İK Otomasyonu: Nedir ve neden İK'nın geleceğini şekillendirecek?
İK otomasyonu nedir?
İK otomasyonu, insan ihtiyacını ortadan kaldıracak mı?
- Aramanızı adil ve etkili bir şekilde daraltın
- İlk katılım deneyiminizi kolay ve ilgi çekici hale getirin
- Çalışanlarınızın işte geçirdikleri zamanı takip edin
- Bordronuzu düzenli tutun
- Çalışan süreçlerini standartlaştırın ve kolaylaştırın
- Çalışan performans izleme ve eğitim oturumlarınızı otomatikleştirin
- Analitik ve raporlama ile yaklaşımınızı geliştirin
- Offboarding stresinden kurtulun
Beğenin ya da beğenmeyin, İK süreç otomasyonu kalıcı olacak. Bu bir batma ya da çıkma devrimidir ve faydaları çok büyüktür, bu nedenle neyle uğraştığınızı bilmek güzel.
Yine de bazı iyi haberler var: İK otomasyon araçları gelecekte daha da büyük dalgalar yaratacak olsa da, şu anda piyasadaki birçok kişi bütçenizde bir boşluk yaratmadan işinizi artırabilir.
Ancak bu yazıda otomasyonun temel kavramlarına ve oyunu nasıl değiştireceğine bağlı kalacağız. İlk olarak, geleceğini keşfetmeden ve İK süreçlerinin nasıl otomatikleştirileceğini keşfetmeden önce “İK otomasyonu nedir?” sorusunu ele alacağız.
Bu nedenle, insan kaynakları departmanınızdaki stresi azaltmanız ve verimliliği artırmanız gerekiyorsa okumaya devam edin.
Uzun yazıları okumaya sevmeyenlere özel tanımı için İK otomasyonu, tekrarlayan manuel görevlerin üstesinden gelmek için algoritmalar kullanarak insan kaynakları çabalarınızı artıran bir süreçtir. Sonuç olarak, İK ekibiniz işinin insani yönüne odaklanabilir ve bir bütün olarak performanslarını iyileştirebilir.
Otomasyon, platformların her zamankinden daha doğru ve güvenilir hale gelmesiyle birlikte, son on yılda her yerde popülerlik kazanıyor. İK otomasyon yazılımıyla, işe alım süreçleri sırasında personelin aşırı yüklenmesini önleyerek ve ekipte kalma oranını artırarak departmanınızın nasıl çalıştığını yeniden keşfedebilirsiniz. Benzer şekilde, işe alım ve eğitim sırasında çalışanlarınıza daha fazla özerklik verebilirsiniz. İşlerin akışına girdiğinizde, otomasyonlar tatil günlerini veya harcamaları onaylama gibi daha küçük görevlerle ilgilenebilir.
Bu, gözetimin olmadığı anlamına gelmez. İK otomasyonunun en önemli avantajlarından biri, her hareketin yazılımınız tarafından otomatik olarak izlenmesidir. Bu, bir dakika içinde raporları çıkarabileceğiniz ve ihtiyacınız olan tüm bilgilere sahip olabileceğiniz anlamına gelir.
Sonuç olarak, şirketiniz gerçekten fark yaratabilecek kararlara odaklanırken, daha az önemli görevlerde paradan, zamandan ve emekten tasarruf sağlar.
İK otomasyonu, insan faktörü ihtiyacını ortadan kaldıracak mı?
İnsan kaynakları departmanlarında otomasyonla ilgili en büyük endişelerden biri, insanlara olan ihtiyacı tamamen ortadan kaldırabilmesidir. Aslında, otomatikleştirilebilecek her şeyin nihayetinde otomatikleştirileceği sıklıkla söylenir.
Algoritmaların bir asır sonra insanlardan ne ölçüde devralacağını tahmin etmek elbette zor. Bununla birlikte, mevcut eğilimler, otomasyonun insan girdisini ortadan kaldırmak yerine İK işlerini düzene sokarak sıkıcı, monoton görevleri ortadan kaldırdığını gösteriyor gibi görünüyor.
Bu, 21. yüzyılda ilerledikçe insan kaynaklarındaki pozisyonların oldukça dramatik bir şekilde değişeceğini gösteriyor. Süreçler daha karmaşık hale geldikçe, görevler veri girişinden daha çok duygu ve sezgiye dayalı olanlara geçecektir. Ancak en azından öngörülebilir gelecek için, insanlar hala önemli bir rol oynamaktadır.
Şimdi, geleceğe yönelik daha fazla tahminle, bugünün otomasyon özelliklerine geçeceğiz.
Aramanızı adil ve etkili bir şekilde daraltın
Çevrimiçi iş ilanları verirken ve özellikle uzak ekipleri işe alırken , tüm dünyayla konuşuyorsunuz. Avantajı, erişiminizin o kadar geniş olmasıdır ki, yerel bölgenizde bulamayabileceğiniz yetenekleri çekebilirsiniz. Bununla birlikte, dezavantajı, beş kişilik bir ekibin bile kısa listeye dönüşmekte zorlanabileceği muazzam bir başvuru alanıyla sonuçlanabilmenizdir.
Algoritmalar, sahip olmanız gerekenleri yansıtan anahtar kelimeler için tüm uygulamalarınızı tarayarak çalışır. Sadece birkaç tıklamayla, tüm kutularınızı işaretleyen nitelikli bir aday listesi elde edersiniz. Bu şekilde, ekibinizin ihtiyaç duyduğunuz tüm zor becerileri kapsayacağından ve zamanını yumuşak becerilere ve kültürel uyuma odaklanarak geçireceğinden emin olabilirsiniz.
İşe alım sürecindeki bir diğer avantaj da İK otomasyonunun işe alımdaki önyargıları ortadan kaldırmasıdır. İster cinsiyet, ister ırk, ister adres olsun, hepimizin bilinçaltı önyargılarına sahip olduğumuz hayatın bir gerçeği, insanlar bundan kaçınamaz. Buna ekibinizden birinin kötü bir gün geçirme olasılığını da ekleyin ve evet artık bir sorununuz var.
Bu nedenle, filtreler yalnızca gereken zorlu becerilere bağlı olduğundan, açık alanınızı keserken adaleti garanti edebilirsiniz. Kısa listenizden seçim yapmak söz konusu olduğunda, ekibinizin bir ekip olarak çapraz referans kararları almak ve ideal adayı bulmak için daha fazla zamanı olacaktır.
Geleceğe baktığımızda, işe alımdaki otomasyonların giderek daha doğru olmasını, hatta belki de zor becerilerden kültürel uyuma geçiş yapmasını bekleyebiliriz.
İlk katılım deneyiminizi kolay ve ilgi çekici hale getirin
Halihazırda İK süreç otomasyonunun ödüllerini alan kuruluşlar, her yeni işe alım için kağıt tabanlı kayıt toplama ve sıkıcı veri girişine geri dönme düşüncesine güleceklerdir.
Bunun yerine, personelinize şirket intranetinizi otomatik olarak dolduran bir dizi özelleştirilebilir form gönderin. Doğru İK otomasyon yazılımı kullanıldığında, alanlarınız doğrudan kurumsal iletişim sayfanıza bağlanır. Formu erişilebilir tutarak ekip üyeleriniz kendi bilgilerini güncelleyebilir. Bu nedenle, birisi bir terfi alırsa, diğer herkesin görmesi için kendisi güncelleyebilir.
Sözleşme imzalandığında başlatabileceğiniz, her adım tamamlandığında bildirimler alabileceğiniz İK iş akışı şablonları ile bunu bir adım öteye taşıyın. Her küçük detayın peşine düşmeden ve veri aktarımındaki olası hatalardan kaçınmadan, İK ekibiniz daha az stresli ve daha üretken olacaktır.
Çalışanlarınızın işte geçirdikleri zamanı takip edin
Çalışanların manuel zaman çizelgelerini takip etmek, yöneticilerin zamanlarını harcamanın en kötü yollarından biridir. Zaman yönetimi araçları ile boşa harcanan zamanı sıfıra indirirsiniz. Her çalışanı tek tek kontrol etmek yerine, biri geç kaldığında ping atması için uyarılar ayarlayabilir ve yalnızca ihtiyacınız olana odaklanabilirsiniz.
Dahili sisteminiz, ihtiyacınız olduğu sürece size bir kayıt vermek için herkesin giriş ve çıkış saatlerini düzenli bir şekilde kaydeder. İK otomasyon yazılımınız hem masaüstü hem de mobil için mevcutsa, seyahat eden ekipleriniz bir düğmeye dokunarak saatini ayarlayabilir, böylece ileride herhangi bir tutarsızlık olmaz.
Bunu söyledikten sonra, bu, personelinizi bir şahin gibi izlemek için bir fırsat değil. Örneğin, esnek zaman çizelgesi politikaları belirleyebilir ve ay sonunda bir ortalama alabilirsiniz. Uzaktan çalışanlarınız ve harici tedarikçileriniz için de bir avantajdır. Kendi saatlerini takip edebilir ve önceden kararlaştırılan saatlere göre hızlı bir şekilde fatura üretebilirler.
Bordroları düzenli tutun
İK'nın en çok hataya açık alanlarından biri ödemedir. Her zaman geç ödeme veya iş mevzuatına ve vergi gereksinimlerine uymama riskinin olduğu ay sonunda çılgın bir koşuşturma. Daha da kötüsü, kurallara uymamak sadece küçük bir hata değildir. Sonuç olarak yasal bir sıkıntıya düşerek şirketinizin itibarını riske atabilirsiniz.
Ancak İK otomasyonu ile her şeyi anında hesaplayabilirsiniz. Dahası, kurallar ve düzenlemelerle dolu kağıtlar üzerinde kafa yormak yerine, birkaç ayrıntı girebilir ve ilerlemeye hazır olursunuz. En iyi İK yazılımı , çalıştığınız ülkeyi dikkate alarak sınırlar arası uyumluluğunuzu sağlar.
Hızlı bir şekilde ölçeklendirmek istiyorsanız bu tür bir otomasyon çok önemlidir. Brezilya gelir vergisini okuması için ekibinizi hukuk fakültesine göndermek yerine, algoritmaların yardımıyla bunu kolay yoldan yapabilirsiniz.
Çalışan süreçlerini standartlaştırın ve kolaylaştırın
Geleneksel olarak, İK ekipleri için en çok zaman alan görevlerden bazıları, sonunda neredeyse her zaman kabul edilen küçük süreçleri düzenlemek ve imzalamaktır. Yöneticilerin peşinden koşarak harcanan zaman çok daha iyi kullanılabilir ve size nasıl olduğunu anlatmak üzereyiz.
Önemli bir örnek yıllık izin istekleridir. İK otomasyonu, çalışanların kendi takvimlerine bakmalarına, tarihleri seçmelerine ve istek göndermelerine olanak tanır. Boş günleri yoksa, süreç basitçe çalışmaz. Onay aşamasına geldiğinde insanların gelen kutularını isteklerle doldurmak yerine evet ya da hayır şeklinde yanıt verebileceğiniz bir bildirim olarak karşımıza çıkıyor.
Yukarıdakilerin tümü için, İK platformunuz mobil uyumluysa, yöneticiniz hareket halindeyken bile istekleri kabul edebilir veya reddedebilir.
Çalışan performans izleme ve eğitim oturumlarınızı otomatikleştirin
Performans analizi, çok fazla zaman ve çaba gerektiren bir diğer önemli insan kaynakları sorumluluğudur. Şimdiye kadar - bu süreci nasıl otomatikleştirebilirim diye düşünmüş olmalısınızdır.
Her yılın veya çeyreğin başında, her birey için iddialı ama ulaşılabilir KPI'lar belirleyin. Bu, proje yönetimi aracınızda ilgili tamamlanmış görevleri ölçebileceğiniz çıtayı belirler . Tıpkı işe alımda olduğu gibi, performans izleme için İK otomasyonunu kullanmak da olası önyargıları ortadan kaldırır - hepsi sayılara dayanır.
Ancak, bireyleriniz hedeflerinin gerisinde kaldığında ne olur?
İK ekipleri, düşük performans gösteren kişileri tespit eden ve onları belirli bir alandaki becerilerini geliştirmeye davet eden eğitim iş akışları oluşturabilir. Tabii ki, personelinizi yabancılaştıran soğuk, robotik bir sistem istemezsiniz. Bundan kaçınmak için, durumu açıklamak ve onları rahatlatmak için iş dışında yüz yüze bir görüşme planlayın.
Analitik ve raporlama ile yaklaşımınızı geliştirin
Analitik sayesinde, hangi parçaların tamamlanmasının sürekli olarak tahmin edilenden daha uzun sürdüğünü görerek, işe alım ve diğer projelerinizi daha verimli hale getirebilirsiniz. Benzer şekilde, belirli bir bölüm için normalden daha fazla soru alırsanız, nedenini sormanın ve gelecek için iyileştirmenin zamanı gelmiştir.
Analitik, İK otomasyonunun en önemli parçalarından biridir, çünkü algoritmalar sizin için çok fazla ayak işi yapacak olsa da, bu bacakların doğru yönde gittiğinden emin olmanız gerekir.
Analitiğinizi kullanmanın akıllıca bir yolu, örneğin İK eğitimi iş akışları üzerinde A/B testi yapmaktır. Ekibiniz, verilerle kanıtlanmış en iyi çözümü seçmeden önce her stratejinin performansını dikkatle izleyebilir. Daha karmaşık araçlarla, üst düzey çalışanlarınızın şirketten ayrılmaya karar vermelerinin ardındaki faktörleri bulmak için noktalara da katılabilirsiniz.
Halihazırda mevcut olan bu tür karmaşık sistemlerle, geleceğin İK ekiplerinin organizasyonda güvenilir bir şekilde morali korumak için analitikten yararlanması muhtemeldir.
Offboarding stresinden kurtulun
Offboarding karmaşık bir prosedür olabilir ve birçok hatayı ancak çok geç olduğunda fark edersiniz.
Belirli bir süre sonra iletişim bilgilerini silmek gibi gizlilik yasalarına saygı göstermelisiniz. İK otomasyonu ile eski çalışanınızın ayrıntılarına bir zamanlayıcı ayarlayabilirsiniz, böylece yasal gerekliliklere uyduğunuzdan emin olmak için insan hafızasına güvenmek zorunda kalmazsınız.
Elbette üstlenilmesi gereken bazı fiziksel görevler var. Örneğin, tüm cihazlarınızın ve malzemelerinizin iade edilip edilmediğini kontrol etmeniz gerekebilir. Tutkular artıyorsa bu görevler oldukça gerginleşebilir, ancak işten ayrılan birisi için İK iş akışı, duyguyu durumun dışına çıkarabilir ve çatlaklardan hiçbir şeyin düşmemesini sağlayabilir.
Ancak, gemiden ayrılmak sadece bir şeyleri temizlemekle ilgili değildir. Aynı zamanda bir organizasyon olarak gelişmeniz için bir fırsattır. Şirketten ayrılma özgürlüğüyle, artık eski meslektaşlarınıza memnuniyetlerinin ayrıntılı bir hesabını almak için bir e-postayı otomatikleştirebilirsiniz. Özelleştirilebilir formlarla, kendi şirketinize özgü yönlere odaklanabilir ve eylem alanlarını belirlemek için üç aylık raporlar alabilirsiniz.
Artık temel kavramlar, günümüzdeki İK süreçlerinin nasıl otomatikleştirileceği ve geleceğe yönelik bazı tahminler hakkında net bir fikriniz var. Sonuç olarak, otomasyonları benimsemek için en iyi zaman, ilk başladıkları zamandı ve bir sonraki en iyi zaman şu an.
Piyasada birçok İK otomasyon aracı olmasına rağmen Bitrix24 ile işletmenizin her yerinde süreçleri otomatikleştirebilirsiniz. Satış iş akışlarından ve otomatik e-posta kampanyalarından etkinlik düzenlemeye ve tabii ki çok sayıda insan kaynakları aracına kadar, küçük işletmeler için büyük hitler gibi işleri yürütmek için ideal bir platformdur.
Tüm bunların ne hakkında olduğunu görmek ister misiniz? Bitrix24'e bugün ücretsiz kaydolun ve tekrarlayan, monoton görevleri geride bırakan 10.000.000'dan fazla kuruluşa sizde katılın.
SSS
Otomasyon İK'yı nasıl etkiler?
Bir strateji ile birlikte uygulandığında otomasyon, kaliteden ödün vermeden bir İK departmanındaki iş yükünü azaltır.
İK'da neleri otomatikleştirebiliriz?
- Kaliteli aday kısa listeleri oluşturma.
- Seçimde insan faktörünü ortadan kaldırmak.
- İşe giriş ve çıkış işlemleri.
- Ödeme ve uyum.
- Performans takibi ve eğitimi.
