede net olmak isteyeceksiniz. Karmaşık projelere liderlik etmek bir kişi tarafından yapılamaz. Evet, proje yöneticisi olabilirsiniz, ancak sorumluluğun bir kısmını güvendiğiniz ekibinize devretmeniz gerekecek. Örneğin, bir sosyal medya kampanyasının her detayıyla uğraşmak için zamanınız olmayacak. Bunun yerine, teknik detayları sosyal medya yöneticinize bırakın ve ilerledikçe bir strateji ve önemli rakamlar isteyin.
İlk günden itibaren herkesin sorumluluklarının net olduğundan emin olun. Bazı insanların yürütme gücüne sahip olması ve diğerlerinin buna saygı duyması çok önemlidir.
2. Hedeflerinizi belirlemek için zaman ayırın
Ne yapmanız gerektiğini düşünmeye zaman ayırmadan kendinizi bir işe vermek gerçekten çok kolaydır. Son teslim tarihleri sıkışık olduğunda, kutuları işaretlemek ve işi aklınızdan çıkarmak istemeniz tamamen anlaşılır bir durumdur.
Ancak bu nadiren herkes için iyi biter. Yönetici olarak kendinizi denizde kaybolmuş ve kontrolden çıkmış hissedebilirsiniz, ekibinizin net bir yönü yoktur ve müşterileriniz sonunda gerçekten istemedikleri bir şeyle karşı karşıya kalır.
Bu nedenle, ilk bağlantı noktanız, müşterilerinizle birincil ve ikincil hedefleri hakkında ayrıntılı olarak konuşmaktır. Hedeflerinizi belirleyerek, tanımlayarak ve bunlara odaklanarak, karmaşık projelerin yönetiminde karar vermeyi basitleştirebilirsiniz.
Kanban panoları, birçok yöneticinin ana hedeflere göz kulak olması için kesin bir favoridir. En soldaki sütunda, temel hedeflerinizi görünür ve net tutun. Bu, onları herkesin aklında tutar ve bu şekilde her zaman kendinize bunun hedeflerimize nasıl katkıda bulunduğunu sorabilirsiniz.
Hedefleri tanımlama süreci, büyük ölçekli proje yönetiminde motivasyona da yardımcı olabilir. Çalışanlarınız, işlerinin projenin daha geniş bağlamında anlamlı olmadığını düşünürlerse, hızla hayal kırıklığına uğrayabilirler. Ancak, çabaları ile büyük resim arasındaki noktaları birleştirebildiğinizde, katkılarının gerçekte ne kadar değerli olduğunu göstermiş olursunuz.
3. Hedeflerinize ulaşmak için kontrol edilebilir bir yol haritası oluşturun
Hedeflerinizi belirlediniz, gitmeye hazırsınız, değil mi?
Pek iyi değil.
Projenizi yönetilebilir parçalara bölmezseniz, siz ve ekibiniz çok çabuk bunalırsınız. Stratejik bir bakış açısından, hedeflerinizi SMART hale getirmenizi öneririz:
-
Özel
-
Ölçülebilir
-
Başarılabilir
-
İlgili
-
Zaman kısıtlaması
Ardından, müthiş bir proje yönetimi aracını çalıştırabilir ve projeyi oluşturmak için bir araya gelecek bireysel görevleri oluşturmaya başlayabilirsiniz. SMART hedeflerinize uygun olarak, her şeye bir son tarih atamanıza olanak tanıyan, onları zamana bağlı hale getiren ve ekibinizin çalışmaya başlamasını kolaylaştırmak için açık talimatlar ve herhangi bir ekstra kaynak içeren yazılım kullanın.
Karmaşık proje yönetimi genellikle çok sayıda görev gerektirir, bu nedenle planlarken belirli tarihleri ara sıra kilometre taşları olarak belirleyin. Kilometre taşlarının basit örnekleri bütçe onayları, ürün lansmanları veya müşteri incelemeleri olabilir. Bu dönüm noktalarını kutlamak için de zaman ayırdığınızdan emin olun. Karmaşık projelere liderlik ederken, ince ayrıntılarda kaybolmak kolaydır. Ama hepimiz insanız ve küçük zaferlerin farkına varmak ekibinizin katılımı için çok önemlidir.
Giderek daha fazla ekip, büyük ölçekli proje yönetimini bölmek için scrum metodolojisini kullanmaya başlıyor. Scrum ekipleri, projelerini, yineleyebileceğiniz, üzerinde düşünebileceğiniz ve bir sonraki Sprint'iniz için temel olarak kullanabileceğiniz ilgili görevlerden oluşan iki haftalık “sprint” koleksiyonlarına böler.
4. Beklenmeyen olaylar için plan yapın
En iyi proje yöneticileri bile risk yönetiminin önemini unutabilir. Ayrı bir planlama süreci olarak görülmek yerine, onu daha geniş proje planlamanızın ayrılmaz bir parçası yapmalısınız.
Karmaşık proje yönetimi söz konusu olduğunda neden beklenmeyeni planlamanız gerektiğini anlamak için dahi olmaya gerek yok. Pek çok hareketli parça, denenmemiş görevler, güvenilecek üçüncü taraflar ve ardından asla aklınıza gelmeyecek olan tüm bu sol alan riskleri ile hazırlık çok önemlidir. Tabii ki, her şeye hazırlanamazsınız. NASA bile dünyayı kıl payı ıskalayan birkaç asteroidi tespit edemedi.
Ancak risk yönetimi, olabilecek kötü şeyleri göz önünde bulundurmak ve bunların gerçekten olma olasılığını makul ölçüde mümkün olduğu kadar azaltmakla ilgilidir. Bir acil durum planı yaparak bu risklerin bazılarını azaltabilecek, yaklaşımınızı değiştirerek diğerlerinden tamamen kaçınabilecek ve tekneyi çok fazla sallamayacak diğerlerini kabul edebileceksiniz. Paranız ve bağlantılarınız varsa, yasal görevlerinizi yerine getirmesi için avukat tutmak gibi riskleri diğer taraflara aktarabilirsiniz.
Başarılı Bir Proje Yöneticisi Olmak İçin Çevrimiçi Araç
Hepsi bir arada Bitrix24 proje yönetimi yazılımıyla verimliliği artırın ve ekip motivasyonunu artırın. Modern proje izleme araçlarıyla herhangi bir proje adımında üretkenliğinizi koruyun.
ŞİMDİ DENE
5. Net iletişimi değeriniz haline getirin
Karmaşık proje yönetimi işindeyken, olabildiğince basitleştirme konusunda başarılı olmanız gerekir. Bu ruhla, tüm paydaşlarınızın aynı fikirde olması için bir iletişim politikası yazmanızı şiddetle tavsiye ederiz . Görevle ilgili tüm güncellemeleri ve sorguları proje yönetimi yazılımınızdaki görev kartında tutmaktan, yönergeleri yayınlamak için anında mesajlaşmadan kaçınmaktan, toplantılar için video aracılığıyla tüm paydaşlarınızı döngüye sokmaktan bahsediyoruz...
Hatalarınızdan da ders çıkardığınızdan emin olun. İletişim politikanıza saygı gösterilmelidir, ancak bu değişemeyeceği anlamına gelmez. Bu nedenle, en yenisi uzun süredir unutulan bir e-postada saklandığı için süresi geçmiş bir belge teslim ettiyseniz, bunun tekrar olmasını önlemek için bir kural belirleyin.
Belgeler konusuna gelirsek, halihazırda ortak çalışma dosyaları kullanmıyorsanız uyanmanın ve verimliliğin kokusunu almanın zamanı geldi. Paylaşılan dosyaları bir iletişim aracı olarak görmeyebilirsiniz, ancak önerilen düzenlemeleri yaptığınızda ve bir belgeye notlar bıraktığınızda, onlarsız nasıl hayatta kaldığınızı merak edeceksiniz. Tavsiye, hiçbir zaman aynı belgenin birden çok sürümüne sahip olmamanızdır, bu da sizi ve ekibinizi büyük miktarda stres ve hayal kırıklığından kurtarır. Ancak siz sormadan önce, bir dosya düzeltme geçmişi işlevi kullanarak eski sürümleri gözden geçirebilirsiniz.
Tüm bu iletişim hileleri, çoğu zaman önemli bilgilerin gözden kaçmasına, kaçırılan son tarihlere ve küskün ilişkilere yol açan yanlış iletişimi azaltmak için çalışır.
6. Sağlıklı, enerjik bir takım ruhu yaratın
Harika bir takım ruhu yaratmak, her durum için, özellikle de karmaşık projeleri yönetirken büyük bir avantajdır. Her bireyin birbirine açık olmasını ve birbirlerinin arkasını kollamasını istiyorsunuz ve bunu başarmanın birkaç yolu var.
İşe alma sürecinden başlayın. Daha önce de söylediğimiz gibi, insanların şirket kültürünüzü paylaşmasını istiyorsunuz, bu nedenle görüşme sırasında potansiyel bencil, saldırgan veya ilgisiz davranışlara dikkat edin. Ardından, işe alım aşamasında yeni işe alınanları grupla bütünleştirmek için çaba gösterin. İdeal olarak, personelin her üyesinin yeni işe alınanları erken deneyimlerini takdir ettikleri için sıcak bir şekilde karşıladığı bir zincirleme reaksiyon yaratacaksınız.
Grubunuzda agresif eğilimler varsa, daha çekingen üyeler yenilikçi fikirler sunma konusunda kendilerine güvenmezler ve karmaşık proje yönetimi için çok önemli olan iş birliği durur.
Öte yandan, takım seviyesindeki arkadaşça bir atmosfer, bireysel seviyede de herkesten en iyi şekilde yararlanmanıza olanak tanır. İyi hislerin devam etmesi için bu övgüyü ve yapıcı eleştiriyi sessiz tuttuğunuzdan emin olun ve standartlarınızın altına düşen davranışlar gördüğünüzde erken müdahale edin.
7. Fikrinizi söylemekten korkmayın
Dürüst olalım, müşteriler karmaşık proje yönetiminin en zor kısmı olabilir. Genellikle bir projeyi çizginin ötesine taşımak için gerçekte ne gerektiğinin farkında değiller (ve her zaman cüzdanlarını sıkı tutmak istiyorlar), maliyet ve sonteslim tarihleri konusunda aşırı tahminlerde bulunuyorlar ve kapsamı değiştirmenizi önermek rahatsız edici olabilir.
Karmaşık projelere liderlik etme konusunda deneyimli herhangi biri size, çatışmadan kaçınmak için ağzınızı kapalı tutmanın kesinlikle ters etki yaratacağını söyleyecektir. Sorunları anında çözmek yerine, müşterilerinize yanlış bir güvenlik duygusu vererek, bir sorunun patlak verene ve tüm projenizi raydan çıkarana kadar yüzeyin altında kalmasına izin verirsiniz.
Deneyimsiz proje yöneticilerinin bu tuzağa düşme olasılığı çok yüksektir. Ayaklarını yere basacak ve olanı olduğu gibi söyleyecek özgüvenden yoksun olduklarından, ekibinizin ezici bir çaba gerektireceğini bildikleri halde, müşterinin istediği teslim tarihini kabul ederler.
İletişim bölümünde vurguladığımız gibi, karmaşık projelerde mümkün olduğu kadar çok engeli kaldırmanız gerekir. Sorunlarınız çığ gibi kontrolden çıkarken insanları üzme korkusu kolayca kaldırabileceğiniz bir engeldir. O yüzden telefonu açın ve durumla ilgilenin.
8. Başlayın!
Zorluklar kararsızlığa neden olur. Hangi yolun en iyi olduğunu tartışıyorsanız, muhtemelen her ikisinin de artıları ve eksileri vardır. Açıkçası, tedbiri elden bırakmak ve pervasızca hareket etmek istemezsiniz, ancak aslında hiçbir şey yapmadan aynı argümanların üzerinden kaç kez geçebileceğinizin bir sınırı vardır.
Karmaşık projeleri yönetme konusunda deneyim kazandıkça, siz ve ekibiniz için ortak engelleyicileri belirlemeye başlayacaksınız. Kontrolü ele almalarına izin vermek yerine, basitçe harekete geçip sonuçları kabul etmeye yönelik stratejilere bakın.
Kararsızlığı azaltmak için yaygın bir yöntem, toplantılar için katı zaman sınırları belirlemektir. Herkes kuralın farkında olduğundan, mazeret yoktur. Bir karar verme ve işe geri dönme baskısı var, bu yüzden insanlar bir sonuca varmaları gerektiğini biliyorlar.
Ekibiniz arasında uzlaşmayı teşvik edin. Örneğin, bir karar satış ekibiniz üzerinde çok fazla baskı oluşturuyorsa, bir sonraki hamle için onlara daha fazla avantaj sağlayın. Bu, ekibinizde sağlıklı ve adil bir ortamın geliştirilmesine yardımcı olacaktır.
Umarız bu ipuçları size bu zorlu projeleri bir profesyonel gibi ele alma konusunda güven vermiştir. Ancak kendinizi en bilgili yönetici olarak kanıtlama görevinde olsanız da, bunu tek başınıza yapmanıza gerek yok.
Doğru araçlara sahip olmak ve bunları nasıl kullanacağınızı bilmek, karmaşık projeler söz konusu olduğunda gizli silahınız olabilir. Şanslısınız ki, Bitrix24 bu durumlar düşünülerek oluşturuldu ve size ihtiyacınız olan tüm yazılımları tek bir platformda sunuyor.
Dolayısıyla, işe alma, organizasyon, iletişim, planlama ve çok daha fazlasını geliştirmek istiyorsanız, bugün Bitrix24'e kaydolun .
SSS
Bir projeyi karmaşık bir proje yapan nedir?
Karışıma biraz belirsizlik eklendiğinde, bir proje karmaşık bir proje haline gelir. Bu, pek çok hareketli parçası olan büyük bir iş olabilir veya belki de hedefe ulaşmak için yerleşik bir plan olmadan hedef emsalsiz olabilir.
Karmaşık bir proje planını nasıl oluşturursunuz?
Karmaşık bir proje planı oluşturmanın en iyi yolu:
- Genel hedeflerinizi belirleyin
- Her görevi titizlikle planlayın
- Ulaşılabilir son tarihler belirleyin
- Projenizi daha küçük, daha yönetilebilir hedeflere bölün
- Bir risk yönetimi planı hazırlayın
Karmaşık proje yönetimi için hangi araçlara ihtiyacınız var?
Karmaşık proje yönetimi için ihtiyacınız olan temel araçlar şunlardır:
- Profesyonel görev yönetimi yazılımı
- Gantt şeması işlevine sahip takvimler
- 360 derece iletişim kanalları
- Kısayol olarak çalışacak otomasyonlar
- Gelecek için iyileştirilecek analitik
