İK Ekipleri için 10 Zaman Yönetimi Temel İlkesi

İçerik Tablosu 

Günlük rutininizi düzene koymanıza yardımcı olacak 10 İK zaman yönetimi ipucu:

1. Gün içerisindeki önceliklerinizi planlayın
2. Her seferinde tek bir göreve bağlı kalın (ve hayır demekten korkmayın!)
3. Halletmeniz gereken görevleri ve toplantıları birleştirin
4. Gününüzü planlamak için düzenleme araçlarını kullanın
5. İK zaman yönetimi yazılımını kendi avantajınıza kullanın
6. Daha az önemli görevleri devredin…
7. Tekrar eden görevleri otomatikleştirin
8. Diğer görevlerle uğraşırken çalışan performans verilerini toplayın
9. Projelerinizi yürütmek için iş akışı şablonları oluşturun
10. Kendi sınırlarınızı belirleyin


SSS

---

İK zaman yönetimi, şirketin geri kalanı için standartları belirler. Kendi programlarına ayak uyduramazlarsa, başkalarından bunu beklemeleri haksızlık olur. Bununla birlikte, İK ekipleri günlük görevlerden oluşan yoğun bir programa sahipken, genellikle hiç beklemedikleri anda kendilerini farklı yönlere doğru sürüklenirken bulurlar. 

Ama umut var! Bitrix24'te, günlük rutininizi düzene koymanıza ve planlarınız alt üst olduğunda hazırlıklı olmanıza yardımcı olacak 10 İK zaman yönetimi ipucusunu bir liste haline getirdik.

Temel bilgiler ve zaman yönetimi tanımıyla başlayarak, temel stratejileri ve İK zaman yönetimi yazılımını daha derinlemesine incelemeye devam edeceğiz. Sonunda, günlerinizi yangınları söndürmekle geçirmek yerine nasıl soğukkanlı kalacağınıza dair güçlü bir anlayışa sahip olacaksınız.

1. Gün için önceliklerinizi planlayın

“Zaman yönetimi nedir?” genellikle bir görev listesinin görüntülerini çağrıştırır ve bunun iyi bir nedeni vardır. Basit bir yapılacaklar listesiyle başlayın. Bunu her günün sonunda, her şey zihninizde tazeyken yapmak en iyisidir. Bu şekilde, kapatabilir ve rahatlayabilir, yarın tekrar başlamaya hazır olabilirsiniz.

Önümüzdeki hafta ve günler için görevlerinize her zaman öncelik vermeniz gerekse de, bu hiç bitmeyen bir süreçtir. Bununla, acil olduğu için bir görevden diğerine atlamayı kastetmiyoruz. Bunun yerine, önceliklerinizi yeniden değerlendirmek için bir dakikanızı ayırmalı ve herhangi bir değişikliği ilgili kişilere iletmelisiniz. Günün ilerleyen saatlerinde bir toplantısı olanlar için sinir bozucu olabilir, ancak toplantının devam ettiğini düşünmek ve kendinizi bir odada tek başınıza bulmak daha da kötü. 

Basit bir önceliklendirme tekniği, tüm görevlerinizi aşağıdaki kategorilere ayırmaktır:

• Acil ve önemli

• Acil değil ama önemli

• Acil ama önemli değil

• Ne acil ne de önemli

Bu çerçeve ile gününüzü yapılandırmak çok daha kolay, böylece önemli görevler üzerinde çalışmaya başlamadan önce en kısa sürede temel işleri halledebilirsiniz.

2. Her seferinde bir göreve bağlı kalın (ve hayır demekten korkmayın!)

Genellikle insan departmanı olarak bilinen İK çalışanları, herhangi bir şirkette belki de en çok çağrılan kişilerdir. İnsanları memnun etmek ve herkese evet demek çok kolaydır, ancak İK zaman yönetiminin bir parçası da ne zaman hayır demeyi öğrenmektir. 

Çoklu görev teoride kulağa harika geliyor, ancak gerçek şu ki, genellikle iki işi kötü bir şekilde yapacaksınız. Bunun yerine, günlük planınızı takip edin ve her bir göreve tüm dikkatinizi verin. Bu şekilde, daha tutarlı ve daha kaliteli işler üreteceksiniz. Elinizdeki işten her alındığınızda, işleri akışına geri döndürmek için yeniden ayarlamalar yapmanız gerekir. Bütün bunlar zamanınızı çalıyor, stres seviyenizden bahsetmiyoruz bile. 

Her seferinde bir göreve bağlı kalmak ve ihtiyacınız olduğunda hayır demek, önceliklendirme çabalarınızın bir parçasıdır. Zaman yönetiminizi iyileştirmenin en basit yollarından biridir ve etkili olması için herhangi bir araç veya teknoloji gerektirmez.

3. Halletmeniz gereken görevleri ve toplantıları birleştirin

Rolünüzde deneyim kazandıkça, çalışma sürenizin en iyi şekilde nasıl harcandığının kısa sürede farkına varacaksınız. Birçoğu, öğle yemeğinden sonraki zaman aralığına daha uygun toplantıların etkileşimi ile sabahları derin işlerde daha üretken olduklarını düşünüyor. Belirli bir zamanda bir şeyi en iyi yaptığınızı fark ederseniz, ona bağlı kalın!

Belirli zamanları engellemenin en bariz adayı toplantılardır. Hiç kimse yoğun çalışma dönemlerinin günlük olarak kesintiye uğramasını istemez. Bunun yerine, yalnızca toplantılara yönelik bloklar halinde planlayabilirsiniz. Örneğin Salı ve Perşembe öğleden sonraları diyelim. Siz ve ekipleriniz, onların sizin yeriniz olduğunu bildiğinizden, Pazartesi sabahı toplantıları kibarca reddedebilirsiniz. Benzer şekilde, bir haftaya yayılan toplantıları unutmak gibi bir derdiniz olmaz ve her zaman hazırlıklı gelebilirsiniz. 

Yalnızca girdilerinizi gerektiren görevlerle uğraşmak için kendi alanınıza ihtiyacınız varsa, aynı derecede anlaşılır bir durumdur. Özgeçmişleri incelemek gibi işler, tam konsantrasyon gerektirir ve onları bir haftaya yaymak anlamına gelen bir karşılaştırma düzeyi ters etki yapar. Kimsenin sizi rahatsız etmemesi ve işe koyulmak için güzel, sessiz bir köşe bulması için takviminizde zaman ayırın. Biri araya girerse, günün ilerleyen saatlerinde müsait olacağınızı sakince açıklayabilirsiniz. 

4. Gününüzü planlamak için düzenleme araçlarını kullanın

İK departmanlarının çok fazla rolü olduğundan, organizasyon araçları gününüzü basitleştirmenin, stresi azaltmanın ve hatalardan kaçınmanın bariz bir yoludur.

Takvim basit ama temel bir İK ve zaman yönetimi yazılımıdır. Tüm günlük işlerinizin ait olduğu yer burasıdır ve randevularla beyin alanınızı meşgul etmek zorunda kalmadan sizi gün boyunca takip etmenizi sağlar. 

Her görevin alması gereken ortalama süreyi elde etmek için zaman izleyicileri kullanın. Ardından, her haftayı bir Gantt şeması görselleştirmesiyle planlayarak gününüzün nasıl oluştuğuna dair net bir görüş elde edebilirsiniz. Ama fazla doldurmayın! Anlık isteklerle ilgilenmek için boş alanlar bırakmayı unutmayın.

Bir proje yönetimi uygulaması kullanmak, İK zaman yönetimi stratejinizin bir parçası olarak sihirli bir değnektir. Yapılacaklar listesinden daha gelişmiş olarak, kendinize ve ekibinize yönelik talimatların yanı sıra atmanız gereken tüm adımları da dahil edebilirsiniz. Bu sayede, baskı dolu günlerde bile hiçbir şeyin yarı yolda kalmasına izin vermezsiniz. 

5. İK zaman yönetimi yazılımını kendi avantajınıza kullanın

Giderek daha fazla departman, günlük İK görevlerini dijitalleştirmek ve basitleştirmek için insan kaynakları bilgi sistemlerini (HRIS) kullanıyor. Bu teknoloji, tüm kaynaklarınızı ve mevcut ve potansiyel çalışan kayıtlarınızı tek bir bulut tabanlı veritabanında depolamaktan başlayarak geniş kapsamlı yeteneklere sahiptir. Siz ve ekibiniz, verileri bu şekilde düzenleyerek ve paylaşılan bir klasörde her zaman en yeni işe alım materyallerini bulundurarak çok büyük bir zaman tasarrufu sağlayabilirsiniz.

Ayrıca herhangi bir zamanda kimin müsait olduğunun stresini de atabilirsiniz. Bu, özellikle uzaktan çalışan ekipler için kullanışlıdır. Güçlü devamsızlık çizelgelerinden ve çalışma programlarından yararlanarak hastalık izni, fazla mesai ve yıllık izin ile sonsuz e-posta alışverişi olmadan ilgilenebilirsiniz. Bunun farkında olan sadece İK departmanı da değil. Tüm değişiklikler, kimin ofiste ve kimin uzakta olduğunu gösteren, şirket genelindeki bir çalışan dizinine anında senkronize edilir. 

Bununla birlikte, verimlilik ve performans değerlendirmesini takip ederken HRIS (İK bilgi sistemi) gerçekten kendi başına gelir. Çalışma raporları genellikle, her türlü farklı metriği derinlemesine araştırmak için saatler harcamadan ölçülmesi en zor alanlardan biridir. Bu manuel teknik, kolayca kapatamayacağınız insan önyargılarına da açıktır. Ancak insan kaynakları bilgi sistemi ile, algoritmaların yalnızca verilere bakmasına izin vererek bir şeffaflık katmanı ekleyebilirsiniz. Etkililik, bir yöneticinin görev kalitesi değerlendirmesiyle birlikte çalışanların tamamlanmış ve süresi geçmiş görevlerinin sayısına bağlıdır.

En iyi zaman yönetimi ve performans yazılımı, mobil ve masaüstü cihazlarda mükemmel bir şekilde senkronize edilmiştir, bu da bilgilere çok hızlı bir şekilde erişebileceğiniz anlamına gelir.

---

Verimli İK Zaman Yönetimi Yazılımı

Bitrix24'ün hepsi bir arada İK bilgi sistemi ile çalışan katılımını ve ekip performansını takip edin, iş akışlarını otomatikleştirin ve katılımı artırın.
Şimdi Dene

---

6. Daha az önemli görevleri devredin…

Zamanla, size maaşınızı gerçekten kazandıran görevlerden daha az öncelikli veya daha kolay olan görevleri belirleyebilirsiniz. Yetki devri yapmadan önce, aciliyet-önem çerçevenize dönüp bakın. Daha az önemli görevleri, bu görevleri yerine getirebilecek bir iş arkadaşınıza atayarak İK zaman yönetiminizi ciddi şekilde geliştirebilirsiniz.

Aynı şekilde, örneğin sağlık ve güvenlik oturumları gibi belirli bir işi delege edebilirsiniz. Sadece görevlerde sınırlı değil, ayrıca yerinize birini gönderebilecek ve daha sonra yapılandırılmış bir rapor alabilecekken neden sonsuz toplantılara katılasınız ki?

Delegasyon ideal bir İK zaman yönetimi tekniği olsa da, işe koyulması biraz fazladan zaman alır. Bir dizi görev belirleyip bunların sorunsuz ilerlemesini bekleyemezsiniz. İşle yüzleşmeye hazır olmaları için seçtiğiniz çalışan için eğitim oturumları düzenlediğinizden emin olun. Bu, uzun vadede çok zaman kazandıracak!

7. Tekrar eden görevleri otomatikleştirin

Teknoloji ilerledikçe, giderek daha fazla tekrar eden, zaman alan görevler otomasyon için uygun hale geliyor . Mükemmel bir İK zaman yönetimi stratejisi olan otomasyon, çok sayıda yönetici görevini ortadan kaldırır ve insan dokunuşu gerektiren işler için daha fazla zaman kazandırır.

İşe alma iş akışları ve performans değerlendirmesi gibi belirli alanları bu makalenin diğer bölümlerinde ele aldık. Ancak İK departmanlarında, otomasyon için sonsuz bir alan listesi vardır ve işte bunlardan sadece birkaçı:

• Tekrarlanan toplantıları planlama

• Başvuru sahipleri için otomatik e-posta yanıtları

• Adayların ekibinize adil bir şekilde atanması

• Hızlı izin talepleri ve onayları

• Otomatik fatura kabulü ve ödemeleri

• Eğitim oturumu hatırlatıcıları

Otomasyonları kendi avantajınıza kullanarak, çok çeşitli günlük görevleri tutarlı ve tekdüze bir şekilde gerçekleştirirsiniz. 

8. Diğer görevlerle uğraşırken çalışan performans verilerini toplayın

Veri girişi işini sevmek için benzersiz bir profil gerekir. Bu , çalışanlarınızın ne kadar iyi ilerlediğini otomatik olarak izlemenizi sağlayan araçlar olan günlük rapor yazılımlarının yükselişinin arkasındaki en büyük itici güçlerden biri olabilir. Artık önemli bir İK zaman yönetimi aracı olarak, geçen süre ve kaçırılan son tarihler dahil olmak üzere seçtiğiniz bir dizi metriği değerlendirir. 

Çalışan zaman takibi ayarlanabilir ve proje yönetimi yazılımınız, son teslim tarihlerini takip etmeyle ilgilenebilir.  İş raporlarını almak için her çalışana sürekli mail atmak yerine, her şeyi entegre edebilirsiniz, böylece çalışanlarınızın tek yapması gereken birkaç tuşa basmak olur.

Tüm bu veriler, raporları çıkarabileceğiniz ve net bir performans değerlendirmesi alabileceğiniz analitik yazılımınıza düzenli ve tutarlı bir tarzda gelir. Zaman yönetimi ipuçları açısından, otomatik analitik ve raporlama üçlü bir tehdittir ve veri toplama, rapor yazma ve sonuçları analiz etmede zaman tasarrufu sağlar.

9. Projelerinizi işlemek için iş akışı şablonları oluşturun

İşe alma gibi tekrarlanan projeler için, deneyim yoluyla öğrendiğiniz en iyi uygulamalara dayalı iş akışı şablonları oluşturmanız önemle tavsiye edilir. Süreci daha iyi planlamak ve öğrenip yenilik yaptıkça uyarlamak için her adımda harcadığınız zamanı takip edin. Bu şekilde, tek bir tuşa basarak önemli bir projeyi harekete geçirebilirsiniz. 

İş akışı şablonlarını kullanmak, yönetici zihninizi boşaltmanıza ve birincil hedeflerinize odaklanmanıza olanak tanır; yolun her adımını hatırlamak zorunda kalmadan yaklaşımınızı sıkılaştırabilirsiniz. Ve bu sadece seninle ilgili değil. İK ve zaman yönetimi yazılımını bu şekilde kullanmak, ofis dışındayken ne olacağı konusunda endişelenmeden izin alabileceğiniz anlamına gelir. 

10. Kendi sınırlarınızı belirleyin

Sosyal medya vücut geliştiricilerinin söylediklerinin aksine, hiç kimse bir makine gibi inşa edilmemiştir. Hepimizin tamamen rahatlayabilmemiz için masadan uzaklaşmaya ihtiyacı vardır.

İK zaman yönetiminin bir parçası, sabit mola ve öğle yemeği saatleri belirlemektir. Kendi sınırlarınızı siz belirlemezseniz, başka kimse belirlemez. Nefes almanıza izin vermenin yanı sıra, işlerinizi halletmek için gerçek bir motive edici olabilecek bir kapanış zamanı da saptar. 

Bu ipuçlarının çoğu gibi, sınır koymanın da etrafınızdakiler üzerinde olumlu bir etkisi vardır. Çalışanlarınız sizin sınırlar koyduğunuzu görürlerse, bu onlara da aynısını yapmaları için zımni izin verir. Sonuç, çok daha sakin, daha mutlu ve daha az cirolu ve daha iyi bir takım ruhuna sahip daha odaklı bir takım olacaktır. 

Sınır belirleme hedeflerinizi de kodlayabilirsiniz. İş dışında e-posta gönderilmemesi gibi kuralları uygulamak ve çalışanlara fazla çalışmayla ilgili endişelerini dile getirme seçenekleri sunmak harika bir başlangıç.

10 İK zaman yönetimi temellerimizle tam donanımlı olarak, şimdiden rahat bir nefes almış olabilirsiniz. Ama daha da iyi bir haberimiz var. Gantt şemaları, proje yönetimi araçları, HRIS, performans raporlaması ve iş akışı şablonları hakkında konuştuğumuz tüm bu teknolojileri birbirine bağlı tek bir platformda bulabilirsiniz.

Bitrix24, İK departmanınızın zamanını yönetmesi ve her şeyin üstünde kalması için ihtiyaç duyduğu her şeye sahiptir. Peki ne bekliyorsun? Bugün ücretsiz kaydolun ve zamanınızı bir profesyonel gibi düzenlemeye başlayın. 

SSS

Zaman yönetimi nedir?

Basit bir zaman yönetimi tanımı, bireylerin ve ekiplerin zamanı etkin ve verimli bir şekilde kullanma yeteneğidir; israfı ve verimsizliği önlemek için.

İK ekipleri için zaman yönetimi neden bu kadar zor?

İK zaman yönetimi özellikle zordur çünkü insanlarla yüz yüze olan, tekrarlanan beklenmeyen görevleri olan çok görevli bir departmandır. Şunlardan sorumludurlar:

• işe alım
• Eğitim
• çalışan değerlendirmeleri
• uyumluluğu izleme
• Boş zamanı yönetme
• Bordro ve zamanlama
• Çatışma çözümü

Güçlü zaman yönetiminin faydaları nelerdir?

Bir İK departmanında güçlü zaman yönetimi, aşağıdaki gibi faydalara yol açar:

• Daha kaliteli iş
• Beklenmeyen olaylara yanıt vermek için daha fazla esneklik
• İyileştirilmiş iş-yaşam dengesi
• Daha az kesinti
• Daha iyi işveren markası
• Şirket kültürünü eğitmek ve geliştirmek için daha fazla zaman