Hibrit Ekipleri Verimli Bir Şekilde Yönetmek İçin 6 İpucu

İçerik Tablosu

1. SSS

2. Standartlar ve beklentiler nasıl belirlenir?

3. Doğru araçları sunmak

4. Ekibinizde eşit fırsatlar sunun

5. İletişim oyununuzu nasıl geliştirilir?

6. Hibrit ekipleri yönetmek için kaizen yaklaşımı

Şirketlerin uzaktan çalışmaya yer verme beklentisinin artmasıyla birlikte hibrit ekipleri yönetmek hızla ön plana çıktı. 

Ama bu sanıldığı gibi kolay olmayacak.

Aslında, tamamen uzaktan veya tamamen şirket içi, ikisinin karışımından daha kolay biçimlerdir. Hibrit ekiplerde yöneticilerin iki şapka takması ve her grubun ihtiyaçlarının sürekli olarak farkında olması gerekir. Artık herkesi toplantı odasında topladığınız spontane ekip toplantıları yok - bir hibrit yöneticinin her zaman herkesi dahil eden stratejiler uygulaması gerekir.

Tabii ki, bu en kolay dengeleme eylemi değil, ama imkansız da değil. Doğru araçlar ve tekniklerle (ve deneyime dayanan birkaç hatayla), hibrit bir ekibin, yani ekstra yol kat etmeye istekli mutlu bir işgücünün faydalarından yararlanabilirsiniz. 

Sözü daha fazla uzatmadan, hibrit ekipleri verimli bir şekilde yönetmeye yönelik altı ipucumuza doğrudan geçelim.

SSS

Hibrit ekip nedir?

Hibrit ekip, ofis içi ve uzaktan çalışmanın bir karışımıdır. Mümkün olan yerlerde, şirketler genellikle çalışanlara ofisten çalışma veya evden çalışma arasında seçim yapma şansı verir ve çalışanlar dönüşümlü olabilir.

Hibrit ekipler nasıl yönetilir

Hibrit ekipleri yönetmenin en iyi yöntemleri şunlardır:

• Beklentileri en başından belirlemek
• Kullandığınız araçlarda tekdüzeliği korumak
• Sağlam bir ekip kültürü oluşturmak
• Uzaktan çalışanlara tıpkı ofisteki meslektaşları gibi davranmak
• Etkin bir iletişim stratejisi uygulamak
• Yaklaşımınızı sürekli iyileştirmek

Hibrit ekipleri yönetmenin zorlukları nelerdir?

Hibrit ekiplerin yöneticilerinin karşılaştığı çeşitli zorluklar vardır:

• Zaman çizelgelerini koordine etmek
• Takip süreci
• Her çalışana katkıda bulunmak için eşit fırsatlar sunmak
• Ekibinizi birleştirmek ve birleştirici bir kültür yaratmak
• Potansiyel olarak maliyetli ofis alanı

1. Standartları ve beklentileri belirleyin

Evden çalışan çalışanlarınız, diğerlerinden kopup kendi haline bırakılamaz. Hibrit ekipleri yönetmek, her şeyden önce, ister ofiste ister evde olsunlar, tüm ekibinizin çalışabileceği bir çerçeve oluşturmayı gerektirir. 

Birçok yönetici, güne başlamak için bir sabah stand-up toplantısı yapılmasını ister. 10 dakikadan fazla sürmez ve uzaktaki ekiplerinizin büyük resmin bir parçası olduğunu hissettirmenin harika bir yoludur. 

Ancak, çalışacakları saatleri özgürce seçmelerine izin vererek personelinize güvenmek de isteyebilirsiniz. Morali yüksek tutmanın kesin bir yoludur, ancak çağrı merkezi departmanları gibi aynı anda çalışması gereken ekiplerde bu durum işe yaramaz. 

Koyduğunuz kurallar ne olursa olsun, sağlam bir yapı beklentileri netleştirir ve ekibinizi üretkenliğe giden yola sokar. Bu, kurallar dahilinde verilen kararların haksız olarak görülemeyeceği anlamına gelir. Bunun yerine, çalışanlarınızın her adımı ikinci kez tahmin etmek yerine ellerindeki işe odaklanmalarına izin verir.

Ve adaletten bahsetmişken, kurallarınızın tek taraflı olamayacağını unutmayın. Hibrit bir ekibin nasıl yönetileceğinin anahtarlarından biri, bunlara uymak zorunda kalacak kişilerle yakın iletişim içinde standartları belirlemektir. 

Bu, her isteği kabul etmek anlamına gelmez - yine de ekip için en iyisini yapmanız gerekir. Bunun yerine, insanların ideal planlarını kabul edin ve onları karşılamak için elinizden gelenin en iyisini yapın. Çocukları sabah okula götürmek ve biraz sonraya kadar çalışmak hem ofis içi hem de uzaktan çalışanlar için popüler bir yöntemdir. Bununla birlikte, çoğu kişi kesin kesme noktaları olan dokuzdan beşe bir yapıya değer veriyor.

2. Herkesi eşit şartlar altında toplayın: Doğru araçları sunun

Farklı sistemler ve platformlar üzerinde çalışan hibrit ekipleri yönetmek, bilginin kaybolması ve gerilimin artması için bağırmaktan başka bir şey değil. En kötüsü, kendinizi güvenlik ihlallerine de açabilirsiniz. Bu nedenle herkesin nerede olursa olsun kullanabileceği bulut tabanlı bir sistem kurun .

Hibrit bir ekibi nasıl yöneteceğinizi düşünürken ihtiyacınız olacak en önemli araçlar şunlardır:

• E-postalar

• Aninda mesajlasma

• Video konferans araçları

• Görev yönetimi

• Bulut tabanlı bir sürücü

• Ortak çalışma dokümanları

• Performans analitiği

Asıl iş yazılım tarafında yapılırken, ekstralar da sunabilirsiniz.

Bir çalışanı elde tutmak, yeni birini işe almaktan çok daha ucuzdur. Bu nedenle, sunduklarınız konusunda rakiplerinizi geride bıraktığınızdan emin olun. Ev ekibindeki çalışmalarınızdan birinin bir ofis koltuğuna ihtiyacı varsa, değerli bir ekip üyesini kaybetmekten ve yeni bir tane bulup eğitmektense, bunu sağlayıp morallerini yüksek tutmak çok daha kolaydır. Bu nedenle, personeliniz için bir ev tadilatı için ödeme yapmak istemeseniz de, isteğe bağlı ekstraların bir listesi güvenli bir bahistir. 

3. Yakın bir ekip ruhu ve kültürü oluşturmaya odaklanın

Ekip ruhu ve şirket kültürü hakkında milyonlarca belirsiz tavsiye okuduğunuzdan eminiz, ancak çok azı gerçekte ne anlama geldiğinin ayrıntılarına giriyor.

Bunu akılda tutarak, ekibinizi bir araya getirmeye yardımcı olacak, üstesinden gelinmesi gereken birkaç alan:

Ekibinize bir amaç verin

En iyimser çalışan bile, çalışmalarının bir amacı olmadığını düşünürse düşük performans göstermeye başlayacaktır. Bu nedenle, bir projeye başlarken nedenine odaklanın. Yaşlılar için erişilebilirliği artıracak mı? Müşteri yolculuğunuzu iyileştirecek mi? Yoksa sadece bir ton daha fazla gelir mi getirecek? Ardından, her görevi verirken önemine ve genel resme nasıl katkıda bulunacağına dikkat edin.

Dahili bir sosyal medya platformu kurun

Ekip ruhunu hibrit ekip yönetiminize entegre etmenin harika bir yolu, intranetinizi işle ilgili tartışmalardan daha fazlası için kullanmaktır. Elbette üretkenlik için de harika, ancak en iyi ekip araçlarıyla sosyal yönünüz için mini gruplar oluşturabilirsiniz. Bunları bir yürüyüşçü grubu veya programcılarınız için şakalar gibi ortak ilgi alanlarına veya temalara dayandırın. 

Açıkçası, ofisinizin bir sosyal kulübe dönüşmesine izin veremezsiniz, ancak bu küçük satış noktaları, ofis içi ve evdeki ekiplerinizi birleştirmenin mükemmel bir yoludur.

İşten bir mola verin

Cuma günü Zoom buluşmalarını ofisteki çeteye satmak için zor bir fikir olsa da, hafta içi bir araya gelmek ve biraz zaman ayırmamanız için hiçbir neden yok. Pazartesi günleri kahve molaları, hızla önde gelen hibrit ekiplerin haftalık programının bir parçası haline geliyor. Neler olup bittiğini veya hafta sonuyla ilgili eğlenceli hikayeleri yakalamak için resmi olmayan bir görüntülü görüşme için kullanın. 

Kahveli sabahları denediyseniz ve bunlar biraz dağınıksa, neden devam eden bir lider tablosuyla Cuma günleri öğleden sonraları sınavlarını başlatmıyorsunuz? Saçınızı dökmenin harika bir yolu ve insanları birbirleriyle rekabet etmeleri için eşleştirerek bu takım ruhunu besleyebilirsiniz.

4. Ekibinizde eşit fırsatlar sunun

Hibrit ekipleri yönetirken, evden çalışanlara kıyasla önünüzde oturanlara odaklanmak inanılmaz derecede kolaydır. Bununla birlikte, tüm ekibiniz arasında görevleri ve fırsatları paylaşmamak, kaçıranlar arasında kıskançlığa ve tüm sorumluluğu üstlenenler arasında tükenmişliğe neden olabilir. Bu nedenle, işi nasıl dağıtacağınız konusunda daha küresel bir yaklaşım benimsemek, hibrit ekip yönetimi için çok önemlidir. 

Ancak uyanık olduğunuz her saati adaletinizi garanti altına almak için harcamak zorunda değilsiniz. Doğru aletlerle, görevleri ve çok daha fazlasını saçınızı yolmadan eşit şekilde dağıtabilirsiniz. 

Örneğin, görev atamalarını otomatikleştirebilir ve ofiste yanınızda oturan ekip üyesine tüm sorumluluğu vermekten kaçınabilirsiniz. Bu şekilde, diğerleri bir şans için ağlarken, bir diğer kişinin “öğretmenin gözdesi” ünvanını alması durumuyla sonuçlanmamalı. 

Ayrıca, stratejik bir şekilde ekibinizin performansı üzerinde analitik çalıştırabilirsiniz. En iyi çalışanlarınızın kimler olduğuna dair bir önsezi üzerinde çalışmak yerine, ekibinizin bireysel düzeyde ne kadar iyi performans gösterdiğine dair size sadık bir sunum sağlayan özelleştirilmiş metrikler belirleyebilirsiniz.

Giriş ve çıkış saatleri ile başlayın. Bu, katı başlangıç ​​ve bitiş süreleri uygulamanız gerektiği anlamına gelmez. Herkes gün içinde kararlaştırılan saatleri koyduğu sürece, sorun yok. Gelişmiş bir görev yönetimi aracı, tamamlanan her görev, güncelleme veya yorum için zaman kayıtları tutarak gün içinde herhangi bir ölü saat olup olmadığını görmenizi sağlar. Ardından, iş yükü, tamamlanan görevler, kaçırılan teslim tarihleri ​​ve iş değerlendirmeleri hakkında raporlar oluşturabileceğiniz verimlilik raporlarıyla daha spesifik metrikleri inceleyebilirsiniz.

5. İletişim oyununuzu geliştirin

Açık ve akıcı iletişim her ekip için önemlidir, ancak iş hibrit ekipleri yönetmeye geldiğinde tamamen gereklidir. Harika bir iletişim stratejisinin faydalarından sadece bazıları şunlardır:

• Ekibinizin tüm üyelerinin dahil olması

• İyi bir şirket kültürü oluşturmak

• Departmanınız genelinde senkronize kalmak

• Ekip izleme ve bireysel ilerleme

• Tüm bu avantajlar kullanışlı olsa da, akıllı iletişimden yararlanabileceğiniz daha az bilinen birkaç yola odaklanacağız. 

Eşzamansız toplantılar

Şirket çapında toplantılar, özellikle duyurular söz konusu olduğunda, bireysel üyelerin katkıda bulunabileceği çok az şey olabilir. Öyleyse neden toplantıları kaydedip, müsait olduklarında ekibinizin yetişmesine izin vermiyorsunuz? Bu, yoğun bir programı olan ve işlerine odaklanması gerekenlerin yanı sıra aile hayatlarına göre çalışan esnek zaman çizelgeleri olanlar için yardımcı olur. 

Stres ve tükenmişlik belirtilerini belirleme

Ofis içi ekibinizle, birinin kötü bir gün geçirip geçirmediği genellikle açıktır. Ancak uzaktaki ekiplerinizle tüm bunlar pencereden dışarı çıkıyor. Baskı altında eziliyor olabilirler ve endişelerini dile getirmek konusunda isteksiz veya yetersiz hissedebilirler. Bir yönetici olarak, personelinizin refahını gözetmek sizin görevinizdir ve hibrit ekipleri yönetmekten daha önemli bir yer yoktur. Video konferans araçlarınızda (kameralar açık!) iş dışı bire bir görüşmeler planlayın ve iş yüklerini, dış baskıları ve grupla katılımı tartışmak için bu güvenli alanı sağlayın.

Ofistekileri de ihmal etmemeyi unutmayın. Bire bir sohbetleri kapalı bir toplantı odasında gerçekleşebilir ve aynı sorunları ele alabilir.

6. Hibrit ekipleri yönetmek için kaizen bir yaklaşım benimseyin

2022'de hibrit ekipleri yönetmek için en iyi uygulamalara göz atarken, zaman ve teknoloji nefes kesici bir hızla değişiyor. Her yıl stratejinizde büyük bir revizyona ihtiyacınız olduğunu söylemiyoruz. Hibrit ekiplere liderlik etmek bir şeyse, sizin ve ekibinizin içinde çalışması için en iyi çerçeveyi sağlamak devam eden bir süreçtir. Bu sadece teknolojideki gelişmelerle de ilgili değil. Ekibiniz geliştikçe talepleri değişebilir, bu nedenle sunduklarınız konusunda esnek olmanız gerekir. 

Bu çerçevede, her üç ayda bir büyük değişiklikler yerine küçük, sık değişiklikler olan bir kaizen zihniyetini benimsemenizi öneririz. Bu şekilde ilerlemenin yararı, bir sürece alıştıktan sonra ekibinizi tedirgin etmemenizdir. 

Kaizen yöntemi, öneriler her yerden gelebileceği için hibrit ekipleri yönetmeyi kolaylaştırır. İşler yolunda gitmezse ekibinizden geri bildirim aldığınızı görebilirsiniz, ancak sayıların ne söylediğini görmek için analitik panonuza da bakabilirsiniz.

Video konferans araçlarınız üzerinden toplantılara tam olarak katılamayacaklarını hisseden bir uzaktan çalışan örneğini ele alalım. Bir sonraki toplantınızda “konuşmak istiyorsanız eller havaya” taktiğini deneyin. Arabulucu olarak, uzaktaki ekiplerinize mantıklı adımlarla sorular atarak da kontrolü ele alabilirsiniz. Benzer şekilde, çevrimiçi katılımcılardan önerilerini sohbete yazmalarını ve odada kendiniz dile getirmelerini isteyebilirsiniz. 

Bu küçük ayarlamaların her birini test edin ve hibrit ekip yönetimi stratejinizin bir parçası haline getirmeden önce etkinliklerini kontrol edin. 

Artık 2022'de hibrit ekipleri yönetmek için en iyi uygulamalarımızı öğrendiniz, bu dinamiği doğru bir şekilde elde etmeye bir adım daha yaklaştınız. 

Bu ipuçlarından bazılarının uygulanması biraz zaman alacaktır - tüm ekibinizle program üzerinde anlaşmak tam olarak beş dakikalık bir iş değildir - ancak şu anda yapabileceğiniz bir şey var, bu da birçok ayak işini anında halledecek.

Bitrix24'e kaydolduğunuzda, bulut tabanlı sürücü ve proje yönetimi araçlarından karmaşık performans analizlerine, aklınıza gelebilecek tüm iletişim kanallarına ve hibrit ekipleri yönetmek için ihtiyacınız olan tüm araçlara sahip olursunuz.

Ve evet, ve başlamak ücretsiz.

Peki ne bekliyorsun? Bitrix24'e bugün kaydolun !